PHƯƠNG ĐÔNG ICA (PCA)
Hồ sơ kiểm toán là các tài liệu do KTV lập, thu thập, phân loại, sử dụng và lưu trữ trong một cuộc kiểm toán, bao gồm 2 loại là: hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ kiểm toán năm. Đối với các công ty kiểm toán, chúng là tài sản quý giá, có ý nghĩa cực kỳ quan trọng: là căn cứ để lập kế hoạch kiểm toán, là sự ghi chép những bằng chứng thu được và ghi chép kết quả của việc thực hiện thử nghiệm, là dữ kiện cho việc lập báo cáo kiểm toán đồng thời cũng là căn cứ để chủ nhiệm kiểm toán, ban giám đốc kiểm tra, kiểm soát.
Chính vì tầm quan trọng đó mà hồ sơ kiểm toán cần phải được tổ chức lưu trữ một cách có khoa học, hợp lý và đầy đủ. Tại PCA, hồ sơ kiểm toán chung được gọi là hồ sơ thường trực. PKF yêu cầu tất cả các thành viên đều phải lưu trữ giấy tờ làm việc, bằng chứng, các thông tin liên quan đến cuộc kiểm toán theo mẫu sẵn của PKF. Vì vậy các tài liệu của PCA đều tuân theo mẫu hồ sơ của PKF lưu trữ theo hồ sơ kiểm toán năm và hồ sơ thường trực. Mỗi hồ sơ đều có mục lục, dán ký hiệu cho từng nội dung kiểm toán, từng thông tin của từng khách hàng đảm bảo thuận tiện cho việc tra cứu. Mỗi hồ sơ đều có mục lục, dán ký hiệu cho từng nội dung kiểm toán, từng thông tin của từng khách hàng đảm bảo thuận tiện cho việc tra cứu. Ví dụ trong hồ sơ thường trực, A: Báo cáo tài chính, B: Hoàn tất hợp đồng kiểm toán, C: Các báo cáo khác, D: Kế hoạch kiểm toán. Trong hồ sơ năm E100: kiểm toán tiền, E120: hàng tồn kho …
Hồ sơ thường trực lưu trữ các thông tin chung về khách hàng liên quan tới hai hay nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều năm tài chính của một khách hàng. Các nội dung lưu trữ bao gồm các thông tin có ký hiệu từ A đến D. Chi tiết như bảng dưới đây:
Bảng 2.1: Nội dung lưu trữ trong hồ sơ thường trực của PCA
KH Nội dung KH Nội dung A Báo cáo tài chính
A.1 Soát xét tổng thể BCTC đã kiểm toán A.4 Phân tích tổng thể
A.2 Báo cáo kiểm toán và báo cáo tài chính A.5 Bảng cộng ngang các BCTC A.3 Các ghi chú quan trọng A.6
B Hoàn tất hợp đồng kiểm toán
B.1 Bảng danh mục hoàn tất công việc kiểm toán
B.7 Những sự kiện phát sinh sau niên độ B.2 Soát xét đảm bảo B.8 Thư giải trình của Ban giám đốc B.3 Ghi chép về ý kiến tư vấn của chuyên gia B.9 Những điểm lưu ý cho kiểm toán năm
sau
B.4 Những phát hiện quan trọng B.10 Soát xét của chủ nhiệm kiểm toán B.5 Tổng hợp những sai sót không điều chỉnh B.11 Soát xét của Người quản lý B.6 Những vấn đề cần chú ý
C Các báo các khác
C.1 Những vấn đề cần lưu ý với khách hàng C.3 Thư quản lý C.2 Trao đổi với Hội đồng quản trị C.4 Các báo cáo khác
D Kế hoạch kiểm toán
D.1 Kế hoạch kiểm toán D.2 Chiến lược kiểm toán
D3 Hợp đồng kiểm toán
D3.1 Chuẩn bị ký kết hợp đồng kiểm toán D3.2 Hợp đồng kiểm toán
D4 Hiểu biết về khách hàng
D4.1 Họp thảo luận nhóm kiểm toán D4.5 Đánh giá môi trường kiểm soát D4.2 Hiểu biết về khách hàng D4.6 Tài liệu hệ thống
D4.3 Thủ tục phân tích soát xét D4.7 Sử dụng tư liệu của chuyên gia D4.4 Hệ thống kiểm soát nội bộ
D5 Rủi ro
D5.1 Trọng yếu D5.4 Xem xét gian lận D5.2 Rủi ro đối với các cơ sở dẫn liệu D5.5 Hoạt động liên tục D5.3 Rủi ro đối với tổng thể BCTC và các biện
pháp ngăn ngừa
D5.6 Các bên liên quan
D6 Kế hoạch gửi khách hàng
D6.1 Kế hoạch nội bộ D6.4 Cân nhắc trong việc lập kế hoạch kiểm toán tập đoàn
D6.2 Chi phí và ngấn sách cho kiểm toán D6.5 Các xác nhận quan trọng D6.3 Kế hoạch gửi khách hàng
Hồ sơ năm lưu trữ các thông tin về khách hàng chỉ liên quan đến cuộc kiểm toán một năm tài chính bao gồm các thông tin từ E100 đến E370. Chi tiết như bảng dưới đây:
Bảng 2.2: Nội dung lưu trữ trong hồ sơ năm của PCA (mã E) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
KH Nội dung KH Nội dung
E100 Tiền E210 Giá vốn hàng bán E110 Phải thu E220 Chi phí hoạt động
E120 Hàng tồn kho E270 Các cam kết sự kiện bất thường E130 TSLĐ và các khoản đầu tư E310 Luật pháp và các quy định E140 Tài sản cố định E320 Các bên liên quan
E150 Tiền vay E330 Hoạt động liên tục E160 Các khoản phải trả E340 Hợp nhất
E170 Thuế và các khoản phải nộp NN E350 Bảng cân đối số PS và sổ Cái E180 Tiền lương E360 Các biên bản và hồ sơ pháp lý E190 Nguồn vốn chủ sở hữu E370 SDĐN và đối chiếu so sánh E200 Doanh thu
Hồ sơ kiểm toán là tài sản của Công ty vì vậy tất cả các nhân viên đều không được giữ hồ sơ riêng mà chưa được phép của ban giám đốc và đều phải đảm bảo tính bí mật, an toàn, không được tiết lộ những thông tin về đơn vị được kiểm toán.