+ Học viện nên thành lập một bộ phận kiểm soát, độc lập với các phòng ban, bộ phận khác, tối giản khoảng 1-2 thành viên có đủ năng lực và kinh nghiệm trong lĩnh vực này để giám sát việc thực hiện các thủ tục KSNB. Hoạt động này không nên để Giám đốc và trưởng các bộ phận thực hiện để tránh việc thiên vị, cái nhìn không khách quan đối với từng nhân viên, từng bộ phận
+ Học viện nên xây dựng mức phạt hay hình thức kỷ luật đi kèm với các yêu cầu về chuẩn mực đạo đức, hành vi, cư xử để các nhân viên trong Học viện thực hiện nghiêm chỉnh, tránh để lại thói quen
+ Nên thiết lập cơ chế nhận diện rủi ro trong việc đạt được mục tiêu của Học viện, tiến hành phân tích rủi ro để xác định các rủi ro cần được quản trị. Để phát huy tính hiệu quả trong quản trị rủi ro, Học viện cần nhận diện rủi ro trên cả 2 mặt: khả năng và tầm ảnh hưởng. Nhờ vậy, các phương án đối phó rủi ro mà Học viện lựa cọn mới thật sự phát huy tính hiệu quả. Nhận diện đầy đủ các rủi ro liên quan: doanh thu khai khống, chính sách bán hàng của đối thủ cạnh tranh, kế toán thu tiền kiêm thủ quỹ dẫn đến biển thủ tài sản của Học viện,…
+ Nên đầu tư về chất lượng nhân sự. Vì mô hình tổ chức đơn giản nên cần nâng cao chính sách tuyển dụng nhân sự, yêu cầu bằng cấp, kinh nghiệm cũng như phẩm chất đạo đức. Việc này sẽ giúp cho việc một nhân viên phải đảm nhận nhiều công việc khác nhau nhưng vẫn hoàn thành tốt, nâng cao hiệu quả sử dụng nhân sự
+ Vì các nghiệp vụ kế toán còn đơn giản, Học viện không sử dụng các phầm mềm kế toán vào hoạt động kinh doanh nên cần phải phân quyền truy cập máy tính tránh tình trạng tài liệu bị đánh cắp và khi có sự cố xảy ra có thể quy trách nhiệm cho đúng đối tượng. Ngoài ra, các nhân viên từng bộ phận phải chủ động thường xuyên sao lưu các dữ liệu của Học viện, của từng bộ phận mà mình đảm nhận trách nhiệm
+ Bộ phận kinh doanh, bán hàng phải thường xuyên khảo sát thị trường, thị hiếu khách hàng; khảo sát chất lượng – giá cả của các đối thủ cạnh tranh để đưa ra mức giá phù hợp, thu hút khách hàng, tăng doanh thu. Đồng thời Bộ phận này cũng nên phân tích thị trường theo mùa: thông thường lượng khách hàng sẽ nhiều hơn vào mùa khai giảng, mùa thi, hoặc là kỳ nghỉ hè của các học sinh. Trong những thời gian này các bậc phụ huynh sẽ muốn củng cố kiến thức cho các con, vì vậy các nhân viên phòng kinh doanh cần có kế hoạch, xây dựng các chương trình thu hút khách hàng
+ Cần thiết lập các đường dây nóng có nhân viên thường xuyên tuc trực hoặc các hòm thư điện tử để khảo sát, thu thập thông tin, đóng góp ý kiến từ khách hàng, từ nhân viên trong Học viện để kịp thời thay đổi các chính sách, thủ tục chưa hợp lý, phù hợp để nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ của Học viện
+ Ngoài ra, Học viện cũng nên hoàn thiện các thủ tục KSNB trong từng bước của quy trình bán hàng, CCDV và thu tiền, như:
- Phòng kinh doanh nên cử một nhân viên đảm nhiệm tiếp nhận các đơn đăng ký, đơn đặt hàng, sau đó phân loại, đánh số thứ tự và ghi vào sổ theo dõi và chuyển sang các bộ phận liên quan tiếp tục xử lý
- Đối với các khách hàng thường xuyên quá hạn trả nợ hoặc vẫn chưa trả nợ nhưng có nhu cầu sử dụng tiếp dịch vụ thì cần phải xem xét kỹ những rủi ro và lợi ích khi tiếp tục cung cấp dịch vụ cho khách hàng
- Vì các khoá học khách hàng thường đăng ký là khoá 6-12 tháng số tiền mặt lớn có thể xảy ra sai sót, rủi ro, gian lận nên Học viện có thể khuyến khích khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản
- Thiết kế một bảng so sánh doanh thu trên thực tế và doanh thu trên sổ sách để xác định rõ ràng nếu có chênh lệch, tránh được tình trạng xuất hoá đơn khống và theo dõi doanh thu một cách chính xác
- Đối với các khoản nợ phải thu khách hàng cần phải liệt kê, theo dõi từng đối tượng, thường xuyên kiểm tra thời hạn trả tiền của các khách hàng chưa thanh toán để kịp thơi nhắc nhở, hối thúc khách hàng trả nợ
- Công ty phải thường xuyên tăng cường khả năng giám sát công việc một cách thường xuyên bằng cách mọi chứng từ khi phát sinh trong ngày đều phải được thông qua bộ phận kiểm soát, kiểm tra chặt chẽ
- Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán phục vụ cho việc kiểm soát bán hàng và thu tiền, xây dựng bảng kế hoạch dự toán doanh thu cho từng thời kỳ, để có thể đối chiếu với doanh thu thực tế so với dự toán. Từ đó, công ty có thể xác định được nguyên do từ đâu