Sau thời gian tìm hiểu và thực tập tại Công ty cổ phần vận tải đa quốc gia, qua phân tích thực trạng về công tác quản lý tại công ty em nhận thấy mặc dù Công ty đã thực hiện quy trình quản lý theo trình tự đặc trưng của công tác quản lý là: Lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra. Tuy nhiên ở mỗi giai đoạn của quá trình Công ty vẫn chưa tạo được sự gắn kết, liên hoàn trong hoạt động để có thể mang lại hiệu quả cao nhất. Do vậy, em xin đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn quá trình quản lý tại công ty Cổ phần vận tải đa quốc gia nhằm mang lại hiệu quả hoạt động kinh doanh cao hơn như sau:
1.Giải pháp về công tác lập kế hoạch
Lập kế hoạch có tác động trực tiếp đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và ảnh hưởng rất lớn đến lợi nhuận thu được của công ty. Vì vậy mà việc lập kế hoạch ngày càng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của công ty. Công ty cần phải:
+ Xây dựng và lập kế hoạch về phương hướng phát triển của công ty trong tương lai thể hiện tầm nhìn của tổ chức về xu hướng phát triển của mình cho phù hợp với môi trường kinh doanh. Có thể lập kế hoạch trong ngắn hạn, cũng có thể lập kế hoạch trong dài hạn là khoảng 5 đến 10 năm tới. Ngoài ra để lập kế hoạch tốt thì cần phải có sự nghiên cứu về thị trường rất kỹ, đặc biệt là trong bối cảnh hiện nay khi Việt Nam đã gia nhập WTO thì sự cạnh tranh của thị trường càng trở nên gay gắt.
+ Xây dựng kế hoạch phát triển hoạt động sang những thị trường tiềm năng mới. Ngoài ra cần có kế hoạch nhằm nâng cao chất lượng vận tải để tạo thế mạnh cho công ty và nâng cao uy tín của mình.
+ Xây dựng kế hoạch đầu tư nghiên cứu thị trường, nghiên cứu những loại hình kinh doanh mới phụ trợ cho loại hình kinh doanh chính của công ty là kinh doanh vận tải như dịch vụ hậu mãi khách hàng, hay quảng bá rộng rãi về hoạt động của công ty.
2.Giải pháp về cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là bộ khung của mỗi doanh nghiệp, khi bộ khung này vững chắc thì mới đảm bảo các hoạt động trong đó diễn ra nhịp nhàng, trôi chảy và có hiệu quả. Vì vậy, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức cho phù hợp với đặc điểm loại hình kinh doanh của mỗi doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh là rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Công ty cổ phần vận tải đa quốc gia đã thiết kế một cơ cấu tổ chức khá phù hợp với quy mô còn chưa lớn và loại hình kinh doanh dịch vụ vận tải của mình. Em chỉ xin đưa ra một số góp ý nhỏ nhằm hoàn thiện hơn cơ cấu tổ chức của công ty:
+Do cơ cấu tổ chức của công ty đưa ra là kiểu trực tuyến chức năng do đó cần đảm bảo sự uỷ quyền trong công ty được thực hiện nghiêm túc. Người được giao quyền thì phải trao cho họ những công cụ phù hợp và những trách nhiệm cụ thể gắn với quyền họ được giao. Ngược lại khi đã gắn một người với những trách nhiệm cụ thể thì phải trao cho họ quyền hành để có thể thực hiện công việc đó.
+Cơ cấu tổ chức của công ty đưa ra rất rõ ràng cụ thể về quyền hạn và trách nhiệm của mỗi người tuy nhiên giữa các bộ phận chưa có sự gắn kết, có mối quan hệ qua lại với nhau để cùng phối hợp hoạt động. Do đó, em đề nghị công ty nên có các phòng chức năng thông tin để có thể tạo mối quan hệ liên kết giữa các phòng khác nhau trong công ty. Để khi một phòng nào đó muốn có số liệu hoặc thông tin từ một phòng khác thì có thể dễ dàng có được thông tin đó từ phòng quản lý thông tin chung. Có thể coi phòng này
như một thư viện thông tin điện tử trong nội bộ công ty. Phòng này có chức năng chính là thu thập thông tin từ các phòng ban trong công ty, từ đối thủ cạnh tranh và trên thị trường rồi đưa lên mạng nội bộ trong công ty và đảm bảo các thông tin mật này chỉ được lưu hành trong nội bộ, tránh sự dò gỉ thông tin ra môi trường ngoài.
3.Giải pháp về hoạt động lãnh đạo
Hoạt động lãnh đạo có vai trò quyết định trong hoạt động của tổ chức, bởi có lãnh đạo tốt thì công ty mới có thể tiến bước vững mạnh trên con đường hoạt động của mình. Công tác lãnh đạo của công ty trong những năm qua đã đạt kết quả tốt, thể hiện qua việc công ty chỉ mới đi vào hoạt động từ năm 2003, nhưng cho đến nay Công ty đã có một chỗ đứng khá vững mạnh trên thị trường. Có được điều này là do đội ngũ lãnh đạo công ty có trình độ cao, kinh nghiệm hoạt động, có được sự nhanh nhạy trước sự thay đổi của môi trường trong tình hình mới đầy khó khăn. Tuy nhiên, công tác lãnh đạo của công ty cần có những biện pháp mạnh mẽ hơn nữa trong việc tạo ra động cơ, động lực hoạt động cho người lao động như:
+Có những hình thức thưởng phạt rõ ràng, nghiêm minh. Hoan nghênh trong toàn công ty đối với những người có thành tích tốt trong công việc hay có những sáng kiến hay, sáng tạo đem lại hiệu quả hoạt động cao cho công ty.
+Người lãnh đạo cần có sự gần gũi với cán bộ công nhân viên để hiểu rõ hơn tâm tư nguyện vọng của người lao động để tìm ra những phương pháp thích hợp nhằm khuyến khích người lao động hăng say, yêu thích công việc và cống hiến hết sức mình vì sự phát triển của công ty.
+Ngoài ra, các cán bộ lãnh đạo trong công ty cũng phải không ngừng học hỏi để ngày càng nâng cao trình độ quản lý của mình bằng việc tìm hiểu đọc sách báo để học tập các cách quản lý người hay trên báo chí, hay tham
gia vào các lớp hướng dẫn để lãnh đạo thành công trong tổ chức, tham gia các cuộc hội thảo dành cho các lãnh đạo cấp cao để có thể học hỏi thêm kinh nghiệm trong việc hướng dẫn cấp dưới làm theo các yêu cầu của cấp trên sao cho có hiệu quả nhất…
4.Giải pháp về hoạt động kiểm tra trong tổ chức
Kiểm tra là hoạt động cuối cùng nhưng cũng rất quan trọng trong quy trình quản lý. Kiểm tra để đánh giá mọi hoạt động trong tổ chức. Công tác kiểm tra có tốt thì mới có thể kết luận về hoạt động trong tổ chức là thực sự có hiệu qủa hay không. Do vậy công tác kiểm tra cần phải được thực hiện một cách công khai và nghiêm túc để đảm bảo tính khách quan, chân thực là đặc thù của công tác này. Công ty cần phải có một bộ phận riêng chuyên trách vấn đề kiểm tra đánh giá mọi hoạt động trong tổ chức. Bộ phận này có nhiệm vụ thu thập các dữ liệu về hoạt động trong tổ chức để từ đó có thể đánh gía các hoạt động đó.
5.Về công tác quản lý các lĩnh vực trong công ty
Công tác quản lý lĩnh vực của công ty tương đối tốt, công ty đã chia các lĩnh vực khác nhau để quản lý có hiệu quả. Em xin đưa ra thêm một vài ý kiến của mình để Công ty tham khảo về hoạt động quản lý các lĩnh vực như sau:
+Trong lĩnh vực quản lý marketing thì để hoạt động có hiệu quả cần chú trọng đến hoạt động nghiên cứu và dự báo môi trường để có những quyết định đúng đắn đầu tư đúng hướng vào thị trường mới. Ngoài ra cần thúc đẩy hoạt động marketing để quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp đến khách hàng. Cũng cần chú ý quản lý tốt dịch vụ hậu mãi khách hàng để tạo sự hài lòng cho khách hàng và kéo khách hàng trở lại doanh nghiệp khi lần sau cũng có nhu cầu sử dụng dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.
+Trong lĩnh vực quản lý tài chính: Cần có sự thắt chặt trong quản lý và kiểm tra hoạt động tài chính để tránh hiện tượng thất thoát vốn hoặc đầu tư vào thị trường không có lãi.
+Trong lĩnh vực quản lý nguồn nhân lực: Cần chú ý hơn đến các công cụ tạo động cơ và động lực cho người lao động. Cần khuyến khích người lao động trong làm việc bằng sự thi đua làm việc trong công ty, thi đua giữa các phòng, các bộ phận tạo hiệu quả công việc cao hơn.
