Ngành nghề kinh doanh của Công ty là sản xuất/ cung cấp dịch vụ in ấn và sản xuất giấy vệ sinh và khăn thơm các loại. Công nhân chịu ảnh hởng nhiều của nghề nghiệp, phải tiếp xúc nhiều với các loại hoá chất độc hại từ giấy và mực in, bụi giấy ảnh hởng nhiều đến sức khoẻ của công nhân. Công tác bảo hộ lao động đợc chú trọng góp phần tao sự yên tâm cho công nhân sản xuất. Trong quá trình sản xuất in ấn đợc sử dụng máy móc là chủ yếu, số lợng máy móc nhiều kích thớc máy lớn, vận hành bằng điện do vậy đảm bảo trang thiết bị an toàn lao động phòng cháy chữa cháy phải luôn đợc đảm bảo. Vì vậy, trong công tác kế hoạch tác nghiệp và kế hoạch chung của công ty cũng đề cập đến các nội dung này. Hàng năm, công ty có lập kế hoạch mua sắm và trang bị thiết bị bảo hộ an toàn lao động cho cả năm, chia ra từng tháng. Khi thực hiện kế hoạch sản xuất, Phòng kế hoạch và Trởng các phân xởng theo dõi tình trạng trang bị và mức độ an toàn của các ph- ơng tiện bảo hộ và có các biện pháp xử lý theo kế hoạch đã đợc lập. (Xem Bảng kế hoạch bảo hộ lao động và vệ sinh công nghiệp tại Phụ lục 7,8).
3.6. Nội dung lập kế hoạch tác nghiệp tiếp cận từ quan sát trình tự thực hiện một đơn hàng
Hoạt động lập kế hoạch tác nghiệp của Công ty giữa 2 nội dung lịch trình sản xuất và nhu cầu vật liệu là rất đồng thời, ăn khớp thể hiện cụ thể qua từng đơn hàng. Vì vậy, để thấy rõ hơn nội dung và cách thức lập, triển khai kế hoạch tác nghiệp của Công ty, chúng ta khảo sát quá trình một đơn hàng đợc thực hiện nh thế nào?
a. Tiếp nhận, xem xét yêu cầu của hợp đồng hoặc đơn đặt hàng
Trởng hoặc phó phòng kế hoạch đảm nhiệm việc xem xét hợp đồng kinh tế hoặc Đơn đặt hàng kiêm báo giá (tính toán giá thành sản xuất dựa trên định mức nguyên vật liệu tiêu hao đã đợc xác định của Công ty). Căn cứ vào đơn đặt hàng ngời xem xét cần rà soát lại tất cả các yêu cầu liên quan đến sản xuất (các yêu cầu kỹ thuật, chất lợng, số lợng) và cung ứng dịch vụ (thời gian, vận chuyển, giao hàng, thanh toán) mà Công ty đã ký kết với khách hàng. Trên cơ sở đó lập kế hoạch triển khai công việc đúng với yêu cầu của khách hàng. b. Chuẩn bị kế hoạch và thiết bị, dịch vụ vật t
Sau khi đã xem, xét các yêu cầu của khách hàng Trởng hoặc Phó phòng kế hoạch kiểm tra khả năng đáp ứng về thiết bị, dịch vụ hoặc vật t của Công ty hiện có.
Nếu Công ty không có khả năng đáp ứng về thiết bị hoặc dịch vụ, Trởng hoặc phó phòng kế hoạch lên kế hoạch xác định, lựa chọn và đặt hàng ở nguồn bên ngoài (gia công ngoài).
Nếu nguồn vật t hiện có của Công ty không đủ đáp ứng để thực hiện Đơn đặt hàng, Trởng hoặc phó kế hoạch ghi Phiếu yêu cầu cung cấp dịch vụ, vật t gửi phòng kinh doanh để có sự chuẩn bị kịp thời các loại vật t cần thiết.
Nếu đơn đặt hàng liên quan đến việc giao nhận hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ đi kèm khác, Trởng kế hoạch ghi Phiếu yêu cầu cung cấp dịch vụ, vật t đến các Bộ phận liên quan để liên hệ, bố trí.
c. Giao nhận công việc
Sau khi đã có kế hoạch chuẩn bị về thiết bị, dịch vụ vật t, Trởng hoặc phó kế hoạch tiến hành giao việc cho các cán bộ điều hành sản xuất để họ trực tiếp triển khai, theo dõi và kiểm soát quá trình sản xuất, cung cấp dịch vụ. Quá trình giao nhận việc đợc thực hiện thông qua Phiếu giao nhận việc. Trong quá trình giao nhận việc giữa Trởng kế hoạch và cán bộ điều hành sản xuất, mọi tài liệu của khách hàng liên quan đến việc thực hiện hợp đồng nh mẫu, market, film, bản can,... cũng đợc bàn giao cho cán bộ điều hành sản xuất. Trong trờng
hợp là những sản phẩm định kỳ đã dợc ký hợp đồng nguyên tắc. Trởng kế hoạch có thể chỉ định cán bộ điều hành sản xuất làm việc giao nhận trực tiếp với khách hàng.
Cán bộ điều hành sản xuất đợc giao việc của Phòng kế hoạc thực hiện viết phiếu sản xuất và giao việc đến các bộ phận sản xuất liên quan, bao gồm:
- Phiếu sản xuất thiết kế, chế bản cho Tổ vi tính Bộ phận Chế bản
- Phiếu sản xuất cho Bộ phận chế bản, in Offset, sách
- Phiếu sản xuất cho bộ phận Giấy, flexo và gia công
Các phiếu xản xuất đợc lập và giao cho các bộ phận thực hiện 1 bản, phòng kinh doanh 1 bản và lu lại kế hoạch 1 bản. Cán bộ điều hành sản xuất căn cứ vào Phiếu sản xuất để xắp xếp, tính toán và ghi đầy đủ, chi tiết vào các mục yêu cầu của phiếu sản xuất. Sau khi đã kiểm tra kỹ các mục đã viết vào phiếu sản xuất cán bộ điều hành sản xuất nghi đầy đủ các nội dung vào sổ theo dõi sản xuất sau đó chuyển mẫu sản phẩm, market, bản can, mẫu màu, các hớng dẫn cụ thể…cho trởng bộ phận sản xuất. Tại phiếu sản xuất, cán bộ điều hành sản xuất nghi rõ ngày hoàn thành công việc. Trong trờng hợp giải quyết các thứ tự u tiên để đáp ứng tiến độ khách hàng, Trởng kế hoạch ghi bằng mực đỏ ở cột ghi chú.
d. Kiểm soát quá trình sản xuất/ cung cấp dịch vụ
Trong quá trình các bộ phận sản xuất/cung cấp dịch vụ thực hiện công việc theo yêu cầu của Phiếu sản xuất, cán bộ điều hành sản xuất của Phòng kế hoạch có trách nhiệm giám sát tiến độ thực hiện và chất lợng công việc, thông qua việc kiểm tra trực tiếp hoặc thông qua báo cáo của các Trởng bộ phận. Trong quá trình kiểm tra, giám sát sản xuất/cung cấp dịch vụ, nếu phát hiện ra những trục trặc Trởng các bộ phận sản xuất có trách nhiệm báo cáo trực tiếp với cán bộ điều hành sản xuất hoặc Trởng phòng kế hoạch.
e. Lập phiếu thực hiện hành động hành động khắc phục phòng ngừa
Khi cán bộ điều hành sản xuất của Phòng kế hoạch trực tiếp hoặc thông qua báo cáo của các bộ phận sản xuất, phát hiện ra những trục trặc hoặc những sai lỗi trong quá trình thực hiện hợp đồng. Cần phải xem xét điều tra nguyên nhân, đề ra các biện pháp khắc phục phòng ngừa. Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục phòng ngừa đợc cán bộ điều hành sản xuất lập, Trởng hoặc phó
hành sản xuất có trách nhiệm tiếp tục theo dõi giám sát tiến độ và chất lợng đến khi sản phẩm đợc thực hiện hoàn chỉnh và nhập kho sản phẩm.
f. Thông báo cho khách hàng, thanh lý hợp đồng và lu sản phẩm
Sau khi sản phẩm hoặc dịch vụ đã đợc hoàn chỉnh, cán bộ điều hành sản xuất có trách nhiệm thông báo cho trởng KH hoặc trực tiếp cho khach hàng và thu hồi tất cả mẫu, market, các loại tài liệu liên quan đến hợp đồng để bàn giao lại cho khách hàng.
Trởng hoặc phó Phòng kế hoạch có trách nhiệm thông báo và hớng dẫn khách hàng làm các thủ tục nhận hàng.
g. Lu hồ sơ
Sau khi khách hàng nhận hàng và tiến hành làm Bản thanh lý hợp đồng Phòng kế hoạch có nhiệm vụ lu trữ đơn đặt hàng, hợp đồng và bản thanh lý hợp đồng và các giấy tờ liên quan đến tủ tục pháp lý trong thời hạn 2 năm.
Cán bộ điều hành sản xuất có trách nhiệm lu trữ các phiếu yêu cầu, phiếu sản xuất, phiếu đề nghị, phiếu giao nhận việc trong thời hạn 3 tháng.
(Xem thêm Quá trình kiểm soát điều hành sản xuất, cung ứng dịch vụ tại Phụ lục 9)
4. Nội dung công tác điều độ sản xuất tại Công ty
Với kế hoạch tác nghiệp đợc lập trên, bộ máy điều độ sản xuất sẽ thực hiện điều phối quá trình sản xuất tại các phân xởng với các nội dung sau:
- Phòng kế hoạch có một cán bộ điều độ sản xuất chịu trách nhiệm theo dõi quá trình thực hiện đơn hàng cho đến khi kết thúc bao gồm cả việc: kiểm tra sự chuẩn bị các nguyên vật liệu cho đơn hàng, tiến độ sản xuất tại từng khâu trong ngày/ca sản xuất; xử lý các sai sót phát sinh trong quá trình sản xuất;
- Mỗi phân xởng đều có nhân viên thống kê làm nhiệm vụ ghi chép các kết quả sản xuất của từng khâu theo hệ thống biểu mẫu thống nhất. Kết quả ghi chép này sẽ đợc chuyển cho Trởng bộ phận và Trởng bộ phận kiểm tra, chuyển nộp cho cán bộ điều độ sản xuất tại Phòng kế hoạch để nắm đợc tình trạng thực hiện đơn hàng.
Để thấy rõ hơn công tác điều độ sản xuất (thực hiện kế hoạch tác nghiệp) của Công ty cần xem qua cách thức tổ chức tác nghiệp tại từng phân xởng nh sau: