Quản lý vật liệu không những chỉ quản lý tình hình thu mua, bảo quản và dự trữ vật liệu mà còn quản lý cả việc dùng vật liệu. Đây là khâu cuối cùng trước khi vật liệu chuyển toàn bộ giá trị của nó vào giá trị sản phẩm. Kế toán vật liệu cần phải theo dõi được trị giá của từng loại vật liệu dùng là bao nhiêu, sử dụng vào mục đích gì? ở đâu?
Chi phí vật liệu là một trong những yếu tố cấu thành nên giá thành nên giá thành sản phẩm, do vậy kế toán tại VMC còn tiến hành phân bổ giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng, xuất phát từ công tác tính giá thành và đặc điểm sản xuất, kế toán vật liệu tập hợp toàn bộ giá trị vật liệu xuất dùng trong tháng cho các đối tượng sử dụng trên “ Bảng tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng ” tính theo giá thực tế.
Biểu số 13:
BẢNG TỔNG HỢP VẬT LIỆU, CÔNG CỤ XUẤT DÙNG Đơn vị tính: VNĐ TK ghi Nợ TK ghi có TK 152 TK 153 62 1 62 7 64 2 63 2 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí sản xuất chung Chi phí QLDN Giá vốn vật 16.446.547.052,0 0 185.580.298,27 1.216.993.940,00 2.534.727.643,00 20.383.848.933,2 7 396.514.200,00 2.542.896,00 2.915.795,00 210.878.543,00 612.851.434,00 48
liệu tiêu thụ
Cộng
Theo như bảng trên kế toán định khoản: VD tháng 12/2008 kế toán ghi chép:
+ Xuất vật liệu cho lắp ráp, sản xuất ô tô Nợ TK 621 : 16.446.547.052,00
Có TK 152 : 16.446.547.052,00 + Xuất vật liệu cho sản xuất chung Nợ TK 627 : 185.580.298,27 Có TK 152 : 185.580.298,27 + Xuất vật liệu dùng cho quản lý Nợ TK 642 : 1.216.993.940,00 Có TK 152 : 1.216.933.940,00
+Tập hợp các phiếu xuất vật liệu bán trong kỳ : Nợ TK 632 : 2.534.727.643,00
Có TK 152 : 2.534.727.643,00
Căn cứ vào bảng trên kế toán phản ánh vào nhật ký chứng từ số 7 và được sử dụng để tính giá thành.
Biểu số 14
VIETNAM MOTORS CORPORATION NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7
Phần 1:Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp Ghi có : TK 152
Tháng 12 năm 2008
Cuối tháng sau khi khoá sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ, kế toán tổng hợp theo dõi chung trên sơ đồ tài khoản và ghi chép vào sổ cái theo tháng.
Biểu số 15
VIETNAM MOTORS CORPORATION SỔ CÁI
Tên TK : Nguyên vật liệuSố hiệu TK : 152
STT Các tk ghi Các tkcó Ghi nợ TK 152 TK 153 TK… Tổng cộng (1) (2) (3) (4) (5) (6) 1 TK 621 16.446.547.052.0 0 2 TK 627 185.580.298,27 3 TK 642 1.216.993.940,00 4 Cộn g A 17.849.121.290,2 7 5 TK 632 2.534.727.643,00 6 Cộn g B 2.534.727.643,00 Tổng cộng (A + B) 20.383.848.933,2 7 50
Ngày Diễn giải Số chứng từ Ghi nợ Ghi có Tồn … … Số dư đầu tháng Nhập vật liệu Trong tháng 12 Xuất kho NVL cho tháng 12-2008 Số dư cuối tháng 25.472.334.852,9 8 … … … 20.383.84 8.933,27 15.836.259.845 … 20.924.745.764,
Bên cạnh việc hạch toán vật liệu nhập, xuất kho, kế toán còn coi trọng công việc kiểm kê vật liệu nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng và giá trị từng thứ, từng loại vật liệu hiện có, đồng thời kiểm tra tình hình bảo quản vật liệu, phát hiện và xử lý kịp thời tình trạng hao hụt, mất mát…từ đó đề cao trách nhiệm bảo quản và sử dụng vật tư. Công tác kiểm kê vật liệu tại VMC được tiến hành một lần trong một năm: vào cuối tháng 12 .
Công tác kiểm kê được tiến hành toàn diện trên cả 2 mặt: số lượng và chất lượng của từng loại vật liệu theo từng kho. Kết quả kiểm kê được phản ánh trên biên bản kiểm kê tồn kho vật liệu được lập cho từng kho trong đó ghi rõ tên vật liệu, số lượng tồn thực tế. Căn cứ vào biên bản kiểm kê hội đồng kiểm kê ra quyết định xử lý, đồng thời kế toán vật liệu dựa trên các quyết định đó để tiến hành ghi sổ.
Ngoài ra, do khối lượng nguyên vật liệu tại VMC là rất lớn, nhiều lạo vật liệu có giá trị lớn, đối với các nguyên vật liệu nhập khẩu tình hình biến động tỷ giá diễn ra thường xuyên dẫn đến giá mua có sự biến đổi lớn, vì vậy VMC đã lập dự phòng giảm giá cho các loại nguyên vật liệu để phản ánh đúng giá trị thuấn của hàng tồn kho khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán năm.
Mức dự phòng của từng loại hang tồn kho có sự giảm giá, được tính theo công thức: Mứ c dự phòng giảm giá vật tư hàng hoá cho năm kế hoạch = Số lượng vật tư, hàng hoá tồn kho có giảm giá tại thời điểm cuối năm báo cáo (31/12/…)
x ( ghi trên Giá sổ kế toán - Giá thực tế trên thị trường tại thời điểm cuối năm báo cáo (31/12/…)
Phần II: Hoàn thiện kế toán NVL tại công ty TNHH liên doanh ô tô Hòa Bình
2.1. Đánh giá khái quát tình hình kế toán vật liệu tại công ty TNHH liên doanh ô tô Hòa Bình
Là một công ty chuyên lắp ráp do đó chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng hơn 90% gía thành sản phẩm. Dưới hình thức là một loại tài sản lưu động của công ty, do yêu cầu của công tác quản lý, hạch toán nguyên vật liệu là một trong những vấn đề quan trọng.
Ý thức được điều này nên hệ thống kế toán tài chính nói chung và kế toán vật liệu nói riêng không ngừng được đổi mới và hoàn thiện cả về cơ cấu lẫn phương pháp hạch toán. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Về mặt tổ chức: Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức một cách
hợp lý, hoạt động có nguyên tắc, có mối quan hệ chặt chẽ với bộ máy quản lý của công ty, cơ cấu gọn nhẹ , phù hợp với quy mô cũng như lĩnh vực kinh doanh của công ty. Mỗi nhân viên kế toán trong công ty chịu trách nhiệm về một số phần hành nhất định được quy định quyền hạn, trách nhiệm rõ ràng và chịu sự quản lý và giám sát của kế toán trưởng. VMC có một đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về kế toán, ham học hỏi, có đạo đức nghề nghiệp cao trung thực, liêm khiết, luôn luôn chấp hành theo đúng quy định của pháp luật, thực hiện và chịu trách nhiệm về các công việc được giao.
Công tác kế toán có sự phối hợp nhịp nhàng, ăn khớp giữa nhân viên các phòng với phòng kế toán giúp cho việc ghi chép sổ sách, số liệu chính xác và kịp thời.
Về mặt quản lý: VMC đã tổ chức được một bộ phận chuyên môn đảm
nhận công tác vận chuyển, chuyên chở, thiết lập một đội xe riêng, sử dụng xe tải của công ty để vận chuyển vật liệu do đó giảm được chi phí thuê ngoài vật liệu.
Khâu thu mua vật tư tiến hành tương đối tốt đảm bảo về chất lượng, chủng loại, cũng như về tính đầy đủ, kịp thời, hợp lý không gây ứ đọng hay thiếu hụt cho sản xuất.
Bên cạnh đó là hệ thống kho tàng được xây dựng kiên cố chống ẩm tốt tránh được tốt nhất hiện tượng han gỉ, ôxi hoá nguyên vật liệu, mỗi loại vật liệu được bảo quản ở một kho riêng, công ty hiên nay có 3 tổng kho và trong mỗi tổng kho có bảo quản riêng từng loại vật liệu.
Công ty cũng đã xây dựng định mức tiêu hao vật liệu các loại cho một đơn vị sản phẩm sản xuất ra ở VMC là mỗi chiếc ô tô. Do đó góp phần tiết kiệm được chi phí, hạn chế sự mất mát lãng phí vật liệu.
Công ty thiết lập một chế độ thưởng phạt rõ ràng đối với công nhân trực tiếp tham gia sản xuất nhằm khuyến khích người lao động trong công ty nâng cao tình thần trách nhiệm, sử dụng tiếp kiệm NVL.
Về mặt hạch toán: VMC không ngừng cải tiến và hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu nhằm theo dõi chặt chẽ tình hình dự trữ và sử dụng vật liệu trong công ty. Vật tư mua vào được nhập kho và phản ánh đầy đủ trên các sổ sách kế toán. Trình tự nhập, xuất vật tư tại công ty tiến hành hợp lý, hợp lệ, chi tiết, rõ rang. Việc vào sổ sách theo dõi tình hình nhập xuất vật tư được theo dõi thường xuyên, đầy đủ, số liệu giữa thủ kho và kế toán luôn được đối chiếu, so sánh nên những sai sót luôn được phát hiện kịp thời
Hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song giúp cho việc ghi chép của kế toán đơn giản dễ kiểm tra, đối chiếu. Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên là phù hợp với tình hình thực tế, đáp ứng được yêu cầu theo dõi thường xuyên, liên tục, tình hình biến động của vật tư, tiền vốn… Cách thức hạch toán, hệ thống tài khoản sổ sách, mẫu biểu đều
được tuân thủ theo quy định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của bộ trưởng bộ tài chính.
Vật tư mua vào được nhập kho và phản ánh đầy đủ trên sổ sách kế toán. Trình tự nhập xuất NVL ở công ty tiến hành hợp lý, hợp lệ, chi tiết, rõ rãng. Việc vào sổ sách theo dõi tình hình nhập, xuất NVL được tiến hành
thường xuyên, đầy đủ. Công ty lựa chọn phương pháp đánh giá NVL phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Tình hình luân chuyển chứng từ trong công ty được thực hiện một cách khoa học hạn chế việc ghi chép trùng lặp nhưng vẫn đảm bảo nội dung hạch toán.
Nhìn chung công tác kế toán nguyên vật liệu được thực hiện khá tốt, đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty, đảm bảo theo dõi chặt chẽ tình hình nguyên vật liệu, tính toán, phân bổ chính xác cho từng đối tượng sử dụng. Ngoài ra việc đáp ứng máy vi tính giúp cho công việc hạch toán, tính toán nhanh chóng, hiệu quả và độ chính xác cao hơn.
Tuy nhiên bên cạnh những điểm nổi bật đã nêu trên, công tác kế toán nguyên vật liệu ở VMC còn tồn tại một số yếu điểm cần được khắc phục và hoàn thiện, đó là:
Vấn đề phân loại vật liệu:
Hiện nay VMC đã tiến hành phân loại vật liệu theo mã số: Từ 1-278: vật liệu phụ
Từ 400- 500: hoá chất Từ 501-trở lên: các loại sơn
Đối với vật liệu chính CKD không tiến hành phân loại mà quản lý riêng. Qua đây cho thấy việc phân loại như trên có tính khoa học nhưng chưa hợp lý. Đó là:
+ Thứ nhất mã số của các loại vật liệu phụ và sơn hoá chất chỉ là những con số hữu hạn, nếu như vật liệu nhiều hơn thì phải tiến hành phân loại lại mặt khác không chi tiết hơn nữa cho từng loại vật liệu (xí nghiệp không quy định mã số có 4 chữ số).
+Thứ hai là đối với linh kiện CKD không được tiến hành phân loại sẽ không tiện cho công tác quản lý vật liệu. Để khắc phục hạn chế trên em thấy kế toán nên lập sổ danh mục vật liệu cho từng loại.
Vấn đề về nhập kho vât liệu:
VMC là một công ty liên doanh sản xuất có quy mô lớn, việc NVL nhập kho một cách thường xuyên là điều tất yếu. Nhưng VMC chưa thiết lập được ban kiểm nghiểm vật tư, hiện nay chỉ do người phụ trách mua hàng kiểm tra trước khi mua và thủ kho kiểm tra trước khi nhập kho, nên vật tư không được kiểm tra một cách khách quan dễ dẫn đến thiếu hụt về số lượng, cũng như về chất lượng, mẫu mã của NVL nhập kho.
Về hệ thống sổ kế toán:
Hiện nay VMC đang áp dụng hình thức nhật ký chứng từ là hoàn toàn phù hợp. Song việc phản ánh vào nhật ký còn một số điểm lưu ý, đó là VMC không sử dụng tiểu khoản chi tiết theo dõi nguyên vật liệu theo từng nhóm: vật liệu chính, vật liệu phụ, sơn, hoá chất, do đó không theo dõi cụ thể từng loại mà chỉ phản ánh chung chung.
Về kế toán chi tiết vật liệu:
VMC đang áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán. Việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán diễn ra hàng ngày, giữa hai bộ phận ghi có sự trùng lập nhau về chỉ tiêu số lượng. Hơn nữa việc kiểm tra đối chiếu chỉ tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của phòng kế toán, như vậy dễ dẫn đến khả năng xảy ra sai sót. Tại VMC có nhiều loại vật liệu lại thường xuyên biến động, các nghiệp vụ phát sinh lớn, do vậy sẽ dần đến gây mất thời gian, phức tạp vì chứng từ luân chuyển nhiều lần.
Về kế toán tổng hợp vật liệu:
Về cơ bản việc phân bố chi phí nguyên vật liệu cho các đối tượng chịu chi phí là phù hợp với quy định. Tuy nhiên trên bảng phân bổ số 2 kế toán chỉ phản ánh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chung cho các đối tượng sử dụng mà không chi tiết cho từng đối tượng (ở đây là từng phân xưởng sản xuất). Mặt khác kế toán cũng không phản ánh chi tiết về từng loại vật liệu: chính, phụ, nhiên liệu, … mà chỉ phản ánh chung vào TK 152 “Nguyên vật liêu”. Vì (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
vậy ta chỉ biết được tổng giá trị thực tế vật liệu xuất dùng trong tháng mà không biết đựoc cụ thể của từng loại là bao nhiêu.
2.2.Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán NVL tại công ty TNHH liên doanh ô tô Hòa Bình
Sau một thời gian thực tập tại công ty, qua quá trình tìm hiểu và tham khảo ý kiến của cán bộ phòng kế toán, em đã một phần nắm bắt được những ưu điểm nổi bật cũng như những vướng mắc trong tổ chức kế toán NVL . Sau đây em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nhỏ hy vọng đóng góp một phần nào đó vào việc nâng cao chất lượng công tác kế toán hiện nay
Về hệ thống sổ kế toán:
Như đã đưa ra ở trên để đảm bảo cho quá trình nhập vật liệu tốt hơn kế toán nên quản lý riêng từng loại vật liệu mà không phản ánh chung trên TK 152, do vậy các nhật ký chứng từ số 1, 2, 5, 6, 10 ở cột TK 152 nên chia tách thành 4 cột tương ứng cho bốn tiểu khoản: TK 1521, TK 1523, TK 1524.
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi Có TK 111 - Tiền mặt Tháng … năm … STT Chứng từ Ghi Có TK 111, Ghi Nợ các TK Số Ngày 13 1 14 1 152 1 152 2 3
Về kế toán chi tiết vật liệu:
Đây là khâu quan trọng trong tổ chức kế toán, kế toán chi tiết là công việc thực hiện kết hợp giữa kho và phòng kế toán. Khi giao nhận chứng từ giữa thủ kho và phòng kế toán nên lập phiếu giao nhận chứng từ để làm cơ sở bảo đảm sự mất mát chứng từ hay sai sót có thể xảy ra.
Mẫu phiếu giao nhận chứng từ có thể được trình bày như sau:
PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ NHẬP - XUẤT KHO Từ ngày … đến ngày … tháng … năm …
Nhóm NVL Số chứng từ Số liệu theo chứng từ nhập kho Số lượng Số tiền 1521 2 1121, 1122 2 bộ 81.200.000
Cuối tháng căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ kết hợp với chứng từ gốc do thủ kho gửi lên kế toán tiến hành lập bảng cân đối nhập - xuất - tồn
kho vật liệu trong một tháng. Và nó cũng là cơ sở cho kế toán kiểm kê sổ “Nguyên vật liệu” tồn cuối tháng.
Với cách làm này sẽ giảm được thời gian luân chuyên chứng từ giữa thủ kho và phòng kế toán, tạo việc ghi chép sổ cái của kế toán được tập chung, liên tục hơn.
Về hạch toán tổng hợp vật liệu:
Tại VMC kế toán không sử dụng tài khoản chi tiết cho từng đối tượng chịu chi phí, đó là các phân xưởng. Tất cả các chi phí về vật liệu phát sinh trong tháng được tập hợp chung cho các phân xưởng trên TK 621 vì vậy khi tính giá thành sản phẩm kế toán thành phẩm mất nhiều thời gian để phân bổ theo chỉ tiêu phù hợp với các phân xưởng. Vì vậy để phân bố chi phí vật liệu xuất