1.2.1 Tờn đề tài:
Xõy dựng phần mềm quản lý bỏn hàng sủ dụng cho bộ phận kho bỏn hàng nhằm đơn giản hoỏ cụng việc và hỗ trợ quỏ trỡnh quản lý. Phần mềm phải cú khả năng mở rộng nhằm đỏp ứng nhu cầu của khỏch hàng. Cho phộp kết nối dữ liệu với dữ liệu bỏn hàng. Được thiết kế dựa trờn ngụn ngữ lập trỡnh Visual Basic. Được thiết kế trờn giao diện chuẩn của Windows, vỡ vậy người sử dụng cú kinh nghiệm làm việc trờn Windows dễ dàng khai thỏc được chương trỡnh. Ngụn ngữ thể hiện hoàn toàn bằng tiếng Việt.
Đõy sẽ là phần mềm quản lý bỏn hàng phục vụ cho việc quản lý tại một bộ phận kho bỏn hàng tại một cụng ty sản xuất hàng húa, nú khỏc vúi phần mềm bỏn hàng sử dụng ở một siờu thị bỏn hàng hay dựng cho cỏc cụng ty dịch vụ bỏn hàng.
1.2.2 Sự cần thiết của đề tài:
Cuộc khủng hoảng tài chớnh toàn cầu năm 2008 tỏc động đến nền kinh tế
Viờt Nam. Cỏc doanh nghiệp sản xuất trong nước khụng nằm ngoài ảnh hưởng chung của cỏc tỏc động xấu đến sản xuất và kinh doanh. Đặc thự kinh doanh của Stanley Việt Nam là phụ thuộc phần nhiều vào tỡnh hỡnh kinh doanh của cỏc cụng ty lắp rỏp và sản xuất xe mỏy, ụtụ trong trong nước hay thị trường cỏc nước Tõy Âu. Nờn khi cỏc doanh nghiệp này thu hẹp sản xuất và kinh doanh cũng dẫn đến sự thu hẹp sản xuất của Stanley. Cụng ty đang
phải đối mặt với cỏc vấn đề mới. Như vấn đề quản lý, tăng năng xuất lao động, giảm hao tổn do hàng hỏng, hao tổn chi phớ cho việc sử dụng nguyờn vật liệu và cỏc nhu yếu phẩm phục vụ sản xuất, rồi vấn đề cắt giảm giờ lao động, cắt giảm số ca, cắt giảm nhõn cụng và lao động thời vụ khụng cần thiết...
Trước tỡnh hỡnh kinh tế và lực lượng sản xuất cú những thay đổi cụng ty cần cú những chớnh sỏch và biện phỏp quản lý chặt chẽ và hiệu quả hơn nữa. Nú đặt ra những thỏch thức mới cho những người quản lý ỏp dụng cỏc phương phỏp khỏc nhau nhằm tăng cường hiệu quả lao đụng tiết kiệm chi phớ, tạo đà cho mục tiờu chung của cụng ty là tăng năng suất và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Hiển nhiờn là hệ thống thụng tin hay việc sử dụng tin học trong quỏ trỡnh kinh doanh, sản xuất đều đem lại hiệu quả kinh tế. Việc ứng dụng tin học húa trong hoạt động kinh doanh, sản xuất của cụng cần thiết hơn lỳc nào hết. Một điều khụng thể phủ nhận là cốt lừi của hệ thống thụng tin chớnh là cỏc sản phẩm phần mềm.
Hiện tại bộ phận Sales Stock (bộ phận kho bỏn) của cụng ty đang sử dụng phần mềm nhà mỏy cho một số cụng việc nhất định. Phần mềm này đũi hỏi người sử dụng phải nhớ tương đối nhiều kĩ năng sử dụng. Phần mềm này được nhiều bộ phận sủ dụng như bộ phận mua, phũng bỏn (quản lý chung cụng việc bỏn) và bộ phận kho xuất hàng, kho nguyờn liệu, phũng xuất nhập khẩu và cỏc cấp quản lý của cỏc bộ phận này. Vỡ vậy để tỏch bạch, đơn giản húa và cú sự phõn cụng giữa cỏc bộ phận ta cú thể xõy dựng thờm phần mềm quản lý bỏn hàng hỗ trợ cho việc quản lý. Phần mềm này cú thể được sử dụng cho bộ phận kho bỏn thuộc phũng bỏn. Như trờn đó nờu thỡ đõy là bộ phận cuối cựng của dõy truyền sản xuất nhằm thu lợi nhuận cho cụng ty. Cho nờn
nhiệm vụ của bộ phận này khỏ quan trọng. Trong quỏ trỡnh quan sỏt và tỡm hiểu tại bộ phận này em nhận thấy cỏc vấn đề sau.
+ Phần mềm nhà mỏy EASY FACTORY là một phần mềm cú rất nhiều cỏc module lớn nhỏ, phục vụ cho cỏc bộ phận riờng biệt. Người sử dụng phải ghi nhớ nhiều chức năng của phần mềm. Phần mềm này sử dụng cả tiếng Anh và tiếng Việt nờn đụi khi gõy khú khăn cho nhõn viờn của phũng này là những người cú trỡnh độ phổ thụng.
+ Bộ phận kho bỏn hàng cú hai người là tổ trưởng và tổ phú là những người thường xuyờn sử dụng phần mềm này. Cả hai cú trỡnh độ phổ thụng nờn chỉ được đào tạo để ghi nhớ những chức năng nhất định của phần mềm.
+ Sau cỏc ca giao hàng thỡ bộ phận kho xuất hàng cú thời gian nghỉ nhiều hơn so với cỏc bộ phận khỏc trong nhà mỏy. Khối lượng xử lý cụng việc liờn quan đến giấy tờ, con số là chưa nhiều. Trong khi hoàn toàn cú thể đào tạo cho cỏc nhõn viờn này sử dụng tốt một phần mềm chuyờn biệt thuần Việt và đơn giản. Giỳp bộ phận này sử lý được khối lượng cụng việc nhiều hơn. Giảm gỏnh nặng cho phũng bỏn hàng.
Vỡ vậy để tăng cường hiệu quả hoạt động cho bộ phận kho bỏn hàng cũng như hiệu quả sản xuất và kinh doanh núi chung của cụng ty em lựa chọn đề tài: Xõy dựng phần mềm quản lý bỏn hàng sử dụng cho bộ phận kho bỏn hàng đơn giản hoỏ cụng việc hỗ trợ quỏ trỡnh quản lý. Phần mềm này sử dụng ngụn ngữ lập trỡnh Visual Basic.
1.2.3 Lợi ớch mà phần mềm hướng tới:
Phần mềm quản lý bỏn hàng cho phộp nhõn viờn quản lý bỏn hàng xỏc định được năng xuất của lực lượng bỏn hàng, triển vọng kinh doanh tại cỏc điểm bỏn hàng và mức độ thành cụng của cỏc sản phẩm theo cỏc tiờu thức khỏc nhau: theo khỏch hàng, theo nhúm khỏch hàng, theo loại hàng…
Nú cho phộp nhà quản lý tỡm ra cỏc điểm kinh doanh yếu kộm hay cỏc sản phẩm lỗi bị trả lại, xỏc định cỏc xu thế kinh doanh, xỏc dịnh lượng tồn kho để thực hiện quỏ trỡnh lờn kế hoạch, kiểm tra và tổ chức cỏc cụng việc khỏc một cỏch dễ dàng và nhanh chúng. Phần mềm này cú thể truy cập dữ liệu từ cỏc cơ sở dữ liệu được cập nhật bởi cỏc nhõn viờn bỏn hàng, bằng cỏch sử dụng phần mềm trợ giỳp bỏn hàng.
Chương 2. Cơ sở phương phỏp luận của phần mềm ứng dụng 2.1 Thụng tin quản lý và hệ thống thụng tin quản lý:
2.1.1 Hệ thống trong phõn tớch thiết kế phần mềm:
Hệ thống là một tổ hợp phần cứng, phần mềm cung cấp giải phỏp cho vấn
đề cần giải quyết. Ngày nay trong khi hệ thống quỏ phức tạp mà tri thức lại quỏ chuyờn ngành cho nờn một người khụng thể biết một khớa cạnh tỏc nghiệp. Một người khú cú thể hiểu được đồng thời mọi vấn đề của hệ thống. Từ thiết kế giải phỏp, viết mó chương trỡnh, triển khai trờn nền phần cứng đến đảm bảo chắc chắn mọi thành phần phần cứng làm việc tốt với nhau. Tiến trỡnh phần mềm phức tạp phải được nhiều người thực hiện. Trước hết là khỏch hàng, đú là người đưa ra vấn đề cần giải quyết. Phõn tớch viờn làm tài liệu vấn đề của khỏch hàng và chuyển nú tới người phỏt triển, đú là những cỏi lập trỡnh viờn xõy dựng phần mềm để giải quyết, kiểm tra và triển khai nú trờn phần cứng. Phỏt triển phần mềm cú thể được thực hiện bằng nhiều con đường khỏch nhau. Cỏc dự ỏn cú thể tuõn thủ một trong cỏc tiến trỡnh phỏt triển, bao gồm từ tiến trỡnh thỏc nước tới tiến trỡnh lặp và tăng dần. Mỗi loại cú ưu nhược điểm riờng.
2.1.2 Thụng tin trong quản lý:
Quản lý được hiểu là tập hợp cỏc quỏ trỡnh biến đổi thụng tin thành hành
động, một việc tương đương với quỏ trỡnh ra quyết định.
Hỡnh vẽ dưới đõy là sự thể hiện một tổ chức do R.N Anthony đưa ra, Anthony trỡnh bày tổ chức như là một thực thể cấu thành từ ba mức quản lý:
Sơ đồ 2.1 Thỏp quản lý trong tổ chức.
Cỏc quyết định của tổ chức chia thành bà loại: Quyết định chiến lược, quyết định chiến thuật và quyết định tỏc nghiệp.
Quyết định chiến lược là những quyết định xỏc định mục tiờu và những quyết định xõy dựng nguồn lực cho tổ chức.
Quyết định chiến thuật là những quyết định cụ thể húa mục tiờu thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soỏt và khai thỏc tối ưu nguồn lực.
Quyết định tỏc nghiệp là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ.
2.1.3 Tớnh chất của thụng tin:
Tớnh tương đối. Tớnh định hướng Tớnh thời điểm. Tớnh cục bộ.
2.1.4 Khỏi niệm về hệ thống thụng tin:Định nghĩa về hệ thống thụng tin: Định nghĩa về hệ thống thụng tin:
Hệ thống thụng tin là một tập hợp những con người, cỏc thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu…Thực hiện nhiệm vụ thu thập, lưu trữ, xử lý và phõn phối thụng tin trong một tập cỏc ràng buộc được gọi là mụi trường.
Hệ thống thụng tin của mỗi tổ chức là khỏc nhau nhưng đều tuõn thủ theo nguyờn tắc sau: nú được thể hiện bởi con người, cỏc thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học. Đầu vào (inputs) của hệ thống thụng tin được lấy từ nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nú cựng với cỏc dữ liệu đó được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý được chuyển đến cỏc đớnh hoặc được cập nhật và cỏc kho dữ liệu.
Sơ đồ 2.2 Mụ hỡnh hệ thống thụng tin 2.2 Phõn loại hệ thống thụng tin trong tổ chức doanh nghiệp: 2.2.1 Phõn loại:
Cỏc thụng tin trong một tổ chức được phõn chia theo cấp quản lý và trong
mỗi cấp quản lý chỳng lại được chia theo nghiệp vụ mà chỳng phục vụ. Nguồn
Thu thập Xử lý và lưu trữ Phõn phỏt Đớch
Tài chớnh chiến lược Marketing chiến lược Nhõn lực chiến lược Kinh doanh và sản xuất chiến lược Hệ thống thụng tin văn phũng Tài chớnh chiến thuật Marketing chiến thuật Nhõn lực chiến thuật Kinh doanh và sản xuất chiến thuật Tài chớnh tỏc nghiệp Marketing tỏc nghiệp Nhõn lực tỏc nghiệp Kinh doanh và sản xuất tỏc nghiệp
2.2.2 Tầm quan trọng của hệ thống thụng tin hoạt động tốt:
Quản lý cú hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn và chất lượng thụng tin
do cỏc hệ thống thụng tin chớnh thức sản sinh ra. Sự hoạt động kộm của một hệ thống thụng tin sẽ là nguồn gốc gõy ra những hậu quả nghiờm trọng.
Hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thụng tin được đỏnh giỏ thụng qua chất lượng của thụng tin mà nú cung cấp. Tiờu chuẩn chất lượng của thụng tin như sau:
•Độ tin cậy: thể hiện cỏc mặt về độ xỏc thực và độ chớnh xỏc.
•Tớnh đầy đủ: thể hiện sự bao quỏt cỏc vấn đề đỏp ứng cỏc yờu cầu của nhà quản lý.
•Tớnh thớch hợp và dễ hiểu.
•Tớnh được bảo vệ: thụng tin là một nguồn lực quý bỏu của tổ chức do vậy nú phải được bảo vệ, những người cú quyền mới được tiếp nhận.
•Tớnh kịp thời: thụng tin nhanh nhạy, gửi tới người sử dụng vào lỳc cần thiết.
2.3 Một số cụng cụ mụ hỡnh húa:
2.3.1 Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD):
Sơ đồ chức năng kinh doanh mụ tả mối quan hệ phõn cấp chức năng cỏc
thực thể từ cao xuống thấp. Trong đú một thực thể cú thể cú nhiều thực thể con và thực thể dưới là con của thực thể đứng trờn. Sử dụng trong giai đoạn phõn tớch hệ thống thụng tin, đồng thời là căn cứ cho giai đoạn thiết kế thiết kế cỏc chức năng tương ứng.
2.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD):
Sơ đồ luồng dữ liệu dựng để mụ tả hệ thống thụng tin. Trờn sơ đồ chỉ bao gồm cỏc luồng dữ liệu, cỏc xử lý, cỏc lưu trữ dữ liệu,nguồn và đớch nhưng khụng quan tõm đến thời điểm, nơi và đối tượng chịu trỏch nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mụ tả hệ thống thụng tin làm gỡ và để làm gỡ.
Một số ký phỏp dựng cho sơ đồ luồng dữ liệu: - Thực thể - Dũng dữ liệu Tờn dũng dữ liệu - Kho dữ liệu Tờn tệp dữ liệu - Tiến trỡnh xử lý
Trong tiến trỡnh xử lý ớt nhất phải cú một đầu vào và một đầu ra. Tờn người/bộ phận
phỏt/nhận tin
Tờn tiến trỡnh xử lý
2.4 Cụng nghệ phần mềm và một số mụ hỡnh trong phỏt triển phần mềm:2.4.1 Khỏi niệm cụng nghệ phần mềm (CNPN): 2.4.1 Khỏi niệm cụng nghệ phần mềm (CNPN):
Cụng nghệ phần mềm:
CNPN là một tổ hợp cỏc cụng cụ, phương phỏp, thủ tục làm cho người quản trị viờn dự ỏn nắm được xu thế tổng quỏt phỏt triển phần mềm và giỳp cho kỹ sư lập trỡnh cú một nền tảng để triển khai cỏc định hướng của phần mềm.
Sơ đồ 2.3 Cấu trỳc cụng nghệ phần mềm
Quỏ trỡnh phỏt triển của một dự ỏn phần mềm đều trải qua ba giai đoạn.
Giai đoạn một:
Trả lời cho cầu hỏi “Cỏi gỡ ?”. Tức là người sản xuất phần mềm phải xỏc định cụ thể và chi tiết sản phẩm phần mềm mà mỡnh cần tạo ra. Đõy là cụng đoạn cực kỳ quan trọng trong sản xuất phần mềm ở quy mụ cụng nghiệp, vỡ chỉ cú xỏc định rừ ràng phạm vi của sản phẩm và cỏc ràng buộc liờn quan ta mới cú thể tiến hành được kết quả của cỏc cụng đoạn sau.
Phải giải quyết ba vấn đề mấu chốt là tiến hành phõn tớch hệ thống một cỏch toàn diện theo quan điểm một phần mềm là một thành phần của hệ thống quản
Cụng nghệ phần mềm Thành phần Cụng cụ Phương phỏp Thủ tục Chức năng Quản trị viờn dự ỏn Kỹ sư phần mềm
lý do đú nú phải được đặt trong tổng thể hệ thống đú và xem xột mối quan hệ ràng buộc cỏc yếu tố quản lý khỏc.
Giai đoạn hai:
Trả lời cho cõu hỏi “Thế nào ?”. Tức là định hướng phần mềm sẽ phỏt triển thế nào trong đú cú ba cụng việc cơ bản cần làm: thiết kế, mó húa, kiểm thử. Mó húa trong cụng nghệ phần mềm là viết mó chương trỡnh: biờn dịch chương trỡnh từ ngụn ngữ thiết kế sang một ngụn ngữ mà mỏy tớnh cú thể hiểu.
Giai đoạn ba:
Trả lời cho cầu hỏi “Thay đổi ra sao ?”. Cú ba loại hỡnh bảo trỡ là: bảo trỡ sửa đổi, bảo trỡ thớch nghi và bảo trỡ hoàn thiện hay bảo trỡ nõng cao. Bảo trỡ sửa đổi là sửa lỗi phần mềm, thụng thường là lỗi chi tiết, đơn giản, khụng phải là lỗi hệ thống. Bảo trỡ thớch nghi là làm cho phần mềm hoàn thiện trong mụi trường của người sử dụng. Bảo trỡ hoàn thiện: làm cho phần mềm cú thể hoạt động tốt trong cỏc mụi trường khỏc nhau.
Sơ đồ 2.4 Cỏc giai đoạn của quy trỡnh phỏt triển phần mềm
Xỏc định
Phỏt triển
Bảo trỡ
Giai đoạn một
Giai đoạn hai
Xỏc định Phỏt triển Bảo trỡ
Khỏi niệm phần mềm :
Theo Roger Pressman phần mềm là một tập hợp gồm ba yếu tố là: cỏc chương trỡnh mỏy tớnh, cấu trỳc dữ liệu và hệ thống tài liệu hướng dẫn.
Cỏc giai đoạn phỏt triển của phần mềm: Thời kỳ 1950-1960 1960-1970 1970-1990 1990-Nay Chậm. Xử lý theo lụ. Phần mềm đơn chiếc. Sản xuất cho nhúm người dựng. Chế độ thời gian thực.
Thương mại húa.
Hệ thống phõn tỏn.
Tớnh tới hiệu quả thương mại. Phần mềm thụng minh. Hệ thống để bàn. Lập trỡnh hướng đối tượng. Xử lý song song. 2.4.2 Vũng đời phỏt triển phần mềm:
Trong cụng nghiệp phần mềm người ta đặc biệt quan tõm tới vấn đề là vũng
đời phỏt triển phần mềm. Vũng đời phỏt triển của một phần mềm được hiểu là quy trỡnh từ khi phần mềm ra đời cho đến khi đưa vào sử dụng và quỏ trỡnh nõng cấp bảo trỡ.
Mục đớch của việc nghiờn cứu vũng đời phỏt triển của phần mềm là phõn ra cỏc giai đoạn trờn cơ sở đú tỡm cỏc giải phỏp và cụng cụ thớch hợp để tỏc động vào mỗi giai đoạn.
• Thiết kế • Mó húa • Kiểm thử • Phõn tớch hệ thống • Kế hoạch • Phõn tớch yờu cầu
• Bảo trỡ sửa đổi
• Bảo trỡ thớch nghi
Sơ đồ 2.5 Mụ hỡnh thỏc nước 2.4.3 Mụ hỡnh thỏc nước:
Cụng đoạn đầu tiờn là cụng nghệ hệ thống: nú bao trựm lờn toàn bộ quy trỡnh tiếp theo trong cụng nghệ phần mềm, vỡ phần mềm là một thành phần của hệ