Bên cạnh những gì đã làm được, công tác kế toán nói chung, đặc biệt xét riêng kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ vẫn còn một số những tồn tại cần giải quyết
* Về hệ thống chứng từ kế toán
Riêng ở phương thức bán buôn cho khách hàng công nghiệp, mỗi lần xuất hàng, lượng hàng xuất ra là rất lớn nhưng sau mỗi lần xuất, công ty không lập ngay Phiếu xuất kho mà lại đợi đến tận cuối tháng mới lập cả vào một lần dựa vào các Phiếu cân kiêm biên bản giao nhận đã lập theo từng lần. Khi không trực tiếp lập các phiếu xuất cho từng lần xuất như vậy có thể làm ảnh hưởng đến tính cập nhật và tính chính xác của các thông tin kế toán cần quản lý.
* Về hệ thống tài khoản kế toán
Có một số tài khoản kế toán quan trọng nhưng không đựơc công ty sử dụng chủ yếu trong quá trình hạch toán hoặc lại được thay thế bằng một tài khoản khác. Cụ thể như sau :
-- Trong quá trình thu mua hàng hoá, mọi chi phí thu mua phát sinh công ty không tập hợp trên tài khoản 1562 để phân bổ vào cuối kỳ mà ghi nhận ngay vào chi phí bán hàng (TK 641). Điều này sẽ dẫn đến việc phản ánh Giá vốn không chính xác, gây khó khăn hơn cho việc quản lý. Mặt khác khi công ty áp dụng cách thức này để hạch toán là đã vi phạm nguyên tắc phù hợp.
-- Tài khoản 136 (Phải thu nội bộ) cũng không được công ty sử dụng trong quá trình hạch toán nội bộ. Công ty chỉ sử dụng duy nhất tài khoản 336 (Phải trả nội bộ) để theo dõi quan hệ này. Khi có nghiệp vụ khó bù trừ, việc chỉ sử dụng một tài khoản như này có thể sẽ gây khó khăn cho việc hạch toán và quản lý.
-- Khi xuất hàng cho các khách hàng công nghiệp, nếu sử dụng thêm tài khoản 157 (Hàng gửi bán) để hạch toán thì vịêc hạch toán sẽ chính xác và kịp thời hơn nhưng thực tế công ty không sử dụng tài khoản này mà hạch toán gộp vào tài khoản 156 (Hàng hoá).
-- Khi giá cả các mặt hàng kinh doanh thường xuyên biến động, sử dụng những tài khoản Dự phòng là cách tốt nhất để phòng ngừa rủi ro nhưng trên thực tế công ty đã không sử dụng một số những khoản dự phòng trong đó có cả Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK159). Khi có những biến cố xảy ra điều này có thể sẽ gây ra những ảnh hưởng rất lớn đến kết quả kinh doanh của công ty.
-- Việc chiết khấu thương mại sẽ là thường xuyên đối với một doanh nghiệp mà khối lượng hàng hoá giao dịch lớn, hàng hoá bán buôn là chủ yếu. Tuy nhiên tài khoản 521( Chiết khấu thương mại) không đựơc công ty sử dụng mà cả chiết khấu và giảm giá đều được trừ trực tiếp qua giá bán để ghi nhận doanh thu (tức trừ trực tiếp vào tài khoản 511) theo mức đã được chiết khấu.
* Về nguyên tắc hạch toán hạch toán một số nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá.
-- Nghiệp vụ bán buôn cho khách hàng công nghiệp : Theo phương thức bán buôn cho khách hàng công nghiệp, hàng hoá sẽ được xuất cho khách hàng rất nhiều lần trong tháng, tuỳ theo nhu cầu của khách hàng. Tất cả số hàng xuất này vẫn được công ty theo dõi trực tiếp theo dõi trên tài khoản 156, chỉ thay đổi mã kho từ kho xuất sang kho xe. Đến cuối mỗi tháng, công ty sẽ lập một Phiếu xuất kho và một Hoá đơn giá trị gia tăng cho số hàng đã xuất theo những Biên bản kiểm nhận do khách hàng gửi tới. Những hàng hoá lúc này mới chính thức được coi là tiêu thụ và được ghi giảm trên tài khoản 156. Trong quá trình hạch toán, công ty đã không chuyển ngay số hàng xuất sang tài khoản 157, điều này sẽ làm cho quá trình hạch toán tiêu thụ hàng hoá bị chậm hơn so với thực tế, không phản ánh đúng thời điểm phát sinh nghiệp vụ, ảnh hưởng đến tình hình thực tế của hàng tồn kho.
-- Nghiệp vụ bán hàng cho các chi nhánh : Về thực chất số hàng này không qua kho công ty mà được chuyển ngay từ nhà cung cấp cho các chi nhánh. Chính vì vậy nghiệp vụ này có thể được hạch toán như một nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng. Tuy nhiên theo cách hạch toán của mình công ty còn đưa từ tài khoản 151 (Hàng mua đang đi đường) sang tài khoản 15651 (giả định kho chuyển thẳng). Khi nhận được
thông báo đã nhận được hàng từ các chi nhánh, công ty vừa phải ghi nhận giá vốn của lô hàng, lại đồng thời phải ghi giảm tài khoản 15651 (ở kho chuyển thẳng). Cách làm này có thể sẽ làm phức tạp hơn quy trình hạch toán.
-- Nghiệp vụ hàng đổi hàng : Theo đúng quy định thì những nghiệp vụ liên quan đến hàng đổi hàng không được phép ghi nhận doanh thu. Nhưng trên thực tế khi xuất hàng cho hãng khác vay, công ty vẫn ghi nhận đó là doanh thu. Điều này sẽ phản ánh sai lệch khá nhiều doanh thu thực tế mà công ty thu được trong quá trình bán hàng trong một thời điểm nhất định, nếu việc cho vay và trả lại không trong cùng một năm, nó còn có thể ảnh hưởng đến Doanh thu, Giá vốn hàng bán trên Báo cáo kết quả kinh doanh, từ đó ảnh hưởng đến việc phân tích các tỷ suất…
- Nghiệp vụ xuất hàng khuyến mại : Khi các nghiệp vụ này phát sinh, công ty cần hạch toán qua tài khoản 512 (Doanh thu nội bộ) để ghi tăng doanh thu nội bộ. Nhưng thực tế với nghiệp vụ này, công ty đã ghi nhận luôn vào tài khoản 641 (Chi phí bán hàng), ghi tăng chi phí bán hàng và ghi giảm hàng hoá ở tài khoản 156.
Việc hạch toán như vậy đã làm ảnh hưởng đến cả tính trọn vẹn và tính chính xác của các nghiệp vụ, doanh thu nội bộ sẽ không được phản ánh đầy đủ,…
* Về sổ sách kế toán
Phần mềm kế toán Gas Acounting Solution là một phần mềm kế toán được công ty đặt hàng và nó được thiết kế riêng cho công ty chính vì thế những tiện ích và sự phù hợp của nó đối đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp là điều không cần bàn đến. Tuy nhiên phần mềm này mới được công ty đưa vào sử dụng để thay thế phần mềm Fast Acounting từ năm 2006. Do đó phần mềm mới này gần như vẫn đang trong quá trình thử nghiệm. Những sổ sách được thiết kế trong đó vẫn đang trong quá trình hoàn thiện, chính vì vậy sẽ rất khó để tránh khỏi tất cả mọi bất cập.
Cụ thể một số sổ sách còn bị thiết kế trùng lặp, những thông tin ở sổ này đã đựơc cập nhật toàn bộ qua một sổ khác nhưng phần mềm vẫn giữ nguyên cả hai sổ ,còn có những sổ sách thông tin không được đưa lên đầy đủ . Điều này sẽ gây ảnh hưởng đến quy trình quản lý, sổ sách rườm rà hơn, thiếu thông tin …Dẫn chứng là :
- Hai sổ là Sổ Tổng hợp phát sinh của một tài khoản và Sổ Tổng hợp tài khoản chữ T.
SỔ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN CHỮ T
Từ ngày : 01/01/2008 Đến ngày : 31/01/2008 DM tài khoản : 511151- Doanh thu bán Gas, bếp và phụ kiện
Nợ Có
Dư đầu kỳ
Phát sinh trong kỳ 72.926.256.054
Dư cuối kỳ 72.926.256.054
STT Diễn giải Số tiền TK đối
ứng
Nợ Có
1 Phải thu tiền HH, DV- TĐL thành viên 15.111.954.729 131111 2 Phải thu tiền HH, DV- TĐL, ĐL ngoài ngành 1.031.049.686 131121 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
… … … … …
Tổng phát sinh 72.926.256.054
BIỂU SỐ 2.48
SỔ TỔNG HỢP PHÁT SINH MỘT TÀI KHOẢN
Từ ngày : 01/01/2008 Đến ngày : 31/01/2008 DM tài khoản: 511151- Doanh thu bán Gas trong nước
Được in theo mẫu : 1 – Theo tài khoản đối ứng
STT Diễn giải PS
Nợ PS Có
TK đối ứng
1 Phải thu tiền HH, DV- TĐL thành viên 15.111.954.729 131111 2 Phải thu tiền HH, DV- TĐL, ĐL ngoài ngành 1.031.049.686 131121
… … … … …
Tổng phát sinh 72.926.256.054
BIỂU SỐ 2.49
- Ở Bảng kê chi tiết xuất hàng , cột tiền vốn không được kế toán sử dụng trong quá trình hạch toán mà lại để đến Bảng kê xuất hàng theo nhóm mặt hàng mới xác định cột tiền vốn ( ở cột 5 – Thành tiền – Phần thống kê ). Như vậy thông tin không đựợc lên đầy đủ sẽ gây khó khăn cho trong quá trình quản lý và đối chiếu.
Ngoài ra có một số các mẫu sổ, tên được đặt chưa chuẩn theo đúng chế độ. Đặc biệt là các Nhật kí chứng từ. Theo chế độ, tài khoản 131 được mở theo Nhật ký chứng từ số 8 nhưng theo thiết kế trong phần mềm tài khoản này lại được mở theo Nhật ký chứng từ số 10.
Có những bảng kê không được sử dụng trong quá trình hạch toán:Bảng kê số 9