2.2.1. Đặc điểm nguyờn vật liệu.
Cụng ty truyền tải điện I là một doanh nghiệp cú quy mụ lớn, hoạt động chuyờn ngành truyền tải điện do vậy nguyờn vật liệu của Cụng ty sử dụng là vật
Sổ nhật ký
chung Sổ, thẻ kế toỏn
chi tiết
Bảng cõn đối số phỏt sinh
Sổ cỏi
Bỏo cỏo tài chớnh
Bảng tổng hợp chi tiết
liệu chuyờn dựng trong ngành điện, với số lợng lớn cú nhiều đặc điểm và đơn vị tớnh khỏc nhau.
Cụng ty cú nhiệm vụ chớnh là quản lý và vận hành an toàn hệ thống lới
điện 220Kv - 500Kv, gồm 15 đơn vị trực thuộc đúng rải rỏc trờn toàn Miền Bắc.
Do đú việc tổ chức cụng tỏc quản lý vật t vụ cựng khú khăn đũi hỏi cỏn bộ kế toỏn phải cú trỡnh độ và trỏch nhiệm trong cụng việc.
Thị trờng khai thỏc vật liệu của Cụng ty hạn hẹp, khụng sẵn cú, chủ yếu từ hai nguồn chớnh sau:
* Nguồn từ Tổng Cụng ty cấp.
* Nguồn tự khai thỏc trờn thị trờng.
Hệ thống kho dự trữ của Cụng ty gồm:
* 1 kho tại Thợng Đỡnh - Hà Nội, 1 kho tại Ba La - Hà Tõy do phũng vật t Cụng ty trực tiếp quản lý.
* Và 15 kho tại cỏc đơn vị trực thuộc đúng rải rỏc ở cỏc tỉnh Hoà Bỡnh, Ninh Bỡnh, Thỏi Nguyờn, Hà Tĩnh và cỏc thành phố Hà Nội, Hải Phũng, Thanh Hoỏ, Nghệ An, Hà Tĩnh ...
2.2.2. Phõn loại nguyờn vật liệu.
Để cú thể quản lý một cỏch chặt chẽ và tổ chức hạch toỏn và hạch toỏn chi tiết tới từng loại nguyờn vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Cụng ty đó sử dụng mó bộ danh điểm vật t do Tổng Cụng ty ban hành để thống nhất tờn gọi, ký - mó hiệu, quy cỏch và đơn vị tớnh trong toàn ngành điện.
Nguyờn vật liệu của Cụng ty gồm cỏc loại sau:
* Loại 1: Nhiờn liệu, khớ, dầu mỡ hoỏ chất.
* Loại 2: Kim khớ.
* Loại 3: Vật liệu điện, điện tử, bỏn dẫn.
* Loại 4: Vật liệu khỏc
* Loại 5: Phụ tựng.
* Loại 6: vật liệu và thiết bị XDCB.
* Loại 7: Phế liệu
* Loại 8: Cụng cụ, dụng cụ.
Trờn cơ sở nguyờn vật liệu đó phõn nhúm, loại Cụng ty đó xõy dựng “ danh điểm vật liệu ” nhằm thống nhất tờn gọi, ký - mó hiệu, quy cỏch, đơn vị tớnh của từng thứ vật liệu. Danh điểm bộ mó vật t Loại 3 vật liệu điện, điện tử, bỏn dẫn hiện đang đợc sử dụng nh sau:
Bảng 2.2
Trớch Danh điểm bộ mó vật t
loại 3
Vật liệu điện điện tử ,bỏn dẫn
Mó vật t tờn vật t đvt
...
3 Vật liệu điện - Điện tử - Bỏn dẫn
31030 Sứ treo thuỷ tinh
31030120 Sứ treo thuỷ tinh PC – 120 Quả
31030160 Sứ treo thuỷ tinh PC – 160 Quả
...
31528 Cỏp nhụm trần lừi thộp (AC)
31528185 Cỏp nhụm AC 185 mm2 m
31528240 Cỏp nhụm AC 240 mm2 m
...
2.2.3. Đỏnh giỏ nguyờn vật liệu:
2.2.3.1 Đối với nguyờn vật liệu nhập kho.
Giỏ nguyờn vật liệu nhập kho đợc xỏc định tuỳ thuộc vào nguồn nhập.
* Giỏ thực tế của nguyờn vật liệu mua ngoài gồm:
- Giỏ mua ghi trờn hoỏ đơn nhng khụng bao gồm thuế GTGT.
- Chi phớ thu mua, vận chuyển bốc xếp vật liệu, thuờ kho bói ...
- Thuế nhập khẩu phải nộp (nếu cú)
- Hao hụt tự nhiờn trong định mức ( nếu cú ).
* Giỏ thực tế vật liệu gia cụng chế biến gồm:
- Giỏ thực tế của vật liệu xuất gia cụng.
- Chi phớ gia cụng.
- Chi phớ vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản ( nếu cú)
* Giỏ thực tế của nguyờn vật liệu đợc Tổng Cụng ty cấp là giỏ ghi trong quyết định cấp phỏt vốn bằng nguyờn vật liệu cuả Tổng Cụng ty.
* Giỏ thực tế của vật liệu thu hồi là giỏ trị của số vật t thu hồi đợc hội
đồng đỏnh giỏ của đơn vị xỏc định theo chất lợng và giỏ thị trờng.
2.2.3.2. Đối với nguyờn vật liệu xuất kho.
* Vật t sử dụng tại Cụng ty phần lớn là vật t đặc chủng, cú giỏ trị cao, số lần nhập xuất ớt do đú tại phũng kế toỏn Cụng ty ỏp dụng giỏ thực tế đớch danh cho những mặt hàng này (Vớ dụ nh đơn giỏ của vỏ tủ REL: 4.872.000 VNĐ/chiếc).
Và sử dụng giỏ thực tế bỡnh quõn gia quyền liờn hoàn đối với cỏc vật liệu cú giỏ trị nhỏ, số lần nhập xuất nhiều (chỉ một số ớt danh điểm vật liệu đợc tớnh giỏ theo phơng phỏp này cũn phần lớn là tớnh giỏ theo phơng phỏp trực tiếp).
Cụng thức tớnh:
Giỏ trị thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Đơn giỏ tớnh đến thời điểm xuất bỡnh quõn =
NVL tại thời Số lợng vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
điểm xuất kho tớnh đến thời điểm xuất
Vớ dụ: Tớnh giỏ vật liệu xuất kho theo phơng phỏp bỡnh quõn gia quyền.
Giỏ thực tế của cỏp nhụm AC 240mm2 (đơn vị tớnh lợng: một) thỏng 12/2003 đợc tớnh nh sau:
Chỉ tiờu Đơn giỏ thực tế Số lợng Thành tiền
Số tồn 01/12/2003 36.400 2.610 95.004.000 Phiếu nhập số 105
ngày 7/12/2003
36.000 2.770 99.720.000
Tổng cộng 5.380 194.724.000
Đơn giỏ thực tế 95.004.000 + 99.720.000
xuất kho của cỏp nhụm = = 36.195 VNĐ/mthỏng 12/2003 2.610 + 2.770
Hiện nay, tại Cụng ty đó tổ chức phõn cấp, trao quyền cho cỏc đơn vị trực thuộc đợc phộp tự khai thỏc nguồn vật liệu, nhng hầu hết cỏc đơn vị vẫn cha chủ
động mà cũn lệ thuộc vào nguồn cấp phỏt từ Cụng ty. Mỗi đơn vị thờng về kho của Cụng ty lĩnh vật liệu từ 1-2 lần trong thỏng. Do đú khối lợng cụng việc của kế toỏn vật liệu lớn. Để đảm bảo cho việc tớnh giỏ thực tế vật liệu xuất kho đợc nhanh chúng khụng ảnh hởng đến cụng tỏc quyết toỏn của cỏc đơn vị đũi hỏi kế toỏn phải cú trỡnh độ và việc sử dụng kế toỏn mỏy là hết sức cần thiết.
Theo quy định của Cụng ty, ngày 25 hàng thỏng kế toỏn nhận phiếu từ thủ kho, trong 03 ngày sau đú phải cập nhật xong toàn bộ chứng từ nhập trong thỏng để tớnh ra đơn giỏ vật liệu thực tế xuất kho. Sau đú kế toỏn ỏp giỏ cho từng phiếu xuất để quyết toỏn chi phớ nguyờn vật liệu đó cấp cho 15 đơn vị trực thuộc. Cỏc đơn vị sử dụng đơn giỏ này để tớnh ra chi phớ nguyờn vật liờụ đó phục vụ cho sản xuất kinh doanh trong kỳ. Nh vậy, ở cỏc đơn vị trực thuộc đó sử dụng giỏ thực tế đớch danh do số lần nhập xuất của mỗi đơn vị khụng nhiều.
Ta thấy phơng phỏp tớnh giỏ đợc ỏp dụng tại phũng kế toỏn và cỏc đơn vị trực thuộc của Cụng ty đảm bảo phản ỏnh chớnh xỏc chi phớ nguyờn vật liệu. Nh- ng cỏch tớnh giỏ này làm cho cụng việc của kế toỏn vật liệu dồn vào cuối thỏng, và chỉ đến cuối thỏng mới tớnh đợc giỏ đơn vị bỡnh quõn do đú ảnh hởng tới tớnh kịp thời của thụng tin kế toỏn.
2.2.4. Kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu tại Cụng ty Truyền tải điện I.
2.2.4.1. Cỏc chứng từ sử dụng và quy trỡnh luõn chuyển chứng từ khi nhập kho nguyờn vật liệu.
Phũng vật t căn cứ vào kế hoạch cung ứng vật t do phũng kế hoạch lập đó
đợc Giỏm đốc Cụng ty ký duyệt để mua sắm vật t cho sản xuất và dự trữ. Cỏn bộ cung ứng vật t viết giấy đề nghị mua hàng (đó đợc trởng phũng vật t và Giỏm
đốc duyệt) chuyển sang phũng tài chớnh - kế toỏn để tạm ứng chi phớ.
Trong quỏ trỡnh thực hiện mua sắm, Cụng ty tổ chức xột chọn bỏo giỏ vật t ( 3 bỏo giỏ trở lờn ) đối với hàng vật t cú giỏ trị và số lợng nhỏ. Cũn đối với vật t , thiết bị giỏ trị lớn, số lợng nhiều thỡ Cụng ty tổ chức đấu thầu xột chọn nhà cung cấp hàng, sau đú ký hợp đồng thực hiện. Khi hàng về cỏn bộ vật t phải cựng thủ kho nhập hàng cõn, đo, đong, đếm tuỳ theo tớnh chất của từng loại nguyờn vật liệu. Sau đú căn cứ vào cỏc chứng từ gốc: Hợp đồng, hoỏ đơn, biờn bản kiểm nghiệm vật t (trừ cỏc loại vật t đơn giản thụng thờng nh: bột giặt, tạp phẩm, văn phũng phẩm... thỡ khụng phải lập biờn bản kiểm nghiệm ), và biờn bản thớ nghiệm (nếu cú) để phũng vật t tiến hành lập và ký duyệt phiếu nhập kho theo quy định.
Phiếu nhập kho đợc lập 03 liờn: 01 liờn lu tại phũng vật t, 01 liờn đơn vị nhập lu, 01 liờn thủ kho lu dựng căn cứ để ghi thẻ kho sau đú chuyển cho phũng tài chớnh-kế toỏn lu (đõy là liờn gốc) và đú là một trong những chứng từ gốc dựng làm căn cứ để hạch toỏn.
Trớch mẫu cỏc chứng từ nhập kho (Biờn bản kiểm nghiệm vật t, Hoỏ
đơn, phiếu nhập, bảng kờ tổng hợp nhập).
Bảng 2.3
Đơn vị: Cụng ty viễn thụng điện lực
Bộ phận: Phũng thớ nghiệm