Quản lý chi phí dự án tại công ty bao gồm 2 nội dung: phân tích dòng chi phí dự án và kiểm soát chi phí dự án.
Đo lường
Môi trường
Con người Nguyên vật liệu
Máy móc
Nhân tố, kết quả
- Phân tích dòng chi phí dự án: Bằng việc phân tích dòng chi phí dự án mà công ty có thể chủ động tìm đủ nguồn vốn và cung cấp theo đúng tiến độ dự án, không để xảy ra tình trạng dự án bị kéo dài thời gian, trì trệ do thiếu vốn, hoặc vốn không kịp giải ngân.
Phương pháp này dựa trên cơ sở chi phí thực hiện theo từng công việc, hạng mục công trình và số ngày hoàn thành chúng để tính chi phí bình quân một ngáy thực hiện từng công việc, hạng mục đó. Trên cơ sở hai đường chi phí tích luỹ theo kế hoạch triển khai sớm và triển khai muộn ( hai đường cong này được xây dựng từ mức chi phí một ngày và kế hoach triển khai sớm hoặc muộn) công ty sẽ quyết định lựa chọn kế hoạch triển khai sớm hay muộn nhằm tối thiểu hoá chi phí thực hiện.
- Kiểm soát chi phí dự án: đây là việc kiểm tra ,theo dõi tiến độ chi phí, tìm ra những thay đổi so với kế hoạch đã đề ra, trên cơ sở công ty sẽ đề ra các giải pháp nhằm quản lý hiệu quả chi phí dự án. Kiểm soát chi phí bao gồm các nội dung sau:
+ Ngăn cản những thay đổi không được phép, không đúng so với chi phí cơ sở. + Kiểm soát việc thực hiện chi phí để xác định mức chênh lệch so với kế hoạch. + Thông tin cho cấp thẩm quyền về những thay đổi cho phép.
1.2.2.3. Quản lý thời gian và tiến độ.
“Quản lý thời gian và tiến độ dự án là quá trình quản lý bao gồm việc thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực hiện từng công việc và toàn bộ dự án, quản lý tiến trình thực hiện các công việc dự án trên cơ sở các nguồn lực cho phép và các yêu cầu về chất lượng đã định” (Giáo trình Quản lý dự án - Chủ biên PGS.TS Từ Quang Phư ơng – NXB Đại học Kinh tế quốc dân).
• Mạng công việc: đây là kỹ thuật trình bày kế hoạch tiến độ, mô tả mối quan hệ giữa các công việc đã được xác định cả về thời gian và thứ tự trước sau dưới dạng sơ đồ.
Trong đó, có hai loại mạng công việc thường được sử dụng là phương pháp “đặt công việc trên mũi tên” (AOA) và phương pháp “đặt công việc trong các nút” (AON). Nhờ mạng công việc mà các cán bộ quản lý dự án có thể thấy được mối quan hệ tương tác giữa các nhiệm vu, công việc trong dự án, đồng thời, xác đinh được thời gian bắt đầu
và kết thúc của các công việc hạng mục công trình. Từ đó, các cán bộ quản lý dự án sẽ xác định được công việc nào cần làm trước, công việc nao cần làm kết hợp để có thể tiết kiệm được thời gian, nguồn lực và đạt được mục tiêu đã đề ra.
Tuy nhiên, các phương pháp này đòi hỏi phải xác định được cụ thể ngày bắt đầu và kết thúc các công việc, điều này là rất khó, bởi trên thực tế, mối quan hệ giữa các công việc rất phức tạp và đan xen lẫn nhau. Do đó cần phải có phương pháp để dự tính thời gian thực hiện từng công việc.
• Phương pháp dự tính thời gian từng công việc: phương pháp này gồm các bước sau:
- Xây dựng các giả thiết lien quan đến nguồn lực và hoàn cảnh tác động bình thường.
- Dự tính thời gian có thể hoàn thành công việc dưa trên nguồn lực có thể huy động được trong kế hoạch.
- Xác định đường găng và độ co giãn thời gian cho từng công việc. - So sánh thời gian hoàn thành theo dự tính và thời hạn cho phép. - Điều chỉnh nguồn lực khi cần thiết.
• Phương pháp biểu đồ gantt: Đây là phương pháp trình bày tiến trình thực tế cũng như kế hoạch thực hiện các công việc của dự án theo trình tự thời gian.
Thông qua biểu đồ gantt mà cán bộ quản lý dự án dễ dàng nhận biết được hiện trạng thực tế cũng như kế hoạch các công việc cũng như toàn bộ dự án, trên cơ sở đó để đưa ra các biện pháp đẩy nhânh tiến trình, tái sắp xếp công việc và nguồn lực để đảm bảo tính liên tục và hợp lý cho dự án. Tuy nhiên khi dự án phức tạp, bao gồm quá nhiều công việc thì biểu đồ gantt không thể chỉ ra đủ và đúng mối quan hệ giữa các công việc.