I. Chi phí xây lắp
1. Gi 1: Thận trọng hơn trong việc sử dụng chứng từ và lưu trữ
chứng từ
Do chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ đồng thời là tài liệu lịch sử của doanh nghiệp nên công việc thực hiện đầy đủ thủ tục chứng từ khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế là một bước quan trọng. Sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hạch toán, chứng từ được chuyển sang lưu trữ để đảm bảo an toàn, không bị mất.
Chỉ lấy ví dụ điển hình: không xuất đủ hoá đơn bán hàng, điều này làm ảnh hưởng đến doanh thu bởi tổng số doanh thu bán hàng là số tiền ghi trên hoá đơn bán hàng. Vì thế công việc này đòi hỏi nhân viên kế toán phải có trách nhiệm hơn trong mỗi lần hạch toán. Trưởng phòng và phó phòng có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc để phần hành kế toán được hạch toán chính xác hơn.
Công tác lưu trữ chứng từ chưa được thực hiện hợp lý và khoa học. Các loại chứng từ có khối lượng lớn, gây khó khăn cho công tác bảo quản và khó khăn cho việc tìm kiếm. Ngày nay, máy vi tính đã trở thành một công cụ phục vụ đắc lực cho công tác quản lý của doanh nghiệp. Vì vậy, bên cạnh việc lưu trữ chứng từ trên giấy tờ, văn phòng kế toán nên sử dụng tin học vào việc lưu trữ chứng từ.
Mỗi loại chứng từ được lưu trữ vào một thư mục trong máy. Trong mỗi thư mục có các file quản lý chứng từ. Ví dụ như:
- Các loại biên bản giao nhận, biên bản thanh lý... được lưu trữ trong một file riêng. Các chứng từ này sẽ được đánh số hiệu hoặc dùng số hiệu có sẵn để tiện cho việc tìm kiếm và sử dụng.
- Hoá đơn giao hàng, hóa đơn thanh toán tiền điện, nước, phiếu thu, chi... nên được phân thành từng loại và lưu trữ vào các file khác nhau.
Việc lưu trữ bằng máy rất nhanh gọn và dễ tìm, khi cần dùng đến bất cứ loại chứng từ nào thì chỉ việc tra cứu trong thư mục. Áp dụng cách lưu trữ này, các chứng từ gốc sẽ luôn được đảm bảo an toàn.