II. Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức của
1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức và u nhợc điểm của sơ đồ
Bảng 5: Sơ đồ cơ cấu tổ chức tại Công ty Quản lý và Sửa chữa đờng bộ 23412
Nhận xét:
12Nguồn: Hồ sơ năng lực 2005 –Phòng Tổ chức lao động –Công ty Quản lý và Sửa chữa đờng bộ 234. Phòng QLGT KHVTTBPhòng Phòng TCKT Phòng KD HCQTPhòng Phòng TCLĐ Hạt QL TL- NB Đội TP TL- NB Đội CT1 Hạt1-QL10 Đội TP QL1 Hạt QL Cầu kiền Hạt 2- QL10 Hạt 3-
QL10 QL10Hạt 4 Đội TP Tân đệ Tiên CựuĐội TP
Giám đốc
Phó GĐ
Nhìn vào sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Quản lý và Sửa chữa đờng bộ 234 chúng ta có thể thấy đợc những u điểm của mô hình tổ chức này.
♦ Đây là cơ cấu đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến, chức năng trong đó giám đốc là ngời có quyền ra quyết định cao nhất, một mặt nó đảm bảo hoạt động quản lý của công ty là thống nhất từ cấp cao nhất xuống thấp nhất.
♦ Mặt khác, mỗi phòng ban chức năng mà đứng đầu là các trởng phòng nhận quyết định công việc từ các phó giám đốc và bố trí nhân viên theo từng lĩnh vực cụ thể. Do vậy, khả năng làm việc theo từng lĩnh vực của họ là rất tốt.
♦ Với chức năng, nhiệm vụ của công ty chủ yếu là hoạt động công ích, đợc giao trực tiếp từ khu Quản lý đờng bộ II, sản phẩm là đơn ngành nghề, và chỉ có một thị trờng thì cơ cấu đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng là tơng đối hợp lý.
♦ Song Công ty cũng phải có chiến lợc hoàn thiện và củng cố cơ cấu tổ chức vì khi trong tơng lai không xa thì chắc chắn Bộ giao thông vận tải có chủ trơng cổ phần hoá hầu hết các doanh nghiệp nhà nớc trực thuộc Bộ.
♦ Tinh giản bộ máy quản lý nhằm giảm chi phí quản lý, nâng cao hiệu quả hoạt động đồng thời nâng cao khả năng thích nghi với những thay đổi của môi trờng.
Tuy nhiên trong quá trình thực tập và nhìn vào sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty em thấy sơ đồ cơ cấu tổ chức có những nhợc điểm sau:
♦ Nếu theo sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty thì việc phân chia chức năng các phó giám đốc là cha hợp lý vì ở đây mỗi phó giám đốc có thể làm đợc nhiều công việc khác nhau. Có thể chỉ đạo đợc nhiều phòng ban, ở nhiều lĩnh vực.
♦ Mỗi phòng ban trong công ty chịu sự chỉ đạo của quá nhiều phó giám đốc, điều này có thể dẫn đến tình trạng chồng chéo về các quyết định, về chức năng và nhiệm vụ.
♦ Do phải báo cáo với nhiều ngời cho nên có thể thông tin đợc trình báo có thể có sai lệch.
♦ Các nhân viên trong công ty không nắm rõ sơ đồ tổ chức của công ty. Sơ đồ không đợc công bố rõ ràng và thống nhất.
♦ Do mỗi phó giám đốc có thể chỉ đạo nhiều phòng ban đòi hỏi mỗi phó giám đốc phải nắm bắt đợc nhiều mà khả năng của con ngời là có hạn có thể có những sai lầm nhất định.
♦ Sự phối hợp giữa các phòng ban là thiếu chặt chẽ.
2. Phân tích kết cấu chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban 2.1. Ban giám đốc
Stt Chức danh Trình độ CM LLCT
1 Giám đốc KS ĐH 2 Phó GĐ VTTB KS ĐH 3 Phó GĐ KD KS ĐH 4 Phó GĐ nội chính CN ĐH
Bảng 6: Cơ cấu tổ chức của Ban giám đốc13
Bảng mô tả vị trí công tác14
Vị trí: Giám đốc công ty Giới thiệu vị trí công tác:
Giám đốc là ngời lãnh đạo có quyền ra quyết định cao nhất và chịu trách nhiệm trớc Khu quản lý đờng bộ 2 về kết quả hoạt động của công ty.
Nhiệm vụ:
Phê duyệt các văn bản, nhận các quyết định chỉ đạo trực tiếp từ Khu quản lý đờng bộ 2, phân công công việc cho từng phòng ban, bộ phận trong công ty.
Trực tiếp chỉ đạo hoạt động kinh doanh của công ty. Chịu trách nhiệm trớc pháp luật về những hoạt động của công ty. Đề xuất với Khu QLĐB II về phơng hớng tổ chức hoạt động
trong thời gian tới.
Quyền hạn:
Có quyền đề bạt, bổ nhiệm các chức vụ phó, trình lên Khu Quản lý đờng bộ II.
13Nguồn: Phòng Tổ chức lao động –Công ty Quản lý và Sửa chữa đờng bộ 234.
Phê duyệt các văn bản do cấp dới trình lên
Đứng đầu trong các quan hệ giao dịch với các tổ chức, địa phơng trong các hoạt động của công ty.
Đợc quyền khen thởng, kỷ luật và đình chỉ công tác nếu thấy có biểu hiện sai trái.
Trách nhiệm:
Chịu trách nhiệm cao nhất với khu quản lý đờng bộ II về kết quả hoạt động của công ty. có trách nhiệm hoàn thành nộp ngân sách nhà nớc theo chỉ tiêu đợc giao.
Quản lý tài sản dới dạng tiền vốn, máy móc, thiết bị…. đợc Khu quản lý đờng bộ II giao.
Có trách nhiệm chỉ đạo các phòng ban, bộ phận thực hiện kế hoạch sản xuất đã đề ra.
Vị trí: Các phó giám đốc
Giới thiệu vị trí công tác: Các phó giám đốc là ngời đợc giám đốc uỷ quyền và chịu trớc giám đốc theo từng chức năng hoạt động của từng phó giám đốc.
Trong đó:
♦ Phó giám đốc kinh doanh chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của công ty.
Nhiệm vụ:
Xây dựng chiến lợc kinh doanh cho công ty, trình lên cho giám đốc phê duyệt.
Phòng kinh doanh xây dựng chiến lợc và dự báo kế hoạch, tăng cờng mối quan hệ tìm kiếm đối tác tin cậy, tìm kiếm việc làm nhằm sử dụng và khai thác tiềm năng vốn có về lao động, thiết bị của Công ty.
Quyền hạn:
Theo tuyến quyền hạn thì phó giám đốc kinh doanh là ngời chỉ đạo trực tiếp phòng kinh doanh, kiểm tra và giám sát phòng kinh doanh.
Có quyền chủ động trong công tác kinh doanh song những vấn đề lớn thì phải thông qua giám đốc.
♦ Phó giám đốc VTTB
Trách nhiệm:
Chịu trách nhiệm về kế hoạch cung cấp vật t thiết bị cho các công trình. quản lý các ph- ơng tiện đảm bảo các công trình đợc tiến hành thông suốt.
Có trách nhiệm tính toán và cung cấp vật t một cách nhanh chóng, kịp thời, đầy đủ, chất lợng đảm bảo với mức giá có thể chấp nhận đợc.
Đợc giám đốc giao phó quyền hạn trong lĩnh vực quản lý, sử dụng, cung cấp vật t thiết bị. Có quyền đề nghị Giám đốc khen thởng hay
kỷ luật những nhân viên làm tốt chức năng của mình.
♦ Phó giám đốc nội chính:
Chức năng:
Chăm lo đời sống tổ chức, quan hệ đối nội trong công ty.
Tăng cờng tinh thần đoàn kết, xây dựng môi trờng văn hoá vững mạnh góp phần vào mục tiêu phát triển của công ty.
Quyền hạn:
Đợc giám đốc giao phó quyền hạn chức năng.
Trong sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty thì phó giám đốc nội chính có mối quan hệ trực tuyến với tất cả các phòng ban chức năng.
Nhận xét:
Theo phân tích ở trên ta thấy: về trình độ chuyên môn và chính trị cơ cấu ban lãnh đạo của công ty là hợp lý. Tuy nhiên, nếu xét theo các chức năng nhiệm vụ của công ty thì ban giúp việc cho giám đốc còn cha hợp lý. Ngoài ra, lãnh đạo là những
ngời ở vị trí quản lý do vậy bên cạnh chuyên môn cần phải trang bị thêm những kiến thức về chuyên ngành quản lý kinh tế.
2.2.Phòng hành chính quản trịChức danh Số lợng Chức danh Số lợng Trình độ Chuyên môn LLCT T.phòng 1 CNKT TC P.phòng 1 CNKT Nhân viên 2 CNKT Lái xe 3 Bảo vệ 2 Tạp vụ 2
Bảng 7: Cơ cấu lao động phòng hành chính quản trị15
Chức năng của phòng:
Quản lý các thiết bị, đồ dùng văn phòng, quản lý tài sản, hồ sơ công văn lu trữ,quản lý và thực hiện các chế độ chính sách của công ty.
Chăm lo công tác đến đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty từ vật chất đến tinh thần nhằm góp phần nâng cao hiệu quả làm việc đóng góp vào thực hiện mục tiêu chung của công ty.
Nhận xét:
Nhìn vào bảng cơ cấu , trình độ của phòng hành chính quản trị là phù hợp với chuyên môn của phòng song cán bộ quản lý trong phòng cần nâng cao ngoài công tác chuyên môn, phải bổ sung thêm kiến thức về quản lý, ngoại ngữ. Công ty nên có kế hoạch đẩy mạnh phong trào thực hành tiết kiệm chung.
2.3. Phòng tài chính kế toán
Chức danh Số lợng Chuyên môn Kế toán trởng 1 CNKT Kế toán tổng hợp 1 CNKT Thủ quỹ 1 TCKT Kế toán VTTB 1 TCKT Kế toán lơng 1 TCTC Tổng 5
Bảng 8: Cơ cấu lao động phòng tài chính kế toán16
Chức năng:
Về kế toán bao gồm: KT vật t, TSCĐ, thu chi, ngân hàng, công nợ, tổng hợp, thủ quỹ.
Tài chính: có chức năng giám sát các hoạt động tài chính của công ty đặc biệt là các đội, trạm thu phí, hạt quản lý giao thông, tránh gây thất thoát cho ngân sách nhà nớc.
Lập kế hoạch tài chính hàng tháng quý năm của công ty trình giám đốc phê duyệt.
Quản lý quỹ tiền mặt của công ty.
Quản lý chế độ kế toán: quản lý, hớng dẫn, kiểm tra , trau dồi nghiệp vụ cho hệ thống thống kê, kế toán của các trạm, đội, hạt.
Kế toán trởng: chịu trách nhiệm trớc giám đốc về tổ chức thực hiện công tác thống kê kế toán của công ty,chịu trách nhiệm trớc pháp luật về những số liệu đã kê khai.
Kế toán tổng hợp
có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác của các chứng từ kế toán do kế toán viên của các trạm thu phí, các hạt quản lý giao thông gửi lên.
Tính toán phân bổ tiền lơng cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
Lập báo cáo tài chính theo định kỳ. Kế toán Vật t thiết bị
Theo dõi kế hoạch cung cấp và sử dụng vật t cho từng công trình. Tính toán khối lợng vật t cho các công trình nh nhựa đờng, sơn, cát đá…
Quản lý tài sản trang thiết bị của công ty nh máy ủi, ôtô, máy xúc…..
Lập kế hoạch các trang thiết bị cần thay thế, mua sắm mới của công ty.
Nhận xét:
Phòng tài chính kế toán nên đợc chỉ đạo trực tiếp bởi giám đốc công ty vì nó nắm giữ nguồn lực tài chính, và sổ sách kế toán nên phải đợc kiểm soát một cách chặt chẽ. Với mối quan hệ trực tuyến, 3 phó giám đốc của công ty có quyền ra quyết
định trực tiếp với phòng tài chính kế toán nếu các quyết định này có mâu thuẫn khó huy động nguồn lực.
2.4. Phòng tổ chức lao độngChức năng: Chức năng:
Tổ chức điều động, tiếp nhận việc quản lý cán bộ, bố trí lao động hợp lý, thực hiện chế độ chính sách đối với ngời lao động đầy đủ nh: khen thởng, kỷ luật, hu trí,BHXH, BHYT, bảo hộ lao động…
Quản lý về mặt nhân sự, hồ sơ cán bộ công nhân viên, quản lý công tác an toàn lao động.
Thực hiện chính sách tiền lơng, chế độ phân phối tiền lơng, tiền thởng, phân phối thu nhập cho cán bộ CNV.
Nhận xét:
Phòng tổ chức lao động có 5 nhân viên. Nh vậy là hơi nhiều so với khối lợng công việc ở đây. Vì có những việc mà không th- ờng xuyên xảy ra thì có thể để một nhân viên phụ trách kiêm nhiệm giải quyết đợc thừa lao động.
2.5. Phòng kế hoạch vật t thiết bịChức năng: Chức năng:
Có trách nhiệm tính toán và cung cấp vật t một cách nhanh chóng, kịp thời, đầy đủ, chất lợng đảm bảo với mức giá có thể chấp nhận đợc.Thực hiện quản lý phơng tiện thiết bị. Là một đơn vị có nhiều phơng tiện thiết bị máy móc, tới nay
loại máy móc có giá trị tài sản lớn. Vì vậy, nhiệm vụ đặt ra cho công tác quản lý, sử dụng và khai thác có hiệu quả là rất quan trọng và cần thiết.
Trong những năm qua, Công ty đặc biệt quan tâm tới công tác sữa chữa thiết bị nhằm đáp ứng kịp thời cho những công trình có quy mô lớn nh đờng Hồ Chí Minh...
Công tác quản lý và củng cố đợc tăng cờng, hàng năm lập kế hoạch sữa chữa, bảo dỡng định kỳ đôn đốc và giám sát đơn vị thực hiện theo đúng yêu cầu quy trình, quy phạm.
Nhận xét:
Phòng Kế hoạch vật t thiết bị có 9 nhân viên trong đó có 3 nhân viên : có trình độ KS; 6 nhân viên: ngành khác. Phòng Vật t thiết bị có số lợng nhân viên là nhiều so với yêu cầu, nên có kế hoạch lu chuyển bớt xuống các đơn vị trạm, đội, hạt.
2.6. Phòng quản lý giao thông
Có chức năng quản lý cầu đờng, quản lý bảo trì điện, đảm bảo giao thông thông suốt, êm thuận trong mọi tình huống.Quản lý tuyến đờng xanh, sạch,đẹp, hạn chế thấp nhất các tai nạn xảy ra trên đờng do công ty quản lý, hoàn thành tốt các chỉ tiêu kế hoạch sửa chữa thờng xuyên.
Nhận xét:
Phòng quản lý giao thông có 6 nhân viên,đều có trình độ đại học,cao đẳng.Chức năng của phòng quản lý giao thông là quản lý chung 6 hạt quản lý giao thông, về số lợng và kết cấu lao động của
phòng là tơng đối phù hợp.Cần bố trí hợp lý lực lợng cán bộ làm công tác giám sát các hạt giao thông một cách thờng xuyên, cụ thể, nắm số liệu của các tuyến đờng một cách chặt chẽ, đảm bảo không để tình trạng vi phạm hành lang đờng bộ.
3. Kết cấu lao động quản lý trong Công ty Quản lý và Sửa chữa đờng bộ 234
Stt Phòng chứcnăng Năm 2002 2003 2004
1 Ban giám đốc 4 4 4
2 Tổ chức lao động 5 5 5 3 Quản lý giao thông 5 6 6 4 Tài chính kế toán 5 5 5 5 Hành chính QT 9 9 11 6 KH vật t thiết bị 8 8 9 7 Kinh doanh 5 5 5 8 Tphí Thăng long-NB 5 5 6 9 Tphí tiên cựu 0 5 3 10 Tphí Tân đệ 0 4 5 11 TpChơng Dơng 4 6 6 12 Đội công trình 11 11 9 13 Hạt thăng long 6 7 5 14 Hạt 1-QL10 0 5 3 15 Hạt 2-QL10 0 4 3 16 Hạt 3-QL10 0 4 4 17 Hạt 4-QL10 0 3 5 18 Hạt cầu kiền 0 0 5 19 Tổng số LĐQL 67 96 99 20 Tổng số CBCNV 556 786 803 22 LĐQL/CBCNV 12.1% 12.21% 12.32%
Bảng 9: Lao động quản lý trong Công ty Quản lý và Sửa chữa đ- ờng bộ 23417
Nhận xét:
Nhìn vào bảng phân bổ lao động quản lý trong công ty thấy năm 2003 số lợng cán bộ công nhân viên của công ty có sự gia tăng đột biến.Nguyên nhân là do Công ty Quản lý và Sửa chữa đờng bộ 234 đ- ợc Khu quản lý đờng bộ II giao thêm trách nhiệm quản lý các hạt giao thông tại Quốc lộ 10 nh Hạt 1, 2, 3, 4 và Hạt Cầu Kiền và hai trạm thu phí là trạm thu phí Tiên cựu và Trạm thu phí Tân Đệ.
Nhìn vào bảng ta thấy đợc về số tơng đối cơ cấu lao động quản lý của công ty tơng đối ổn định, không có sự gia tăng đáng kể song nếu xét trên số lợng tăng lên giữa lao động quản lý và số lợng cán bộ công nhân viên thì tơng ứng là 29 quản lý và 201 thợ, nh vậy tính ra với 1 quản lý có 6.9 thợ, cần bổ sung thêm cán bộ quản lý ở các trạm thu phí vì đây là đơn vị hạch toán riêng, đóng góp lớn vào ngân sách.