Giai đoạn thực hiện

L ời cảm ơn

5. Phương pháp thực hiện

4.2.5.2.2 Giai đoạn thực hiện

Sau khi đã có được một cơ cấu QTCL, tiến hành các hoạt động thử nghiệm , có thể

thực hiện triển khai TQM xuống đến mọi cấp trong tổ chức. Giai đoạn này gồm 05 bước

- Mọi nhân viên trong tổ chức phải được cung cấp đầy đủ các thông tin về vấn đề CL.

Một sự thiếu am hiểu về TQM có thể dẫn đến những ý nghĩ sai lệch đôi khi ác cảm hay

một tâm lý lo sợ, e ngại về những thay đổi.

- BLĐ sẽ phải tuyên bố về một chính sách CL và về sự cam kết duy trì thực hiện

trong moị cấp quản trị bắt đầu từ cấp cao nhất. Lãnh đạo cần trình bày ý nghĩa, những

nguyên tắc, lợi ích cho cả tổ chức và lợi ích cho mỗi cá nhân, sự cần thiết và nguyên nhân

của việc triển khai TQM.

- Đây là bước khó khăn nhất trong quá trình thực hiện QTCL vì làm thế nào đề thay

đổi được những quan niệm trước đây và thay đổi những thói quen cũ mà người ta sẽ không

dể dàng chấp nhận nếu họ không thấy được những lợi ích thiết thực. Phải đảm bảo phương

pháp quản trị này không gây bất lợi cho họ khi được tham gia đóng góp vào quá trình quản

lý và phát triển tổ chức, mà còn có lợi cho chính bản thân họ.

Bước 2. Huấn luyện nhân viên tinh thần làm việc theo nhóm:

- Nhân viên cũng cần được huấn luyện, đào tạo về TQM như cấp lãnh đạo để có thể

thích ứng với phương pháp quản trị mới. Chương trình thực hiện này gồm có 3 mục đích

chính là chiến lược CL, mối quan hệ khách hàng – nhà cung cấp bên trong và tinh thần làm

việc nhóm. Làm việc nhóm thường dùng để giải quyết vấn đề.

- Phương pháp giải quyết vấn đề ( Problem solving): quy trình gồm 8 bước được tóm

Không

Có

Tốt Chưa tốt

Bước 3. Xây dựng các nhóm CL

- Làm việc nhóm( teamwork) là tinh thần hoạt động của TQM. Chỉ qua nhóm thì tài

năng và kinh nghiệm của những thành viên mới được phát huy và các quyết định của lãnh

đạo mới thực hiện có hiệu quả

- Nhóm chất lượng là thành phần quan trọng của nhóm động lực trong hệ thống tổ

chức của TQM. Hệ thống QTCL có hoạt động tốt và thành công hay không là do từ những

nhóm này

Bước 4. Thay đổi sắc thái văn hóa

Xác định vấn đề và nhận định một cách khách quan Mô tả thực trạng từ những quan điểm khác nhau Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề

Đưa ra các giải pháp kiểm chứng và lựa chọn giải pháp tốt nhấ

Triển khai kế hoạch hành động để thực hiện giải pháp

Thiết lập các phương pháp đánh giá tin cậy và kiểm soát quá trình Có thỏa mãn các vấn đề trên? Xem xét tiến độ và kiểm tra kết quả

- Sắc thái văn hóa thay đổi là hậu quả tất yếu của việc chuyển từ cấu trúc hệ thống

quản trị truyền thống cũ sang hệ thống TQM. Sự biến đổi rõ nhất trong thái độ và hành vi

của tổ chức

- Làm thay đổi sắc thái văn hóa có nghĩa là nhìn nhận những giá trị mới được hình

thành trong tiến trình thực hiện kế hoạch và chiến lược CL. Không những vậy còn có trách nhiệm giữ gìn và phát huy thành quả đó. Tạo sự thay đổi văn hóa còn có nghĩa là mở rộng

đối thoại, trao đổi thông tin qua quá trình ủy quyền, trao quyền cho mỗi cá nhân để khuyến

khích mọi người trở lên tự tin, có trách nhiệm hơn với công việc

- Thay đổi sắc thái văn hóa thể hiện qua 4 yêu cầu:

 Cam kết khởi đầu

 Tạo thay đổi văn hóa

 Ủy quyền cho nguồn nhân lực

 Khả năng lãnh đạo và hình thành nhóm

Bước 5. Cải tiến chất lượng.

- Cải tiến chất lượng là một trong những mục tiêu quan trọng của TQM. Quá trình cải

tiến chất lượng được vạch ra để có thể áp dụng trong mọi khâu hoạt động

- Quá trình cải tiến CL: Là đề ra giải pháp giải quyết vấn đề gồm:

 Định nghĩa vấn đề  Định rõ vấn đề  Phân tích vấn đề  Biện pháp khắc phục  Thi hành  Xác định kết quả

 Tiêu chuẩn hóa

 Kế hoạch tiếp theo

- Kỹ thuật cải tiến CL – vòng tròn Deming

 Kỹ thuật quản trị hữu hiệu trong quá trình cải tiến chất lượng chính là việc áp

dụng vào từng giai đoạn của quá trình cải tiến CL mà còn trong mọi hoạt động của quá

trình quản trị

 Vòng tròn PDCA

 Kế hoạch, thiết kế - Plan: Đây là giai đoạn quan trọng nhất của quá trình cải

tiến. Một quá trình được lập kế hoạch kỹ thì hiệu quả sẽ cao. Điều cần thiết là phải thấy

trước các nguồn lực để thực hiện kế hoạch nhân sự, tài chính, phương tiện và vạch ra thời

gian biểu cũng như phương pháp được sử dụng để thực hiện, kiểm tra. Điều quan trọng

không thể quên khi lập kế hoạch là phải dự báo trước những rủi ro xảy ra để xây dựng các

biện pháp phòng ngừa bằng quy tắc PPM: Planning – lập kế hoạch, Prevention – phòng ngừa, Monitoring – Theo dõi

 Thực hiện – Do: Để kế hoạch có thể tiến hành thuận lợi, điều cần thiết là: Nắm cững và dự kiến các nguồn lực cần thiết

Hiểu rõ lưu đồ ( Flow chart) và thủ tục công việc đó

Tiến hành huấn luyện, đào tạo để kế hoạch có thể thực hiện được

Cung cấp các thông tin cần thiết khi người thực hiện có yêu cầu

 Kiểm tra – Act : Sau khi thực hiện cần tiến hành kiểm tra để hoàn chỉnh kế

hoạch. Kiểm tra trong vòng tròn PDCA là sự so sánh giữa kế hoạch, thiết kế với thực hiện.

Việc này do chính các thành viên tự đảm nhiệm và cũng chính họ đề ra các giải pháp điều

chỉnh. Người thực hiện sẽ tự quản trị, tự kiểm tra và tự đề ra các biện pháp sửa chữa.

 Hành động – Art :Hành động ở đây thực chất là những hoạt động khắc phục và

phòng ngừa. Trong tiến hành sửa chữa nên tìm ra các nguyên nhân của những sai sót, từ đó

Plan: thiết kế Check: kiểm tra Act: hành động Do: thực hiện

cải tiến chất lượng ngay từ khâu vạch kế hoạch. Nếu kế hoạch cải tiến được thử nghiệm

thành công sẽ trở thành tiêu chuẩn cho cả tổ chức

- Chu trình cải tiến CL toàn tổ chức: Chu trình cải tiến CL toàn tổ chức có thể trải qua 14 bước từ 12 – 18 tháng:

 Cam kết của lãnh đạo – Giám đốc

 Xây dựng nhóm CL

 Lượng hóa CL

 Tính giá trị CL

 Xây dựng quan niệm CL thông qua hội thảo

 Lập kế hoạch sửa chữa sai sót

 Tổ chức phong trào cải tiến CL

 Đào tạo huấn luyện về MBP,PDCA, SPC

 Phát động ngày làm việc không lỗi

 Xây dựng mục tiêu sửa chữa sai sót

 Loại bỏ nguyên nhân sai sót

 Đánh giá công lao, thành tích

 Xây dựng hội đồng chất lượng