CÁC GIẢI PHÁP GIẢM THIỂU RỦI RO TRONG XUẤT KHẨU HÀNG DỆT MAY SANG HOA KỲ CHO CÁC
3.2.1.2.Bộ phận kinh doanh
Bộ phận kinh doanh của các doanh nghiệp dệt may vừa và nhỏ bao gồm bộ phận theo dõi đơn hàng và bộ phận xuất nhập khẩu.
a. Bộ phận theo dõi đơn hàng
Bộ phận theo dõi đơn hàng là cầu nối giữa doanh nghiệp và khách hàng sau khi hợp đồng được ký kết. Nhiệm vụ của bộ phận này là liên lạc làm việc với khách hàng về chi tiết đơn hàng từ giai đoạn may mẫu để được chấp thuận đến lúc xuất hàng đi. Bộ phận này cần thiết phải quản lý được thời gian của từng giai đoạn như: giai đoạn duyệt nguyên phụ liệu, may mẫu, duyệt mẫu, lên
Để thực hiện được những yêu cầu trên, bộ phận theo dõi đơn hàng cần thường xuyên liên lạc với khách hàng, hối thúc trong việc xét duyệt nguyên phụ liệu cũng như mẫu may để đảm bảo được tiến độ sản xuất. Muốn vậy, nhân viên bộ phận theo dõi đơn hàng cần được tuyển chọn kỹ càng và cĩ kinh nghiệm, người này phải hết sức cẩn thận cũng như cĩ khả năng sắp xếp để cĩ thể đảm bảo cho việc sản xuất được trơi chảy.
b. Bộ phận xuất nhập khẩu
Bộ phận xuất nhập khẩu của doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục nhập vải và nguyên phụ liệu cho các đơn hàng gia cơng cũng như xuất các đơn hàng đi cho khách hàng. Đối với hàng dệt may xuất đi thị trường Hoa Kỳ, yêu cầu khác biệt so với các thị trường khác là visa nên bộ phận cần chú ý thêm những thơng tin liên quan đến vấn đề quota cĩ liên quan để cĩ thể xin được visa cho đơn hàng. Để đảm bảo hồn tất được bộ chứng từ giao cho khách hàng đúng hạn, bộ phận xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp dệt may vừa và nhỏ cần đáp ứng những yêu cầu sau:
- Theo dõi sát sao với bộ phận sản xuất để biết được thời gian xuất hàng để cĩ sự chuẩn bị các chứng từ cần thiết xuất trình với các cơ quan chức năng trong việc xin visa và C/O. Riêng đối với hàng gia cơng, bộ phận xuất khẩu cũng cần kết hợp với bộ phận theo dõi đơn hàng để làm việc với bên khách hàng về chi tiết hãng tàu, thời gian xuất hàng, v.v. Trong quá trình làm chứng từ, cần phải cẩn thận, khơng tự phép làm theo ý mình nếu khơng chắc chắn. Như vậy sẽ tránh tình trạng làm cho chứng từ bị sai, kéo theo nguyên một quy trình sau đĩ bị trì trệ, gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
- Kiểm tra tính chính xác của bộ chứng từ, tránh trường hợp làm xong bộ chứng từ và gởi đi nhưng lại cĩ lỗi, khơng nhận được.
- Liên kết chặt chẽ và theo dõi với Forwarder để lấy bill và làm thủ tục cho kịp thời, nhất là đối với hàng air. Khi cĩ những sự xác nhận gì về thay đổi bill, phải yêu cầu bên forwarder xác nhận hay thơng báo bằng chứng từ để cĩ cơ sở giải quyết sau này.
- Theo dõi chặt chẽ và cân đối với lượng vải đã nhập khẩu trên tờ khai để tránh tình trạng bị dư vải hay thiếu hụt vải trong lơ hàng cuối. Vì ở đây, mỗi loại vải cĩ tên khác nhau hay các thành phần khác nhau, khơng thể lẫn lộn hay dùng thay thế cho nhau được. Nếu là đơn hàng chuyển vải thì phải tranh thủ làm chứng từ chuyển vải và yêu cầu bên nhập hàng cho xem tờ khai hải quan để tránh trường hợp bên này đã trừ vải quá lố, bên cơng ty cứ làm theo định mức và số vải đã cĩ thì đơi khi chỉ thiếu vài yard vải nhưng hàng khơng xuất được.