- Sử dụng gương so
Điều khiển hội nghị
• Ln giữ thái độ thân thiện, cởi mở
Người chủ trì phải đến trước 15 phút trước khi bắt đầu hội nghị để làm quen với môi trường xung quanh. Xem xét chỗ ngồi, ánh sáng trong phòng hay những trở ngại gây ảnh hưởng đến buổi hội nghị. Để hội nghị đạt hiệu quả cao, khơng nên có khoảng cách giữa người chủ trì và những người tham gia. Người chủ trì hội nghị cùng bàn bạc trao đổi với mọi người trước khi bắt đầu hội nghị cũng như lúc nghỉ giải lao. Trong lúc diễn ra hội nghị cần tập trung vào mục tiêu, chủ đề của hội nghị.
Chủ trì nên điều khiển hội nghị diễn ra theo đúng giờ và đảm bảo thời gian để góp phần làm nên thành cơng cho hội nghị. Trường hợp những người có đóng góp quan trọng cho hội nghị đến trễ, nên linh hoạt thay đổi chương trình để hội nghị khơng bị đình trệ. Lúc mở đầu hội nghị, người chủ trì phải giới thiệu ngắn gọn và đầy đủ tên, chức danh, cơ quan những người tham gia. Theo tiếp phần này là lời cảm ơn và nêu mục đích hội nghị. Tránh có giọng nói thiếu nhiệt quyết, điều này sẽ làm cho hội nghị thất bại.
Trong trường hợp khơng khí hội nghị sơi nổi, có nhiều người đóng góp ý kiến q dài thì nên gợi ý cho họ trao đổi lúc cuối hội nghị. Trường hợp này nên sắp xếp lại thời gian từng phần, phần nào nên kéo dài phần nào nên rút ngắn. Thông báo cho người tham gia biết được nội dung thay đổi và hội nghị sẽ kéo dài bao lâu.
Điều khiển hội nghị
Chủ trì hội nghị là điều khiển hội nghị diễn ra theo đúng các mục trong chương trình đã định. Mỗi đề mục tiến hành theo các bước sau:
Giới thiệu đề mục
Mỗi đề mục nên giới thiệu cho cử tọa biết nội dung dự thảo. Chỉ ra sự tách biệt từng chương mục trong chương trình, khơng chuyển qua mục mới trước khi kết thúc phần trước.
Điều khiển thảo luận
Phải tạo điều kiện cho mọi người cùng tham gia thảo luận, không nên để một người nói q dài. Chủ trì hội nghị phải nắm được chỗ nào là phần trọng tâm của hội nghị và phải bảo đảm rằng phần đó được bàn bạc sâu hơn. Động viên và tạo cơ hội cho mọi người tham gia hội nghị phát biểu để nắm được những cảm nhận của họ. Có thể hỏi hoặc nêu câu gợi ý để họ bày tỏ quan điểm hoặc lập luận vấn đề.
Kết luận sơ bộ
Sau phần bàn thảo từng mục thì chủ trì hội nghị nên tóm lại ý chính. Nếu vấn đề chưa được làm rõ, sau đó cần có thời gian để làm sáng tỏ.
Lấy biểu quyết
Nếu cần có thể cho biểu quyết lấy ý kiến từng mục để có được kết luận sau cùng.