Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán là giai đoạn đầu tiên của một cuộc kiểm toán BCTC. Nếu việc chuẩn bị kiểm toán thực hiện tốt sẽ giúp giảm thiểu rủi ro, thuận lợi hơn và sử dụng hiệu quả thời gian, chi phí hơn, tạo ra tất cả tiền đề và điều kiện cụ thể trƣớc khi thực hiện.
Đầu tiên, KTV sẽ tìm hiểu thông tin cần thiết về khách hàng nhƣ: ngành nghề, hoạt động kinh doanh sản xuất, hệ thống KSNB chủ yếu qua phƣơng pháp phỏng vấn, quan sát trực tiếp TSCĐ… việc này có vai trò quan trọng trong việc định hƣớng cuộc kiểm toán. Tiếp theo, KTV đánh giá khả năng cung cấp dịch vụ, rủi ro về hợp đồng, kế hoạch kiểm toán phù hợp. Đồng thời, KTV cũng đánh giá các rủi ro có ảnh hƣởng trọng yếu đến BCTC liên quan đến TSCĐ, sau đó KTV sẽ xác lập mức trọng yếu dựa trên căn cứ các tiêu chí tài chính. Công việc này thƣờng do các trƣởng nhóm thực hiện vì đòi hỏi khả năng xét đoán chuyên môn cao và am hiểu khách hàng.
Sau đó, KTV cần thiết kế và thực hiện các thủ tục kiểm toán phù hợp với từng đơn vị khách hàng và gửi mail chính thức cho khách hàng về danh mục tài liệu khách hàng cần cung cấp đối với khoản mục TSCĐ nói riêng và những sổ sách, chứng từ, số liệu mà KTV cần để thực hiện công việc kiểm toán. Riêng đối với quyền sử dụng đất phải xem xét các chứng từ liên quan thời gian sử dụng, các chính sách nhà nƣớc với quyền sử dụng đất, quy định pháp lý về những ƣu đãi việc sử dụng đất rồi mới tiến hành lập kế hoạch kiểm toán chi tiết.
1.5.2 Thực hiện kiểm toán
Đối với giai đoạn này, khi kiểm toán TSCĐ và chi phí khấu hao, KTV sẽ áp dụng các thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản trong đó thử nghiệm cơ bản bao gồm thủ tục phân tích và kiểm tra chi tiết dựa vào đó KTV sẽ thu thập đƣợc các bằng chứng thích hợp và đầy đủ làm cơ sở cho việc nhận xét về tính trung thực và hợp lý của khoản mục TSCĐ và chi phí khấu hao.
1.5.2.1 Thử nghiệm kiểm soát
Khi thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát, KTV sẽ tiến hành thực hiện các thủ tục kiểm toán kết hợp những yêu cầu để thu thập bằng chứng bao gồm: - Quan sát kết hợp kiểm tra chu trình tài sản của doanh nghiệp và xem xét liệu DN có thực hiện đúng những thủ tục trong quy trình hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị hay không?
- Thực hiện đối chiếu giữa sổ chi tiết về TSCĐ và sổ cái để xem xét DN có thực hiện đều đặn quy trình KSNB hay không?
- Kiểm tra chứng từ xem việc mua sắm tài sản có tuân thủ theo đúng quy định về đề nghị, thủ tục xin phê duyệt mua, đấu thầu, lựa chọn nhà cung cấp, biên bản bàn giao hay không?
- Chọn mẫu TSCĐ kiểm tra và đánh giá xem phƣơng pháp khấu hao, thời gian sử dụng có nhất quán, phù hợp hay không?
- Phỏng vấn Ban giám đốc hay các cấp có thẩm quyền về việc xét duyệt, phê duyệt các giá trị tài sản đƣợc mua trong niên độ.
1.5.2.2 Thử nghiệm cơ bản đối với tài sản cố định.
Thủ tục phân tích đối với TSCĐ
Đây là thủ tục đơn giản, tốn ít thời gian và hiệu quả, phân tích giúp KTV so sánh và cũng nhƣ xem xét mối quan hệ giữa chi phí khấu hao với nguyên giá và tỷ
lệ khấu hao TSCĐ để thấy sự hợp lý phân bổ chi phí hoặc ngƣợc lại KTV sẽ nghi ngờ và dự đoán khả năng có rủi ro, sai sót trong khoản mục này.
Một số thủ tục phân tích thƣờng đƣợc KTV sử dụng:
- Tính toán tỉ số giữa tổng giá trị tài sản cố định với vốn chủ sở hữu trong năm nay và so sánh với năm trƣớc đó.
- Tính toán tỉ trọng từng loại TSCĐ so với tổng TSCĐ số trong năm so với tỷ số này của năm trƣớc.
- Tính toán tỉ số giữa doanh thu với tổng giá trị TSCĐ và so sánh với tỷ số này của năm trƣớc.
- So sánh giữa chi phí sửa chữa bảo trì với doanh thu thuần của doanh nghiệp hoặc so sánh với tỷ lệ sinh lời của năm nay so với năm trƣớc.
- So sánh giá trị tài sản tăng/giảm trong kiểm toán so sánh với năm trƣớc.
Việc tính toán các tỷ số này giúp KTV xem xét tình hình tài chính trong năm kiểm toán, đồng thời so sánh với năm trƣớc đó và tìm hiểu nguyên nhân khi thấy sự biến động nếu TSCĐ chiếm tỷ trọng đáng kể hoặc quá lớn.
Thủ tục kiểm tra chi tiết đối với TSCĐ.
Thủ tục kiểm tra chi tiết, KTV sẽ đi sâu vào kiểm tra các số dƣ hoặc nghiệp vụ và thông tin thuyết minh trên BCTC bằng các phƣơng pháp thích hợp.KTV sẽ tiến hành thu thập sổ sách ghi chép, hạch toán, chứng từ liên quan đến hoạt động kinh doanh của đơn vị. Các thủ tục thƣờng sử dụng đối với khoản mục TSCĐ trên BCĐKT là kiểm tra chi tiết số dƣ, kiểm tra chi tiết nghiệp vụ và kiểm tra việc trình bày, thuyết minh. Cụ thể:
- Kiểm tra số dƣ: Đảm bảo số dƣ đầu kỳ, cuối kỳ của nguyên giá và giá trị hao mòn lũy kế của TSCĐ trên bảng theo dõi chi tiết TSCĐ khớp với sổ cái.
- Kiểm tra nghiệp vụ: Để kiểm tra một số hay toàn bộ nghiệp vụ trong kỳ để xem có thực sự phát sinh. Đối với tài sản có ít biến động thƣờng kiểm toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh tăng, giảm trong năm.
- Kiểm tra thuyết minh: Để kiểm tra tính trình bày và thuyết minh đầy đủ, đúng đắn và phù hợp với chuẩn mực, quy định hiện hành.
Các thủ tục kiểm tra chi tiết đối với TSCĐ thƣờng gặp nhƣ sau:
(1) Thu thập hoặc tự lập bảng phân tích tổng quát về sự thay đổi của TSCĐ và đối chiếu với sổ cái.
Đối với những khách hàng mới, KTV phải thu thập các thông tin về số dƣ đầu kỳ TSCĐ và bằng chứng về quyền sở hữu tài sản. Sau đó tiến hành đối chiếu, kiểm tra số dƣ đầu kỳ để đảm bảo các số liệu đã trung thực hợp lý để tiến hành công việc tiếp theo là kiểm tra các nghiệp vụ mua và thanh lý TSCĐ trong năm.
(2) Chứng kiến kiểm kê các TSCĐ.
Chứng kiến kiểm kê thực tế tại thời điểm khóa sổ kế toán mục đích kiểm tra xem khách hàng có tuân thủ các quy định về kiểm kê TSCĐ hay không. Khi thực hiện chứng kiến kiểm kê, cần chú ý tập trung vào các khoản mục có giá trị lớn. Thông qua việc quan sát và phỏng vấn, đƣa ra kết luận về độ tin cậy của kết quả kiểm kê.
KTV thƣờng chọn các tài sản mua mới trong năm để chứng kiến kiểm kê. Có thể thực hiện 2 cách nhƣ sau:
- Rà soát từ sổ sách đến thực tế. Thủ tục này để chứng minh tính hiện hữu của TSCĐ, tài sản đƣợc ghi nhận là có thật và đang đƣợc sử dụng.
- Rà soát từ TSCĐ đến sổ sách. Thủ tục này để chứng minh tính đầy đủ của TSCĐ, tài sản đƣợc ghi nhận, hạch toán đầy đủ.
(3) Kiểm tra quyền sở hữu đối với TSCĐ.
Đối với thủ tục này, KTV sẽ thu thập các bằng chứng gốc về giấy tờ và văn bản liên quan đến quyền sở hữu TSCĐ của đơn vị nhƣ: hóa đơn mua vào, hóa đơn nộp thuế, hợp đồng bảo hiểm, hợp đồng kinh tế, các phiếu thu tiền cho thuê nếu TSCĐ cho thuê, các khoản lãi cho các TSCĐ mang đi cầm cố, thế chấp hoặc gửi thƣ xác nhận cho bên nhận thế chấp,…Đối với TSCĐ thuê tài chính, để xem xét điều kiện ghi nhận là TSCĐ của doanh nghiệp có đầy đủ hay không, KTV cần lƣu ý về những điều khoản trong hợp đồng và thỏa thuận của DN với đối tác.
(4) Kiểm tra các nghiệp vụ tăng tài sản trong kỳ
Kiểm tra tăng TSCĐ là một trong các thử nghiệm cơ bản quan trọng nhất để xem xét tính hữu hiệu và đánh giá tài sản cố định, KTV cần thận trọng xem xét tính có thật của nghiệp vụ và chu trình tài sản thực hiện đúng quy định.
Các công việc thực hiện nhƣ sau :
- Rà soát những nghiệp vụ phát sinh tăng tài TSCĐ trong năm tài chính. Phạm vi kiểm toán tùy thuộc vào sự đánh giá có sai sót trọng yếu của KT.
- Xem xét quy trình mua tài sản liệu có thực hiện đầy đủ các thủ tục: đề nghị, dự toán, đơn đặt hàng, xét duyệt, lựa chọn nhà cung cấp,…và các chứng từ gốc liên quan nhƣ biên bản bàn giao, hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu, giấy báo ngân hàng …
- Xem xét lại việc đánh giá nguyên giá TSCĐ, quyết toán công trình xây dựng của đơn vị có phù hợp không? Các hợp đồng thi công còn dở dang đã đủ điều kiện chuyển thành TSCĐ chƣa? Kiểm tra hồ sơ và thủ tục kết chuyển tài sản đối với những TSCĐ tăng do chuyển từ XDCB dở dang.
- Đối với TSCĐ hình thành từ nguồn đi vay, cần xem xét chi phí đi vay có phù hợp với chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành khi đƣợc vốn hóa vào nguyên giá TSCĐ.
- Điều tra xem xét cụ thể các chứng từ liên quan đến các khoản DN ghi tăng nguyên giá không đủ tiêu chuẩn nhƣ chỉ ghi tăng về giá trị mà không có hiện vật nhằm đảm bảo chi phí phát sinh trong kỳ.
- Đối chiếu ngày ghi tăng TSCĐ trên sổ kế toán với biên bản bàn giao vào các chứng từ gốc để đảm bảo rằng thời điểm ghi nhận TSCĐ là hợp lý.
(5) Kiểm tra các nghiệp vụ giảm trong kỳ
KTV cần thu thập đầy đủ bộ chứng từ của nghiệp vụ giảm TSCĐ để xem xét việc hạch toán, ghi nhận có phù hợp không, kiểm tra các chứng từ gốc của các nghiệp vụ giảm TSCĐ trong kỳ, xem xét việc ghi giảm TSCĐ đó có sự phê duyệt của các cấp thẩm quyền hay không. Một số công việc cần thực hiện nhƣ sau:
- Đối với những TSCĐ giảm do thanh lý, nhƣợng bán: Xem xét các quyết định thanh lý, hợp đồng mua bán, việc xác định và ghi nhận các khoản lãi/lỗ về thanh lý, nhƣợng bán, thời điểm dừng khấu hao TSCĐ.
- Đối với những TSCĐ giảm do điều chuyển: kiểm tra các quyết định điều chuyển của cơ quan có thẩm quyền.
- Đối với những TSCĐ góp vốn liên doanh: thu thập biên bản bàn giao, biên bản đánh giá lại TSCĐ đem đi góp vốn, hợp đồng liên doanh.
- Đối chiếu TSCĐ giảm trong kỳ với nguồn vốn giảm tƣơng ứng (nguồn ngân sách, tự bổ sung, nguồn vay…)