Các khoản giảm trừ doanh thu tại Công ty cổ phần Gas Petrolimex hầu như chỉ xảy ra đối với trường hợp Hàng bán bị trả lại. Tài khoản được công ty sử dụng để hạch toán ở đây là TK 5315 (Doanh thu hàng bán bị trả lại – Gas, bếp, phụ kiện),trong đó chi tiết thành 2 tài khoản con là 53151 (Gas) và 53152 (Phụ kiện ). Hai tài khoản còn lại là TK 532 (Giảm giá hàng bán) và TK 521 (Chiết khấu thương mại) không được công ty sử dụng trong quá trình hạch toán. Nguyên nhân là do :
- Mặc dù công ty xuất bán buôn với khối lượng hàng khá lớn, nhưng Chiết khấu thương mại cho khách hàng chỉ được thực hiện thông qua thoả thuận và kí kết hợp đồng kinh tế, việc giảm giá cho khách hàng được thực hiện trực tiếp thông qua giá bán. Chính thế việc hạch toán không liên quan đến 2 TK 532 và 521
- Trong một số trường hợp, có thể do điều kiện thời tiết … khi khách hàng (chủ yêú là của các Đại lý, Tổng đại lý) trả lại vỏ bình đã qua sử dụng, LPG vẫn còn sót lại trong bình. Khi đó, công ty sẽ tiến hành cân đo lại để xác định số Gas tồn đọng trong bình chưa sử dụng hết và coi đây là số hàng bán bị trả lại.
Sau khi cân bình, thủ kho sẽ viết Phiếu cân kiêm biên bản giao nhận và viết Phiếu nhập khi đã nhập xong số Hàng bán bị trả lại. Kế toán sẽ có nhiệm vụ nhận bộ chứng từ này và cập nhật lên máy tính.
Ví dụ : Ngày 29/01/2008 Công ty xăng dầu Bắc Sơn ( Tổng Đại lý trong ngành – mã khách 11006000) đã chuyển trả vỏ bình lại công ty 30 bình loại 12 kg và 67 bình loại 48 kg. Công ty đã tiến hành kiểm tra cân bình để xác định số Gas còn tồn đọng lại trong vỏ bình. Theo biên bản thì khối lượng còn lại là 115 kg. Công ty đã nhận lại số hàng này và coi đây chính là số Hàng bán bị trả lại.
Kế toán đã cập nhật chứng từ này vào máy tính và máy tính sẽ tự động cập nhật lên các sổ. Sổ chi tiết TK 53151, 53152, 5315 Sổ tổng hợp TK 5315 Nhật ký chứng từ số 10 – Các tài khoản khác Trình tự hạch toán : S ổ cSSS SƠ ĐỒ 1.25 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10 – CÁC TÀI KHOẢN KHÁC Từ ngày : 01/01/2008 Đến ngày : 31/01/2008 Sổ tổng hợp tài khoản 5315 NKCT số 10
Sổ chi tiết tài khoản 53151, 53152, 5315 Chứng từ nhập
DM tài khoản : 53151 – Hàng bán bị trả lại – Gas Ngày chứng tú Có 131111 Tổng nợ … … … 29/01/2008 1.839.425 ... … … … Tổng cộng 67.347.788 67.347.788 BIỂU SỐ 2.13
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Từ ngày : 01/01/2008 Đến ngày : 31/01/2008 DM tài khoản : 53151 – Hàng bán bị trả lại – Gas
Nợ Có
Dư đầu kỳ
Phát sinh trong kỳ 67.347.788 Dư cuối kỳ 67.347.788 Chứng từ
Diễn giải Số tiền khoảnTài Mãphí
Ngày Số Mã Nợ Có … … … … … … … … 29/01/2008 000176 DN1 11006000-47-22-120101 1.839.425 131111 … … … … … … … … Tổng phát sinh 67.347.788 BIỂU SỐ 2.14
Lưu ý : Tháng 01 không có phụ kiện trả lại nên không có sổ chi tiết TK 53152 –
Hàng bán bị trả lại - Bếp, phụ kiện. Sổ chi tiết tài khoản 5315 chính là sổ chi tiết tài khoản 53151.
SỔ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN CHỮ T
Từ ngày :01/01/2008 Đến ngày : 31/01/2008
DM tài khoản : 5315 – Hàng bán bị trả lại – Gas, bếp và phụ kiện
Nợ Có
Dư đầu kỳ
Phát sinh trong kỳ 67.347.788
Dư cuối kỳ 67.347.788
STT Diễn giải NợSố tiền Có TK đối ứng
1 Phải thu tiền HH, DV Tổng Đlý T/viên 67.347.788 131111
Tổng phát sinh 67.347.788