Đối với nhân viên sales
- Tìm kiếm khách hàng qua việc quảng bá, giới thiệu các dịch vụ vận chuyển của công ty cũng như tư vấn các chính sách ưu đãi, hỗ trợ giá của công ty và ký kết hợp đồng với khách hàng.
- Yêu cầu khách hàng xác nhận đơn, đặt hàng bên ngoài với các nhà giao nhận vận chuyển hoặc môi giới.
Đối với nhân viên chứng từ
- Nhận các yêu cầu làm chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa.
- Truyền tờ khai hải quan sau đó bàn giao cho nhân viên hiện trường đi thông quan tại chi cục.
- Làm vận đơn, khai E-manifest, làm C/O, hỗ trợ khai VGM, lên Debit Note từ hệ thống để gửi nhân viên sales để nhân viên sales gửi khách hàng.
Đối với nhân viên giao nhận
- Nhận bộ chứng từ xuất – nhập các lô hàng từ nhân viên chứng từ, thông quan hải quan hàng xuất hoặc đi lấy hàng nhập tại chi cục hải quan ngoài cửa khẩu, đi nộp thuế cho lô hàng.
- Đi kiểm hóa, kiểm dịch hàng xuất khẩu.
- Hỗ trợ nhân viên chứng từ khai tờ khai hải quan qua phần mềm ECUS/VNACCS.
Đối với nhân viên thu ngân
- Theo dõi và nhập lại chính xác thông tin hàng hóa vào sổ theo dõi hoạt động xuất – nhập khẩu.
- Theo dõi toàn bộ nội bộ kế toán trong công ty.
- Theo dõi doanh thu, chi phí và lợi nhuận của công ty.
- Quản lý sổ sách và theo dõi công nợ của công ty.
CHƯƠNG III: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG FCL NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH
LOGISTICS THU NGÂN
3.1. Sơ đồ quy trình giao nhận hàng FCL nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Logistics Thu Ngân
Sơ đồ 3.1. Sơ đồ quy trình giao nhận hàng FCL nhập khẩu đường biển của Công ty TNHH Logistics Thu Ngân
Nguồn: Tự tổng hợp Ký kết hợp đồng dịch vụ với Nhận và kiểm tra bộ chứng từ Lấy lệnh giao hàng (D/O) và
Thanh lý hải quan
Xuất phiếu giao nhận container (EIR) Thông quan hàng nhập khẩu Giao hàng cho khách hàng Trả vỏ container rỗng và nhận lại tiền cược Quyết toán và thu tiền khách hàng
3.2. Phân công nhiệm vụ từng bộ phận trong công ty
Bảng 3.1. Phân công các bước công việc trong từng bộ phận của công ty
STT Bước công việc Nhân viên thực
hiện
Giấy tờ, chứng từ
1 Ký kết hợp đồng với
khách hàng
Nhân viên sales
2 Nhận và kiểm tra bộ
chứng từ
Nhân viên chứng từ Hóa đơn thương mại Hợp đồng mua bán Phiếu đóng gói hàng hóa
Giấy báo hàng đến Vận đơn đường biển
3 Lấy lệnh giao hàng
D/O và cược vỏ container
Nhân viên giao nhận
Giấy giới thiệu của công ty nhập khẩu CMND photo Giấy báo hàng đến Vận đơn đường biển
4 Thông quan hàng
nhập khẩu
Nhân viên chứng từ Tờ khai hải quan nhập khẩu
Vận đơn Invoice Packing list Đơn đặt hàng Giấy nộp tiền vào
ngân sách nhà nước Giấy giới thiệu
5 Xuất phiếu giao
nhận contanier
Nhân viên giao nhận Lệnh giao hàng D/O và giấy cược
container
6 Thanh lý hải quan Nhân viên giao nhận phiếu EIR, lệnh giao hàng, tờ khai hải quan (bản chính và bản copy)
7 Giao hàng cho
khách hàng
Nhân viên giao nhận Người lái xe phiếu giao nhận container, giấy mượn container và tờ danh sách container 8 Trả vỏ container rỗng và nhận lại tiền cược
Nhân viên giao nhận Giấy mượn
container (bản gốc) và phiếu hạ
container rỗng
9 Quyết toán và thu
phí khách hàng
Nhân viên kế toán
3.3. Chi tiết các bước công việc thông qua bộ chứng từ một lô hàng thực tế
Giới thiệu chung về lô hàng nhập khẩu thực tế:
- Người xuất khẩu: HONGKONG GOSEN TRATE LIMITED Địa chỉ: SAN PO KONG KL, HONG KONG, CHINA
- Người nhập khẩu: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ VÀ SẢN
XUẤT THỊNH LONG Địa chỉ: Đầm cống kết tổ dân phố Tân Khê Đồng Hòa
Kiến An Hải Phòng
- Tên mặt hàng nhập khẩu:
SELF ADHESIVE PAPER Mã HS: 481141
SELF ADHESIVE PECIAL FILM Mã HS: 391990
- Số lượng kiện: 217 cuộn
- Gross weight: 22.100 Kgs
- Số vận đơn: SITSKHPG225816
- Tên tàu: SITC INCHON Số chuyến: 2135N
- Cảng xếp hàng: SHEKOU, CHINA
- Cảng dỡ hàng: Cảng ĐÌNH VŨ, HẢI PHÒNG
- Điều kiện giao hàng: CNF Hai Phong, Incoterm 2010
3.3.1. Ký kết hợp đồng dịch vụ với khách hàng
Công ty TNHH Logistics Thu Ngân có khách hàng thân thiết là Công ty TNHH Thương Mại Quốc Tế Và Sản Xuất Thịnh Long. Nhân viên Sales thuộc bộ phận kinh doanh của công ty Thu Ngân sau khi thu thập thông tin về nhu cầu nhập hàng của công ty Thịnh Long đã tiến hành tìm hiểu thông tin và giá cả của hàng hóa. Sau khi tìm hiểu, nhân viên sales tiến hành gửi báo giá qua mail cho khách hàng. Chính vì đã hợp tác trong nhiều năm nên khách hàng đã có sự tin tưởng, hai bên không tiến hành đàm phán mà ký kết luôn hợp đồng dịch vụ.
3.3.2. Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Sau khi ký kết hợp đồng giao nhận, nhân viên chứng từ liên hệ với khách hàng thông báo khách hàng cung cấp chứng từ, những chứng từ trong bộ hồ sơ bao gồm:
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Hợp đồng mua bán (Purchase Contract)
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
- Giấy báo hàng đến (Arrival Notice)
- Vận đơn đường biển (B/L)
- Và các thông tin liên quan đến tàu, thời gian dự kiến hàng đến
Khi nhận được bộ chứng từ, nhân viên chứng từ sẽ tiến hành kiểm tra thông tin xem có đầy đủ các thông tin cần thiết hay không. Nếu khách hàng gửi thiếu hoặc sai lệch thông tin thì nhân viên chứng từ sẽ gửi mail yêu cầu khách hàng sửa chữa bổ sung.
3.3.3. Lấy lệnh giao hàng D/O và cược vỏ containerLấy lệnh giao hàng: Lấy lệnh giao hàng:
Sau khi tàu cập cảng, nhân viên giao nhận công ty TNHH Logistics Thu Ngân đến văn phòng đại diện của hãng tàu SITC Hải Phòng và mang theo các giấy tờ để lấy lệnh:
- Giấy giới thiệu của Công ty TNHH Thương Mại Quốc Tế Và Sản Xuất Thịnh Long (2 bản, một bản để lấy lệnh và một bản để làm thủ tục cược vỏ).
- CMND photo
- Giấy báo hàng đến (Arrival Notice)
- Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
Để lấy lệnh giao hàng D/O, nhân viên giao nhận sẽ phải đóng các khoản phí như: phí làm D/O, phí THC, phí vệ sinh container… Sau khi đóng phí Local Charge, bộ phận phát lệnh sẽ đưa cho nhân viên giao nhận của công ty lệnh giao hàng D/O có chữ ký và đóng dấu ở trên đó.
Nhân viên chứng từ chuẩn bị 1 giấy giới thiệu của Công ty TNHH Thương Mại Quốc Tế Và Sản Xuất Thịnh Long cùng với lệnh giao hàng D/O để làm thủ tục cược vỏ container.
Lô hàng nhập khẩu này thuộc diện không phải đóng tiền cược container. Sau khi làm thủ tục cược vỏ container 0đ, nhân viên chứng từ sẽ được trả lại lệnh giao hàng và được cấp phiếu cược vỏ container.
3.3.4. Thông quan hàng nhập khẩu
Bước 1: Khai hải quan điện tử và đóng thuế
Nhân viên chứng từ sử dụng phần mềm ECUS5/VNACCS để khai báo hải quan điển tử, khai thông tin dựa theo các thông tin trong bộ chứng từ nhập khẩu của công ty Thịnh Long. Các thông tin cần nhập vào tờ khai như sau:
Chọn Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA) trong phần Tờ khai hải quan Điền tất cả các thông tin vào tab thông tin chung
- Trong tab thông tin chung 1:
Mã loại hình: A11. Đây là loại hình “Nhập kinh doanh tiêu dùng” Cơ quan hải quan: 03TG - Chi cục HQ CK cảng Hải Phòng KV III Ngày khai báo: 24/08/2021
Mã bộ phận xử lý tờ khai: 00 – Đội thủ tục hàng hóa XNK Mã hiệu phương thức vận chuyển: Chọn 2 – Đường biển (Container) Đơn vị nhập khẩu:
+ Mã: 0201706042
+ Tên: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ VÀ SẢN XUẤT THỊNH LONG
+ Mã bưu chính: (+84) 43
+ Số điện thoại: 0983261898 Đơn vị xuất khẩu:
Mã:
+ Tên: HONGKONG GOSEN TRADE LIMITED + Mã bưu chính:
+ Địa chỉ: FLAT/RM 8 11/F WANG FAI INDUSTRIAL BUILDING 29 LUK HOP STREET SAN PO KONG KL, HONG KONG, CHINA
+ Mã nước: CN Thông tin vận đơn:
+ Số vận đơn: SITSKHPG225816 + Ngày vận đơn: 20/08/2021
+ Số lượng kiện hàng/đơn vị tính kiện hàng: 217 PK + Tổng trọng lượng hàng (Gross): 22.100 KGM
+ Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến: 03EES01 CANG DINH VU + Phương tiện vận chuyển: 9999 SITC INCHON V.2135N
+ Ngày hàng đến: 24/08/2021
+ Địa điểm dỡ hàng: VNDVU CANG DINH VU - HP + Địa điểm xếp hàng: CNSHK SHEKOU
+ Số lượng container: 1
- Trong tap thông tin chung 2:
- Hóa đơn thương mại:
+ Phân loại hình thứ hóa đơn: A – Hóa đơn thương mại + Số hóa đơn: A - GS202108030
+ Ngày phát hành: 17/08/2021 + Phương thức thanh toán: TTR
+ Tổng trị giá hóa đơn: 29.997,45
- Trong tab Danh sách hàng:
Khai báo chính xác tên hàng, nhãn hiệu, mã HS, khối lượng, đơn vị tính, đơn giá hóa đơn và mã biểu thuế nhập khẩu, thuế suất VAT (nếu có).
+ Tên hàng hóa: Giấy dạng cuộn tự dính tráng keo 1 mặt, 01 mặt phủ bằng plastic, chưa in, chưa trang trí), không nhãn hiệu, dùng trong sản xuất nhãn giấy. KT: 107cm*350M, TL 0.236Kg/m2, Mới 100%. + Mã HS: 48114190 + Xuất xứ: CN – CHINA – B01 + Số lượng 1: 50.557,5 MTK + Số lượng 2: 52.557,5 KGM + Đơn vị tính: USD
+ Đơn giá hóa đơn: 0,32 + Thuế suất: A – 15%
+ Tên hàng hóa: Màng nhựa PET loại đặc biệt (polyethylene terephthan late )dạng cuộn ,tự dính dùng phủ lên bề mặt giấy, không nhãn hiệul, KT (107cm*350m)/cuộn, dày 0.025mm TL0.313kg/m2, hàng mới 100%.
+ Mã HS: 39199099
+ Xuất xứ: CN – CHINA – B01 + Số lượng 1: 30.709 MTK + Số lượng 2: 30.709 KGM
+ Đơn vị tính: USD + Đơn giá hóa đơn: 0,32 + Thuế suất: A – 15%
Sau khi nhập xong thông tin cho tờ khai, nhân viên giao nhận ấn Ghi và chọn mã nghiệp vụ “Khai trước thông tin tờ khai IDA” để gửi thông tin và lấy phản hồi từ Hải quan.
Nhập mã PIN của Chữ ký số
Sau khi khai báo thành công, hệ thống tự động trả về số tờ khai và bản copy tờ khai. Màn hình bản copy tờ khai trả về gồm các thông tin đã khai báo, phần tổng hợp tính thuế trả về thể hiện trên góc trái của màn hình.
Kiểm tra lại thông tin, nếu thấy thiếu sót cần bổ sung sửa đổi thông tin thì sử dụng mã nghiệp vụ IDB để quay lại phần thông tin khai báo và sửa thông tin. Còn nếu kiểm tra thấy thông tin đã chính xác, nhân viên sẽ tiến hành “Khai chính thức tờ khai ICD”. Tiếp tục ấn nghiệp vụ “Lấy kết quả phân luồng, thông quan” để nhận kết quả phân luồng, thông quan và thông báo nộp phí. Sau bước này, nhân viên chứng từ sẽ in bộ tờ khai và liên hệ khách hàng để nộp thuế.
Theo như phản hồi, tờ khai hải quan nhận được kết quả phân luồng Xanh (Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa).
Bước 2: Đăng ký mở tờ khai hải quan tại cảng
Sau khi đã khai hải quan thành công, nhân viên giao nhận chuẩn bị hồ sơ và mang cho hải quan kiểm tra. Bộ hồ sơ gồm:
- Tờ khai hải quan nhập khẩu
- Vận đơn (Bill of Lading)
- Invoice
- Packing list
- Đơn đặt hàng
- Giấy giới thiệu
Sau đó, hải quan tiếp nhận hồ sơ của doanh nghiệp để tiến hành kiểm tra, đặc biệt là những thông tin như mã HS, thuế suất và mã số thuế mà doanh nghiệp đã khai báo. Nếu doanh nghiệp khai đúng, hải quan sẽ đóng mộc chuyển bộ chứng từ qua cửa trả tờ khai hải quan. Lúc này nhân viên giao nhận mua tem để dán vào tờ khai.
3.3.5. Xuất phiếu giao nhận container (EIR)
Để xuất phiếu EIR, viên giao nhận đến phòng thương vụ của cảng nộp D/O và giấy cược container đã đóng dấu giao thẳng của hãng tàu. Phòng thương vụ thu các khoản phí (phí nâng hạ, phí lưu container) và xuất hoá đơn đóng dấu đã đóng tiền cho doanh nghiệp.
3.3.6. Thanh lý hải quan
Khi thanh lý tờ khai hải quan cổng, nhân viên giao nhận mang phiếu EIR, lệnh giao hàng, tờ khai hải quan (bản chính và bản copy) cho hải quan giám sát cổng kiểm tra. Hoagn tất kiểm tra không có sai sót gì thì cán bộ hải quan sẽ kí tên đóng dấu lên phiếu EIR, đóng dấu vào tờ khai hải quan và đưa lại cho nhân viên giao nhận.
3.3.7. Giao hàng cho khách hàng
Nhân viên giao nhận đưa phiếu giao nhận container, giấy mượn container và tờ danh sách container cho tài xế để tài xế conainer đi xe vào cảng lấy hàng, sau đó chở hàng đến địa điểm giao nhận mà phía khách hàng (Công ty TNHH thương mại quốc tế và sản xuất Thịnh Long) yêu cầu.
3.3.8. Trả vỏ container rỗng và nhận lại tiền cược
Tài xế mang container trả về địa điểm mà công ty đã cam kết trong giấy mượn container là bãi HAIPHONG NEWPORT 189. Sau khi được tài xế giao phiếu hạ container rỗng, nhân viên giao nhận đi lấy lại tiền cược container. Khi lấy tiền cược, nhân viên giao nhận phải đem theo Giấy mượn container (bản gốc) và phiếu hạ container rỗng.
3.3.9. Quyết toán và thu phí khách hàng
Sau khi hoàn thành các thủ tục giao nhận, kế toán lấy bộ chứng từ từ nhân viên giao nhận để đưa lại cho khách hàng và gửi biên lai các khoản chi phí phát sinh để bên
khách hàng kiểm tra và gửi chấp nhận thanh toán. Sau đó, kế toán sẽ gửi bản Debit Note qua mail cho Công ty TNHH thương mại quốc tế và sản xuất Thịnh Long. Cuối cùng, kế toán lưu lại một bản chứng từ copy để thuận tiện cho các lên tờ khai những lô hàng sau này cũng như phục vụ cho việc khiếu nại của khách hàng (nếu có).
KẾT LUẬN
Hòa cùng xu thế phát triển chung của nền kinh tế thế giới, khi Việt Nam đã trở thành thành viên chính thức của Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) và Hiệp dịnh Đối tác xuyên Thái Bình Dương (TPP) cũng đã được kí kết cùng sự xuất hiện thêm nhiều tổ chức, hiệp định khác liên quan đến thuận lợi hóa thương mại trong khu vực và toàn cầu tạo điều kiện không nhỏ cho Việt Nam hòa mình vào dòng chảy phát triển của thế giới.
Cùng với dòng chảy phát triển ngoại thương ấy, các hoạt động trung gian như giao nhận cũng ngày càng được đẩy mạnh để thúc đẩy tạo điều kiện tốt nhât cho giao thương quốc tế. Với kinh nghiệm hoạt động và uy tín trong lĩnh vực dịch vụ logistics, Công ty TNHH Logistics Thu Ngân đã có chỗ đứng cũng như sự tin tưởng, hài lòng của khách hàng. Sự dẫn dắt đúng hướng của ban lãnh đạo công ty cùng sự liên kết, phối hợp nhịp nhàng của các bộ phận, nhân viên là chìa khóa then chốt tạo nên sự thành công của công ty như ngày hôm nay. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Logistics Thu Ngân nói riêng và của toàn ngành nói chung là một trong những mắt xích quan trọng trong toàn bộ chuỗi các nghiệp vụ về ngoại thương . Việc thực hiện nghiệp vụ này cần tận dụng tốt được những thuận lợi ngay từ bản thân doanh nghiệp, từ thị trường cũng như từ các chính sách của nhà nước. Bên cạnh đó, Hải Phòng có rất nhiều doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics, vì thế công ty