I. Thực tiễn áp dụng UCP600 và ISBP681 trong việc tạo lập và kiểm tra bộ chứng từ
2. Khi ngân hàng thương mại là ngân hàng thông báo
Như đã đề cập ở trên, trong quy trình thanh toán quốc tế thường có sự tham gia của ít nhất một ngân hàng đóng vai trò là ngân hàng thông báo thư tín dụng (hay nói cách khác đó là ngân hàng của người hưởng lợi, ngân hàng tại nước người xuất khẩu). Vậy khi đóng vai trò là ngân hàng thông báo L/C, một số ngân hàng tuân thủ UCP 600 và ISBP 681 như thế nào trong quy trình nghiệp vụ của mình?
Quy trình thông báo thư tín dụng hàng xuất được thể hiện như sau:
(1 ) Kiểm tra và thông báo L/C: Hầu hết các ngân hàng thương mại Việt Nam đều quy định rằng việc kiểm tra và thông báo L/C phải tuân thủ UCP 600 và ISBP 681. Tuy nhiên chỉ có một số ngân hàng đã nêu và quy định rõ việc kiểm tra như thế nào trong quy trình nghiệp vụ của mình.
♣ Đối với các ngân hàng thuộc sở hữu của nhà nước
Theo quy định của Ngân Hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn Việt Nam (NHNo&PTNT), Ngân Hàng Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam (BIDV)
thì khi nhận được L/C và thông báo L/C (tu chỉnh L/C), thanh toán viên có trách nhiệm như sau:
- Kiểm tra L/C phải đúng mẫu Swift (nếu gửi bằng Swift), có xác nhận mã khoá đúng (nếu mở bằng Telex).
- L/C phải có dẫn chiếu UCP 600
- Kiểm tra tên, địa chỉ người hưởng lợi, các chỉ dẫn của ngân hàng phát hành về việc thông báo L/C (thông báo trực tiếp hay qua ngân hàng thứ hai...), loại L/C để lựa chọn hình thức thông báo cho phù hợp.
♣ Đối với các ngân hàng TMCP:
Ngân Hàng Đông Nam Á (Seabank): Khi nhận được L/C hoặc sửa đổi L/C từ phía NHPH, Seabank sẽ gửi thông báo theo mẫu của Seabank trong vòng 1 ngày. Khách hàng sẽ được Seabank lưu ý về những điểm quan trọng hoặc những điểm có thể xảy ra sai sót khi lập bộ chứng từ xuất trình trên thông báo của Seabank. Seabank sẽ tư vấn miễn phí cho khách hàng khi lập BCT.
Ngân Hàng TMCP Hàng Hải (Maritime bank): Ngân Hàng Hàng Hải tiếp nhận và thông báo nguyên bản L/C do ngân hàng nước ngoài phát hành cho khách hàng bằng văn bản sau khi kiểm tra tính chân thực của L/C.
Ngân Hàng Ngoại Thương Việt Nam (Vietcombank): Nhận được L/C hoặc sửa đổi L/C từ phía ngân hàng nước ngoài, Vietcombank kiểm tra tính chân thực của L/C hoặc sửa đổi L/C và thông báo đến khách hàng qua điện thoại. Bản gốc L/C hoặc sửa đổi L/C sẽ được giao trực tiếp khách hàng tại trụ sở Vietcombank hoặc qua dịch vụ bưu điện.
Ta thấy rằng hầu hết các ngân hàng đều tuân theo quy định của UCP 600(Điều 9b) khi tiến hành thông báo thư tín dụng. Đó là phải kiểm tra tính chân thực của tín dụng trước khi thông báo cho khách hàng và trong thông báo thư tín dụng phải phản ánh chính xác các điều khoản hoặc sửa đổi đã nhận.
(2) Thông báo cho ngân hàng phát hành về việc nhận L/C, sửa đổi L/C hoặc ý kiến khách hàng về sửa đổi L/C nếu được yêu cầu.
Khi làm điều này, các ngân hàng đã tuân thủ chặt chẽ những quy định của UCP 600 (Điều 10d, điều 12…).
Thực tế khi tiến hành thông báo L/C, một số ngân hàng cũng đã áp dụng điều 11 UCP600: Tín dụng và sửa đổi được chuyển và sơ báo bằng điện.
Theo quy định của NHNo&PTNT, khi nhận được L/C hoặc sửa đổi L/C có ghi câu “các chi tiết đầy đủ gửi sau” hay một câu có nội dung tương tự, TTV lập thông báo sơ bộ gửi khách hàng theo mẫu quy định. TTV có trách nhiệm theo dõi đến khi nhận được L/C, sửa đổi L/C chính thức, kiểm tra và thông báo, thu phí theo quy định. Nếu L/C quy định thông báo qua ngân hàng thứ 2, sở quản lý hoặc chi nhánh sẽ lập thông báo theo mẫu.
Theo quy định của Techcombank, nếu tín dụng yêu cầu thông báo qua ngân hàng thứ 2 thì Techcombank sẽ căn cứ vào từng trường hợp cụ thể như sau:
- Nếu tín dụng đã chỉ rõ ngân hàng thông báo thứ 2 mà ngân hàng đó lại có quan hệ đại lý với Techcombank thì Techcombank sẽ lập thông báo gửi theo mẫu hiện hành. Nếu ngân hàng đó không có quan hệ đại lý với Techcombank thì Techcombank sẽ thông qua ngân hàng thứ 3 liên hệ với ngân hàng đó.
- Nếu tín dụng chưa chỉ rõ ngân hàng thông báo thứ 2 thì Techcombank sẽ căn cứ vào danh sách ngân hàng đại lý của mình để lựa chọn ngân hàng thông báo thứ 2.
Trong UCP 600 không có điều khoản nào nêu rõ các trường hợp ngân hàng thông báo có thể từ chối thông báo L/C. Chỉ có điều khoản quy định các ngân hàng thông báo có thể từ chối thông báo thư tín dụng. Khi áp dụng UCP 600, NHNo&PTNT đã nêu ra 2 trường hợp từ chối thông báo thư tín dụng:
- NHNo từ chối thông báo những L/C không xác định được tính chân thật bề ngoài hoặc đã tra soát nhưng không xác định được tên, địa chỉ người hưởng lợi, hoặc trường hợp người thụ hưởng từ chối nhận L/C. Trong vòng 5
ngày làm việc kể từ ngày nhận được L/C, nếu không thông báo được cho người hưởng lợi, Chi nhánh phải thông báo cho Ngân hàng nước ngoài và Sở quản lý về tình trạng của L/C
- Từ chối thông báo những sửa đổi L/C mà L/C gốc không do NHNo thông báo, hoặc sửa đổi nhận được sau khi NHNo đã gửi chứng từ đòi tiền…
Ta có thể thấy rằng quy định của Ngân Hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn khá đẩy đủ và chi tiết. Điều đó sẽ giúp ích cho các thanh toán viên rất nhiều trong quá trình kiểm tra bộ chứng từ.
(3) Thu phí thông báo:
Phí thông báo do ai chịu? Người hưởng lợi hay người xin mở L/C?
Tiến hành thu phí thông báo theo biểu mẫu quy định hiện hành của các ngân hàng.
Ta có bảng biểu phí thông báo L/C của một số ngân hàng:
Bảng 1: Biểu phí thông báo L/C của một số ngân hàng.
Ngân Hàng Phí thông báo
Hdbank 12USD NHNo&PTNT 20 USD Vietcombank 20 USD BIDV 15 USD Techcombank 15 USD Maritimebank 20 USD Oceanbank 15 USD Vrbank 20USD Seabank 15USD Nguồn: Tổng hợp (4) Tiếp nhận chứng từ:
- TTV tiếp nhận bộ chứng từ của khách hàng xuất trình kèm bản gốc L/C, các sửa đổi L/C liên quan (nếu có) cùng thư thông báo L/C, các sửa đổi
L/C có xác nhận mã/ chữ ký đúng của ngân hàng thông báo và thư yêu cầu thanh toán theo mẫu.
- Trước khi ký nhận chứng từ, kiểm tra sơ bộ các loại chứng từ, số lượng của từng loại chứng từ kể trên và thư yêu cầu thanh toán của khách hàng, phải ghi rõ ngày, đăng ký số tham chiếu, nhập dữ liệu vào máy tính.
(5) Kiểm tra chứng từ: Sau khi nhận được BCT của khách hàng xuất trình đòi tiền hàng xuất, các ngân hàng có nhiệm vụ kiểm tra BCT. Việc kiểm tra chứng từ dựa trên UCP 600. Một số ngân hàng quy định về việc kiểm tra chứng từ như sau:
♣ Đối với các ngân hàng thuộc sở hữu nhà nước:
Ngân Hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn Việt Nam (NHNo & PTNT): - Kiểm tra chứng từ ngay sau khi nhận được đầy đủ các chứng từ do khách hàng xuất trình. Ký xác nhận vào mặt sau của L/C gốc trị giá BCT xuất trình. Việc kiểm tra chứng từ phải được thực hiện khẩn trương và đảm bảo đúng quy định của UCP 600.
- Kiểm tra sự phù hợp về nội dung, số lượng chứng từ so với các điều khoản quy định trong L/C và sửa đổi L/C (nếu có). Kiểm tra sự phù hợp giữa các chứng từ với nhau, kiểm tra sự phù hợp của các chứng từ với UCP 600. Khi kiểm tra mà phát hiện thấy sai sót, TTV phải thông báo ngay cho khách hàng và nêu rõ từng sai sót của chứng từ để khách hàng sửa chữa, và chỉ giao lại cho khách hàng những chứng từ cần thay đổi, sửa chữa.
Ngân Hàng Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam (BIDV) quy định như sau: - Khách hàng nên xuất trình chứng từ tại BIDV trước ngày quy định trong L/C
- Trường hợp L/C không quy định thì áp dụng Đ14c UCP600 (việc xuất trình không được muộn hơn 21 ngày dương lịch sau ngày giao hàng. Tuy nhiên BIDV cũng lưu ý khách hàng là cũng nên xuất trình sớm một vài ngày để BIDV có thời gian kiểm tra chứng từ. Và trong trường hợp chứng từ được phát hiện có sự sai biệt thì khách hàng còn có thời gian bổ sung, sửa chữa phù hợp với quy định của L/C.
- Sau khi nhận hồ sơ, BIDV sẽ kiểm tra và thông báo ngay cho khách hàng về các điểm chưa phù hợp để khách hàng chỉnh sửa.
♣ Đối với các ngân hàng TMCP:
Ngân Hàng Phương Đông (OCB) quy định như sau: - Sau khi nhận được hồ sơ của khách hàng, OCB sẽ tiến hành kiểm tra và thông báo cho khách hàng về tính hợp lệ của BCT ngay trong ngày.
- Sau khi hoàn tất bộ chứng từ theo đúng yêu cầu của L/C và tu chỉnh L/C (nếu có), OCB sẽ gửi bộ chứng từ kèm theo Thư đòi tiền đến Ngân hàng phát hành L/C.
Ngân Hàng các doanh nghiệp ngoài quốc doanh Việt Nam (VPBank) cũng quy định: Sau khi nhận được BCT của khách hàng, VPbank sẽ tiến hành kiểm tra ngay trong ngày rồi sẽ thông báo lại cho khách hàng về tình trạng BCT.
Ta thấy rằng khi tiến hành kiểm tra BCT hàng xuất, hầu hết các ngân hàng thương mại Việt Nam đều tuân thủ tiêu chuẩn kiểm tra chứng từ của UCP600 và Bộ Tập Quán Ngân Hàng Tiêu Chuẩn Quốc Tế (ISBP681).Tuy
nhiên mỗi ngân hàng lại có bước quy trình nghiệp vụ khác nhau. Ta có thể thấy điểm nổi bật khi ứng dụng UCP để kiểm tra BCT của hầu hết các ngân hàng thương mại đó là: Các ngân hàng đều cố gắng kiểm tra tình trạng bộ chứng từ ngân hàng xuất trình đòi tiền càng sớm càng tốt (OCB và VPbank tiến hành kiểm tra ngay trong ngày, NHNo quy định kiểm tra ngay khi nhận được bộ chứng từ, việc kiểm tra phải khẩn trương và tuân thủ UCP600…) đê kịp thời lưu ý khách hàng về những sai sót của BCT để khách hàng kịp thời sửa chữa. Từ đó sẽ giảm thiểu chi phí cho các doanh nghiệp trong trường hợp BCT bị từ chối thanh toán (Theo ước tính, mỗi lần bộ chứng từ bị từ chối thanh toán, các doanh nghiệp sẽ phải chịu chi phí là từ 50-2500USD) (Nguồn Ngân Hàng Quốc Tế VIB). Một điểm nổi bật khác của một số ngân hàng thương mại khi ứng dụng tiêu chuẩn kiểm tra chứng từ của UCP đó là: Mặc dù UCP đã không có quy định rõ ràng về việc các ngân hàng thông báo không phải kiểm tra BCT trong trường hợp nào? Tuy nhiên về vấn đề này, một số ngân hàng cũng đã quy định cụ thể trong quy trình nghiệp vụ của mình. Đối với NHNo&PTNT thì NHNo sẽ không phải kiểm tra BCT, trừ việc ký nhận loại, số lượng chứng từ và ngày giờ nhận chứng từ trong trường hợp: L/C quy định chứng từ xuất trình, thanh toán tại NHPH (available with issuing bank by payment) hoặc ngân hàng khác do NHPH chỉ định (available with….X…bank by payment). Trong trường hợp khách hàng có yêu cầu, NHNo có thể giúp khách hàng kiểm tra chứng từ mà không chịu trách nhiệm gì và trên thư gửi chứng từ không xác nhận tình trạng BCT.
(6) Gửi chứng từ và đòi tiền: Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của BCT, ngân hàng sẽ gửi BCT đi đòi tiền NHPH hoặc NH chỉ định thanh toán.
♣ Đối với các ngân hàng thuộc sở hữu nhà nước:
Ngân Hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn Việt Nam (NHNo & PTNT) quy định: Việc gửi chứng từ đi và đòi tiền tuân thủ Đ35 UCP600 “Sự miễn trách dịch thuật và chuyển giao chứng từ”. Theo Đ35 UCP600, ngân hàng không có nghĩa vụ hoặc trách nhiệm về những hậu quả phát sinh từ sự chậm trễ, mất mát trong chuyền tin, bị cắt xén hoặc các sai sót khác phát sinh trong bất cứ truyền điện tín hoặc chuyển giao thư từ hoặc chứng từ, nếu các điện tín, các thư từ hoặc các chứng từ được chuyển hoặc gửi đi phù hợp với các yêu cầu quy định trong tín dụng, hoặc nếu ngân hàng có thể đã có sángt kiến trong việc lựa chọn dịch vụ chuyển giao khi tín dụng không có hướng dẫn cụ thể…..
Theo đúng tinh thần của đó, NHNo&PTNT đã quy định về việc chứng từ bị thất lạc trên đường đi như sau:
*1.NHNo không chịu trách nhiệm đối với những bộ chứng từ bị thất lạc trên đường đi, mà chỉ có trách nhiệm cung cấp những thông tin liên quan đến việc gửi chứng từ.
*2.Trường hợp khách hàng yêu cầu hỗ trợ, chi nhánh có thể thông báo cho ngân hàng phát hành L/C (hoặc ngân hàng được chỉ định hoàn trả) về việc mất chứng từ, đề nghị thanh toán bằng bộ chứng từ sao hoặc phát hành thư bảo lãnh nhận hàng.
Ngân Hàng Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam BIDV: Không có quy định cụ thể về vấn đề này. BIDV quy định việc kiểm tra và gửi chứng từ đi đòi tiền tuân thủ đúng theo UCP600 và ISBP681.
♣ Đối với các ngân hàng TMCP:
Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam Techcombank quy định như sau: Việc thông báo thư tín dụng của Techcombank tuân theo những quy định của UCP600 và ISBP681.Trong trường hợp Techcombank thông báo và chuyển thư tín dụng đòi tiền NHPH (hoặc ngân hàng chỉ định hoàn trả) mà bộ chứng từ bị thất lạc trên đường đi, khi ấy Techcombank cũng không chịu trách nhiệm gì. Tuy nhiên Techcombank có thể giúp khách hàng liên hệ với NHPH (ngân hàng chỉ định) xin thanh toán với chi phí thuộc về khách hàng.
Ta có thể thấy rằng, hầu hết các ngân hàng đều đã bắt kịp, làm quen và dần đã ứng dụng tinh thần bộ tập quán mới của ICC. Tuy bước đầu còn bỡ ngỡ vì những thay đổi đáng kể của bộ tập quán mới, nhưng những quy định rõ ràng, cụ thể trong quy trình nghiệp vụ đã giúp các ngân hàng tránh được những tranh chấp về bộ chứng từ.