VIII. GIÁM SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN
8.1. Giám sát dự án
Khi một dự án được phê duyệt và bắt đầu quá trình tiến hành thì quá đình giám sát sẽ đánh một vai trò hết sức quan trọng trong việc theo dõi, đảm bảo dự án sẽ hoàn thành đúng tiến độ hay không. Quá trình giám sát sẽ giúp cho tổ chức biết được tình hình thực hiện của dự án, mức sử dụng ngân sách và kịp thời phát hiện ra các tình huống để có thể đưa ra các phương án xử lý kịp thời.
Với dự án xây dựng và sản xuất ứng dụng Easy Learning tổ chức chúng tôi lựa chọn các phương pháp giám sát dự án bao gồm: Phương pháp sử dụng các mốc giới hạn, phương pháp kiểm tra giới hạn, các báo cáo tiến độ, các cuộc họp bàn về dự án và tham quan thực tế.
8.1.1 Phƣơng pháp sử dụng các mốc thời hạn
Phương pháp này sẽ giúp cho mọi người trong tổ chức hiểu được tình trạng thực của dự án và có thể quản lý, xử lý các trường hợp trễ tiến độ dự án bằng các theo dõi qua các mốc thời gian đã lên kế hoạch từ trước
+ Áp dụng vào dự án: Nhóm đã lên 1 bảng dự trù về thời gian thực hiện theo bảng tiến độ thực hiện công việc WBS như trên:
Dựa vào bảng trên, nhóm có thể theo dõi được từng phần công việc đang thực hiện ở giai đoạn nào, có bị trễ tiến độ hay không, hoặc khoảng thời gian có thể rút ngắn tiến độ nếu cần thiết từ đó kiểm soát được dự án một cách cẩn trọng nhất.
8.1.2. Phƣơng pháp kiểm tra giới hạn
Phương pháp này giúp cho tổ chức dự án có thể giám sát được chi tiêu và mức đọ thực hiện của dự án bằng cách đưa ra các giá trị đó thường cụ thể. Trong quá trình
thực hiện, sau mỗi giai đoạn, lấy số liệu thực tế so sánh với số liệu ban đầu là đã có thể xác định được mức sử dụng các nguồn lực có hiệu quả và đúng hay không.
+ Áp dụng vào dự án: Đây là bảng dự trù kinh phí, thông qua bảng này, có thể dự trù được lượng ngân sách cần thiết cho dự án cũng như trong quá trình thực hiện, chúng tôi sẽ đánh giá được mức độ hiệu quá của thực tế so với dự trù ban đầu.
8.1.3. Các báo cáo tiến độ
Các báo cáo sẽ giúp cả tổ chức có cái nhìn toàn diện, khách quan dễ hiểu về dự án
+ Áp dụng vào dự án: Chúng tôi sẽ thực hiện quy định báo cáo định kỳ dự án là 1 tháng 1 lần với các nhà quản lý và nhóm dự án.
Bên cạnh đó, trong quá trình thực hiện sẽ có sự tham gia và đóng góp của các chuyên gia để đảm bảo tính khách quan và khả năng thành công của dự án. Chính vì vậy, sẽ thực hiện báo cáo tiến độ đột xuất ở bất kì giai đoạn nào của dự án.
8.1.4. Các cuộc họp bàn về dự án
Đây là cơ hội để trao đổi các thông tin liên quan đến các sự kiện, trao đổi ý kiến, xem xét lại các quyết định của giám đốc dự án. Có thể tích hợp 3 phương pháp
+ Áp dụng vào dự án: Chúng tôi sẽ thiết lập các cuộc họp định kỳ cho cả tổ chức dự án theo chu kỳ 1 tháng 1 lần. Bên cạnh đó, giữa các phòng ban có thể thời gian sẽ nhiều và linh hoạt hơn. Trong quá trình hợp bàn, đây là cơ hội để các thành viên trong dự án trao đổi ý kiến với nhau, dựa vào các bản dự trù và thực tế để thực hiện so sánh và đưa ra các đánh giá, nhận xét sơ bộ. Từ đó, có thể tìm ra các vấn đề phát sinh nếu có và điều chỉnh ngay lập tức.
8.1.5. Tham quan thực tế
Ban quản lý dự án thực hiện các chuyến tham quan trải nghiệm dự án
+ Áp dụng vào dự án: Vì đây là ứng dụng công nghệ, cần rất nhiều thời gian để thực hiện, sửa đổi, nâng cấp. Do đó, ban quản lý dự án sẽ thường xuyên tổ chức các chuyến tham quan thực tế để có thể dễ dàng trải nghiệm, đưa ra các nhận xét và ý kiến thảo luận kịp thời. Không chỉ vậy, quá trình tham quan thực tế không chỉ giúp cho tổ chức dự án nắm được tình hình tiến độ dự án mà còn nắm được tình hình của lực lượng lao động, bộ máy nhân viên đang thực hiện dự án. Đó sẽ là cách để theo dõi sát sao tổ chức, đưa ra các biện pháp răn đe hoặc kích thích tinh thần nhân viên khi cần thiết.
8.2 Đánh giá dự án8.2.1. Kế hoạch đánh giá 8.2.1. Kế hoạch đánh giá
Phát triển sản phẩm (R&D)
- Đánh giá ý tưởng sản phẩm có khả thi với thị trường hay không? - Đội ngũ R&D có đủ tiềm năng để đảm nhận dự án và phát triển dự án hay không? - Dự án đã được tiến hành có phù hợp với tình hình hiện tại hay không? - Những thay đổi gì cần phải thực hiện để ứng dụng phù hợp với thị trường - Đánh giá việc hoàn thiện sản phẩm. - Xem xét sản phẩm ứng dụng cuối cùng có đạt được các tiêu chí ban đầu mà dự án đã đề ra hay không?
Nhân sự - Đánh giá nguồn nhân lực được bố trí cho dự án - Xem xét bố trí nhân sự cho dự án đã phù hợp và đầy đủ hay chưa? Có điều chỉnh, điều động cho phù hợp. - Đánh giá hiệu quả và hiệu suất của nhân sự đã được bố trí? (Tiến độ công việc, kết quả công việc trong từng giai đoạn đã đạt được KPI hay chưa)
- Đánh giá hiệu quả, hiệu suất so với toàn bộ quá trình
- Các thành viên đánh giá chéo cho nhau và đưa ra kết luận về nguồn nhân sự bố trí, thực hiện điều chỉnh để thực hiện tiếp dự án (Nếu có).
Marketing - Đánh giá kế hoạch Marketing ban đầu của dự án - Đánh giá mức độ nhận biết của công ty so với thị trường để đưa ra các chiến lược phù hợp cho sản phẩm mới,
- Đánh giá mức độ hiểu quả của kế hoạch Marketing trong giai đoạn đầu (Số liệu thống kê về lượt tiếp cận, lượt tương tác, số lượng khách hàng mới, lượt tải,…)
- Đánh giá hiệu quả của chiến dịch Marketing so với kết quả của toàn bộ dự án,
- Độ phủ sóng trên các phương tiện truyền thông như Social media, digital marketing, Ommi channel,.. Tài chính - Đánh giá bản dự trù kinh phí ban đầu có phù hợp với nguồn kinh phí được đầu tư cho dự án hay không? - Tiềm lực công ty tối đa có thể đầu tư cho dự án?
- Khoản vốn cần kêu gọi nếu có? - Dự trù doanh thu để hòa vốn và đem lại lợi nhuận?
- Đánh giá quá trình chi tiêu cho dự án so với dự trù có hiệu quả hay không? (Thừa- Thiếu?) Đưa ra các giải pháp xử lý.
- Hiệu quả phân bố chi phi cho dự án - Kiểm tra đối soát, báo cáo xem dự án lời hay lỗ, cần kêu gọi vốn từ bên ngoài hay không?
8.2.2. Nội dung đánh giá
Loại dữ liệu Chỉ tiêu đô lƣơng Nguồn dữ liệu Phát triển sản
phẩm (R&D)
- Định lượng - Mức độ hoàn thiện sản phẩm ứng dụng - Lượt tải app
- Kết quả sản phẩm cuối cùng so với tiêu chí ban đầu - Rating của ứng dụng - Dữ liệu từ Website, Appstore, CH Play,… Nhân sự - Định tính - Định lượng - Mức độ chuyên môn
- Kết quả công việc so.
- Hiệu quả và hiệu suất làm việc
- Form đánh giá
Marketing - Định tính (độ thu hút, thái độ của người sử dụng đối với sản phẩm ứng dụng mới) - Định lượng
- Lượt react, like, share, comment trên các kênh Social media
- Tỷ lệ chuyển đổi (Brand Perception) - Lưu lượng truy cập website (Traffic rate)- Chỉ số đo lường sức khỏe thương hiệu trên mạng xã hội - Từ thống kê của các trang Social, website do mình làm admin - Kết quả từ các công ty nghiên cứu thị trường.
Tài chính - Định lượng - Tỷ lệ giữa dự trù kinh phí và chi phí thực chi theo từng khoản mục trong từng giai đoạn - Các chi phí chìm, chi phí cơ hội khác.
- Báo cáo tài chính dự án
LỜI KẾT
Công nghệ đang phát triển và thay đổi mỗi ngày mà ở Việt Nam, có thể thấy,chúng ta còn quá chậm trong việc chuyển đổi so với thế giới. Do đó, việc thay đổi này sẽ là một bước tiến không nhỏ trong lĩnh vực giáo dục, một trong những cốt lõi tạo nên nhân tài và đào tạo tiềm lực cho quốc gia.
Mặc dù mới ra mắt, và chưa thể giải quyết được toàn diện những vấn đề đang tồn đọng trong lĩnh lực giáo dục. Nhưng chúng tôi tin rằng, bằng đội ngũ nguồn nhân lực tiềm năng của công ty, sự phát triển của công nghệ và sự hợp tác của nhiều đơn vị tài trợ, ứng dụng của chúng tôi sẽ được cải thiện và hoàn chỉnh trong thời gian sớm nhất cũng như nhận được phản hồi tích cực từ người dùng và sự đón nhận trong tương lai.
Với tầm nhìn và sứ mệnh giúp đỡ và thay đổi lĩnh vực giáo dục trở nên hoàn thiện, mỗi cá nhân đều luôn nỗ lực để tạo ra được sản phẩm cuối cùng tốt nhất, có tính ứng dụng cao nhất và hiệu quả nhất để đóng góp cho cộng đồng, xã hội và mở rộng ra toàn cầu.