2.2.1.1. Chứng từ và thủ tục kế toán a) Chứng từ sử dụng
Khi thực hiện kế toán giá vốn hàng bán công ty sử dụng các chứng từ sau làm căn cứ hạch toán:
- Hóa đơn bán hàng thông thường - Hóa đơn GTGT
- Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho
Khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh, kế toán thành phẩm, hàng hóa nhận hóa đơn bán hàng từ kế toán viên lập hóa đơn, ghi nhận doanh thu đồng thời phản ánh giá vốn hàng bán ra.
Khi có hàng do nhà cung cấp chuyển đến, nhân viên bán hàng tại quầy thực hiện kiểm kê hàng hóa đảm bảo phiếu giao hàng là chính xác, sau đó báo cho thủ kho. Thủ kho kiểm kê và lập phiếu nhập kho. Khi có các nghiệp vụ phát sinh lấy hàng trong kho, thủ kho kiểm tra hóa đơn sau đó lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho và phiếu nhập kho sẽ làm căn cứ để ghi thẻ kho. Thẻ kho được đóng thành quyển, mỗi quyển lập cho một tháng và mỗi trang được ghi cho một ngày. Cuối kỳ chuyển thẻ kho lên cho kế toán viên thành phẩm, hàng hóa, kế toán lấy thẻ kho và các hóa đơn bán hàng liên quan làm căn cứ để lập bảng cân đối kho và từ đó xác định giá vốn hàng bán ra trong kỳ.
GVHD.THS.Phạm Thị Minh Hồng Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Bảng 2 - 13: Phiếu nhập kho
Phạm Thị Ngân Kế toán 48C 30 Công ty Thực phẩm Hà Nội
Cửa hàng thực phẩm Lê Quý Đôn
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 11 tháng 2 năm 2010 Nợ TK 1561 Có TK 111 Họ và tên người giao: Trần Minh Đức
Nhập tại kho: Phía Nam Địa điểm: Tại cửa hàng
Đơn vị tính: VNĐ STT Tên hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Bông tẩy trang 01472 gói 30 18,000 540,000 2 Sửa rửa mặt clear& clear 01483 Hộp 25 32,000 800,000 3 Dầu gội clear 01496 Hộp 15 85,000 1,275,000
... ... ... ... ... ... ...
Cộng 22,467,000
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai hai triệu, bốn trăm sau bảy nghìn - Số chứng từ gốc kèm theo: 15 bản
Người lập phiếu
GVHD.THS.Phạm Thị Minh Hồng Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Bảng 2 - 14: Phiếu xuất kho
Phạm Thị Ngân Kế toán 48C 31 Công ty Thực phẩm Hà Nội
Cửa hàng thực phẩm Lê Quý Đôn
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 14 tháng 2 năm 2010 Nợ TK 157 Có TK 1561 Họ và tên người nhận hàng: Trần Thị Thanh
Xuất tại kho: ... Địa điểm: ...
Đơn vị tính: VNĐ STT Tên hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Sữa tươi không đường 02512 Thùng 5 180,000 5,400,000 2 Mỳ hảo hảo chua cay 02168 Thùng 10 72,000 720,000
... ... ... ... ... ... ...
Cộng 126,452,000
- Tổng số tiền (viết bẳng chữ): Một trăm hai sáu triệu bốn trăm lăm hai nghìn đồng
- Số chứng từ gốc kèm theo: ...
Người lập phiếu
(ký, họ tên)
Người giao hàng
(ký, họ tên)
Thủ kho
(ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(ký, họ tên)
GVHD.THS.Phạm Thị Minh Hồng Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
b) Tài khoản sử dụng
TK 632: Giá vốn hàng bán
Bên Nợ
Trị giá vốn của hàng hóa đã bán ra trong kỳ
Bên Có
Kết chuyển giá vốn của hàng hóa đã bán trong kỳ sang TK 911 "xác định kết quả kinh doanh"
Và các tài khoản có liên quan (TK 111, 131, ...)
c) Tổ chức hạch toán
Để theo dõi tình hình nhập kho hàng hóa tại cửa hàng lập Thẻ kho dựa trên phiếu nhập, phiếu xuất, Sổ chi tiết mua hàng nội bộ, và Sổ chi tiế mua hàng ngoài công ty. Hai loại sổ này kết hợp với Bảng kê tổng hợp hóa đơn bán hàng và các sổ bán hàng có liên quan, kế toán lập cân đối kho, xác định trị giá hàng xuất bán theo phương pháp bình quân gia quyền. Từ đó xác định mức giá vốn hàng bán ra.
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 1561: Trị giá hàng xuất bán
Cuối kỳ kết chuyển giá vốn của thành phẩm, dịch vụ đã bán trong kỳ vào bên Nợ TK 911 "Xác định kết quả kinh doanh"
Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh Có TK 632: Giá vốn hàng bán
2.2.1.2. Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán
Lấy Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho làm căn cứ, kế toán lập thẻ kho nhằm theo dõi toàn bộ tình hình nhập, xuất, tồn của từng mặt hàng trong kho. Thẻ kho được đóng thành quyển theo dõi tình hình biến động của từng nhóm hàng cụ thể trong tháng.
GVHD.THS.Phạm Thị Minh Hồng Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Công ty Thực phẩm Hà Nội Cửa hàng thực phẩm Lê Quý Đôn
THẺ KHO Tháng 2/2010
Ngày lập thẻ 28/2/2010 Tên hàng: Mỳ thùng hảo hảo
Kho: ...
STT Chứng từ Diến giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận
Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 5 ... ... ... ... ... ... ... .. .. 3 PN-76 01/02/10 Nhập kho 01/02/10 15 20 ... ... ... ... ... ... ... ... ... 7 PX - 54 14/02/210 Xuất kho 14/02/10 10 5 ... ... ... ... ... ... ... .. ... Tổng cộng 169 150 10
Trưởng cửa hàng Tổ trưởng kế toán
Bảng 2 - 15: Thẻ kho
GVHD.THS.Phạm Thị Minh Hồng Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Hàng ngày căn cứ vào tình hình nhập thêm hàng do mua hàng nội bộ, hay do mua hàng do nhà cung cấp bên ngoài công ty mà Kế toán lập Sổ chi tiết mua hàng nội bộ, Sổ chi tiết mua hàng ngoài công ty. Sau đó cuối tháng lập Sổ tổng hợp chi tiết mua hàng nội bộ và Sổ tổn hợp chi tiết mua hàng ngoài công ty xác đinh tổng trị giá hàng nhập trong tháng
Công ty Thực phẩm Hà Nội Cửa hàng thực phẩm Lê Quý Đôn
SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT MUA HÀNG NỘI BỘ Tháng 2 năm 2010
Đơn vị tính: VNĐ STT Diễn giải TKĐƯ Số lượng Giá muaGiá thanh toán
(1) (2) (3) (4) (5)
1 Dầu ăn 336 1,276 34,405,912
2 Mắm chai 336 120 6,218,160
3 Dấm 111 78 638,196
... ... ... ... ...
Tổng 136,906,348
Ngày 28 tháng 2 năm 2010
Tổ trưởng kế toán Trưởng cửa hàng
Bảng 2 - 16: Sổ tổng hợp chi tiết mua hàng nội bộ
GVHD.THS.Phạm Thị Minh Hồng Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Công ty Thực phẩm Hà Nội Cửa hàng thực phẩm Lê Quý Đôn
SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT MUA HÀNG NGOÀI CÔNG TY Tháng 2 năm 2010
Đơn vị tính: VNĐ STT Diễn giải TKĐƯ Số lượng Giá muaGiá mua chưa thuế Thuế GTGT
(1) (2) (3) (4) (5) (6) 1 Dầu ăn 3311 1,000 25,763,660 2,576,366 2 Mắm chai 111 120 9,235,140 923,514 3 Đường 3311 1400 17,843,000 892,150 ... ... ... ... ... Tổng 608,439,703 Ngày 28 tháng 2 năm 2010 Tổ trưởng kế toán Trưởng cửa hàng
Bảng 2 - 17: Sổ tổng hợp chi tiết mua hàng ngoài công ty
Từ Sổ tổng hợp chi tiết mua hàng nội bộ, Sổ chi tiết mua hàng ngoài công ty, thẻ kho Kế toán xác định tổng trị giá hàng xuất bán và lập Cân đối kho tháng 2 năm 2010.
Công ty Thực phẩm Hà Nội Cửa hàng thực phẩm Lê Quý Đôn
CÂN ĐỐI KHO THÁNG 2 NĂM 2010
GVHD.THS.Phạm Thị Minh Hồng Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Đơn vị tính: VNĐ
Tên Mua nội bộ Mua ngoài công ty Tồn cũ Tổng cộng Tồn mới Bán ra Doanh số I) Tổng giá trị 136,906,348 608,439,703 2,013,719,454 2,759,065,505 1,675,648,649 1,083,416,856 1,238,792,391 1. Thực phẩm 136,906,348 379,993,309 1,430,500,861 1,947,400,518 1,124,849,705 822,550,813 951,839,743 2. Công nghệ 228,446,394 583,218,593 811,664,987 550,798,994 260,866,043 286,952,648 II. Mặt hàng Dầu ăn 34,405,912 25,763,660 93,934,644 154,104,216 109,067,016 45,037,200 49,540,919 Bánh kẹo 10,295,979 32,268,185 243,875,475 286,439,621 179,678,215 106,761,406 133,451,758 Mắm chai 6,218,160 9,235,140 29,145,595 44,598,895 7,953,895 36,645,000 45,984,548 ... ... ... ... ... ... ... ... Ngày 28 tháng 2 năm 2010 Tổ trưởng kế toán Trưởng cửa hàng
Bảng 2 - 18: Cân đối kho
GVHD.THS.Phạm Thị Minh Hồng Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Bảng 2 - 19: Sổ chi tiết giá vốn hàng bán
Phạm Thị Ngân Kế toán 48C 37 Công ty Thực phẩm Hà Nội
Cửa hàng thực phẩm Lê Quý Đôn
