1
3.1.3. Cách quảnlý bánhàng bằngExcel
Quản lý bán hàng bằng excel là bước tối giản hóa các thao tác máy móc trong quản lý hàng hóa. Từ khi ra đời excel luôn chứng tỏ mình là một trong các công cụ tiên tiến để giúp các chủ cửa hàng, doanh nghiệp nhỏ không mất nhiều thời gian, công sức trong việc ghi chép sổ sách như trước đây.
Quản lý bán hàng bằng excel là cách thực hiện các thao tác quản lý đối với hàng tồn – xuất và nhập kho, mỗi thao tác quản lý đều đem lại hiệu quả và lợi ích khác nhau. Chủ shop sẽ biết chính xác lượng hàng mà mình nên hạn chế nhập, đồng thời biết được số lượng hàng hóa mà cửa hàng đang thiếu nếu làm tốt công tác quản lý tồn kho trên excel. Tương tự như vậy, excel sẽ giúp bạn quản lý và thống kê được tổng số hàng được giao đi và tổng số hàng nhập về một cách nhanh chóng. Các chủ tiệm có thể kiểm tra bất kì lúc nào để biết được tốc độ buôn bán của cửa hàng.
Quản lý bán hàng bằng excel giúp điều chỉnh hàng và chống thất thoát trong kinh doanh khi đảm bảo tính chính xác rất cao lên đến trên 90%.
Để quản lý bán hàng bằng excel cần có:
Kiến thức cơ bản về excel
Một số hàm cơ bản hay được sử dụng trong quản lý hàng nhập xuất tồn kho bạn nên biết như hàm tổng (SUM), hàm điều kiện (If), hàm tìm kiếm ( lookup),… Hãy tự trau dồi vốn kiến thức về excel bằng cách tham gia các khóa học cơ bản hoặc học trên các trang công cụ hỗ như Youtube, giapphapexcel.com.vn, Support.office.com…
Cả máy tính và bộ Office Microsoft chỉ cần chạy tốt và sử dụng phiên bản 2007 trở lên bạn đã có sẵn sàng mọi thứ trong tay để bắt đầu thực hành quản lý hàng hóa của cửa hàng mình.
Thực hành quản lý bán hàng bằng excel hiệu quả
Bắt tay và thực hành cách quản lý bán hàng bằng excel ngay nếu bạn đã chuẩn bị xong.
- Quản lý danh mục hàng hóa (các sheet)
Trước hết cần có danh mục hàng hóa, xây dựng danh mục hàng hóa nhằm mục đích đồng bộ các dữ liệu khi được tìm kiếm hoặc khi báo cáo, thống nhất quy tắc gọi và gõ cho một mặt hàng tránh việc phải gõ đi gõ lại, hạn chế thấp nhất sự nhầm lẫn trước một bảng dài các con số khó kiểm soát như “ma trận” trong excel.
Các tiêu đề cơ bản cần có trong danh mục như STT>Mã hàng>Tên hàng hoá>Đơn vị > Số lượng tại thời điểm nhập>Giá trị của sản phẩm.
Để quản lý bán hàng bằng excel cũng như xác định số lượng hàng từ khi kiểm đến khi bắt đầu lập liệu bạn có thể làm theo 2 cách. Các thứ nhất là làm phiếu nhập hoặc mã phiếu để kiểm đếm. Còn cách khác là tạo danh mục bình thường để có được con số đầu kỳ rành mạch khi lên báo cáo vào mục tồn kho lúc nhập liệu.
- Quản lý hàng hóa Xuất – Nhập- Tồn trong excel
Trong quản lý bán hàng bằng excel không thể thiếu mục này dùng để báo cáo kiểm kê hàng hóa vào mỗi tuần hoặc mỗi tháng. Các thao tác thực hiện vô cùng đơn giản:
Cột Mã hàng: Chuyển công thức từ bên cột Danh mục sang Cột Tên hàng: Dùng hàm Vlookup
Phần Nhập kho: Dùng hàm điều kiện Sumif với mã hàng – sumif của mã trong tồn kho
Phần Xuất kho: Dùng hàm Sumif Phần Tồn kho: Dùng phép tính +/-
- Hàng hóa mỗi ngày bán được bao nhiêu - Mỗi lần bán là hàng gì, tiền ra sao - Tiền mặt hay chuyển khoản
Để quản lý được trên excel, ít nhất bạn cần biết các hàm cơ bản như: - Sum
- Phép tính nhân/chia/ cộng/ trừ
Cách tạo file excel quản lý bán hàng đơn giản - Các nội dung cần theo dõi như sau: - Ngày tháng bán - Tên hàng bán - Số lượng - Đơn giá - Thành Tiền - Thông tin khách hàng
- Ghi chú: ghi lại những gì cần chú ý, như giảm giá cho khách quen, trả tiền, bù khách…