C. Thực trạng công tác đấu thầu tại Ban quản lý dự án các công trình điện miền Bắc
1. Tình hình thựchiện công tác đấu thầu tại Ban quản lý dự án các công trình điện miền Bắc
1.2.3 Trình tự tổ chức đấu thầu tại Ban quản lý dự án các công trình điện miền Bắc
Bắc
Quy trình đấu thầu của Ban quản lý dự án các công trình điện miền Bắc được thực hiện theo luật luật đấu thầu số 61/2005/QH 11 ngày 29/11/2005 của Quốc hội nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam . Các gói thầu đều được Ban thực hiện đấu thầu rộng rãi
Nguồn: Bảng quy trình đấu thầu của Ban quan lý dự án các công trình điện miền Bắc
Bước 1: Chuẩn bị đấu thầu
• Lập kế hoạch đấu thầu.
Ban tiến hành phân chia các gói thầu dựa trên báo cáo khả thi của dự án đã được phê duyệt và xác định đặc điểm của từng gói thầu như giá trị ước tính,hình thức lựa chọn nhà thầu, tiến độ thực hiện…
Ví dụ dự án ĐDK Quảng Ninh-Mông Dương được chia ra làm 18 gói thầu… • Chuẩn bị nhân sự cho gói thầu :
Nhân sự tham gia vào quá trình đấu thầu có vai trò quan trọng. Đây là những người am hiểu các quy định về đấu thầu và có kiến thức chuyên môn trong lĩnh vực của gói thầu. Tuỳ thuộc vào yêu cầu cụ thể của gói thầu nói riêng và dự án nói chung, những nhân sự này có thể thuộc biên chế của Ban hoặc được Ban thuê trong thời gian thực hiện đấu thầu.
Đối với những gói thầu có quy mô lớn hoặc có yêu cầu phức tạp, Ban sẽ tiến hành sơ tuyển nhà thầu để lựa chọn những nhà thầu có đủ năng lực phù hợp tham gia đấu thầu chính thức. Tất cả các nhà thầu có nguyện vọng đều có thể tham gia bằng cách mua hồ sơ sơ tuyển do Ban phát hành.
Sau khi các nhà thầu tham gia nộp hồ sơ sơ tuyển, Ban sẽ tiến hành đánh giá sơ tuyển các nhà thầu để lựa chọn nhà thầu có đủ năng lực tham gia đấu thầu chính thức. Phương pháp đánh giá sơ tuyển các nhà thầu mà Ban tiến hành là dựa vào các tiêu chuẩn đỗ/trượt trong phương pháp luận đánh giá, Ban sẽ tiến hành xem xét đánh giá năng lực các nhà thầu gồm: Năng lực kỹ thuật, kinh nghiệm, năng lực tài chính của các nhà thầu thông qua hồ sơ tham dự sơ tuyển của họ. Sau khi đánh giá sơ tuyển các nhà thầu Ban sẽ công báo danh sách những nhà thầu được tham gia vào đấu thầu chính thức.
Phương pháp đánh giá hồ sơ sơ tuyển của nhà thầu:
- Về nộp tài liệu sơ tuyển: Ban sẽ ấn định số ngày nhất định sau khi phát hành các tài liệu sơ tuyển các nhà thầu phải nộp hồ sơ sơ tuyển. Hồ sơ sơ tuyển này phải gửi trong phong bì kín tới Ban. Việc đệ trình muộn có thể bị từ chối. - Về hình thức: + Thời gian đệ trình
+ Bản dịch tiếng anh của toàn bộ tài liệu lien quan(nếu có yêu
cầu )
+ Tính hoàn thiện của tài liệu sơ tuyển
+ Tính hợp lệ như là: những thực thể hợp pháp, tự chủ về tài
Chính, hoạt động theo thương mại…
Việc không đáp ứng các yêu cầu này có thể dẫn đến bị khước từ đơn xin dự tuyển. - Về năng lực tài chính, kinh nghiệm, khả năng nhân sự của các nhà thầu, sử
dụng phương pháp đánh giá đạt/ không đạt. Ban sẽ đưa ra một giới hạn cụ thể nếu nhà thầu nào không đáp ứng được yêu cầu mà Ban đặt ra thì nhà thầu đó sẽ được coi là không đủ năng lực và sẽ bị loại không được tham gia vào đấu thầu chính thức.
Sau khi sơ tuyển, Ban sẽ công bố danh sách những nhà thầu được tham gia vào đấu thầu chính thức.
• Lập hồ sơ mời thầu và tiêu chí đánh giá hồ sơ mời thầu :
HSMT là toàn bộ tài liệu do bên mời thầu lập, bao gồm các yêu cầu cho một gói thầu đựơc dùng làm cưn cứ để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu (HSDT) và bên mời thầu đánh giá HSDT. HSMT phải có người có thẩm quyền phê duyệt trước khi phát hành.
Hồ sơ mời thầu (HSMT) xây lắp bao gồm những nội dung sau: - Thư mời thầu
- Mẫu đơn dự thầu
- Chỉ dẫn cho các nhà thầu
- Hồ sơ thiết kế kỹ thuật kèm theo bản tiên lượng và chỉ dẫn kỹ thuật - Tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu
- Dự thảo hợp đồng (điều kiện chung và điều kiện riêng) - Mẫu bảo đảm dự thầu và mẫu bảo lãnh thực hiện hợp đồng
a) Thư mời thầu:
Cung cấp thông tin khái quát về gói thầu như: tên gói thầu, nguồn vốn của gói thầu và một số yêu cầu của bên mời thầu đối với nhà thầu khi tham gia đấu thầu: giá mua gói thầu, thời gian và địa điểm mua hồ sơ dự thầu và nộp HSDT… thông báo mời thầu sẽ được Ban in trên báo đấu thầu để mang tính công khai và mọi nhà thầu đều có thể biết rõ.
b) Mẫu đơn dự thầu:
Đây là tài liệu không mang tính bắt buộc trong HSMT, tuy nhiên để giúp cho Ban nhanh chóng tổng hợp những thông tin cơ bản về điều kiện tham gia dự thầu của các nhà thầu đồng thời tăng thêm tính nhất quán của HSDT, Ban soạn thảo một mẫu đơn dự thầu với những nội dung ngắn gọn bao quát, rõ ràng để các nhà thầu điền các thông tin cần thiết.
Mẫu đơn dự thầu bao gồm những nội dung sau: - Tên gói thầu
- Nguồn vốn của gói thầu
- Giá gói thầu mà nhà thầu đưa ra - Hiệu lực của HSDT
- Những cam kết về tài liệu trong HSDT và cam kết thực hiện gói thầu nếu trúng thầu
Ví dụ về một mẫu đơn dự thầu gói thầu số 4 dự án xây lắp nhánh rẽ 220 kV
MẪU ĐƠN DỰ THẦU
Kính gửi: Ban quản lý dự án các công trình điện miền Bắc
1. Sau khi nghiên cứu HSMT của gói thầu số 4 Nhánh rẽ 220 kV Hải Dương và đầu nối, chúng tôi- người ký tên dưới đây đề nghị được thực hiện gói thầu số 4 dự án xây lắp nhánh rẽ 220 kV Hải Dương và đầu nối, và xin bảo lãnh sửa chữa bất kỳ một sai sót nào theo đúng quy định của HSMT với giá dự thầu là:…….(ghi rõ bằng số, bằng chữ và loại tiền)
2. Chúng tôi xác nhận rằng tài liệu kèm theo đây là các bộ phận trong hồ sơ đấu thầu của chúng tôi.
3. Nếu hồ sơ đấu thầu của chúng tôi được chấp nhận, chúng tôi xin cam kết tiến hành thực hiện ngay công việc khi nhận được lệnh khởi công và hoàn thành bàn giao toàn công việc đã nêu trong hợp đồng trong thời gian…….Ngày(viết bằng chữ) kể từ ngày khởi công.
4. Hồ sơ đấu thầu của chúng tôi có hiệu lực 90 ngày kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ đấu thầu và có thể được chấp nhận vào bất kỳ lúc nào trước thời hạn đó.
Chúng tôi hiểu rằng, Bên mời thầu không bắt buộc giải thích lý do không chấp nhận hồ sơ đấu thầu có giá thấp nhất hoặc bất cứ hồ sơ đấu thầu nào.
Ngày …..Tháng …..Năm….. Đại diện nhà thầu
( Chức vụ, ký tên, đóng dấu ) c) Chỉ dẫn đối với các nhà thầu:
Đây là tài liệu quan trọng trong HSMT. Nội dung gồm:
- Yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm, địa vị hợp pháp của nhà thầu và những thông tin liên quan đến nhà thầu trong những năm gần đây ( khoảng 3-5 năm gần đây ).
+ Tư cách pháp nhân của nhà thầu
+ Thành tích và kinh nghiệm của nhà thầu
+ Điều kiện về năng lực và khả năng kỹ thuật của nhà thầu Trình độ cán bộ và lực lượng xây lắp
Thiết bị và dụng cụ thi công phù hợp Yêu cầu về chất lượng của vật tư vật liệu Kho bãi, lán trại tạm và địa điểm bố trí Quy trình nghiệm thu
Tiến độ thi công công trình
Cam kết cung cấp tín dụng của ngân hàng mà nhà thầu mở tài khoản cho nhà thầu nếu nhà thầu trúng thầu
- Yêu cầu về tài chính và phương thức thanh toán. + Tình hình tài chính của nhà thầu trong những năm gần đây + Điều kiện về tài chính dự thầu
+ Khả năng huy động vốn của nhà thầu để thi công nếu trúng thầu + Phương thức thanh toán
- Cách thức chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu. + Chi phí mua HSMT
+ Các tài liệu chuẩn bị trong HSDT
+ Thời gian đấu thầu và thủ tục nộp HSDT - Quy định về loại bỏ HSDT. + Hồ sơ nộp sau thời điểm đóng thầu
+ Nộp không đủ số lượng hồ sơ theo quy định + Không mua hồ sơ mời thầu
+ Không có bảo lãnh dự thầu hoặc bảo lãnh không đúng theo mẫu quy định trong HSMT…
- Thủ tục về sửa đổi bổ sung, hoặc rút HSDT. - Các yêu cầu về bảo lãnh dự thầu.
- Trúng thầu và thực hiện hợp đồng. + Công bố kết quả trúng thầu
+ Ký kết hợp đồng
+ Hoàn trả bảo lãnh dự thầu
+ Quy định về bảo lãnh thực hiện hợp đồng…
d) Hồ sơ thiết kế kỹ thuật kèm theo bản tiên lượng và chỉ dẫn kỹ thuật. - Liệt kê các bản vẽ kỹ thuật
- Bản tiên lượng: Đây là tài liệu nêu các vật liệu cần phải sử dụng trong công trình và số lượng của mỗi loại vật liệu đó để dựa vào đó các nhà thầu chuẩn bị cho đúng, đủ và đưa ra mức giá cho phù hợp.
- Chỉ dẫn kỹ thuật.
Hướng dẫn cụ thể về các vật liệu cần sử dụng cho công trình: tên vật liệu số lượng kích cỡ hoặc công suất, đặc điểm của từng loại vật liệu
- Đánh giá sơ bộ:
+ Đánh giá sơ bộ về cơ sở pháp lý: xem xét sự phù hợp của HSDT theo các yêu cầu về hành chính, pháp lí đã được quy định trong HSMT để xác định nhà thầu có nộp HSDT hợp lệ không.
+ Đánh giá sơ bộ về tài chính, năng lực kinh nghiệm của các nhà thầu:
Các yêu cầu về năng lực kinh nghiệm, tiêu chuẩn tài chính tối thiểu mà nhà thầu phải đạt được trước khi tham gia dự thầu gói thầu này.
- Đánh giá chi tiết
Các nhà thầu thoả mãn các tiêu chuẩn đánh giá sơ bộ sẽ được xem xét chi tiết theo tiêu chuẩn đánh giá.
Ban đưa ra phương thức đánh giá và các tiêu chuẩn về đề nghị trúng thầu như: nhà thầu có giá đánh giá thấp nhất, có tên trong danh sách nhắn…
f) Dự thảo hợp đồng.
- Trách nhiệm của mỗi bên:
+ Trách nhiệm của bên B ( Bên nhà thầu trúng thầu) Bảo lãnh thực hiện hợp đồng
Trách nhiệm về bảo đảm chất lượng công trình.
Đệ trình tiến độ thi công và biện pháp thi công công trình. Trách nhiệm về giám sát công trình
Bảo hiểm về vấn đề bồi thường thiệt hại… + Trách nhiệm của bên A ( Bên mời thầu )
Cung cấp đầy đủ tài liệu lien quan đến công trình cho bên B
Cử cán bộ kỹ thuật thương xuyên có mặt ở công trường để giám sát chất lượng, khối lượng thi công.
Thanh toán cho bên B
g) Mẫu bảo đảmdự thầu và bảo lãnh thực hiện hợp đồng
Bảo đảm dự thầu là một khoản tiền mà các nhà thầu phải nộp cho bên mời thầu khi tham gia đấu thầu để đảm bảo rằng các nhà thầu sẽ tham gia nghiêm túc. Khoản tiền này sẽ được trả cho các nhà thầu không trúng thầu. Bảo lãnh dự thầu có thể dưới nhiều hình thức như bằng tiền mặt, trái phiếu hoặc bảo lãnh do các ngân hang cung cấp, trong đó hình thức cuối cùng có nhiều ưu điểm nhất và được áp dụng phổ biến. Bảo lãnh dự thầu thường có giá trị không quá 3% gói thầu. Bảo đảm thực hiện hợp đồng là khoản tiền mà nhà thầu trúng thầu phải nộp cho bên mời thầu trước khi thực hiện hợp đồng để đảm bảo rằng nhà thầu sẽ thực hiện nghiêm túc hợp đồng. Hình thức phổ biến của bảo lãnh thực hiện hợp đồng bảo lãnh do các ngân hàng cấp và thường có giá trị khoảng 10% giá trị của hợp đồng đã ký.
Ban tiến hành soạn thảo mẫu bảo lãnh dự thầu và mẫu bảo lãnh thực hiện hợp đồng để các nhà thầu biết phải thực hiện những gì và tạo sự nhất quán giữa các nhà thầu với nhau.
Bước 2: Thực hiện đấu thầu.
Giai đoạn thực hiện đấu thầu của gói thầu được tính từ thời điểm thông báo mời thầu chính thức đến khi thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu. TRong giai đoạn này Ban thực hiện những công việc sau
- Thông báo mời thầu và phát hành HSMT - Nhận HSDT
- Đánh giá HSDT
- Thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu
• Thông báo mời thầu và phát hành HSMT:
Thông báo mời thầu được Ban đăng tải các thông tin liên quan đến vấn đề tổ chức đấu thầu cho một gói thầu với những nội dung khái quát của gói thầu này, thưòng
là Ban sẽ đăng trên báo đấu thầu hoặc sẽ gửi thư trực tiếp tới những nhà thầu. Dựa vào thông báo mời thầu các nhà thầu sẽ đăng ký dự thầu và mua HSMT.
Nội dung thông báo mời thầu gồm + Tên bên mời thầu
+ Tên gói thầu + Nguồn vốn
+ Giá bộ HSMT của gói thầu
+ Thời gian và địa điểm mua HSMT và nộp HSDT + Thời gian mở thầu
• Nhận HSDT
Hồ sơ dự thầu bao gồm đề xuất tài chính và kỹ thuật của nhà thầu. Cách thức áp dụng HSDT của gói thầu phụ thuộc phương thức đấu thầu mà gói thầu áp dụng Ban sẽ tiến hành nhận HSDT của các nhà thầu theo thời gian quy định trong HSMT và bảo quản HSDT một cách cẩn thận và công bằng nhằm đảm bảo tính chính xác về số lượng tài liệu và bí mật về thông tin dự thầu trước khi mở thầu.
• Mở thầu
Là việc Ban tiến hành thông báo công khai các điều kiện dự thầu của từng nhà thầu tham gia đấu thầu trước khi tiến hành đánh giá các hSDT.
• Đánh giá HSDT
Đánh giá HSDT được tiến hành theo hai bước : đánh giá sơ bộ và đánh giá chi tiết - Đánh giá sơ bộ
+ Ban tiến hành kiểm tra các HSDT của các nhà thầu xem có đủ tài liệu theo yêu cầu trong HSMT không
+Kiểm tra bảo lãnh dự thầu của các nhà thầu
+ Kiểm tra năng lực tài chính , kinh nghiệm của các nhà thầu có đáp ứng với yêu cầu không
Nếu nhà thầu nào không đáp ứng một trong các yêu cầu trên sẽ bị loại khỏi ra. Còn các nhà thầu đáp ứng đủ điều kiện thì sẽ tiến hành đánh giá chi tiết. Đánh giá theo tiêu chí đat./ không đạt.
Hàng năm Ban tiến hành khoảng từ 10 đến 20 gói thầu. Và số lượng nhà thầu tham gia là rất đáng kể. Trong số các nhà thầu tham gia có khoảng 40%-50% nhà thầu bị loại khỏi vòng sơ loại.
- Đánh giá chi tiết
Các gói thầu mà Ban thực hiện là gói thầu xây lắp cho nên phương pháp sử dụng đánh giá chi tiết HSDT là phương pháp đánh giá theo hai nội dung là đánh giá kỹ thuật và đánh giá tài chính.
+ Đánh giá nội dung kỹ thuật
Tiêu chí đánh giá kỹ thuật được thực hiện theo quy định trong HSMT, theo cách cho điểm hoặc dùng cách trả lời Đạt/ Không đạt. Các gói thầu xây lắp khác nhau có quy mô và yêu cầu kỹ thuật được đánh giá theo những tiêu chí khác nhau. Các nhà thầu đạt yêu cầu khi đánh giá kỹ thuật, Ban sẽ tiến hành đánh giá đề xuất tài chính
+ Đánh giá đề xuất tài chính
Việc đánh giá đề xuất tài chính nhằm xác định giá đánh giá bao gồm những nội dung sau:
+ Kiểm tra sai số số học + Hiệu chỉnh sai lệch
+ Xem xét sự bất hợp lý của giá bỏ thầu + Đưa về cùng một mặt bằng so sánh + Xác định giá đánh giá của hồ sơ dự thầu.
Sau khi xác định giá đánh giá của các hồ sơ dự thầu của các nhà thầu, Ban sắp xếp các nhà thầu theo thứ tự các hồ sơ dự thầu có giá từ thấp tới cao và đề nghị trao thầu cho nhà thầu có nào có giá đánh giá thấp nhất.