Thường thì người báo cáo rất lo lắng khi đứng trước đám đơng để trình bày một vấn đề gì đó, ngun nhân chủ yếu là sợ mình khơng đủ kiến thức về vấn đề trình bày hay diễn đạt khơng hết ý bài báo cáo. Có một số phương cách để vượt qua sự sợ hãi này là chuẩn bị bài báo cáo kỹ lưỡng, nhờ vậy sẽ cảm thấy an tâm khi đứng báo cáo và có thái độ tích cực đối với bài báo cáo.
Để vượt qua sợ hải, báo cáo viên phải giải quyết được câu hỏi: - Tại sao lo sợ khi báo cáo trước đám đông?
- Cách nào để vượt qua điều này?
Trả lời được điều nầy sẽ giúp báo cáo viên yên tâm và tự tin hơn để bước vào buổi báo cáo.
Cảm giác sợ hãi
Cảm giác sợ hãi khi trình bày trước đám đơng là biểu hiện tâm lý của đa số mọi người. Tùy vào ý chí mà cảm giác nầy nhiều hay ít hoặc chỉ thống qua rồi sau đó lấy lại được bình tĩnh.
Biểu hiện của sợ hãi
Trước khi bắt đầu báo cáo thì tim bắt đầu đập mạnh và cổ họng bị khô, mặt tái xanh. Có người thì cảm thấy buồn nơn hay bị chống. Khi bắt đầu nói thì tim đập mạnh và nhanh, rung. Chân tay hay tồn cơ thể rung, giọng nói lắp bắp (cà lăm) hay bắt đầu nói nhanh hơn. Những hiện tượng nầy chấm dứt khi người báo cáo lấy lại bình tĩnh thì trình bày tiếp tục được, có người khơng kiểm sốt được nên trình bày kém mạch lạc, dễ qn và lúng túng.
Những bước để vượt qua sự sợ hãi
Có nhiều cách để vượt qua sự sợ hãi khi trình bày trước đám đơng: - Chuẩn bị kỹ bài báo cáo trước khi trình bày trước đám đơng. - Thực tập nhiều lần cách báo cáo.
- Có biên soạn lên giấy dự phịng khi qn khơng biết nói gì. - Sau khi chuẩn bị xong hãy quên đi báo cáo.
- Cảm thấy thoải mái, hít thở sâu nhìn thẳng xuống khán giả một cách tự tin trước khi nói.
Chuẩn bị báo cáo
Cách tốt nhất để tránh những lỗi ngớ ngẩn xảy ra trong khi báo cáo đó là sự chuẩn bị bài báo cáo kỹ lưỡng. Sắp xếp ý tưởng gì, nội dung gì để trình bày, cần phải hiểu đối tượng người nghe là ai và điều kiện nơi báo cáo như thế nào.
Khi đã chuẩn bị chu đáo, báo cáo viên cảm thấy thoải mái và tự tin hơn khi trình bày, đồng thời tất cả các phần cần báo cáo đã được liệt kê, trợ huấn cụ sẵn sàng, như thế hạn chế sự thiếu sót đến mức tối đa.
Cần nhớ chính xác những gì sắp trình bày, điều này khơng có nghĩa là người báo cáo phải nhớ tất cả. Tốt hơn là nên liệt kê phần chính những sự kiện hay thơng tin quan trọng cần thiết để báo cáo.