Xây dựng mô hình tổ chức của PVI trong thời gian tới trớc mắt là hoàn thiện cơ cấu tổ chc thực hiện có để phát triển kinh doanh
Hoàn thiện các định mức kinh doanh, nhằm tạo điều kiện và khuyến khích các đơn vị phát triển theo định hớng của PVI.
Sử dụng các biện pháp tiền lơng , thởng kể cả đề xuất với đại hội cổ đông để đợc trích một phần tiền thởng từ lợi nhuận vợt kế hoạch nhằm thu hút ngời tài về làm việc cho PVI và gắn hiệu quả SXKD với thu nhập của ng- ời lao động( có thể trả thởng bằng cổ phiếu)
Tăng cờng công tác đào tạo để nâng cao trình độ quản lý, cán bộ marketing, đặc biệt lu tâm đến các cán bộ chủ chốt để có khả năng làm việc độc lập với thị trờng quốc tế.
II. QUAN ĐIỂM CỦA LÃNH ĐẠO TỔNG CễNG TY VỀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA TẠO ĐỘNG LỰC LAO ĐỘNG TRONG TỔ CHỨC:
Với xu hướng phỏt triển của kinh tế thế giới, nhận thấy rằng từ lõu cỏc doanh nghiệp trờn thế giới đó coi trọng vấn đề tạo động lực lao động cho người lao động. Một doanh nghiệp khi cú trong tay đầy đủ con người
tối đa cho doanh nghiệp, đồng thời về phớa người lao động, họ đúng gúp tối đa khả năng của mỡnh cho doanh nghiệp nhưng với tinh thần thoải mỏi và hăng say nhất.
Tạo động lực lao động lao động là vấn đề khỏ mới mẻ với cỏc nước khu vực Đụng nam ỏ núi chung cũng như với Việt nam núi riờng. Tầm quan trọng của cụng tỏc tạo động lực lao động là rất lớn, lónh đạo PVI đó và đang quan tõm đỳng mức tới vấn đề này. Đõylà vấn đề mang tớnh chiền lược lõu dài của Tổng cụng ty trong thời gian tới
III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP TẠO ĐỘNG LỰC LAO ĐỘNG TẠI TỔNG CễNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM DẦU KHÍ VIỆT NAM
1 Xỏc định nhiệm vụ và tiờu chuẩn thực hiện cụng việc cho nhõn viờn:
Để làm được điều này, bước phõn tớch cụng việc là rất cần thiết, nú được coi là nền tảng của cỏc hoạt động quản lý nhõn sự. Nếu chỳng ta thực hiện tốt bươc này sẽ dẫn tới sự thành cụng của cỏc hoạt động khỏc như tuyển mộ, tuyển chọn, bố trớ cụng việc cho người lao động, đào tạo đỏnh giỏ thực hiện cụng việc...từ đú mới cú thể thực hiện tốt cụng tỏc tạo động lực cho người lao động.
Phõn tớch cụng việc là nhiệm vụ quan trọng của cỏc nhà quản lý nhõn sự nhưng để thực hiện thành cụng hoạt động rất quan trọng này phải cú sự tham gia hợp tỏc hỗ trợ của cỏc trưởng phũng ban, bộ phận những người cú kinh nghiệm và am hiểu sõu về chuyờn mụn. Ngoài ra những cỏn bộ thực hiện cụng tỏc này cũng nờn tham khảo ý kiến và thu thập thụng tin phản hồi từ người lao động để đưa ra cỏc tiờu chớ một cỏch hợp lý và thực tế bởi hơn ai hết, người lao động hiểu cụng việc của họ nhất vỡ họ là những người trực tiếp thực hiện cụng việc của mỡnh.
Quỏ trỡnh phõn tớch cụng việc nờn thực hiện qua cỏc bước cơ bản sau:
Bước 1: Xỏc định mục đớch của đợt phõn tớch và danh mục cỏc cụng việc phõn tớch
Bước 2: Lựa chọn và thiểt kế cỏc phương phỏp thu thập thụng tin Bước 3: tiến hành thu thập thụng tin
Bước 4: Xử lý thụng tin để viết lờn văn bản kết quả là ba bản: bản mụ tả cụng việc, bản yờu cầu cụng việc đối với người thực hiện và bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc. Trong đú
Bản mụ tả cụng việc gồm những phần sau:
+ Phần xỏc đinh cụng việc bao gồm cỏc nội dung: tờn của cụng việc, số nhõn viờn quản lý...
+ Phần túm tắt về cỏc nhiệm vụ và trỏch nhiệm thuộc cụng việc: là phần tường thuật một cỏch túm tắt và chớnh xỏc về cỏc nhiệm vụ và trỏch nhiệm thuộc về cụng việc, phần này bao gồm cỏc cõu mụ tả chớnh xỏc nễu rừ người lao động cần làm gỡ, thực hiện cỏc nhiệm vụ và trỏch nhiệm như thế và tại sao phải thực hiện cỏc nhiệm vụ đú
+ Cỏc điều kiện làm việc: như điều kiện về mụi trường vật chất, mỏy múc trang thiết bị, thời gian làm việc, điều kiện vệ sinh an toàn lao động...
Ví dụ ta có thể xây dựng bản mô tả công việc của một nhân viên kế toán tổng hợp nh sau:
Chức danh Kế toán tổng hợp
Báo cáo Trởng phòng tài chính kế toán Ngời vằng mặt
khi thay thế
Do trởng phòng hoặc giám đốc chỉ định
Trách nhiệm và quyền hạn
- Kiểm tra số liệu kế toán chi tiết, lập các sổ kế toán tổng hợp, lập các báo cáo kế toán định kỳ theo chế độ quy định. - Phối hợp với tất cả các bộ phận kế toán khác của phòng TCKT để thực hiện công tác thống kê kế toán, hạch toán kế toán và tính giá thành sản phẩm.
khi cần thiết.
- Tính toán và thanh toán các khoản phải nộp ngân sách và các khoản phải nộp khác theo chế độ hiện hành.
- Điều hành công việc của phòng khi đợc trởng phòng uỷ quyền, thờng xuyên kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của các nhân viên thuộc bộ phận quản lý.
- Định kỳ cuối tháng cùng với thủ quỹ để kiểm kê tiền mặt
tồn quỹ, tiền gửi ngân hàng, ngân sách gửi giám đốc và tr-
ởng phòng.
- Định kỳ quý, năm lập bảng phân tích chi phí sản xuất và kết quả SXKD. Tập hợp, phân loại và kiểm tra tất cả các chứng từ kế toán đóng thành tập theo tháng để lu trữ theo chế độ lu trữ kế toán hiện hành.
- Hoàn thành công việc khác khi đợc giao. Điều kiện làm
việc
Đợc trang bị đầy đủ các dụng cụ, trang thiết bị làm việc trong văn phòng nh: Bàn ghế, giấy tờ, sổ sách, máy tính,…
Bản yêu cầu của công việc đối với ngời thực hiện: Là bản liệt kê các đòi hỏi của công việc đối với ngời thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có, trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết, các đặc trng về tinh thần và thể lực, các yêu cầu cụ thể khác. Từ đó ta có bản yêu cầu công việc đối với các chức danh trởng phòng , phó phòng và chuyên viên nh sau:
• Trưởng phũng: Trỡnh độ và
kiến thức
+ Tốt nghiệp Đại học chuyờn ngành kinh tế;
+ Trỡnh độ tiếng Anh: cú khả năng sử dụng thụng thạo tiếng Anh (nghe, núi, đọc, viết);
+ Sử dụng được phần mềm tin học phục vụ cho cụng tỏc chuyờn mụn;
+ Nắm vững cỏc chớnh sỏch, chế độ về quản lý và cỏc quy định khỏc về hoạt động của Doanh nghiệp, cỏc quy chế, chớnh sỏch và quy trỡnh về hoạt động của Phũng ban. Cú kiến thức tổng quan về Bảo hiểm, cú khả năng bao quỏt và tổng hợp cỏc vấn đề thuộc lĩnh vực chuyờn mụn
Kinh nghiệm
Cú kinh nghiệm cụng tỏc ớt nhất 05 năm trong lĩnh vực chuyờn mụn
Năng lực + Quản lý, điều hành cụng việc trong phũng; + Hợp tỏc tốt với cỏc đơn vị trong cụng ty;
Cú quan hệ tốt với cỏc phũng, ban PVI và cỏc đơn vị trong, ngoài ngành;
Phẩm chất: + Trung thực, trung thành với Cụng ty; Nhiệt tỡnh, say mờ và cú trỏch nhiệm với cụng việc.
Nhiệm vụ + Chịu trỏch nhiệm trước Tổng giỏm đốc về cỏc cụng việc của Phũng;
+ Tổ chức và điều hành toàn bộ cỏc cụng việc theo chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của Phũng;
+ Cập nhật, phổ biến và hướng dẫn thi hành cỏc quy định, chế độ, thể lệ của Nhà nước, PVI, Cụng ty liờn quan đến hoạt động đầu tư tài chớnh;
Tham mưu cho Tổng giỏm đốc về lĩnh vực chuyờn mụn.
Quyền hạn + Phõn cụng nhiệm vụ cho cỏc nhúm trong Phũng; + Kiểm tra kết quả cụng việc được giao của cỏc
nhúm;
+ Đề nghị khen thưởng và kỷ luật đối với cỏc cỏn bộ trong Phũng
• Phú phũng Trỡnh độ và kiến thức
+ Tốt nghiệp Đại học chuyờn ngành kinh tế;
+ Trỡnh độ tiếng Anh: cú khả năng sử dụng thành thạo tiếng Anh (nghe, núi, đọc, viết);
+ Sử dụng được cỏc phần mềm tin học phục vụ cho cụng tỏc chuyờn mụn;
+ Nắm vững cỏc chớnh sỏch, chế độ về quản lý trong lĩnh vực chuyờn mụn
+ Cú kiến thức tổng quan về Bảo hiểm, cú khả năng bao quỏt và tổng hợp cỏc vấn đề thuộc lĩnh vực tài chớnh Bảo hiểm.
Kinh
nghiệm
Cú kinh nghiệm cụng tỏc ớt nhất 04 năm trong lĩnh vực chuyờn mụn
Năng lực: + Quản lý, điều hành cụng việc trong Phũng;
+ Hợp tỏc tốt với cỏc đơn vị trong Cụng ty;
+ Cú quan hệ tốt với cỏc phũng, ban PVI và cỏc đơn vị trong, ngoài ngành;
Phẩm chất: + Trung thực, trung thành với Cụng ty;
+ Nhiệt tỡnh, say mờ và cú trỏch nhiệm với cụng việc.
Nhiệm vụ: + Chịu trỏch nhiệm trước Trưởng phũng về phần cụng việc
được phõn cụng;
+ Giỳp Trưởng phũng tổ chức và điều hành toàn bộ cỏc cụng việc thuộc chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của Phũng;
+ Bỏo cỏo đỳng, đầy đủ, kịp thời về cõn đối nguồn vốn, lập kế hoạch thanh toỏn, đầu tư tiền gửi và hoạt động của cỏc dự ỏn đầu tư;
+ Đề xuất với Trưởng phũng về hoạt động đầu tư tài chớnh.
giao phụ trỏch;
+ Kiểm tra giỏm sỏt việc triển khai nghiệp vụ và cỏc bỏo cỏo của chuyờn viờn mà mỡnh được phõn cụng quản lý trực tiếp.
•Chuyờn viờn Trỡnh độ và
kiến thức
+ Tốt nghiệp Đại học chuyờn ngành kinh tế, nếu cú trỡnh độ tương tự thuộc chuyờn ngành khỏc thỡ phải cú chứng chỉ về cỏc khoỏ học liờn quan đến cụng tỏc chuyờn mụn.
+ Trỡnh độ tiếng Anh: cú khả năng sử dụng thụng thạo tiếng Anh (nghe, núi, đọc, viết), đọc hiểu soạn thảo cỏc văn bản, tài liệu nghiệp vụ của phũng;
+ Sử dụng được phần mềm tin học phục vụ cho cụng tỏc chuyờn mụn;
+ Nắm vững cỏc quy chế, chớnh sỏch, phỏp Luật của PV cũng như của nhà nước.
Năng lực: + Cú khả năng làm việc độc lập; + Khả năng làm việc theo nhúm;
+ Quản lý và thực hiện tốt cỏc cụng việc trong Phũng; + Cú khả năng tiếp thu và ỏp dụng cỏc kiến thức mới để hoàn thành nhiệm vụ được giao;
+ Hợp tỏc tốt với cỏc đơn vị trong Tổng Cụng ty.
Phẩm chất: + Trung thực, trung thành với Cụng ty;
+ Nhiệt tỡnh, say mờ và cú trỏch nhiệm với cụng việc.
Nhiệm vụ: + Chịu sự phõn cụng và điều hành của lónh đạo Phũng; + Lập kế hoạch cõn đối cỏc khoản thu chi theo quy định phỏp luật hiện hành cũng như quy định của PVI và Cụng ty.
+ Bỏo cỏo đỳng, đầy đủ, kịp thời về nguồn vốn, đầu tư tiền gửi, cỏc hợp đồng ủy thỏc đầu tư;
+ Trực tiếp xử lý cỏc cụng văn, điện, thư giao dịch thuộc phần cụng việc được giao phụ trỏch.
Đối với nhân viên khai thác bảo hiểm, thì cũng cần có thêm một yêu cầu đó là kỹ năng đàm phán và kỹ năng thuyết trình, bởi đặc thù của ngành Bảo hiểm đó là doanh thu nhiều hay ít còn phụ thuộc vào khả năng tìm kiếm khách hàng của nhân viên, một nhân viên bảo hiểm giỏi là một nhân viên biết thuyết phục khách hàng, để làm đợc điều này. Nếu cán bộ nhân viên của Tổng công ty còn yếu về mặt này thì công tác đào tạo là rất cần thiết, có thể bằng cách thuê giảng viên chuyên môn dạy cho nhân viên hoặc động viên ngời lao động tự học nâng cao khả năng của mình.
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: Đa ra các chỉ tiêu phản ánh các yêu cầu về số lợng và chất lợng của sự hoàn thành các nhiệm vụ đợc quy định trong bản mô tả công việc. Ví dụ về tiêu chuẩn thực hiện công việc đối với nhân viên kế toán tổng hợp nh sau:
1. Lập các sổ kế toán tổng hợp, lập các báo cáo kế toán định kỳ một cách
dễ hiểu, chính xác, tỉ mỉ
2. Lập các báo cáo tài chính, lập báo cáo các khoản phải nộp ngân sách và các khoản phải nộp khác theo quy định một cách chính xác, rõ ràng theo quy định của Tổng công ty.
3. Hàng tháng cùng thủ quỹ kiểm kê một cách chính xác tiền mặt tồn quỹ, tiền gửi ngân hàng, ngân sách gửi giám đốc và trởng phòng.
4. Lập bảng phân tích chi phí sản xuất, bảng báo cáo kết qủa sản xuất kinh doanh hàng tháng, quý, năm chính xác, ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu. 5. Hoàn thành tốt các công việc khác mà cấp trên giao phó.
Tuy nhiên do môi trờng kinh doanh liên tục có sự biến đổi, chính vì vậy công tác này không nên cứng nhắc áp dụng trong thời gian dài, khoảng thời gian từ 2-3 năm là khoảng thời gian thích hợp để tiến hành phân tích lại công việc trong mỗi tổ chức, đảm bảo hiệu quả tốt nhất.
Nh vậy phân tích công việc là một công việc phức tạp đòi hỏi mất nhiều công sức. Nhng thực hiện tốt công tác này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà quản lý trong các hoạt động quản lý nhân sự khác. Vì vậy ban lãnh đạo Tổng công ty nên xem xét thực hiện để nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức
Sau khi đã có bản yêu cầu công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, chúng ta cần có bản đánh giá thực hiện công việc để xem nhân viên thực hiện những yêu cầu này đến đây.
Đánh giá thực hiện công việc là sự so sánh tình hình thực hiện công việc của ngời lao động trong quan hệ so sánh đối chiếu với các tiêu chuẩn đã đợc xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với ngời lao động.
Tầm quan trọng của đánh giá thực hiện công việc trong một tổ chức thì ai cũng biết, nó là cơ sở để khen thởng, động viên, hoặc kỷ luật, cũng nh giúp nhà quản trị áp dụng việc trả lơng một cách hợp lý, từ đó tạo đợc động lực cho ngời lao động. Tại Tổng Công ty đã xây dựng một số tiêu chí để xếp hạng nhân viên của mình. Tuy nhiên những tiêu chí này vẫn còn chung chung cha cụ thể, vì vậy trong khi đánh giá thực hiện công việc nên chú ý một số điểm nh:
- Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá rõ ràng, cụ thể để không những tạp điều kiện giúp cho ngời đánh giá thực hiện công việc một cách nhanh chóng chính xác mà còn để ngời lao động có thể tự đánh giá mình, kiểm tra mức độ chính xác, công bằng trong sự đánh giá của cán bộ đánh giá.
- Đánh giá thực hiện công việc phải trên cơ sở quá trình phân tích công việc. Việc đánh giá không nên chỉ tuỳ thuộc vào những phán đoán chủ quan của ngời đánh giá mà phải căn cứ vào các tiêu chuẩn rõ ràng, hợp lý và khoa học. Tuy nhiên ngời đánh giá cũng cần tránh những lỗi trong quá trình đánh giá nh lỗi thiên vị, lỗi thái cực, lỗi thành kiến, bởi nó sẽ làm sai lệch quá trình đánh giá, gây ảnh hởng đến công việc chung của tổ chức... Quá trình phân
tích công việc đợc thực hiện tốt sẽ giúp các cán bộ đánh giá có đợc những tiêu chuẩn cần thiết này.
- Ban lãnh đạo công ty phải làm cho ngời lao động tin tởng vào sự công bằng trong đánh giá, ngời đánh giá phải đợc huấn luyện đào tạo đảm bảo thực hiện tốt công việc đánh giá. Đánh giá phải dân chủ, công khai, tham khảo ý kiến của ngời lao động trong quá trình đánh giá.
- Để công tác đánh giá đạt hiệu quả ban lãnh đạo công ty phải áp dụng chính sách thởng phạt phân minh. Việc ngời lao động có những đóng góp lớn đối với tổ chức lại không đợc ghi nhận hoặc phần thởng mà họ nhận đợc lại không bằng những ngời không có đóng góp gì sẽ thủ tiêu động lực lao động, khiến ngời lao động chán nản, muốn rời bỏ tổ chức.
Có rất nhiều cách để đánh giá thực hiện công việc nh phơng pháp
