2.2.1.1. Quy trình nghiệp vụ phát hành thẻ (1) Tiếp nhận hồ sơ xin phát hành thẻ của khách hàng.
Võ Thanh Trà – TCDN46QN
Kim ngạch 2005 2006 2006/2005 2007 2007/2006
Nhập khẩu 32,29 32,62 101% 34 104%
Bao gồm: Đơn xin phát hành thẻ; hợp đồng sử dụng thẻ (2bản); 2 ảnh 4×6; bản sao Chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu; hợp đồng lao động hoặc giấy tờ chứng minh thu nhập của cá nhân, tổ chức hay công ty, các giấy tờ liên quan đến bảo lãnh, thế chấp (thẻ tín dụng); Yêu cầu mở tài khoản tiền gửi tại NHNTVN.
(2) Gửi yêu cầu phát hành thẻ đến trung tâm thẻ của NHNT.
NHNTTL thẩm định, đánh giá tổng hợp hồ sơ của khách hàng:
Đối với thẻ tín dụng, bộ phận phát hành thẻ phối hợp với bộ phận cho vay tín dụng và các phịng ban liên quan (nếu cần) để xác minh, thẩm định: tư cách pháp nhân, tình hình tài chính của tổ chức, cơng ty, cá nhân người xin phát hành thẻ, tham khảo đối chiếu với những thơng báo phịng ngừa rủi ro của trung tâm thẻ, các ngân hàng khác và các cơ quan hữu quan.
Đối với thẻ ghi nợ, kiểm tra tính chính xác, hợp lệ của những thơng tin về tài khoản cá nhân trên hồ sơ yêu cầu phát hành thẻ do khách hàng khai báo, thẩm định thông tin trên chứng minh nhân dân so với thông tin đăng ký trên hệ thống quản lý tài khoản.
Xét duyệt đơn phát hành và ký hợp đồng sử dụng thẻ. Trong vòng 2
ngày làm việc (thẻ ghi nợ) hoặc 4 ngày làm việc ( thẻ tín dụng) kể từ khi nhận được hồ sơ đầy đủ hố sơ, chi nhánh phải có quyết định chấp nhận hay từ chối phát hành thẻ. Nếu chấp thuận thì ký hợp đồng sử dụng thẻ, sau đó lập hồ sơ thơng tin khách hàng và gửi yêu cầu phát hành thẻ đến trung tâm thẻ.
Sơ đồ 2.2: Quy trình phát hành thẻ tại NHNTTL
(3) NHNTTL nhận thẻ từ trung tâm thẻ. Võ Thanh Trà – TCDN46QN Chủ thẻ NHNTTL(CN phát hành thẻ) Trung tâm thẻ (1) (4) (2) (3)
Trung tâm thẻ sẽ thực hiện kiểm tra dữ liệu, tạo hồ sơ quản lý tại trung tâm thẻ, in thẻ. Sau đó gửi thẻ đã in mã số cá nhân cho chi chi nhánh phát hành băng thư đảm bảo và theo phong bì riêng.
(4)NHNTTL gửi thẻ cho chủ thẻ: Sau khi nhận được thẻ, chi nhánh phải xác nhận ngay bằng văn bản cho trung tâm phát hành thẻ. Sau đó, thơng báo cho chủ thẻ đến nhận hoặc gửi cho chủ thẻ. Trước khi giao thẻ, CNPHT yêu cầu chủ thẻ ký vào giấy giao nhận thẻ và băng chữ ký ở mặt sau của thẻ.
2.2.1.2. Quy trình nghiệp vụ thanh tốn thẻ
Sơ đồ 2.3: Quy trình thanh tốn thẻ tại NHNTTL
(1)Chủ thẻ dùng thẻ để thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ tại ĐVCNT hoặc rút tiền mặt tại các máy ATM của ngân hàng đại lý(NHĐL). Khi đó các ĐVCNT phải kiểm tra tính đầy đủ các yếu
tố của thẻ, trong một số trường hợp nếu thấy cần thiết cịn có thể kiểm tra giấy tờ của chủ thẻ. Đồng thời đối chiếu với danh sách các thẻ cấm lưu hành và những thông báo đột xuất do ngân hàng cung cấp. cuối cùng, trước khi chấp nhận thanh toán các ĐVCNT phải kiểm tra số dư hoặc hạn mức còn lại của thẻ, nếu
Võ Thanh Trà – TCDN46QN Tổ chức thẻ QT CN phát hành TT thẻ CN thanh toán Chủ thẻ ĐVCNT (3) (11) (1) (7) (6) (4) (5) (8) (12) (2) (10) (9) Vietcombank Card Vietcombank Connect24 Phát hành và thanh tốnThẻ ghi nợ quốc tế
vượt hạn mức thì phải xin phép ngân hàng thanh toán thẻ. Khi đã chấp nhận thanh toán phải lập bộ hoá đơn thanh tốn gồm 4 liên, trong đó giữ lại một liên.
(2)ĐVCNT gửi 1 liên hoá đơn thanh toán cho chủ thẻ.
(3)ĐVCNT gửi 2 liên hóa đơn cịn lại cho NHTT
(4)Sau khi nhận được hoá đơn chi nhánh thanh toán thẻ kiểm tra tính hợp lệ của hố đơn, sự ăn khớp giữa biên lai và bảng kê và nhập dữ liệu để lập hồ sơ nhờ thu. Sau khi kiểm tra kĩ lưỡng hoá đơn, chi nhánh NHTT sẽ tạm ứng cho ĐVCNT theo số tiền ghi trên hoá đơn trừ đi các khoản phí mà ĐVCNT phải trả cho chi nhánh thanh toán (theo tỷ lệ trong hợp đông đã ký kết giữa hai bên). Chi nhánh thanh toán thẻ ghi số này vào tài khoản tạm ứng. Chi nhánh thanh toán thẻ lập bảng kê theo mẫu quy định, liệt kê toàn bộ giao dịch.
(5)Chi nhánh NHTT gửi bảng kê cho trung tâm thanh toán thẻ.
(6)Trung tâm thẻ báo Có cho chi nhánh NHTT bảng kê theo số tiền
thanh toán ghi trên và giữ lại một phần mà Ngân hàng Nhà nước được hưởng theo tỷ lệ quy định.
(7)Trung tâm thẻ tiến hành tập hợp tất cả các giao dịch nhận được từ các chi nhánh thẻ và gửi cho các tổ chức thẻ quốc tế tương ứng.
(8)Trung tâm thẻ nhận báo Có từ các Tổ chức thẻ quốc tế, sau đó đối chiếu với bảng kê của chi nhánh thanh toán thẻ để hạch toán cho chi nhánh phát hành thẻ liên quan. Đồng thời lập giấy báo Nợ cho chi nhánh phát hành thẻ. Võ Thanh Trà – TCDN46QN Vietcombank Card Vietcombank Connect24 Phát hành và thanh toánThẻ ghi nợ quốc tế
(9)Hàng tháng vào ngày sao kê, trung tâm thẻ lập sao kê chi tiết các giao dịch được phát sinh trong kỳ của từng thẻ và gửi cho chi nhánh qua mạng.
(10) Khi nhận được giấy báo Nợ từ trung tâm thẻ, chi nhánh phát hành thẻ sẽ lập hồ sơ quản lý và hạch toán vào tài khoản thanh toán thẻ.
(11) Chi nhánh phát hành thẻ thanh toán cho tổ chức thẻ quốc tế thông qua trung tâm thẻ.
(12) Chi nhánh phát hành thẻ gửi sao kê cho chủ thẻ.