CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN PHƯƠNG ĐÔNG ICA (PCA)
Việc bố trí nhân sự cho một cuộc kiểm toán là rất quan trọng, quyết định trực tiếp tới chất lượng của kết quả kiểm toán, tiết kiệm được chi phí và thời gian. Việc lựa chọn đội ngũ nhân viên nằm trong công tác chuẩn bị cũng là một yêu cầu của chuẩn mực kiểm toán chung được thừa nhận. CMKT chung đầu tiên đã nêu rõ “quá trình kiểm toán phải được thực hiện bởi một hoặc nhiều người đã được đào tạo đầy đủ thành thạo như một KTV”.
Chấp hành chuẩn mực và cũng theo đòi hỏi thực tế, tại PCA, bố trí nhân lực cho một cuộc kiểm toán thường do phó giám đốc phụ trách. Phó giám đốc căn cứ vào quy mô khách hàng, yêu cầu về số người, trình độ khả năng và yêu cầu về chuyên môn kỹ thuật để bố trí. PCA cũng đặc biệt chú ý tới các vấn đề trong việc lựa chọn nhân viên cho một cuộc kiểm toán như: nhóm kiểm toán có những người có thể giám sát thích đáng các nhân viên chưa có kinh nghiệm nhiều trong nghề, đối với các khách hàng cũ thì tránh thay đổi KTV và ưu tiên đến các nhân viên có kiến thức, kinh nghiệm, hiểu biết sâu sắc về ngành nghề kinh doanh của khách hàng.
Thông thường, một nhóm kiểm toán của PCA có một hoặc hai trợ lý kiểm toán, một KTV chính và một chủ nhiệm kiểm toán. Với các hợp đồng lớn nhóm kiểm toán thường ở các mức kinh nghiệm khác nhau và có sự tham gia của các chuyên gia trong lĩnh vực thống kê, vi tính …còn đối với những hợp đồng nhỏ thì chỉ cần một hoặc hai thành viên trong nhóm kiểm toán. Mô hình chung như sau:
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức nhân sự cuộc kiểm toán.
Chức năng và nhiệm vụ của từng thành viên trong một cuộc kiểm toán được Công ty quy định như sau:
Chủ nhiệm kiểm toán (trưởng bộ phận): phải chịu trách nhiệm trực tiếp trước BGĐ. Mỗi người sẽ chịu trách nhiệm phụ trách một số khách hàng cụ thể. Trách nhiệm chính của họ bao gồm:
• Duy trì mối quan hệ với cán bộ chủ chốt của khách hàng, không chỉ trong thời gian thực hiện công việc kiểm toán mà phải tiến hành suốt cả năm. Những mối quan hệ như vậy phải được duy trì và phải thường xuyên tham khảo ý kiến của các phó giám đốc thực hiện công việc.
• Chuẩn bị các bản chào hàng đầu tiên.
• Lập kế hoạch và phân bổ nhân lực cho từng cuộc kiểm toán bao gồm cả việc phối hợp với khách hàng.
• Xem xét các chương trình kiểm toán đã được thu dọn và lập quỹ thời gian dự tính do người có trách nhiệm lập.
• Giám sát hoạt động của các nhân viên thực hiện công việc và duyệt cho họ các khoản làm ngoài giờ và các chi tiêu khác nếu cần.
• Xem xét lại các giấy tờ, bản thảo thư quản lý và báo cáo của ban lãnh đạo để kiểm tra xem chúng có phù hợp với các chuẩn mực kiểm toán đã
CHỦ NHIỆM KIỂM TOÁN
KTV CHÍNH
được chấp nhận rộng rãi hay có tuân thủ theo các tiêu chuẩn của Công ty hay không. Ngoài ra, còn phải xem xét các vấn đề giải quyết báo cáo với khách hàng nếu được Phó giám đốc phụ trách thực thi công việc phân công.
• Tiến hành tổ chức họp tổng kết rút kinh nghiệm với nhóm kiểm toán để xác định các vấn đề được xem xét thêm trong tương lai.
• Tham gia vào các chương trình đào tạo nhân viên.
• Chuẩn bị và phân tích các hoá đơn cho khách hàng.
• Chuẩn bị báo cáo tiến độ thực hiện công việc của các cá nhân và xem xét lại những báo cáo do người có chuyên môn lập khi kết thúc một công việc kiểm toán và vào những thời điểm khác nếu cần.
• Phát hiện những cơ hội tiềm tàng để có thể cung cấp thêm dịch vụ cho khách hàng.
Kiểm toán viên chính: KTV chính phải là người được cấp giấy phép hành nghề (CPA) hoặc một giấy chứng nhận có giá trị tương đương. Người này sẽ đảm nhiệm những trọng trách chỉ dưới chủ nhiệm kiểm toán bao gồm việc giám sát công việc của các trợ lý (nhân viên) thực hiện hợp đồng kiểm toán lớn với khách hàng có nhiều bộ phận phòng ban hay các chi nhánh hoặc các vụ việc đặc biệt khác. KTV chính sẽ phải báo cáo trực tiếp với người quản lý phụ trách mọi vụ việc kiểm toán. Ngoài những trách nhiệm đề ra cho người trợ lý cao cấp, KTV chính có thể giao thêm một số trách nhiệm để có thể hỗ trợ cho chủ nhiệm kiểm toán bao gồm: xem xét các giấy tờ làm việc sơ bộ, hỗ trợ việc đào tạo các nhân viên ở địa phương, bố trí nhân sự cho các hoạt động kiểm toán, chuẩn bị và phân tích các hoá đơn và các trách nhiệm khác có thể do người quản lý hay người giám đốc giao cho KTV chính có thể được yêu cầu đồng ký vào báo cáo kiểm toán.
Trợ lý 1 (thường được xem như trợ lý cao cấp): chịu trách nhiệm đối với công việc kiểm toán (ngay tại thực địa) không đòi hỏi quá 5 người và trong một số trường hợp có thể phải hỗ trợ cho KTV chính trách nhiệm theo dõi các công việc kiểm toán có quy mô lớn. Nhiệm vụ của trợ lý cao cấp là:
• Hiểu biết về nghiệp vụ kế toán và kiểm toán, những quy định về kiểm toán, thuế và pháp luật tại địa phương, thủ tục cũng như là yêu cầu của kế toán và kiểm toán quốc tế.
• Có kiến thức về kiểm toán nâng cao, bao gồm thống kê mẫu. Ngoài ra cũng phải nắm bắt được các vấn đề kế toán nâng cao bao gồm cả việc mua và hợp nhất các bên liên doanh.
• Khi được giao trách nhiệm thực hiện công việc, người trợ lý cao cấp phải làm quen với hoạt động của khách hàng và phải nắm bắt được những đặc thù và thông lệ của từng ngành.
• Tuỳ thuộc vào quyết định của người quản lý hay người KTV chính mà người trợ lý cao cấp phải chịu trách nhiệm về việc lập quỹ thời gian dự tính và chuẩn bị một cách sơ bộ các chương trình kiểm toán rút gọn để thực hiện các công việc mà người đó được giao.
• Trong quá trình thực hiện kiểm toán cho khách hàng, người trợ lý cao cấp chịu trách nhiệm lập kế hoạch và thời gian biểu cho từng bước kiểm toán cũng như là đào tạo và giám sát công việc của tất cả những người phân công thực hiện công việc. Theo định kỳ, người trọ lý cao cấp phải cùng với nhân viên được phân công thực hiện nhiệm vụ xem xét lại kết quả hoạt động của người đó và khi kết thúc đợt kiểm toán phải chuẩn bị báo cáo tiến độ thích hợp.
• Người trợ lý cao cấp thông báo cho thành viên của các chủ nhiệm kiểm toán đầy đủ thông tin liên quan đến tiến độ thích hợp.
• Người trợ lý cao cấp thông báo cho các thành viên của các chủ nhiệm kiểm toán đầy đủ thông tin liên quan đến tiến độ thực hiện công việc và những trục trặc nảy sinh. Người trợ lý cao cấp thông báo cũng phải chịu trách nhiệm chuẩn bị sơ bộ các báo cáo, các báo cáo tài chính, các bức thư của ban quản lý và khi cần thì phải tham dự vào việc xem xét các báo cáo đó và thảo luận với khách hàng cùng với thành viên của ban quản lý hay người giám đốc phụ trách công việc.
• Người trợ lý cao cấp phải thành thạo Tiếng Anh hoặc một thứ ngoại ngữ khác tương đương.
• Người trợ lý cao cấp phải tiếp tục học hỏi để nâng cao trình độ chuyên môn.
Trợ lý 2: phải có kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán kể cả các vấn đề lý luận lẫn thực tiễn để có thể đảm nhiệm việc xem xét các bước của những công việc kiểm toán quy mô nhỏ. Người trợ lý phải chịu trách nhiệm trước nhiều trợ lý khác và phải có năng lực soạn thảo sơ bộ các phần, mục của các bức thư của ban lãnh đạo và các báo cáo kiểm toán. Người trợ lý phải thành thạo cả tiếng Việt, tiếng Anh tức là người này phải chịu trách nhiệm liên lạc với nhân viên của khách hàng về các vấn đề chuyên môn.
Như vậy, việc phân công công việc trong nhóm kiểm toán do trưởng nhóm thực hiện. Thông thường, trưởng nhóm sẽ phân chia các phần hành cho từng thành viên tùy thuộc vào mức độ quan trọng của từng phần hành và năng lực, kinh nghiệm của từng nhân viên. Những vấn đề được phát hiện đều phải được báo cáo với trưởng nhóm để trưởng nhóm kiểm tra, soát xét lại. Trưởng nhóm sẽ báo cáo, trao đổi với chủ nhiệm để có ý kiến kiểm toán cuối cùng.