mã vật t chính xác, đầy đủ, không trùng lặp, có dự trữ để bổ xung những vật t mới thuận tiện và hợp lý. Do vật, Nhà máy có thể xây dựng cụ thể bộ mã vật t dựa vào những đặc điểm sau.
+ Dựa vào loại vật t
+ Dựa vào nhóm vật t trong mỗi loại + Dựa vào quy cách vật t
Trớc hết bộ mã vật t của Nhà máy đợc xây dựng trên cơ sở số liệu các tài khoản cấp 2 đối với nguyên vật liệu.
Trong mỗi loại nguyên vật liệu lại đợc phân thành các nhóm và lập mã từng nhóm.
Biểu 01
Nhà máy ô tô Hoà Bình
Sổ Danh Điểm Vật T
(loại vật liệu chính)
Ký hiệu
Tên nhãn hiệu quy cách vật liệu ĐVT Nhóm Danh điểm vật
liệu
152-1 1521-1-01 Sơn chống rỉ 2 thành phần Kg
152-1 1521-1-02 Sơn Tem cô Kg
.... ... .... ....
152-2 1521-2-01 Chất đóng rắn AC Kg
• ý kiến thứ hai: Lập ban kiểm nghiệm vật t và biên bản kiểm nghiệm.
Theo nguyên tắc vật t đa về trớc khi nhập kho cần phải kiểm nghiệm để xác định số lợng, chất lợng và quy cách thực tế của vật t. Do đó Nhà máy cần phải lập ban kiệm nghiệm vật t, bao gồm những ngời chịu trách nhiệm về vật t trong Nhà máy (phòng kế hạch vật t) trong đó ngời chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Cơ sở để kiệm nhận là hàng hoá của ngời cung cấp. Trờng hợp cha có hoá đơn phải đăng ký vào hợp đồng mua bán đã kiểm nghiệm. Trong quá trình kiểm nghiệm vật t nhập kho, nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai quy cách
• ý kiến thứ t: Hoàn thiện về thủ tục xuất kho vật t cho sản xuất kinh doanh.
Để thủ tục xuất kho vật t dùng cho sản xuất không cồng kênh trùng lặp và giảm bớt đợc khối lợng công việc thì nên tổ chức hợp lý chặt chẽ tránh bớt nhng công đoạn không cần thiết.
• ý kiến thứ năm: Hoàn thiện sổ chi tiết vật t có thể thiết kế theo mẫu sau:
Biểu 02
Nhà máy ô tô Hòa Bình
Sổ chi tiết vật t
Tên vật t: Sơn ghi 01 Pv.P1 Đơn vị: Kg
Chứng từ
Diễn giải Nhập Xuất Tồn
SH NT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Tồn đầu kỳ 1.500 4.700 Phát sinh trong kỳ 01/05 Nhập kho vật t 3.000 4.200 03/05 xuất phục vụ sản xuất 2.800 4.200 .... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh 3.000 4.200 2.800 4.200 Cuối kỳ
• ý kiến thứ sáu: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Vật t tại Nhà máy có giá trị lớn và giá cả thị trờng thờng xuyên biến động. Vì vậy, để chủ động trong các trờng hợp rủi ro giảm giá vật t hàng hoá
nhập dòng của niên độ báo cáo. Nó giúp doanh nghiệp có một quỹ tiền tệ để khắc phục trớc mắt những thiệt hại xảy ra trong kinh doanh.
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để đề phòng vật t giảm với giá ghi trên sổ. Số dự phòng đợc xác định nh sau:
= X
Nhà máy có thể lập bảng kê dự phòng giảm giá vật t theo mẫu sau: Mức dự phòng
thực tế cần thiết Số lợng hàng tồn kho mỗi loại
Mức chênh lệch giảm giá mỗi