hành hớng dẫn du lịch Vinatuor.
Công ty điều hành hớng dẫn du lịch Vinatuor là doanh nghiệp trực thuộc Tổng cục Du lịch Việt Nam. Có t cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập , đợc mở tài khoản tại ngân hàng, có con dấu riêng theo chế độ nhà nớc để hoạt động.
Trụ sở của Công ty tại: 54 Nguyễn Du Hà Nội, ngoài ra Công ty còn có văn phòng tại Thành phố Hồ Chí Minh và Móng Cái - Quảng Ninh.
Công ty có chức năng nhiệm vụ là:
- Nghiên cứu thị trờng du lịch Quốc tế và trong nớc trực tiếp ký hợp đồng với các tổ chức, các Hãng du lịch nớc ngoài thu hút khách du lịch Quốc tế vào Việt Nam.
- Tổ chức đa đón, hớng dẫn khách du lịch nớc ngoài và khách du lịch trong nớc đi thăm quan du lịch trong nớc và đi du lịch nớc ngoài.
* Quá trình thành lập :
Đến nay công ty đã có quá trình hoạt động lữ hành quốc tế trên 30 năm, là đơn vị đầu tiên của ngành du lịch Việt Nam có chức năng du lịch Quốc tế và du lịch nội địa. Trên 30 năm qua ngành du lịch Việt Nam có nhiều lần thay đổi về tổ chức. Song công ty vẫn luôn tồn tại và phát triển. Quá
trình thành lập và hoạt động của công ty qua từng giai đoạn nh sau:
+ Năm 1960-1982 là một đơn vị chuyên trách nhiệm vụ lữ hành Quốc tế của du lịch Việt Nam (nằm trong Công ty du lịch Việt Nam).
+ Ngày 5-5-1982 Tổng cục Du lịch ra quyết định số 50/QĐ-TCCB thành lập Ban điều hành việc đa đón khách, là đơn vị hạch toán kế toán trực thuộc Tổng cục Du lịch.
+ Ngày 17-2-1984 Tổng cục Du lịch ra quyết định số 53/DL-TCCB đơn vị đợc hạch toán độc lập.
+ Tháng 8-1988, Ban điều hành việc đa đón khách đợc đổi tên thành Trung tâm Điều hành Hớng dẫn Du lịch theo quyết định số 245/QĐ-TCCB.
+ Tháng 4-1990, Tổng cục Du lịch sát nhập của vào Bộ VH-TT-TT và du lịch, bộ phận còn lại đợc thành lập ra bộ máy của TCT-DLVN, trung tâm Điều hành Hớng dẫn Du lịch là một trong 13 đơn vị thành viên của Tổng công ty trực thuộc Bộ thơng mại. Công ty bị rút chức năng du lịch Quốc tế.
+ Để phù hợp với việc thành lập lại doanh nghiệp theo nghị định 388/HĐBT ngày 4-8-1992,Tổng công ty du lịch Việt Nam ra quyết định số 45/QĐ-TCCB đổi tên Trung tâm Điều hành Hớng dẫn Du lịch thành Công ty Điều hành Hớng dẫn Du lịch và quy định lại chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy cho Công ty Điều hành Hớng dẫn Du lịch.
+ Ngày 7-12-1992, Tổng cục Du lịch đợc thành lập lại trực thuộc Hội đồng chính phủ, Tổng công ty Du lịch Việt Nam giải thể.
+ Ngày 27-3-1993, Tổng cục Du lịch ra quyết định số 86/QĐ-TCCB thành lập lại doanh nghiệp Công ty Điều hành H- ớng dẫn Du lịch theo quy chế thành lập và giải thể doanh nghiệp nhà nớc ban hành kèm theo nghị định số 388/HĐBT ngày 20-11-1991 của Hội đồng Bộ trởng nay là Hội đồng Chính phủ. Công ty đợc trao lại chức năng du lịch Quốc tế. 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty
2.1.2.1. Mô hình cơ cấu tổ chức .
a. Tổ chức bộ máy + Lãnh đạo Công ty - Giám đốc : 1 ngời - Phó giám đốc : 2 ngời + Các phòng quản lý: 1. Phòng Tổ chức hành chính :18 ngời chiếm 15% 2. Phòng Tài chính kế toán : 7 ngời chiếm 5,8%
+ Các phòng và đơn vị trực tiếp sản xuất kinh doanh: 1. Phòng Thị trờng nớc ngoài : 12 ngời chiếm 10% 2. Phòng Thị trờng trong nớc : 7 ngời chiếm 5,8%
3. Phòng Điều hành : 7 ngờichiếm 5,8%
4. Phòng Hớng dẫn : 19 ngời chiếm 15,8%
5. Phòng vận chuyển : 17 ngời chiếm 14,2% 6. Chi nhánh tại TP. Hồ Chí Minh : 15 ngời chiếm 12,5%
7. Đại lý vé máy bay : 4 ngời chiếm 3,3% 8. ĐL dịch vụ du lịch I (82 Thuốc Bắc) : 3 ngời chiếm 2,5%
9. ĐL dịch vụ du lịch II (Quang Trung) : 5 ngời chiếm
4,2%
10. Chi nhánh tại Móng Cái- Quảng Ninh : 3 ngời chiếm 2.5%
11 . Chi nhánh tại TP HCM : 8 ngời chiếm 3.7%
Tổng số :128 ngời
- Chất lợng cán bộ công nhân viên:
Đại học, cao đẳng : 71 ngời chiếm 59% Thạc sĩ : 2 ngời chiếm 1,6% Trung học : 12 ngời chiếm 10%
Công nhân kỹ thuật : 19 ngời chiếm 15,8% Lao động khác : 16 ngời chiếm 13,6%
Các tổ chức Đảng, đoàn thể và các tổ chức quần chúng khác.
* Đảng bộ bộ phận Công ty Điều hành Hớng dẫn Du lịch trực thuộc Đảng uỷ khối Du lịch tại Hà Nội
- BCH Đảng uỷ gồm : 4 ngời
Trong đó: Nam : 27 Nữ : 10
* Công đoàn cơ sở công ty điều hành hớng dẫn du lịch trực thuộc liên đoàn lao động quận Hoàn Kiếm Hà Nội.
- Ban chấp hành công đoàn gồm : 5 ngời Có 12 tổ công đoàn
+ Ngoài tổ chức Đảng, Công đoàn công ty còn có các tổ chức quần chúng do công nhân viên chức bầu ra theo quy định hiện hành:
- Ban thanh tra công nhân viên chức gồm :3 đồng chí - Ban nữ công.
2.1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của mỗi bộ phận
Công ty ĐHHDDL thực hiện công tác tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình thức trực tuyến chức năng. Giám đốc công ty căn cứ vào yêu cầu nhiệm vụ về tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh của đơn vị để tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh cho phù hợp, đồng thời quy định cụ thể chức năng nhiệm vụ của các bộ phận cấu thành, đảm bảo bộ máy gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả để hoàn thành tất mọi nhiệm vụ đợc giao. Chức năng nhiệm vụ của mỗi bộ phận đợc quy định nh sau:
+ Ban Giám đốc công ty
- Giám đốc công ty: Là ngời đứng đầu bộ máy của công ty, có trách nhiệm quản lý toàn diện các mặt hoạt động của đơn vị và chịu trách nhiệm trớc nhà nớc và tổng cục du lịch Việt Nam về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Phó giám đốc công ty: Giúp việc Giám đốc công ty có 2 phó Giám đốc. Các Phó Giám đốc đợc Giám đốc phân công phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về kết quả và hiệu suất công tác đợc giao.
+ Các phòng quản lý
- Phòng tổ chức hành chính: Chịu trách nhiệm về toàn bộ lĩnh vực lao động tiền lơng cho cán bộ công nhân viên chức, phân công, phân nhiệm cán bộ công ty theo sự chỉ đạo của ban Giám đốc.
- Phòng tài chính kế toán: Chịu trách nhiệm phân tích các hoạt động tài chính của công ty theo đúng quy chế hiện hành của nhà nớc, xây dựng, phân bổ kế hoạch kinh doanh,
chỉ đạo việc thực hiện hạch toán kế toán trong công ty. Hàng tháng, quý phải thờng xuyên có báo cáo kịp thời về kết quả hoạt động kinh doanh, tài chính cho ban lãnh đạo công ty.
+ Các phòng và đơn vị trực tiếp sản xuất kinh doanh. - Phòng thị trờng nớc ngoài.
Cung cấp mọi thông tin về các tour du lịch, tuyến du lịch chơng trình du lịch nh giá cả, thời gian...các thông tin về du lịch trong nớc Việt Nam cho các hãng du lịch quốc tế.
Tham mu cho ban giám đốc về các dịch vụ quảng cáo, hội chợ, tuyên truyền để thu hút khách nớc ngoài vào Việt Nam.
Cố vấn cho các hãng nớc ngoài về khách sạn, tuyến điểm tham quan, tình hình về kinh doanh du lịch tại Việt Nam hiện tại.
- Phòng thị trờng trong nớc:
Phân loại và phân đoạn thị trờng du lịch nội địa để xây dựng các chơng trình du lịch cho phù hợp để phục vụ khách du lịch Việt Nam đi du lịch trong nớc
Nhận các thông tin của các hãng du lịch nớc ngoài mời chào để lựa chọn các tours, các chơng trình du lịch phù hợp với thị hiếu của ngời Việt Nam nhằm đa khách du lịch Việt Nam đi du lịch ra nớc ngoài.
Xây dựng các tours, các chơng trình du lịch sao cho phù hợp với các tổ chức, cá nhân nớc ngoài đang công tác tại Việt Nam đi du lịch trong nớc.
Phải tuyên truyền quảng cáo, tham gia các hội chợ trong n- ớc để thu thập thông tin xây dựng các chơng trình du lịch mới cho phù hợp hơn.
cho khách du lịch trong và ngoài nớc. Điều hành các đoàn khách do công ty mẹ gửi vào tiến hành thâm nhập thị trờng và mở rộng phạm vi hoạt động kinh doanh của công ty .
* Phòng hớng dẫn: Là phòng làm nhiệm vụ lễ tân, đón, tiễn khách, trực tiếp phục vụ khách trong suốt chơng trình du lịch, là nơi giới thiệu cho khách về văn hoá Việt Nam, có trách nhiệm làm kế toán viên trong chơng trình du lịch, có trách nhiệm thanh tra, đôn đốc về tình hình phục với các đối tác nh phòng ở, ăn uống, giải trí, tham quan.
Phối hợp với các cơ quan chức năng, các đơn vị du lịch trong và ngoài ngành đón tiếp khách để bảo vệ an toàn tính mạng và tài sản cho khách du lịch đồng thời giữ gìn an ninh quốc gia. Thu thập các ý kiến của khách trong suốt một chơng trình du lịch để có thêm thông tin về chất lợng phục vụ cũng nh chất lợng các chơng trình du lịch.
Phối hợp với phòng thị trờng, phòng điều hành để nâng cao chất lợng sản phẩm của công ty với khách du lịch. Vì vậy, hớng dẫn viên phải hiểu biết đầy đủ thông tin về Việt Nam nh địa lý, pháp luật, tôn giáo, văn hoá,...
* Phòng điều hành: Là đầu mối triển khai toàn bộ các chơng trình, các dịch vụ du lịch do phòng thị trờng trong và ngoài nớc ký kết, do các công ty lữ hành trong và ngoài nớc có quan hệ yêu cầu.
Trên cơ sở kế hoạch khách, thông báo khách do các đơn vị trên gửi đến, có kế hoạch triển khai các kế hoạch liên quan theo đúng yêu cầu về thời gian và chất lợng nh khách sạn, ô tô máy bay, hớng dẫn viên, xin giấy phép đi lại, đăng ký lu trú, gia hạn Visa, vui chơi giải trí.
Ký kết hợp đồng đa đón khách với các đơn vị trong và ngoài nớc, thiết lập quan hệ với các cơ quan hữu quan nh công an, hàng không, ngoại giao, hải quan để thực hiện tốt các công tác điều hành.
Căn cứ vào Voucher thông báo cho kế toán làm hoá đơn thanh toán với hãng, lập hoá đơn thanh toán với các công ty lữ hành trong và ngoài nớc có quan hệ gửi khách cho công ty, giải quyết các phát sinh trong quá trình phục vụ khách nh: các thay đổi chơng trình, bổ sung dịch vụ, khiếu nại về chất lợng phục vụ khách.
Quản lý phòng máy vi tính. Là đầu mối theo dõi các thông tin về khách cho các đơn vị phục vụ. Là đơn vị quản lý chất lợng phục vụ của một chơng trình du lịch, có những chiến lợc nhằm nâng cao chất lợng phục vụ .
* Phòng vận chuyển: chịu trách nhiệm đa đón khách theo sự điều động của phòng điều hành và tự khai thác nguồn khách cho công ty đảm bảo cho sự hoạt động liên tục cho đội xe.
2.1.3. Cơ sở vật chất kỹ thuật và vốn của công ty.
* Khả năng về vốn của công ty: Tuy hoạt động kinh doanh lữ hành không yêu cầu nhiều về vốn, đặc biệt là vốn cố định, nhng để hoạt động đợc một cách có hiệu quả, công ty nhất thiết phải cần một lợng vốn nhất định. Hơn nữa để đáp ứng yêu cần phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh thì yếu tố vốn là cần thiết. Tính đến thời điểm này thì vốn của công ty nh sau:
- Vốn cố định : 8.522.722.000 đồng. -Vốn đầu t xây dựng cơ bản : 558.031.000 đồng -Vốn lu động : 88.478.000 đồng.
* Về cơ sở vật chất kỹ thuật: Nếu chỉ kể riêng hoạt động kinh doanh lữ hành thì nhu cầu về cơ sở vật chất kỹ thuật không yêu cầu nhiều nhng nhiều khi nó lại yêu cầu kỹ thuật cao. Chính những hoạt động kinh doanh bổ sung đôi khi lại có yêu cầu lớn hơn về cơ sở vật chất kỹ thuật. Hiện nay công ty Vinatour có 14 xe ô tô du lịch (gồm 1 xe 47 chỗ, 4 xe 30 chỗ, 2 xe 15 chỗ, 1 xe 6 chỗ, 6 xe 4 chỗ ); có một cơ sở dịch
Minh với diện tích 280 m2. Toàn bộ các bộ phận trong công ty đợc trang bị máy vi tính và thực hiện các công việc bằng máy. Có nhiều bộ phận do yêu cầu sử dụng mà mỗi nhân viên đợc sử dụng một máy (nh bộ phận thị trờng nớc ngoài) và công ty cũng đã nối mạng Internet. Nhờ vào hệ thống này mà toàn bộ công việc của công ty đợc thực hiện một cách nhanh chóng và dễ dàng. Độ trễ trong việc truyền tin giữa các bộ phận dờng nh đợc giải quyết một cách triệt để, hệ thống vi tính trong công ty đựơc sử dụng trong gần nh toàn bộ hoạt động của công ty bao gồm: xây dựng chơng trình, tính giá, làm thông báo cho khách, đặt trớc các dịch vụ điều động h- ớng dẫn viên, xe, lái xe ... Nói tóm lại gần nh tất cả các nghiệp vụ của công ty lữ hành đều đợc thực hiện qua máy vi tính, nhờ vậy mà công ty có thể tránh đợc tối đa những nhầm lẫn không đáng có, đảm bảo tìm kiếm và cập nhật, thay đổi theo những yêu cầu của khách, quản lý các đoàn khách, hớng dẫn viên, xe, lái xe một cách hiệu quả nhất. Hơn nữa cùng với chế độ báo cáo đi đoàn và lấy ý kiến của khách sau khi đi đoàn, hệ thống vi tính cho phép quản lý đợc chất lợng những sản phẩm do công ty cung cấp, nhanh chóng có những chấn chỉnh các nhà cung cấp sản phẩm đầu vào để phù hợp tối đa nhu cầu của khách.
2.1.4. Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty Vinatour.
Để đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Vinatour chúng ta cùng nhau xem xét kết quả mà công ty đã đạt đợc trong giai đoạn 1998-2001.
Kết quả sản xuất kinh doanh giai đoạn 1999-2001 (Theo báo cáo tổng kết các năm của vina tour)
STT Chỉ tiêu Đơn vị 1999 2000 2001 1 Số lợng khách -Khách DL quốc tế. -Khách DL quốc tế tại chỗ. -KháchVNđi DLnớc ngoài. -Khách DL nội địa Khác h Khác h Khác h Khác h Khác h 9.814 7.970 254 563 1.027 9.987 7.816 404 608 1.159 10.428 7.920 620 658 1.230 2 Số lợng ngày khách. -Khách DL quốc tế. -Khách DL quốc tế tại chỗ. -KháchVNđi DLnớc ngoài. -Khách DL nội địa NK NK NK NK NK 30.864 22.543 670 4.284 3.367 43.098 32.920 1.870 3.570 4.738 46.057 35.254 2.624 3.254 4.925 3 Doanh thu 1000 Đ 25.273.000 26.308.000 27.838.000 4 Lợi nhuận 1000 Đ 1.300.000 1.141.000 1.260.000
*Kết quả hoạt động kinh doanh năm 1999.
Bớc vào năm 1999, nền kinh tế nớc ta đang trên đà giảm sút nhịp độ tăng trởng, hàng hoá sản xuất tiêu thụ chậm, ứ đọng sức mua giảm sút, thiên tai xảy ra liên tiếp và nghiêm trọng. Cuộc khủng hoảng tài chính, tiền tệ trong khu vực
tính theo đầu ngời giảm, tiết kiệm chi tiêu ngoại tệ của các nớc trong khu vực và các nớc công nghiệp phát triển dẫn đến tình trạng khách du lịch vào Việt Nam giảm, khách du lịch Việt Nam ra nớc ngoài hạn chế, chính sách tiết kiệm của chính phủ đã hạn chế việc đi lại , tham quan du lịch , tổ chức các hội nghị của các cơ quan trong nớc.Tiến độ phát triển kinh tế chậm, đầu t nớc ngoài giảm, lợng khách du lịch vào Việt Nam giảm. Đó là toàn cảnh bức tranh du lịch Việt Nam năm 1999, là những thách thức, khó khăn to lớn cho toàn