1.5. Kế toán tổng hợp vật liệu tại VMC
1.5.2. Kế toán tổng hợp nghiệp vụ xuất kho NVL
Quản lý vật liệu khụng những chỉ quản lý tỡnh hỡnh thu mua, bảo quản và dự trữ vật liệu mà cũn quản lý cả việc dựng vật liệu. Đõy là khõu cuối cựng trước khi vật liệu chuyển toàn bộ giỏ trị của nú vào giỏ trị sản phẩm. Kế toỏn vật liệu cần phải theo dừi được trị giỏ của từng loại vật liệu dựng là bao nhiờu, sử dụng vào mục đớch gỡ? ở đõu?
Chi phớ vật liệu là một trong những yếu tố cấu thành nờn giỏ thành nờn giỏ thành sản phẩm, do vậy kế toỏn tại VMC cũn tiến hành phõn bổ giỏ trị vật liệu xuất dựng cho từng đối tượng, xuất phỏt từ cụng tỏc tớnh giỏ thành và đặc điểm sản xuất, kế toỏn vật liệu tập hợp toàn bộ giỏ trị vật liệu xuất dựng trong thỏng cho cỏc đối tượng sử dụng trờn “ Bảng tổng hợp vật liệu, cụng cụ dụng cụ xuất dựng ” tớnh theo giỏ thực tế.
Biểu số 13:
BẢNG TỔNG HỢP VẬT LIỆU, CễNG CỤ XUẤT DÙNG Đơn vị tớnh: VNĐ
TK
ghi Nợ TK ghi cú TK 152 TK 153
62 1
62 7
64 2
63 2
Chi phớ
nguyờn vật liệu trực tiếp
Chi phớ sản xuất chung
Chi phớ
QLDN
Giỏ vốn vật
16.446.547.052,0 0
185.580.298,27 1.216.993.940,00 2.534.727.643,00 20.383.848.933,2 7
396.514.200,00 2.542.896,00 2.915.795,00 210.878.543,00 612.851.434,00
48
liệu tiờu thụ Cộng
Theo như bảng trờn kế toỏn định khoản: VD thỏng 12/2008 kế toỏn ghi chộp:
+ Xuất vật liệu cho lắp rỏp, sản xuất ụ tụ Nợ TK 621 : 16.446.547.052,00
Cú TK 152 : 16.446.547.052,00 + Xuất vật liệu cho sản xuất chung Nợ TK 627 : 185.580.298,27 Cú TK 152 : 185.580.298,27 + Xuất vật liệu dựng cho quản lý Nợ TK 642 : 1.216.993.940,00 Cú TK 152 : 1.216.933.940,00
+Tập hợp cỏc phiếu xuất vật liệu bỏn trong kỳ : Nợ TK 632 : 2.534.727.643,00
Cú TK 152 : 2.534.727.643,00
Căn cứ vào bảng trờn kế toỏn phản ỏnh vào nhật ký chứng từ số 7 và được sử dụng để tớnh giỏ thành.
Biểu số 14
VIETNAM MOTORS CORPORATION NHẬT Kí CHỨNG TỪ SỐ 7
Phần 1:Tập hợp chi phớ sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp Ghi cú : TK 152
Thỏng 12 năm 2008
49
Cuối thỏng sau khi khoỏ sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu trờn cỏc nhật ký chứng từ, kế toỏn tổng hợp theo dừi chung trờn sơ đồ tài khoản và ghi chộp vào sổ cỏi theo thỏng.
Biểu số 15
VIETNAM MOTORS CORPORATION SỔ CÁI
Tờn TK : Nguyờn vật liệuSố hiệu TK : 152 STT
Cỏc tk ghi
Cỏc tkcú
Ghi nợ
TK 152 TK
153 TK… Tổng
cộng
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
1 TK
621
16.446.547.052.0 0
2 TK
627
185.580.298,27
3 TK
642
1.216.993.940,00
4 Cộn
g A
17.849.121.290,2 7
5 TK
632
2.534.727.643,00
6 Cộn
g B
2.534.727.643,00 Tổng
cộng (A + B)
20.383.848.933,2 7
50
Ngày Diễn giải
Số chứng
từ
Ghi nợ Ghi cú Tồn
…
…
Số dư đầu thỏng
Nhập vật liệu
Trong thỏng 12
Xuất kho NVL cho thỏng 12-2008
Số dư cuối thỏng
25.472.334.852,9 8
…
…
…
20.383.84 8.933,27
15.836.259.845
…
20.924.745.764,
Bờn cạnh việc hạch toỏn vật liệu nhập, xuất kho, kế toỏn cũn coi trọng cụng việc kiểm kờ vật liệu nhằm xỏc định chớnh xỏc số lượng, chất lượng và giỏ trị từng thứ, từng loại vật liệu hiện cú, đồng thời kiểm tra tỡnh hỡnh bảo quản vật liệu, phỏt hiện và xử lý kịp thời tỡnh trạng hao hụt, mất mỏt…từ đú đề cao trỏch nhiệm bảo quản và sử dụng vật tư. Cụng tỏc kiểm kờ vật liệu tại VMC được tiến hành một lần trong một năm: vào cuối thỏng 12 .
51
Cụng tỏc kiểm kờ được tiến hành toàn diện trờn cả 2 mặt: số lượng và chất lượng của từng loại vật liệu theo từng kho. Kết quả kiểm kờ được phản ỏnh trờn biờn bản kiểm kờ tồn kho vật liệu được lập cho từng kho trong đú ghi rừ tờn vật liệu, số lượng tồn thực tế. Căn cứ vào biờn bản kiểm kờ hội đồng kiểm kờ ra quyết định xử lý, đồng thời kế toỏn vật liệu dựa trờn cỏc quyết định đú để tiến hành ghi sổ.
Ngoài ra, do khối lượng nguyờn vật liệu tại VMC là rất lớn, nhiều lạo vật liệu cú giỏ trị lớn, đối với cỏc nguyờn vật liệu nhập khẩu tỡnh hỡnh biến động tỷ giỏ diễn ra thường xuyờn dẫn đến giỏ mua cú sự biến đổi lớn, vỡ vậy VMC đó lập dự phũng giảm giỏ cho cỏc loại nguyờn vật liệu để phản ỏnh đỳng giỏ trị thuấn của hàng tồn kho khi lập bỏo cỏo tài chớnh vào cuối kỳ kế toỏn năm.
Mức dự phũng của từng loại hang tồn kho cú sự giảm giỏ, được tớnh theo cụng thức:
Mứ
c dự
phũng giảm giỏ vật tư hàng hoỏ cho năm kế hoạch
=
Số lượng vật tư, hàng hoỏ tồn kho cú giảm giỏ tại thời điểm cuối năm bỏo cỏo
(31/12/…)
x ( ghi trờn Giỏ sổ kế toỏn
-
Giỏ thực tế trờn thị trường tại thời điểm cuối năm bỏo cỏo (31/12/…)
Phần II: Hoàn thiện kế toỏn NVL tại cụng ty TNHH liờn doanh ụ tụ Hũa Bỡnh
2.1. Đỏnh giỏ khỏi quỏt tỡnh hỡnh kế toỏn vật liệu tại cụng ty TNHH liờn doanh ụ tụ Hũa Bỡnh
52
Là một cụng ty chuyờn lắp rỏp do đú chi phớ về nguyờn vật liệu chiếm tỷ trọng hơn 90% gớa thành sản phẩm. Dưới hỡnh thức là một loại tài sản lưu động của cụng ty, do yờu cầu của cụng tỏc quản lý, hạch toỏn nguyờn vật liệu là một trong những vấn đề quan trọng.
í thức được điều này nờn hệ thống kế toỏn tài chớnh núi chung và kế toỏn vật liệu núi riờng khụng ngừng được đổi mới và hoàn thiện cả về cơ cấu lẫn phương phỏp hạch toỏn.
Về mặt tổ chức: Bộ mỏy kế toỏn của cụng ty được tổ chức một cỏch hợp lý, hoạt động cú nguyờn tắc, cú mối quan hệ chặt chẽ với bộ mỏy quản lý của cụng ty, cơ cấu gọn nhẹ , phự hợp với quy mụ cũng như lĩnh vực kinh doanh của cụng ty. Mỗi nhõn viờn kế toỏn trong cụng ty chịu trỏch nhiệm về một số phần hành nhất định được quy định quyền hạn, trỏch nhiệm rừ ràng và chịu sự quản lý và giỏm sỏt của kế toỏn trưởng. VMC cú một đội ngũ nhõn viờn kế toỏn cú trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ về kế toỏn, ham học hỏi, cú đạo đức nghề nghiệp cao trung thực, liờm khiết, luụn luụn chấp hành theo đỳng quy định của phỏp luật, thực hiện và chịu trỏch nhiệm về cỏc cụng việc được giao.
Cụng tỏc kế toỏn cú sự phối hợp nhịp nhàng, ăn khớp giữa nhõn viờn cỏc phũng với phũng kế toỏn giỳp cho việc ghi chộp sổ sỏch, số liệu chớnh xỏc và kịp thời.
Về mặt quản lý: VMC đó tổ chức được một bộ phận chuyờn mụn đảm nhận cụng tỏc vận chuyển, chuyờn chở, thiết lập một đội xe riờng, sử dụng xe tải của cụng ty để vận chuyển vật liệu do đú giảm được chi phớ thuờ ngoài vật liệu.
Khõu thu mua vật tư tiến hành tương đối tốt đảm bảo về chất lượng, chủng loại, cũng như về tớnh đầy đủ, kịp thời, hợp lý khụng gõy ứ đọng hay thiếu hụt cho sản xuất.
53
Bờn cạnh đú là hệ thống kho tàng được xõy dựng kiờn cố chống ẩm tốt trỏnh được tốt nhất hiện tượng han gỉ, ụxi hoỏ nguyờn vật liệu, mỗi loại vật liệu được bảo quản ở một kho riờng, cụng ty hiờn nay cú 3 tổng kho và trong mỗi tổng kho cú bảo quản riờng từng loại vật liệu.
Cụng ty cũng đó xõy dựng định mức tiờu hao vật liệu cỏc loại cho một đơn vị sản phẩm sản xuất ra ở VMC là mỗi chiếc ụ tụ. Do đú gúp phần tiết kiệm được chi phớ, hạn chế sự mất mỏt lóng phớ vật liệu.
Cụng ty thiết lập một chế độ thưởng phạt rừ ràng đối với cụng nhõn trực tiếp tham gia sản xuất nhằm khuyến khớch người lao động trong cụng ty nõng cao tỡnh thần trỏch nhiệm, sử dụng tiếp kiệm NVL.
Về mặt hạch toỏn: VMC khụng ngừng cải tiến và hoàn thiện cụng tỏc hạch toỏn vật liệu nhằm theo dừi chặt chẽ tỡnh hỡnh dự trữ và sử dụng vật liệu trong cụng ty. Vật tư mua vào được nhập kho và phản ỏnh đầy đủ trờn cỏc sổ sỏch kế toỏn. Trỡnh tự nhập, xuất vật tư tại cụng ty tiến hành hợp lý, hợp lệ, chi tiết, rừ rang. Việc vào sổ sỏch theo dừi tỡnh hỡnh nhập xuất vật tư được theo dừi thường xuyờn, đầy đủ, số liệu giữa thủ kho và kế toỏn luụn được đối chiếu, so sỏnh nờn những sai sút luụn được phỏt hiện kịp thời
Hạch toỏn chi tiết vật liệu theo phương phỏp thẻ song song giỳp cho việc ghi chộp của kế toỏn đơn giản dễ kiểm tra, đối chiếu. Hạch toỏn tổng hợp vật liệu theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn là phự hợp với tỡnh hỡnh thực tế, đỏp ứng được yờu cầu theo dừi thường xuyờn, liờn tục, tỡnh hỡnh biến động của vật tư, tiền vốn… Cỏch thức hạch toỏn, hệ thống tài khoản sổ sỏch, mẫu biểu đều
được tuõn thủ theo quy định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 thỏng 3 năm 2006 của bộ trưởng bộ tài chớnh.
Vật tư mua vào được nhập kho và phản ỏnh đầy đủ trờn sổ sỏch kế toỏn. Trỡnh tự nhập xuất NVL ở cụng ty tiến hành hợp lý, hợp lệ, chi tiết, rừ róng. Việc vào sổ sỏch theo dừi tỡnh hỡnh nhập, xuất NVL được tiến hành
54
thường xuyờn, đầy đủ. Cụng ty lựa chọn phương phỏp đỏnh giỏ NVL phự hợp với đặc điểm kinh doanh của cụng ty. Tỡnh hỡnh luõn chuyển chứng từ trong cụng ty được thực hiện một cỏch khoa học hạn chế việc ghi chộp trựng lặp nhưng vẫn đảm bảo nội dung hạch toỏn.
Nhỡn chung cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu được thực hiện khỏ tốt, đảm bảo tuõn thủ chế độ kế toỏn hiện hành, phự hợp với điều kiện cụ thể của cụng ty, đảm bảo theo dừi chặt chẽ tỡnh hỡnh nguyờn vật liệu, tớnh toỏn, phõn bổ chớnh xỏc cho từng đối tượng sử dụng. Ngoài ra việc đỏp ứng mỏy vi tớnh giỳp cho cụng việc hạch toỏn, tớnh toỏn nhanh chúng, hiệu quả và độ chớnh xỏc cao hơn.
Tuy nhiờn bờn cạnh những điểm nổi bật đó nờu trờn, cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu ở VMC cũn tồn tại một số yếu điểm cần được khắc phục và hoàn thiện, đú là:
Vấn đề phõn loại vật liệu:
Hiện nay VMC đó tiến hành phõn loại vật liệu theo mó số:
Từ 1-278: vật liệu phụ Từ 400- 500: hoỏ chất Từ 501-trở lờn: cỏc loại sơn
Đối với vật liệu chớnh CKD khụng tiến hành phõn loại mà quản lý riờng. Qua đõy cho thấy việc phõn loại như trờn cú tớnh khoa học nhưng chưa hợp lý. Đú là:
+ Thứ nhất mó số của cỏc loại vật liệu phụ và sơn hoỏ chất chỉ là những con số hữu hạn, nếu như vật liệu nhiều hơn thỡ phải tiến hành phõn loại lại mặt khỏc khụng chi tiết hơn nữa cho từng loại vật liệu (xớ nghiệp khụng quy định mó số cú 4 chữ số).
+Thứ hai là đối với linh kiện CKD khụng được tiến hành phõn loại sẽ khụng tiện cho cụng tỏc quản lý vật liệu. Để khắc phục hạn chế trờn em thấy kế toỏn nờn lập sổ danh mục vật liệu cho từng loại.
55
Vấn đề về nhập kho võt liệu:
VMC là một cụng ty liờn doanh sản xuất cú quy mụ lớn, việc NVL nhập kho một cỏch thường xuyờn là điều tất yếu. Nhưng VMC chưa thiết lập được ban kiểm nghiểm vật tư, hiện nay chỉ do người phụ trỏch mua hàng kiểm tra trước khi mua và thủ kho kiểm tra trước khi nhập kho, nờn vật tư khụng được kiểm tra một cỏch khỏch quan dễ dẫn đến thiếu hụt về số lượng, cũng như về chất lượng, mẫu mó của NVL nhập kho.
Về hệ thống sổ kế toỏn:
Hiện nay VMC đang ỏp dụng hỡnh thức nhật ký chứng từ là hoàn toàn phự hợp. Song việc phản ỏnh vào nhật ký cũn một số điểm lưu ý, đú là VMC khụng sử dụng tiểu khoản chi tiết theo dừi nguyờn vật liệu theo từng nhúm:
vật liệu chớnh, vật liệu phụ, sơn, hoỏ chất, do đú khụng theo dừi cụ thể từng loại mà chỉ phản ỏnh chung chung.
Về kế toỏn chi tiết vật liệu:
VMC đang ỏp dụng phương phỏp thẻ song song để hạch toỏn. Việc ghi chộp giữa thủ kho và kế toỏn diễn ra hàng ngày, giữa hai bộ phận ghi cú sự trựng lập nhau về chỉ tiờu số lượng. Hơn nữa việc kiểm tra đối chiếu chỉ tiến hành vào cuối thỏng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của phũng kế toỏn, như vậy dễ dẫn đến khả năng xảy ra sai sút. Tại VMC cú nhiều loại vật liệu lại thường xuyờn biến động, cỏc nghiệp vụ phỏt sinh lớn, do vậy sẽ dần đến gõy mất thời gian, phức tạp vỡ chứng từ luõn chuyển nhiều lần.
Về kế toỏn tổng hợp vật liệu:
Về cơ bản việc phõn bố chi phớ nguyờn vật liệu cho cỏc đối tượng chịu chi phớ là phự hợp với quy định. Tuy nhiờn trờn bảng phõn bổ số 2 kế toỏn chỉ phản ỏnh chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp chung cho cỏc đối tượng sử dụng mà khụng chi tiết cho từng đối tượng (ở đõy là từng phõn xưởng sản xuất).
Mặt khỏc kế toỏn cũng khụng phản ỏnh chi tiết về từng loại vật liệu: chớnh, phụ, nhiờn liệu, … mà chỉ phản ỏnh chung vào TK 152 “Nguyờn vật liờu”. Vỡ
56