II. Điểm kết luận của Hội đồng:
B/ PHẦN NỘI DUNG
2.6.2. Quá trình tuyển dụng nhân sự
Công ty dựa vào quy trình tuyển dụng của các năm trước cũng đang áp dụng linh hoạt theo quá trình tuyển dụng đó. Tùy vào vị trí mà công ty muốn tuyển dụng thì PNS sẽ sử dụng nguồn tuyển mộ bên trong hoặc nguồn bên ngoài hoặc sử dụng cả hai nguồn tuyển mộ để có thể tuyển được nhân sự phù hợp cho vị trí trống.
Quy trình tuyển mộ của công ty bảo gồm 4 bước được tiến hành như sau:
Bước 1 :Xây dưng kết hoạch tuyển dụng
Trong quý đầu hàng năm, các trưởng bộ phận xác định nhu cầu tuyển dụng cho bộ phận mình. Nhu cầu tuyển dụng này được xây dựng căn cứ vào số cán bộ hiện có, khối lượng công việc và kế hoạch kinh doanh của từng bộ phận. Nội dung của kế hoạch tuyển dụng bao gồm:
- Tổng số cán bộ hiện có của bộ phận. - Các vị trí cần tuyển người.
- Số lượng cán bộ cần tuyển ứng với các vị trí đó. - Thời gian tuyển cho từng vị trí.
Trong trường hợp các phòng ban, bộ phận có nhu cầu bổ sung thêm chỉ tiêu nhân
sự thì trưởng phòng, trưởng bộ phận của công ty làm đề nghị gửi cán bộ phụ trách nhân sự công ty xem xét và trình ban Giám đốc phê duyệt
Bước 2: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Khi đơn vị có nhu cầu tuyển dụng, trưởng các phòng ban lập Phiếu đề nghị tuyển dụng gửi về phòng Hành chính – nhân sự, sau đó so sánh với kế hoạch tuyển dụng năm của phòng ban, nếu ngoài kế hoạch hoặc vượt quá số lượng theo kế hoạch thì phải có giải trình và có sự phê duyệt của ban Giám đốc.
Bước 3: Tổng hợp và lập phương án tuyển dụng
Phòng Hành chính – nhân sự tổng hợp nhu cầu tuyển dụng, lập kế hoạch chi phí và phương án tuyển dụng. Việc này phải được giám đốc nhân sự xem xét trước khi trình ban Giám đốc phê duyệt.
Ban Giám đốc xem xét và phê duyệt phương án, chi phí tuyển dụng. Việc báo cáo lên ban Giám đốc nhằm giúp cho ban Giám đốc nắm bắt được tình hình thực hiện công tác
tuyển dụng của công ty và sau đó có những điều chỉnh, chỉ đạo kịp thời.
Bước 4: Soạn thảo và đăng thông báo tuyển dụng
Phòng Hành chính – nhân sự tìm hiểu yêu cầu của các đơn vị tuyển dụng và soạn thảo thông báo tuyển dụng nội bộ hoặc trên các phương tiện truyền thông khác. Soạn thảo thông báo chậm nhất là 02 ngày sau khi được phê duyệt phương án tuyển dụng. Ví dụ một thông báo tuyển dụng của công ty như sau:
Thông báo tuyển dụng
Kế toán tổng hợp: 03 người (Phòng Tài chính) Yêu cầu:
- Nam, nữ tốt nghiệp Cao đẳng, Đại học chuyên ngành tài chính kế toán - Có kinh nghiệm quyết toán thuế
- Nắm vững các nghiệp vụ kế toán và lập báo cáo tài chính - Có tối thiểu 2 năm kinh nghiệm tại vị trí kế toán tổng hợp
- Sử dụng thành thạo máy vi tính soạn thảo phục vụ công tác kế toán, báo cáo, Powerpoint và các phần mềm kế toán thông dụng
Ứng viên vui lòng gửi đơn dự tuyển và CV của bạn theo mẫu của công ty về địa chỉ mail : sunggwangvina@vietucgroup.com.vn hoặc nộp trực tiếp tại văn phòng công ty
Thời hạn nộp hồ sơ: 20/10/2019
Ví dụ về một thông tin tuyển dụng của công ty được đăng trên các website tuyển dụng như sau:
Thông báo tuyển dụng:
Trợ lý giám đốc: 01 người
Mô tả công việc:
- Thư ký và hành chính văn phòng.
- Quản lý lịch họp, thư tín, báo cáo, kiểm tra, sắp xếp, xử lý các vấn đề riêng tư và bảo mật.
- Giám sát và báo cáo với Giám đốc các vấn đề khẩn cấp và các vấn đề được nêu ra trong các cuộc họp.
- Lưu trữ tài liệu quan trọng.
- Hỗ trợ trong việc chuẩn bị thuyết trình và tổ chức các sự kiện nội bộ.
- Thực hiện các nhiệm vụ đặc biệt liên quan đến trách nhiệm khi được yêu cầu. Trao đổi trực tiếp khi phỏng vấn.
Yêu cầu công việc:
- Nữ: tuổi từ 25-28, ngoại hình ưa nhìn. - Có 1-2 năm kinh nghiệm.
- Tiếng Anh và tiếng Hàn thành thạo. - Kỹ năng giao tiếp tốt.
- Năng động, nhiệt tình, khả năng làm việc độc lập. - Thành thạo tin học văn phòng.
Ứng viên vui lòng gửi đơn dự tuyển và CV của bạn theo mẫu của công ty hoặc nộp trực tiếp tại văn phòng công
Thời hạn nộp hồ sơ: 13/08/2019
Hình 2.3 Thông báo tuyển dụng
Ban Giám đốc xem xét và phê duyệt nội dung đăng tuyển trên các phương tiện thông tin. Giám đốc nhân sự chịu trách nhiệm nội dung các thông báo tuyển dụng nội bộ. Việc phê duyệt thông báo tuyển dụng chậm nhất là 02 ngày sau khi trình duyệt.
Sau khi được phê duyệt, thông báo tuyển dụng sẽ được đăng tải lên các phương tiện truyền thông; sử dụng một hoặc đồng thời các phương pháp sau:
- Đăng ký tìm hồ sơ ứng viên trên các website tuyển dụng.
- Đăng thông tin tuyển dụng trên báo đài, các phương tiện truyền thông.
- Thông báo nội bộ để nhận được sự giới thiệu của cán bộ nhân viên trong công ty. Thời gian đăng thông báo tuyển dụng là trong vòng 03 ngày kể từ khi quyết định
tuyển dụng được phê duyệt.
Nguồn tuyển dụng bên trong DN : hiện nay số lượng nhân sự ở khối kinh doanh thuộc các văn phòng đại diện của Công ty TNHH SUNG GWANG VINA là khá đông và do đặc thù của công ty. Tùy từng vị trí thì nhân viên tuyển dụng của công ty có thể sử dụng phương pháp dùng Bản thông báo về công việc để thu hút nhân sự. Bản thông báo này sẽ được gửi đến các nhân sự trong văn phòng tổng và các văn phòng cơ sở đại diện. Nội dung bản thông báo bao gồm tất cả những thông tin liên quan đến vị trí tuyển dụng bao gồm : vị trí, số lượng, mô tả công việc, quyền lợi của ứng viên, cách thức ứng tuyển, v.v.
Nguồn tuyển dụng bên ngoài DN : với nguồn tuyển mộ bên ngoài doanh nghiệp
PNS thường sử dụng các phương pháp sau :
+ Thu hút ứng viên thông qua các trang hỗ trợ các công ty TD ví dụ như timviecnhanh.com, vieclam24h.vn, viectotnhat.com.vn…
Các cán bộ tuyển dụng sẽ tiến hành đăng tuyển trên các kênh thông tin nội bộ và trên website của công ty. Nội dung đăng tuyển gồm có: vị trí tuyển dụng, số lượng tuyển, mô tả ngắn gọn về công việc, quyền lợi của ứng viên nếu được tuyển, cách thức và thời hạn nộp hồ sơ…
Những thông tin đăng tuyển này nhằm thông báo cho cán bộ nhân viên trong công ty biết được các vị trí trống và khuyến khích họ nếu có nguyện vọng và cảm thấy phù hợp nộp hồ sơ ứng tuyển.
Hồ sơ ban đầu của ứng viên chỉ yêu cầu CV bản mềm theo bản mẫu của công ty. Nếu là hồ sơ bản cứng thì chỉ cần bản copy, không cần công chứng. Đây là một ưu điểm bởi nhờ đó ứng viên dễ dàng nộp hồ sơ và cán bộ tuyển dụng cũng dễ lưu trữ hồ sơ khiến công tác chọn lọc hồ sơ được dễ dàng hơn.
Việc đăng tin tuyển dụng trên các trang hỗ trợ tìm kiếm việc làm giúp thu hút được
nguồn ứng viên khá đông và tỷ lệ tham gia phỏng vấn cũng cao, tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này là khá tốn chi phí.
+ Thông qua sự giới thiệu của cán bộ trong tổ chức: Phương pháp này thường được sử dụng khi tuyển chọn cho các vị trí quản lý. Khi có vị trí quản lý trống, nhân viên trong công ty có thể sẽ tiến hành tiến cử một nhân viên nào đó trong bộ phận mình nộp hồ sơ dự tuyển.
Phương pháp này tuy thu được lượng hồ sơ không lớn nhưng chất lượng hồ sơ nhận được rất tốt bởi những thông tin do cán bộ trong công ty cung cấp thường có độ tin cậy cao. Nhờ đó mà cán bộ tuyển dụng nhanh chóng tìm được những người có năng sự phù hợp với công việc đang tuyển.
+ Thông qua trung tâm môi giới và giới thiệu việc làm: PNS sẽ đưa ra yêu cầu về ứng viên để gửi đến các công ty chuyên hoạt động về mảng cung ứng nhân sự, nhờ họ tuyển ứng viên phù hợp với nhu cầu. Ưu điểm là sẽ tiếp cận được nhiều ứng viên chất lượng tuy nhiên lại rất tốn chi phí.
Với ba phương pháp nêu trên thì hay được áp dụng khi tuyển các nhân sự tầm trung trở lên hoặc những chuyên viên có chuyên môn cao, ví dụ như áp dụng khi tuyển các cấp trưởng phòng, quản lý, teamlead, các chuyên viên IT, v.v.
+ Thu hút ứng viên thông qua các trang mạng xã hội như Facebook. Hiện nay số lượng người dùng mạng xã hội Facebook khá đông đặc biệt là giới trẻ. Vì thế, các DN thường sử dụng phương pháp này để đăng tải thông tin TD qua trang page chính của công ty hoặc trên các hội, nhóm tìm việc làm phù hợp. Với phương pháp này có ưu điểm là không mất chi phí tuy nhiên nguồn ứng viên lại chưa thực sự chất lượng, để có thể tuyển được còn khá tốn thời gian của cán bộ tuyển dụng để giải đáp thắc mắc cho ứng viên. Thường thì nếu tuyển các vị trí tầm lao động phổ thông và vị trí nhân viên văn phòng sẽ phù hợp với phương pháp này, ví dụ như nhân viên kế toán, chăm sóc khách hàng thông qua điện thoại, …
Nội dung thông báo tuyển mộ sẽ cần có các thông tin đầy đủ, rõ ràng để gửi tới ứng viên : về vị trí, số lượng, yêu cầu đối với ứng viên, quyền lợi, cách thức ứng tuyển…