viện Toán sơ đồ cơ sở Linh Đàm
Các quá trình KSNB trong Học viện Toán sơ đồ cơ sở Linh Đàm được thiết kế nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu rủi ro gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp.
Thực trạng KSNB đối với chu trình bán hàng, CCDV – thu tiền gồm:
- Kiểm soát đơn đăng ký, đơn đặt hàng
Quá trình vào sổ doanh thu được chứng minh bằng các đơn nhập học, đơn đặt hàng đã phê chuẩn.
Các đơn nhập học, hoá đơn được đánh số để tránh việc bỏ sót, trùng lặp và phục vụ cho việc theo dõi chi tiết, chặt chẽ.
- Kiểm soát tín dụng và ra quyết định bán, cung cấp dịch vụ:
Việc bán hàng thu tiền ngay cũng như bán chịu, bán trả góp cho khách hàng được duyệt cẩn trọng trước khi bán hàng,CCDV và chỉ bán hàng, CCDV khi có đầy đủ chứng cứ (tài khoản, con dấu, chữ ký hợp pháp của khách hàng,…) nhằm ngăn ngừa tổn thất do người mua không có thật hay người mua không có khả năng thanh toán. Giá bán được phê duyệt bao gồm cả chi phí có liên quan, giảm giá, tỷ lệ chiết khấu và phương thức thanh toán nhằm tránh thất thu, kích thích tăng thu cũng như giải quyết hợp pháp và hiệu quả các quan hệ lợi ích giữa các bên tham gia trong quan hệ mua – bán.
- Kiểm soát lập hợp đồng và phát hành hoá đơn:
Các đơn nhập học được lập khi có quyết định CCDV, các hóa đơn (Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho) được lập khi có quyết định bán hàng, tuân thủ pháp luật và các quy định về chứng từ. Được đánh số trước và được ghi chi tiết để kiểm soát độc lập quá trình lập hóa đơn, đơn nhập học và quá trình ghi sổ doanh thu bán hàng, CCDV.
Sau khi lập các đơn nhập học, hoá đơn, người có đủ thẩm quyền sẽ kiểm tra lại tính chính xác của các thông tin chi tiết trên các hợp đồng, hoá đơn và xét duyệt. Hoàn tất việc xét duyệt, mỗi khách hàng sẽ được cung cấp một mã học viên. Việc thu tiền được kiểm tra, giám sát chặt chẽ để tránh trường hợp thiếu sót, gian lận, biển thủ và có các biện pháp kiểm soát cho từng phương thức thanh toán:
Thanh toán tiền mặt: đề nghị khách hàng nhận hoá đơn; đối chiếu với hoá đơn để thu đúng, thu đủ; cuối ngày đối chiếu tiền mặt tại quỹ; cuối tháng kiểm kê, đối chiếu số liệu giữa sổ sách với thực tế để phát hiện những chênh lệch do bán hàng, CCDV nhưng không ghi vào sổ.
Thanh toán tiền gửi ngân hàng: phải có giấy báo có của Ngân hàng, đối chiếu giấy báo có với số liệu sổ sách.
Trả góp mPos: thường xuyên theo dõi hạn phải thu chi tiết của từng khách hàng. Hàng tháng gần đến hạn thu tiền, kế toán sẽ thông báo cho khách hàng hạn đóng tiền và số tiền phải đóng.
- Kiểm soát việc tập hợp chứng từ và ghi sổ kế toán:
Mọi hoạt động thu từ bán hàng, CCDV có đầy đủ chứng từ chứng minh, được phân loại đúng đắn (doanh thu bán hàng, CCDV, doanh thu nội bộ, doanh thu khác) và ghi nhận đúng kỳ kế toán.
Các nghiệp vụ phát sinh được ghi nhận vào sổ kế toán kịp thời, đầy đủ và chính xác
- Tính độc lập của người kiểm tra – kiểm soát
Người kiểm tra – kiểm soát ở đây thường là Giám đốc Học viện, kiểm tra nhân viên bán hàng, kế toán có thực hiện đúng nhiệm vụ và mục tiêu của Học viện đề ra hay không
- Các chứng từ sổ sách sử dụng
Chứng từ: Đơn đặt hàng, đơn đăng ký, phiếu xuất kho, hoá đơn, đơn nhập học, giấy báo Có của Ngân hàng, phiếu thu, các chứng từ thanh toán khác
Sổ sách: sổ nhật ký bán hàng, file dòng tiền, sổ quản lý học viên, sổ cái, sổ chi tiết hàng hoá, dịch vụ, sổ kho