: một số giải pháp hoàn thiện tổ chức và quản lý
3.3.1.Một số đề xuất khác:
Hoàn thiện hệ thống thông tin: Để đáp ứng đợc các yêu cầu về hệ thống thông tin nh đã đề cập ở phần trên, phù hợp với xu thế phát triển, Công ty TRIUMPH cần áp dụng các phơng tiện kỹ thuật hiện đại. Ngoài các phơng tiện nh điện thoại, máy fax, Công ty TRIUMPH có thể từng bớc thiết lập mạng máy tính để thiết lập hệ thống thông tin trên cơ sở internet liên lạc trực tiếp trong hệ thống phân phối. Điều này hoàn toàn khả thi nhất là với các tổng đại lý và các Boutique của Công ty, còn những đại lý bán lẻ qua trung gian sẽ khó khăn hơn. Qua khảo sát thực tế cho thấy:
- Chi phí internet thấp, chất lợng đờng chuyền ngày một cải thiện.
- Công ty TRIUMPH cũng đã có cơ sở vật chất, kỹ thuật hiện đại qua việc phát triển công nghệ mạng và internet vào quản lý hệ thống phân phối. Hiện tại Công ty TRIUMPH đã có Website với địa chỉ: www.TRIUMPH.com.vn.
Trên đây là những tiền đề cơ bản để thực hiện giải pháp hoàn thiện quản lý dòng thông tin trên cơ sở sử dụng internet.
Việc thiết lập hệ thống thông tin trên cơ sở mạng internet cần đợc tiến hành các bớc sau:
- Lựa chọn tất cả các Boutique của Công ty, các tổng đại lý và một số những đại lý bán lẻ trung gian loại A để thực hiện thí điểm ban đầu. Sau khi thành công sẽ mở rộng ra cho các đại lý loại B và C (nếu có thể) .
- Khảo sát tình hình sử dụng máy tính và internet tại các cửa hàng và đại lý.
- Cung cấp hệ thống thông tin trên cơ sở ứng dụng internet dới hình thức trang web. Trong Website của Công ty TRIUMPH sẽ xây dựng một webpage riêng cho các cửa hàng và đại lý. Mỗi cửa hàng, đại lý, tổng đại lý đợc cung cấp
tên sử dụng (user name) và mật khẩu (password) riêng để truy cập webpage này.
Webpage này sẽ có một số nội dung chính sau: + Thông tin sản phẩm.
+ Thông tin thị trờng. + Đơn đặt hàng chi tiết + Cập nhật tồn kho
+ Kiến nghị với Công ty TRIUMPH.
Các cửa hàng và các đại lý sẽ truy cập vào web này để nhận các thông tin cần thiết đồng thời cập nhật đơn hàng, số liệu tồn kho của mình, danh mục khách hàng, điểm bán hàng...
Số liệu tồn kho của các cửa hàng và các điểm bán trong hệ thống phân phối của Công ty TRIUMPH là dữ liệu cần thiết. Tuy nhiên, việc xác định tồn kho tại các cửa hàng bán lẻ của Công ty TRIUMPH còn thực hiện rất thủ công (các tổng đại lý và đại lý cha đợc làm công đoạn này). Hàng tháng, muốn xác định tồn kho tại một Boutique nào đó, Công ty sẽ cho ngời kiểm tra hàng tồn thực tế, sau đó rồi mới đối chiếu với sổ sách... Do đó số liệu tồn kho của các Boutique đợc cập nhật không kịp thời và thiếu chính xác. Để có số liệu kịp thời và chính xác, về lâu dài, Công ty TRIUMPH cần đầu t về công nghệ thông tin cho các cửa hàng bán lẻ trực thuộc để cập nhật tồn kho của từng cửa hàng một cách tự động và kịp thời. Khi đó, tại văn phòng của chi nhánh, nhà máy, ... ở một thời điểm bất kỳ cũng có thể tổng hợp đợc tồn kho của từng cửa hàng, rất thuận tiện cho việc điều hành, quản lý.