1
3.2.4. Danh mục khohàng
Danh mục kho hàng bao gồm: - Số thứ tự - Mã kho - Tên kho - Địa chỉ - Người quản lý 3.2.5. Danh mục hànghoá Hình 3.5: Danh mục hàng hoá
Danh mục hàng hoá bao gồm: - Số thứ tự
- Mã hàng hoá - Tên hàng hoá
- Đơn vị tính - Kho hàng
3.2.6. Phiếu nhậpkho – xuất kho
Hình 3.7: Phiếu xuất kho
Danh mục phiếu nhập kho bao gồm: - Mã hàng hoá - Tên hàng hoá - Đơn vị tính - Số lượng nhập - Đơn giá từng sản phẩm - Thành tiền
- Chiết khấu ( nếu có) - Tổng tiền
=IF([@[Mã Hàng]]="","",VLOOKUP([@[Mã Hàng]],'Hàng Hóa'!$B$10:$H$277,2,0))
Rồi kéo xuống để add hàm cho tên hàng hoá tiếp theo.
Đối với Đơn giá, ta sử dụng hàm IF lồng Vlookup Công thức như sau:
=IF([@[Mã Hàng]]="","",VLOOKUP([@[Mã Hàng]],'Hàng Hóa'!$B$10:$H$277,4,0))
Thành tiền ta sử dụng hàm If Hàm có công thức như sau: =IF([@[Mã Hàng]]="","",[@[SL Nhập]]*[@[Đơn giá]]) Đối với chiết khấu, sử dụng hàm If Với công thức như sau: =IF([@[CK(%)]]="","",([@[CK(%)]])/100*[@[Thành Tiền]]) Để tính tổng tiền, ta có công thức như sau:
=IF([@[CK(%)]]="","",[@[Thành Tiền]]-[@[Chiết khẩu]])
3.2.7. Bảng kê nhập – xuất hàng hóa
Hình 3.8: Bảng kê nhập – xuất kho
Danh mục nhật kí nhập hàng bao gồm: - Số phiếu nhập
- Ngày nhập - Mã nhập
- Tên nhà cung cấp - Mã hàng hoá - Tên hàng hoá - Đơn vị tính - Số lượng - Đơn giá - Thành tiền - Người nhập - Ghi chú ( Nếu có)
3.2.8. Báo cáo thông tin nhập – xuất – tồn vật tư hàng hóa
Hình 3.9: Báo cáo thông tin nhập – xuất – tồn vật tư hàng hóa
Nhật kí bán hàng bao gồm các mục sau: - Mã hàng
- Đơn vị tính - Số lượng - Đơn giá - Thành tiền
Chú ý: Dữ liệu được tự động lấy từ các trang tính khác và được phân loại theo từng kho. Bản báo cáo cũng được chia ra làm các phần cụ thể Tồn đầu – Nhập – Xuất – Tồn cuối để người sử dụng dễ dàng theo dõi
3.2.9. Báo cáo tổng hợp kế quả bán hàng
Hình 3.10.Báo cáo tổng hợp kế quả bán hàng
Báo cáo tổng hợp lại doanh số bán hàng của tất cả các mặt hàng trong khoảng thời gian. Bao gồm: giá bán, giá vốn từ đó tính toán được lợi nhuận thuần từ hoạt động bán hàng của công ty
KẾT LUẬN
Ưu điểm
Quản lý bán hàng bằng excel là việc sử dụng excel vào trong việc quản lý các nghiệp vụ bán hàng như thiết lập báo giá, đơn hàng bán, hợp đồng bán, thống kê doanh số.
Việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng excel có những ưu và nhược điểm riêng, chúng ta cùng tìm hiểu theo những đánh giá sau đây:
Ưu điểm của phần mềm quản lý bán hàng bằng excel: Đơn giản, dễ sử dụng
Chi phí thấp
Tính đại trà cao, có thể tải và dùng miễn phí
Có thể chủ động thêm bớt trường dữ liệu, tự tạo báo cáo theo yêu cầu Thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ, quản lý bán hàng đơn giản Nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng bằng excel:
Dữ liệu không được đảm bảo an toàn và bảo mật: Khi quản lý việc bán hàng bằng phần mềm Excel, tất cả các thông tin về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp chỉ được lưu trong 1 tập tin duy nhất. Khi tập tin này bị lỗi, bị mất do vô ý hay nhiễm virus sẽ làm ảnh hưởng đến các dữ liệu quan trọng
Quy trình xuất hàng bán, điều chuyển hàng nội bộ phức tạp và cồng kềnh hơn. Khi file Excel có dung lượng quá lớn sẽ làm chậm tốc độ của máy tính, ảnh hưởng đến tiến độ công việc
Thường chỉ có các tính năng cơ bản như quản lý hàng hóa, khách hàng, nhập xuất kho, thu chi, hàng tồn kho… và người quản dùng cũng phải mất nhiều thời gian để lập thống kê, báo cáo chi tiết
Thường chỉ tiện cho việc ghi chép còn việc báo cáo thì người dùng phải tốn nhiều công sức, thời gian. Do đó, nhà quản lý cũng gặp khá nhiều khó khăn trong việc kiểm tra hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp gian làm việc
Ngoài ra, các hàm, các công thức trên excel khá phức tạp, người dùng phải thực sự hiểu biết về excel mới có thể sử dụng tốt, hiệu quả
Không những vậy, excel không thể giúp lập hóa đơn và hạn chế liên kết với các thiết bị bán hàng…
Dữ liệu bán hàng được lưu trữ rời rạc trên các file Excel không đảm bảo tính an toàn và logic để phục vụ cho việc tập hợp báo cáo tổng hợp và tham chiếu ràng buộc dữ liệu
Việc liên kết số liệu các nghiệp vụ để tập hợp báo cáo tức thời chưa thực hiện được, muốn làm thì mất rất nhiều thời gian (Báo cáo bán hàng, báo cáo thống kê doanh số theo nhiều chỉ tiêu như theo nhóm hàng, mặt hàng, theo nhân viên kinh doanh, báo cáo công nợ đến hạn, ..)
Với những doanh nghiệp lớn, khi nghiệp vụ bán hàng phức tạp, số lượng mặt hàng nhiều, số lượng khách hàng cũng rất nhiều thì sử dụng phần mềm excel thì rất khó đáp ứng, thông tin dữ liệu khó theo dõi, thiếu logics và rời rạc. Và việc liên kết số liệu các nghiệp vụ để tập hợp báo cáo tức thời chưa thực hiện được, muốn làm thì mất rất nhiều thời gian và công sức, hơn nữa lại không đảm bảo độ chính xác tuyệt đối.
Hệ thống này giúp cho người quản lý một cách dễ dàng hơn, các số liệu đưa vào rất lớn cần tính toán nhiều hệ thống sẽ xử lý truy xuất dữ liệu với thời gian nhanh nhất đáp ứng nhu cầu thị trường với phương châm “ Nhanh – chính xác – kịp thời”. Hệ thống này rất dễ cài đặt trên một số phần mềm quản lý hiện nay và không đòi hỏi máy tính phải có cấu hình cao
Hạn chế
Do thời gian tiến hành công việc không nhiều nên không thể tránh khỏi những thiếu sót chủ quan, bài toán thực tế cũng tương đối lớn nên em chưa quản lý được hết các chức năng mà em mới chỉ quản lý được một số chức năng quan trọng nhất.
Hướng phát triển: đề nảy sinh mà đề tài chưa đáp ứng được thức tế trên cơ sở kết quả đã đạt được và các nhu cầu tối ưu về dự trữ của các doanh nghiệp với các định hướng nghiên cứu như sau:
Xây dựng đầy đủ các chức năng cho chương trình. Thiết lập một CSDL đầy đủ phục vụ cho chương trình
Có thể ứng dụng được cho vào thực tế.
Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng bằng ngôn ngữ C++
Khi tin học chưa ra đời thì việc bán hàng vànhững công việc khác được thực hiện một cách rất khó khăn đòi hỏiphải nắm vững chuyên môn nghiệp vụ , tốn nhân lực thời gian, chiphí cho việc thực hiện. Ngày nay tin học phát triển, nhu cầu tin họchóa những công việc chuyên môn lặp đi lặp lại là yêu cầu cấp thiết.Tin học hóa sẽ mang lại lợi ích to lớn về mọi mặt : nhân công, chi phí tài chính và thậm chí cả trình độ chuyên môn của người thựchiện nó ( không đòi hỏi có chuyên môn nghiệp vụ cao) bởi vì nó chỉ là những thao tác trên máy đơn giản. Tin học hóa bắt buộc phải cótrong thời đại ngày nay đối với từng công ty, những cửa hàng lớnhay thậm chí chỉ là những cửa hàng vừa và nhỏ . Tuy nhiên đầu tư để xây dựng hệ thống phục vụ công việc tính trong khoảng thời gian ngắn là tốn kém nhưng xét về lâu dài thì lợi ích mang lại là rất to lớn ảnh hưởng đến cả vận mệnh của một công ty.
Xét về phía ngườixây dựng hệ thống thì đây là vấn đề không thể giải quyết một cáchtrọn vẹn bằng một chương trình cho mọi hình thức, nó phục vụ vàochuyên môn nghiệp vụ, yêu cầu thực tế đặt ra, và vì vậy rất khó nếukhông muốn nói là không thể thực hiện được một cách tổng quátvấn đề này. Tùy thuộc vào những yêu cầu đặt ra đối với từng hoàncảnh ta có cách giải quyết khác nhau tạm thời trong khoảng thờigian nhất định đáp ứng được yêu cầu đề ra của hệ thống.
Xuất phát từ nhu cầu thực tế đó cùng với sự hướng dẫn củagiáo viên hướng dẫn em đã chọn đề tài có tên là: “Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại Công ty cổ
phần Bluesofts, Hà Nội” làm khóa luận tốt nghiệp.
Với thời gian thực tập còn hạn chế và sự hiểu biết thực tế cònnhiều bỡ ngỡ cộng với vốn kiến thức còn phải học hỏi nhiều lạichưa có kinh nghiệm về phân tích và thiết kế cũng như lập trình,nên chương trình của em không tránh khỏi những thiếu sót. Bởivậy em kính mong các thầy, cô giáo xem xét , chỉ bảo và đónggóp ý kiến cho báo cáo thực tập của em được hoàn chỉnh để có thểáp dụng được trong thực tế.
Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn cô giáo Phan Thị Thanh Huyền và các thầy cô trong khoa đã tận tình giúp đỡ em trong suốt thờigian thực tập để em hoàn thành báo cáo thực tập này.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1]. Nguyễn Tấn Bình, Phân tích hoạt động doanh nghiệp, Nhà xuất bản Đại học quốc gia TP Hồ Chí Minh..
[2]. Đỗ Trọng Danh, Nguyễn Vũ Ngọc Tùng, Giáo trình tự học Microsoft Excel 2010, Nhà xuất bản văn hóa thông tin.
[3].Phạm Văn Dược, Đặng Thị Kim Cương, Phân tích hoạt động kinh doanh, Nhà xuất bản tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh.
[4].Trần Mạnh Hà, Giáo trình Excel 2010 các hàm và ví dụ minh họa, Nhà xuất bản văn hóa thông tin.
[5]. Nguyễn Trọng Hoài (2009), Giáo trình Dự báo và phân tích dữ liệu trong kinh tế và tài chính, Nhà xuất bản thống kê.