II. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu
1. Đẩy mạnh nghiên cứu thị trờng nhập khẩu và thị trờng xuất bán trong nớc
trong nớc.
1.1. Đối với thị trờng nhập khẩu:
Từ nhiều năm nay trong hoạt động xuất nhập khẩu theo cơ chế cũ, những bạn hàng quen thuộc của Việt Nam thờng là những nớc xã hội chủ nghĩa, các n- ớc khác cha có quan hệ làm ăn nhiều, không có thị trờng đầy đủ, ngợc lại các n- ớc khác cũng không biết nhiều về Việt Nam cần gì và có gì. Vấn đề đặt ra đối với Công ty là nghiên cứu thị trờng nhập khẩu sao cho phù hợp với tình hình tiêu thụ trong nớc và tìm nhà cung cấp tối u.
Trong cơ chế thị trờng bất kỳ một hoạt động kinh doanh nào cũng cần phải gắn với thị trờng. Sự tồn tại của doanh nghiệp gắn liền với sự nắm vững thị trờng. Đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thì công tác nghiên cứu thị tr- ờng trong và ngoài nớc là rất cần thiết và phải đợc quan tâm thoả đáng.
Trong kinh doanh phải nắm vững đợc các yếu tố của thị trờng, hiểu biết đợc các quy luật vận động của chúng để ứng xử kịp thời, mỗi chủ thể kinh doanh nhất thiết phải tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trờng vì nó rất có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả, nhất là trong công tác kinh doanh nhập khẩu của Công ty.
Qua quá trình quan sát và nghiên cứu ở công ty PROSIMEX cho thấy Công ty cha thực sự coi trọng vấn đề nghiên cứu thị trờng nh là một động lực,
tiền đề để phát triển kinh doanh. Trên thực tế đã cho thấy, trong cơ chế cũ khi mọi hoạt động giao dịch, tìm kiếm bạn hàng đều do nhà nớc đảm bảo, nhiệm vụ của Công ty chỉ là hoàn thành các chỉ tiêu kinh tế đợc giao cho nên công tác nghiên cú thị trờng gần nh không đợc đề cập đến. Do vậy, thực tế ở Công ty cho thấy Công ty cha thực sự quan tâm thích đáng đến công tác kế hoạch, marketing quốc tế, tìm kiếm nguồn hàng từ các thị trờng không phải truyền thống...
Trong nghiên cứu thị trờng xác định mặt hàng nhập khẩu, một nhân tố rất quan trọng cần phải xem xét đó là tỷ suất ngoại tệ các mặt hàng nhập khẩu. Tỷ suất ngoại tệ sẽ đợc so sánh với tỷ giá hối đoái để quyết định xem có nên nhập khẩu hay không. Nh vậy, yêu cầu mới đặt ra là Công ty phải luôn bám sát giá cả thị trờng, xu hớng vận động của giá cả cũng nh việc tiếp cận với nhiều nguồn hàng.
Công ty cần phải xác định đợc nhu cầu và nguồn hàng một cách thực tế, kể cả lợng dự trữ, xu hớng biến động trong từng thời điểm, từng vùng, từng khu vực. Cùng với việc xác định nắm bắt nhu cầu là việc nắm bắt khả năng cung cấp của thị trờng bao gồm: Việc xem xét đặc điểm tính chất, khả năng của sản xuất hàng hoá thay thế, khả năng lựa chọn mua bán. Kết hợp với việc nghiên cứu dung lợng thị trờng, các điều kiện chính trị, thơng mại, luật pháp, tập quán buôn bán quốc tế để có thể hoà nhập với thị trờng một cách nhanh chóng và có hiệu quả.
Thâm nhập và mở rộng thị trờng.
Từ trớc đến nay việc thâm nhập và tạo một chỗ đứng vững chắc ở bất kỳ một thị trờng nào là một việc hết sức khó khăn, đòi hỏi phải có sự đầu t thích đáng, thờng xuyên liên tục. Đối với mỗi thị trờng và mỗi mặt hàng lại đòi hỏi có một phơng pháp khác nhau.
Thị trờng nhập khẩu là một mảng không thể thiếu của Công ty gắn liền với thị trờng trong nớc, thị trờng tiêu thụ hàng nhập khẩu của Công ty
Việc nắm bắt tình hình kinh tế xã hội cũng nh cơ sở luật pháp hay tìm hiểu bạn hàng trong nớc phải đợc cán bộ kinh doanh tiến hành rất kỹ lỡng, đầy đủ và có hiệu quả. Tuy nhiên về hàng hoá mới chỉ quan tâm đến giá cả mà cha chú ý đến dung lợng thị trờng hay chu kỳ biến động của việc tiêu thụ hàng hoá, do đó hầu nh cha thể có dự đoán chính thức của giá cả. Nếu nh không có các nhân tố ảnh hởng đột biến tới dung lợng thị trờng nh bão lụt, hạn hán,... thì quan sát thị trờng thực tế có thể thấy dung lợng thị trờng biến đổi có tính chu kỳ và tơng đối ổn định. Mặt khác do là ngời nhập khẩu trực tiếp nên cán bộ có thể nắm bắt đợc giá gốc (giá thấp nhất có thể bán) từ đó biết đợc giới hạn của giá lên xuống. Nắm vững chu kỳ trên, cán bộ kinh doanh tính toán thời gian nhập hàng đúng lúc để tiêu thụ hàng hoá có thể bán với giá thấp với thời gian nhanh. Để làm đợc điều này thì đợi giá đang xuống thấp vẫn lập phơng án nhập hàng, khi hàng về là vừa khi giá lên.
Để có khả năng nghiên cứu thâm nhập và mở rộng thị trờng xuất bán, bộ phận nghiên cứu thị trờng cần hoạt động một cách có hiệu quả hơn. Việc thu thập thông tin chính xác, kịp thời là vô cùng quan trọng trong việc kinh doanh hàng hoá nói chung và hàng nhập khẩu nói riêng.
Trên cơ sở thu thập và xử lý những thông tin thị trờng, Công ty sẽ xác định đợc chính xác thị trờng mục tiêu, đa ra các quyết định nh kế hoạch sản phẩm, kế hoạch marketing,.... Căn cứ vào kết quả nghiên cứu thị trờng mà xem xét điều chỉnh giá bán cho phù hợp hoặc có những biện pháp cụ thể để tăng giảm giá bán, trả lời đựoc những câu hỏi nh:
- Khi nào khách hàng mua hàng của Công ty, khối lợng là bao nhiêu, quy cách chất lợng mẫu mã nh thế nào?
- Giá cả mà khách hàng có thể chấp nhận đợc.
- Địa điểm thời gian mà ngời mua cần đến hàng hoá của Công ty.
Để hoàn thành đợc nhiệm vụ nặng nề và khó khăn trên bộ phận nghiên cứu thị trờng phải có những thông tin cần thiết một cách kịp thời, đầy đủ và
phản ánh chính xác tình hình thực tế. Để đạt đợc điều này Công ty cần dự báo đợc tình hình thị trờng thông qua dự báo kinh tế, thông qua dự báo xu hớng nhu cầu... Đồng thời Công ty cũng cần tiếp cận thị trờng, đi sâu đi sát thị trờng, luôn coi trọng thị trờng và vũ đài cạnh tranh đối với các đối thủ. Công ty phải có hệ thống thông tin hữu hiệu, mọi thông tin đối với Công ty đều quan trọng, giúp Công ty phân tích tình hình thực trạng thị trờng, tình hình các đối thủ cạnh tranh, nhu cầu của thị trờng để có kế hoạch mở rộng thị trờng đáp ứng tốt nhất nhu cầu của thị trờng.
Mở rộng thị trờng là một mục tiêu lâu dài và khó khăn, nhng chỉ có mở rộng thị trờng thì Công ty mới có thể tồn tại và phát triển vững chắc. Đối với Công ty PROSIMEX hiện nay mục tiêu mở rộng thị trờng trong nớc để nâng cao hiệu quả kinh doanh hàng nhập khẩu là một trong những mục tiêu chính, Công ty cần có những biện pháp cụ thể để thực hiện.
2. Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn trong kinh doanh nhập khẩu.
2.1. Giải quyết tốt mối quan hệ với ngân hàng.
Trong kinh doanh nói chung và kinh doanh hàng nhập khẩu nói riêng, yêu cầu về vốn kinh doanh là rất lớn và phải huy động trong thời gian ngắn, nên việc vay vốn các tổ chức tín dụng là điều tất yếu. Quan hệ của Công ty với các ngân hàng là một bộ phận quan trọng trong chiến lợc huy động và sử dụng vốn của Công ty.
Công ty PROSIMEX là một doanh nghiệp nhà nớc có u thế về vốn tự có nên Công ty ít gặp khó khăn về vốn. Tuy nhiên, để thực hiện những chiến lợc cho cả xuất khẩu lẫn nhập khẩu thì nhu cầu về vốn có thể xuất hiện bất kỳ lúc nào. Do vậy mối quan hệ vói các ngân hàng càng vững chắc thì khả năng đảm bảo an toàn về tài chính trong những trờng hợp đột biến càng đợc đảm bảo. Hơn nữa, một khi mối quan hệ với các ngân hàng đã vững chắc, thủ tục vay vốn cũng sẽ bớt rờm rà.
2.2. Tăng cờng liên kết liên doanh trong hoạt động xuất nhập khẩu.
Đây là một giải pháp cũng rất hữu ích trong việc huy động nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh. Hình thức này là nhiều bên cùng góp vốn để kinh doanh. Trong thời gian tới, Công ty cần tập trung vào liên doanh liên kết với các doanh nghiệp trong và ngoài nớc, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất trong kinh doanh xuất nhập khẩu. Điều này cũng phù hợp với chiến lợc đa dạng hoá hoạt động kinh doanh của Công ty trên cơ sở nắm bắt đợc nhu cầu thị trờng.
Hình thức này tạo điều kiện cho Công ty có khả năng thực hiện đợc những hợp đồng lớn, nhờ đó uy tín của Công ty với các bạn hàng đợc nâng cao, đặc biệt là các bạn hàng lớn.
Ngoài ra, liên doanh liên kết cũng mang lại nhiều cơ hội để Công ty tiếp xúc với các nguồn vốn của nớc ngoài, việc sử dụng vốn bằng các ngoại tệ có khả năng chuyển đổi cao sẽ góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn nhờ u điểm về lãi suất thấp và khả năng thanh toán cao đơn giản hoá thủ tục và các khâu trung gian thanh quyết toán.
3. Nhóm giải pháp tín dụng thanh toán trong kinh doanh nhập khẩu.
Vì hoạt động diễn ra trên phạm vị toàn thế giới. Công ty nhập khẩu hàng từ nhiều nớc khác nhau, do đó việc thanh toán cũng khá phức tạp. Việc sử dụng các công cụ tín dụng trong thanh toán là một giải pháp cho Công ty, nhờ đó mà Công ty giảm bớt đợc chi phí (hoa hồng) khi thanh toán. Hiện nay trong thanh toán nhập khẩu tại Công ty PROSIMEX chủ yếu là thông qua hình thức L/C (th tín dụng), TT điện chuyển tiền, CAD (thanh toán khi xuất trình chứng từ), trong khi đó L/C chiếm 80% lợng thanh toán cho các hợp đồng nhập khẩu công tác thanh toán cho các hợp đồng nhập khẩu tại Công ty đã đợc hệ thống hoá từ các phòng kinh doanh, đơn vị trực thuộc gắn kết với phòng tài chính kế toán, đảm bảo quá trình thanh toán đợc thông suốt và nhanh chóng. Vấn đề đặt ra là thanh toán bằng phơng thức nào cho hợp đồng cụ thể. Trên thực tế thanh toán cho hình thức CAD có u điểm là nhận đợc tiền ngay khi xuất trình bộ chứng từ. Còn
thanh toán bằng L/C, TT điện chuyển tiền thì Công ty phải mất một khoản phí cho ngân hàng (thờng là 0,15% giá trị hợp đồng). Việc đa dạng các hình thức thanh toán là hết sức cần thiết và là nhu cầu khách quan trong kinh doanh, việc sử dụng linh hoạt các hình thức tín dụng trong thanh toán quốc tế cũng làm giảm áp lực và vốn kinh doanh, đặc biệt là nguồn ngoại tệ mạnh.
4. Nhóm giải pháp tổ chức thực hiện kinh doanh nhập khẩu và hợp lý hoá cơ cấu mặt hàng nhập khẩu. lý hoá cơ cấu mặt hàng nhập khẩu.
4.1. Lựa chọn phơng án kinh doanh hợp lý.
Hoạt động trong cơ chế thị trờng với mức độ ngày càng cạnh tranh khốc liệt đòi hỏi các doanh nghiệp phải xây dựng một chiến lợc kinh doanh đúng đắn phù hợp, kết hợp chặt chẽ cả mục tiêu trung, ngắn hạn và dài hạn, giảm sự phụ thuộc vào sự biến động của thị trờng đồng thời thích ứng nhanh với sự biến động của môi trờng kinh doanh.
Bất kỳ một hoạt động kinh doanh nào trên thơng trờng đều phải đợc tính toán trên nhiều phơng diện để đạt đợc hiệu quả cao nhất hay mục đích kinh doanh của doanh nghiệp. Trong cơ chế thị trờng ngày càng khốc liệt, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải tận dụng hết thời cơ mà thị trờng tạo ra trong khả năng cụ thể của mình. Do vậy để kinh doanh đạt đựoc hiệu quả cần phải lựa chọn ph- ơng án kinh doanh sao cho phù hợp.
4.2. Hợp lý hoá cơ cấu mặt hàng nhập khẩu.
Hiện nay nền sản xuất trong nớc đã phát triển khá mạnh mẽ, công ty, xí nghiệp sản xuất trong nớc đã từng bớc đổi mới quy mô kỹ thuật, nâng cao năng suất chất lợng hàng hoá của mình. Hàng tiêu dùng sản xuất trong nớc ngày càng tốt hơn với mẫu mã đẹp và khá phong phú. Xu thế ngời tiêu dùng đã chuyển dần hớng sang sử dụng hàng nội địa, trào lu chuộng hàng ngoại dần dần giảm xuống. Xu thế này chắc chắn sẽ còn tiến triển hơn nữa trong những năm tới.
4.3. Chú trọng nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh.
Đây là vấn đề hết sức nhạy cảm, một doanh nghiệp hoạt động thơng mại sẽ phải tiến hành đàm phán, ký kết rất nhiều hợp đồng. Để đàm phán thành công Prosimex phải nắm vững 3 yếu tố cơ bản của đàm phán: bối cảnh, thời gian và quyền lực sao cho đàm phán có lợi nhất. Bên cạnh đó Prosimex cần phát huy tốt hơn nữa các nguyên tắc trong đàm phán, đó là “hiểu rõ đối tác, biết ngời biết ta, bách chiến bách thắng”, “tạo sự cạnh tranh”, “từng bớc tiến tới mục tiêu”, “bình đẳng cùng có lợi”.
3.3. Quy định chặt chẽ các điều khoản trong hợp đồng.
Hợp đồng là cơ sở pháp lý để các bên thực hiện nghĩa vụ của mình trong thơng vụ mua bán. Khi ký kết hợp đồng Prosimex cần chú trọng đến các điều khoản về giá cả, chất lợng, số lợng, cơ sở điều kiện giao hàng.... một cách chặt chẽ, tránh thua thiệt và sai sót sau này. Các điều khoản của hợp đồng khi soạn thảo phải đợc cân nhắc kỹ và nên theo những mẫu đã đợc ban hành và sử dụng rộng rãi để tránh tình trạng hiểu nhầm gây tranh chấp.
5. Nhóm biện pháp về tổ chức cán bộ.
Hoạt động này là cơ sở cho việc nâng cao hiệu quả sử dụng lao động cũng nh năng suất lao động. Nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ luôn là mục tiêu lâu dài của Prosimex.
Đội ngũ chuyên môn của Prosimex phải là ngời có trình độ uyên thâm, biết sáng tạo và tạo lập môi trờng làm việc thoải mái, tạo cảm giác hăng say cho ngời lao động. Tạo đợc bản sắc riêng cho Prosimex là điều không đơn giản. Để làm đợc điều đó công ty cần triển khai một số hoạt động sau:
- Thứ nhất là công ty nên có kế hoạch chon nhân viên có trình độ chuyên môn tốt, phù hợp với vị trí mà họ đợc làm. Có nh vậy, công ty mới đạt đợc hiệu quả sử dụng lao động cao.
- Thứ hai là công ty cần thờng xuyên tổ chức các lớp đào tạo ngắn hạn và dài hạn nhằm bồi dỡng thêm nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên trong công ty.
- Thứ ba là công ty cần phân định rõ nhiệm vụ của từng ngời trong các phòng ban. Công việc này nên giao cho trởng phòng là thích hợp nhất bởi vì họ là ngời nắm rõ nhất năng lực của các nhân viên mà họ quản lý. Có nh vậy mọi hoạt động của công ty mới đạt hiệu quả cao đợc. - Thứ t là công ty nên sử dụng các hình thức khuyến khích vật chất và
tinh thần để động viên ngời lao động nh: tiền lơng, tiền thởng, nghỉ phép, tham quan dã ngoại, hoạt động ngoại khoá, ca nhạc biểu diễn, mỗi phòng ban có thể đề ra quy định sinh hoạt riêng cho mình, thoát ra khỏi các hoạt động của công ty nh: thiết lập quỹ khen thởng của phòng, tổ chức thi đấu thể thao giữa các phòng ban trong công ty. Các hoạt động này sẽ có tác động tích cực đối với ngời lao động giúp cho họ lấy lại đợc sự cân bằng, gây hứng thú say mê trong công việc cũng nh tái tạo sức lao động. Ngợc lại, công ty cũng cần có biện pháp quản lý chặt chẽ lao động nh siết chặt kỷ luật lao động, thực hiện phê bình nghiêm khắc những trờng hợp vi phạm quy định kỷ luật chung.
- Thứ năm là công ty nên tăng cờng hơn nữa các chế độ chính sách bảo