- Xây dựng kế hoạch đánh giá định kỳ và cũng thông báo đến toàn bộ nhân viên trong công ty sau khi đã được Ban giám đốc phê duyệt
- Sau khi Kick off thành công dự án 5S, ban quản trị dự án thống nhất đánh giá định kỳ dự án 5S vào các tuần sau đó. Đánh giá định kỳ 5S là hoạt động có ý nghĩa khyến khích các hoạt động 5S.Thành viên đi đánh giá như ở trong sơ đồ phân công thực hiện 5S ở trên, các thành viên này thay nhau đánh giá chéo.
- Ngoài ra để khuyến khích mọi người thực hiện nghiêm túc phong trào 5S, Ban quản trị dự án cũng đưa ra một số quy định về thưởng phạt, được Ban giám đốc và trưởng các phòng ban thông qua, phổ biến đến mọi thành viên trong công ty.
*) Mục đích chính của việc đánh giá là:
+ Xem xét hiệu lực và hiệu quả của hoạt động 5S + Đánh giá khía cạnh tích cực của việc thực hiện 5S
+ Kịp thời động viên các cá nhân, đơn vị hoàn thành tốt công việc và nhân rộng sáng kiến
+ Phát hiện những khu vực hạn chế trong việc thực hiện để có những cải tiến thích hợp.
*) Cách thức đánh giá
1. Điền mã khu vực, người đánh giá, ngày vào biểu mẫu
2. Hỏi lần lượt 25 câu hỏi trong biểu mẫu, cho điểm dựa vào hướng dẫn 3. Nếu có nhận xét gì thì ghi vào cột Nhận xét
4. Ghi những điểm phát hiện, NC hoặc NX vào trang 2, thỏa thuận với người được đánh giá về thời hạn hoàn thành việc khắc phục những điểm phát hiện đó (không vượt quá 3 ngày làm việc kể từ ngày đánh giá)
5. Chụp ảnh tương ứng với những phát hiện trên 6. Người được đánh giá ký tên
*) Cách chấm điểm: Có rất nhiều cách cho điểm khi đánh giá 5S, nhưng tại FSC, đánh giá 5S theo thang điểm là 4
•Điểm tối đa (4 điểm): Là hoạt động được đánh giá tốt cần phải duy trì và phát huy.
•Điểm chấp nhận (3 điểm): Là hoạt động được đánh giá thường và phải nhắc nhở để củng cố cho tốt hơn tình trạng hiện tại. Thường mắc từ 1-2 lỗi nhẹ, điểm này không phải ở mức độ vi phạm nên không đưa vào danh sách.
•Điểm phải nhắc nhở (2 điểm): Có từ 3-5 lỗi, phần lớn dưới mức kiểm soát. Khi đánh giá phải ghi lại để so sánh đối chiếu khi đã khắc phục.
•Điểm kém (1 điểm) : Xuất hiện các lỗi nghiêm trọng, là hoạt động được đánh giá kém cần phải có biện pháp khắc phục cụ thể từ phía bộ phận vi phạm. Đồng thời bộ phận đảm trách phải lập danh sách những vấn đề vi phạm đó để theo dõi và tái kiểm tra trong tuần kế tiếp. Có thể dùng thể đổ để theo dõi những lỗi này, gắn vào từng vị trí phát hiện lỗi.
•Điểm không kiểm soát được ( 0 điểm ): không có dấu hiệu nào nhận biết được là có thực hiện 5S
Hình 3.5 Gắn thẻ đỏ Hình 3.6 Gắn thẻ đỏ
*) Các câu hỏi cần quan tâm khi đánh giá:
-Ban lãnh đạo công ty và các cán bộ quản lý có cùng thực hiện chương trình 5S hay không?
-Mọi người có yên tâm về nơi làm việc của mình hay không ?
-Nơi làm việc có sạch sẽ và ngăn nắp không?
-Nơi làm việc có an toàn không?
-Máy móc thiết bị có được vệ sinh và bảo dưỡng không?
-Mọi thứ có được sắp xếp hợp lý để dễ tìm, dễ lấy hay không?
-Máy móc và các vật dụng có được đặt ở nơi thuận tiện cho người sử dụng không?
-Các hồ sơ có được lưu giữ để dễ truy tìm không?
-Các đồ vật có đảm bảo sạch sẽ không?
-Mọi người có làm vệ sinh hàng ngày một cách tự giác không?
-Các cán bộ nhân viên có mặc đồng phục/quấn áo sách sẽ, gọn gàng theo qui định hay không?
-Mọi người có ý thức tạo hình ảnh tốt đẹp của công ty/tổ chức của mình không?
*) Đánh giá viên có xây dựng checklist cho từng tiêu chí riêng như: Đánh giá bộ phận kỹ thuật, Đánh giá bộ phận văn phòng, Đánh giá khu vực kho, Đánh giá việc quản lý hồ sơ tài liệu, đánh giá An toàn và rủi ro. Dựa vào biểu mẫu những câu hỏi cần quan tâm như trên mà cán bộ đánh giá xây dựng những bảng hỏi khác nhau cho từng khu vực.
*) Một số yêu cầu khi xây dựng checklist:
+ Xây dựng bảng hỏi phải đáp bảo sát với thực tế từng bộ phận, phòng ban trong công ty.
+ Bảng hỏi phải đảm bảo kết quả đánh giá mang lại được những thông tinh đánh giá viên đang quan tâm
+ Câu hỏi phải rõ ràng, tránh tình trạng đánh giá viên hỏi mà đối tượng được hỏi lại không hiểu ý, mất thời gian ko cần thiết cho việc giải thích lại
+ Câu hỏi ngắn gọn, bao quát mọi vấn đề, không để trùng lắp các ý trong nhiều câu hỏi
+ Không phân chia câu hỏi theo trình tự thực hiện các S, vừa logic tiện cho việc theo dõi đánh giá, vừa là cách để truyền thông cho đối tượng được hỏi hiểu hơn về quy trình 5S
*) Các vấn đề cần quan tâm khi đánh giá từng khu vực:
- Đánh khu vực kỹ thuật: Cần đi sâu vào đánh giá các vấn đề đặc thù của bộ phận kỹ thuật như:
+ Việc vệ sinh và bảo dưỡng máy móc, thiết bị cá nhân có được thực hiện thường xuyên hay không? Tần suất như thế nào?
+ Các đồ dùng, dụng cụ phục vụ cho việc sửa chữa/bảo hành có được trang bị đầy đủ hay không? Có phân loại và quy đinh giá đựng riêng cho từng loại không?
+ Đánh giá hệ thống điện trong khu vực sửa chữa: Dây điện có được buộc gọn gàng? Các bảng/ổ điện có nắp chắn ko?có an toàn cho kỹ thuật viên không? Dây điện có làm ảnh hưởng đến lối đi lại, có gây nguy hiểm hay không?
- Đánh khu vực văn phòng: Phải tập trung vào đánh giá những đặc thù chung của khối văn phòng như:
+ Bàn làm việc có thoải mái không? Có đủ các thiết bị, dụng cụ phục vụ cho công tác văn phòng như: ghim, kẹp, keo dán, kéo, băng dính, bút các loại, máy in, máy photo, máy hủy tài liệu,…hay không?
+ Có đầy đủ các giá/kệ để lưu trữ hồ sơ/tài liệu hay không? Có đánh dấu phân biệt các giá/kệ đó không?
+ Có phân loại hồ sơ/tài liệu và đánh dấu phân biệt chúng không? + Có quy định chung cho việc dán gáy hồ sơ/tài liệu hay không? + Có quy định cho việc lưu và hủy hồ sơ/tài liệu hay không?
- Đánh giá khu vực Kho: Cần lưu ý một số điểm:
+ Có đủ giá/kệ để sắp xếp hàng hóa trong kho không? Có đánh dấu phân biệt các giá/kệ đó không?
+ Cách thức bố trí sắp xếp các linh kiện/hàng hóa trong kho ra sao? Có khoa học hay không?
+ Có đủ không gian làm việc cho thủ kho và cho việc lữu trữ hàng hóa hay không?
+ Độ ẩm trong kho thế nào? Có đáp ứng được điều kiện bảo quản hàng hóa hay không?
- Đánh giá việc quản lý hồ sơ tài liệu: Là sự đánh giá chuyên sâu hơn về mảng hồ sơ/tài liệu so với khối văn phòng. Khi thực hiện đánh giá này, các đánh giá viên phải đi sâu hơn vào các vấn đề về quản lý hồ sơ/tài liệu như đã nói ở trên. Đồng thời cách thức cho điểm cũng chặt chẽ hơn.
- Đánh giá An toàn và rủi ro: Cũng là sự đánh giá chuyên sâu hơn so với đánh giá khu vực kỹ thuật. Mở rộng hơn về đánh giá công tác phòng cháy chữa cháy, đánh giá các rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra do môi trường mang lại như: sự hư hỏng của trần nhà, các nguy cơ cháy nổ từ thuốc lá hay các nguy hiểm do nguồn điện gây ra,…
Thực hiện đánh giá này, các đánh giá viên cũng phải đánh giá kỹ lưỡng hơn và cho điểm chặt chẽ hơn.
- Ngoài ra, khi đánh giá mỗi bộ phận, các đánh giá viên cũng đánh giá chung tình hình hoạt động, quản lý ở mỗi bộ phận như: điều kiện làm việc, sự hiểu biết của mỗi người về 5S, việc nắm bắt và cập nhật thông tin của mỗi nhân viên về hoạt động của dự án này,… KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ STT Họ và tên Account Bộ phận Kết quả đánh gieá Lần 1 Lần 2
1 Lê Mạnh Thắng thanglm BanTổngGĐ 89 100
2 Nguyễn Ngọc Đức ducnn BanTổngGĐ 90 100
3 Nguyễn Xuân Chung chungnx BanTổngGĐ 98 NA
4 Nguyễn Ngọc Ấn annn
Cửa hàng
DVTH 89 72
5 Nguyễn Minh Thông thongnm
Cửa hàng
DVTH 89 100
6 Trần Thị Bích Huệ huettb
Cửa hàng
DVTH 89 70
7 Nguyễn Văn Hùng hungnv Dịch vụ KT 88 88
8 Nguyễn Việt Dũng dungnv2 Dịch vụ KT 88 90
9 Lê Quang Hiếu hieulq Dịch vụ KT 88 96
10 Đào Thanh Khương khuongdt Dịch vụ KT 88 72
11 Phạm Hoàng Lâm lamph Dịch vụ KT 88 85
12 Đặng Đức Quang quangdd Dịch vụ KT 88 72
13 Hoàng Văn Quyết quyethv Dịch vụ KT 88 75
14 Nguyễn Quang Thuận thuannq2 Dịch vụ KT 88 96
15 Bùi Bình Thuận thuanbb Elead NA 93
16 Trần Văn Dương duongtv Elead 98 91
17 Phạm Minh Huỳnh huynhpm Elead 94 92
18 Vũ Thị Hiệp hiepvt Kế toán 94 100
19 Vũ Văn Cường cuongvv2 Kế toán 97 95
20 Nguyễn Thị Bích Hạnh hanhntb Kế toán 91 100
22 Lê Thiên Hương huonglt2 Kế toán NA NA
23 Nguyễn Hồng Liêm liemnh Kế toán 98 96
24 Nguyễn Lệ Thủy thuynl Kế toán 98 96
25 Lê Thanh Hải hailth Khách hàng 91 88
26 Nguyễn Mạnh Cường cuongnm Khách hàng 90 85
27 Bùi Tất Đạt datbt2 Khách hàng 93 79
28 Nguyễn Xuân Hải hainx Khách hàng 93 95
29 Nguyễn Hải Minh haiminh Khách hàng 97 98
30 Vũ Nam namv Khách hàng 91 81
31 Lại Thanh Nga ngalt4 Khách hàng 94 99
32 Nguyễn Duy Phương phuongnd Khách hàng 91 92
33 Nguyễn Sơn sonn Khách hàng 93 NA
34 Khổng Trọng Thanh thanhkt Khách hàng 91 95
35 Nguyễn Trung Thảo thaont2 Khách hàng 91 94
36 Nguyễn Tiến Toàn toannt Khách hàng 89 79
37 Vũ Thanh Phúc phucvt Notebook 82 74
38 Triệu Anh Dũng dungta3 Notebook 82 85
39 Chu Mạnh Hà hancm Notebook 82 95
40 Phạm Đức Hải haipd Notebook 82 92
41 Lê Thị Thanh Hằng hangltt3 Notebook 90 100
42 Tạ Thị Hồng Linh linhth Notebook 90 95
43 Lê Tô Long longlt Notebook 82 88
44 Nguyễn Đắc Luân luannd Notebook 82 81
45 Ngô Dũng Nam namnd2 Notebook 82 87
46 Nguyễn Quyết Thắng thangnq Notebook 82 65
47 Nguyễn Xuân Trường truongnx2 Notebook 82 84
48 Phan Thế Tùng tungpt4 Notebook 90 100
49 Nguyễn Đình Cường
cuongnd
2 Tổng hợp 94 100
50 Nguyễn Đình Hoa hoand Tổng hợp 95 99
51 Hà Thị Loan loanht Tổng hợp 98 100
52 Bùi Thị Thành thanhbt Tổng hợp 98 99
53 Trần Anh Tú tuta3 Tổng hợp NA NA
54 Cao Thị Cẩm Vân vanctc Tổng hợp 98 98
55
Nguyễn Thị
Thủy Liên lienntt Chất lượng 95 100
Danh sách NC và hành động khắc phục
STT Mã hiệu Khu vực Nội dung Hành động
Tình trạng
1 ThắngLM DB Đthoại Bảng danh bạ điện thoại chưa update khắc phục 15/03 2 ThắngLM Khay HS Chưa sàng lọc, chưa dán nhãn Update danh bạ điện thoại 15/03
3 ĐứcNN Tủ gỗ
Chưa sàng lọc, chưa dán nhãn
Sàng lọc dán
nhãn khay HS 15/03 4 CườngVV Tủ Chưa có nhãn nhận biêt Sàng lọc dán nhãn tủ gỗ 15/03
5 CườngVV Tủ Tủ hỏng
Dán nhãn nhận
biêt 15/03
6 CườngVV Khay TL Chưa dán nhãn khay TL Sửa chữa 15/03 7 HạnhNTB Khay TL Chưa dán nhãn khay TL Dán nhãn khay TL 15/03 8 HiệpVT Khay TL Chưa dán nhãn khay TL
Dán nhãn khay
TL 15/03
9 HiệpVT Hồ sơ Chưa dán nhãn HS
Dán nhãn khay
TL 15/03
10 HuỳnhPM Tủ linh kiện Ko có nhãn Dán nhãn HS 15/03
11 DươngNV Giá Ko có nhãn Dán nhãn 15/03
12 ThanhKT Giá TL Ko dán nhãn HS, ko kẹp TL, giấy tờ vào file
Dán nhãn và bỏ tài liệu vào kẹp
file 20/03
13 HiếuLQ Giá gỗ
TL và báo bỏ sai qui định Dặt đúng nơi quy định 15/03 14 HảiLTh Giá gỗ Ko dán nhãn TL và TL ko kẹp vào file Dán nhãn và bỏ tài liệu vào kẹp
file 20/03
15 ThảoNT4 Giá gỗ Ko kẹp file tài liệu Kẹp file TL 20/03 16 PhúcVT Bàn làm việc Ko kẹp file tài liệu Kẹp file TL 20/03 17 DũngTA Giá Găng tay bỏ sai qui định Bỏ đúng vị trí 15/03 18 LongLT Tài liệu Tài liệu ko kẹp file TL kẹp vào file 20/03 19 ThôngNM Tài liệu TL ko dán nhãn Dán nhnax tài liệu 15/03 20 DũngNV Giá gỗ TL ko dán nhãn Dán nhnax tài 15/03
liệu
21 VânCTC Tủ TL Tủ TL chưa dán nhãn Dán nhãn tủ TL 15/03 22 CườngNĐ Khay TL Khay TL chưa dán nhãn Dán nhãn khay TL 15/03 23 LoanHT Tủ gỗ Tủ gỗ chưa dán nhãn Dán nhãn tủ gồ 15/03
Một số hình ảnh ghi nhận sửu đổi sau đánh giá 5S
Nhận xét:
- Sau buổi đánh giá đầu tiên ngày 15/03/08, đoàn đánh giá nhận thấy chủ đề đầu tiên của dự án 5S ko mang lại thành công như mong muốn. Nguyên nhân:
- Một số anh chỉ vẫn còn có tinh thần đối phó + Kỹ năng của đánh giá viên còn chưa cao + Các đánh giá viên còn rất “cả nể”
- Buổi đánh giá lần 2 ngày 21/03/08 thì kết quả có khả quan hơn, vì:
+ Mọi người đã hiểu hơn về 5S nên đã có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh => tỷ lệ đạt các S cũng cao hơn
+ Các đánh giá viên đã quen với công việc nên việc đánh giá hoàn thành đúng tiến độ và có phần chuyên nghiệp hơn
+ Việc đánh giá khách quan hơn do không còn tinh thần “cả nể” và tinh thần thi đua được phát huy do có đưa ra tiêu chí các quy định thưởng phạt chính thức