Nguyên tắc nhập liệu (Data Validation) là chức năng được dùng để kiểm tra quy định về việc nhập dữ liệu, nghĩa là quy ước dữ liệu được nhập vào phải tuân thủ theo quy luật nào đó được cài đặt trong MS Excel. Khi người dùng nhập dữ liệu vào phải thỏa mãn nguyên tắc này thì MS Excel mới chấp nhận dữ liệu đó, nếu không thỏa MS Excel sẽ thông báo lỗi mặc định bằng tiếng Anh. Nếu muốn cũng có thể thay đổi để thông báo bằng tiếng Việt.
Ví dụ: Trong bảng DANH MỤC HÀNG HÓA, chỉ cho phép người dùng nhập dữ liệu theo quy ước sau: Mã hàng - Chỉ nhập đủ 9 ký tự; Tên mặt hàng - Chỉ chọn tên hàng trong danh sách có sẵn tại ô nhập liệu; Đơn giá - Không nhập giá trị âm.
Trang 43
2.2.3.2 Thao tác
Vào thẻ lệnh Data, trong nhóm Data Tools, vào mục Data Validation và chọn
Data Validation. Màn hình Data Validation
xuất hiện, chọn thẻ Settings.
Hình 74: Chọn các nguyên tắc nhập liệu
Tại mục Allow (các nguyên tắc cho phép), có các tùy chọn sau:
Any value: Mặc định MS Excel cho phép người dùng nhập bất kỳ giá trị nào.
Whole number: Chỉ cho phép nhập giá trị số.
Decimal: Chỉ cho phép nhập giá trị số lẻ.
List: Cho phép nhập giá trị có trong danh sách, có thể lấy nguồn dữ liệu từ vị trí khác trong excel hoặc nhập trực tiếp dữ liệu vào tại mục Source.
Date: Chỉ cho phép nhập giá trị là kiểu ngày tháng.
Time: Chỉ cho phép nhập giá trị là kiểu thời gian.
Text length: Quy định chiều dài của dữ liệu, tính bằng số ký tự.
Custom: Thiết lập quy định tùy ý theo công thức.
Với mỗi mục quy định này, MS Excel cho phép thiết lập các nguyên tắc tương ứng. Ví dụ: Tại mục Allow khi chọn Whole number thì tại mục Data sẽ có các nguyên tắc chi tiết như sau:
Between: Giá trị ở khoảng giữa giá trị nhỏ nhất (Minimum) và giá trị lớn nhất (Maximum).
Not Between: Giá trị nằm ngoài giá trị nhỏ nhất (Minimum) và giá trị lớn nhất (Maximum).
Equal to: Giá trị nhập vào phải bằng giá trị quy định tại mục Value.
Not Equal to: Giá trị nhập vào phải khác với giá trị quy định tại mục Value.
Greater than: Giá trị nhập vào phải lớn hơn giá trị nhỏ nhất tại mục Minimum.
Less than: Giá trị nhập vào phải nhỏ hơn giá trị lớn nhất tại mục Maximum… Ví dụ: Thiết lập cho cột Mã hàng chỉ cho phép nhập 9 ký tự:
Chọn cột Mã hàng, vào thẻ lệnh Data, trong nhóm Data Tools, chọn nút Data Validation và chọn mục Data Validation. Tại thẻ Settings: mục Allow, chọn Text Length; mục Data, chọn equal to; tại mục Length, nhập 9.
Trang 44
Hình 75: Thiết lập chiều dài văn bản
Hình 76: Chọn dữ liệu trong danh sách được tham chiếu từ vị trí khác trong MS Excel
Trang 45
2.2.3.3 Các thiết lập khác
Có thể thực hiện thiết lập thông báo tiếng Việt cho thông báo lỗi theo các bước như sau: Tại màn hình Data Validation, chọn thẻ Error Alert.
Sau đó, thiết lập các thông số cho phần thông báo lỗi.
Mục Title: Nhập nội dung tiêu để cho biết nhập sai quy định.
Error Message: Nội dung giải thích lỗi nhập liệu
Nhấp OK để kết thúc.
Hình 78: Thiết lập thông báo lỗi
Hình 79: Thông báo lỗi khi người dùng nhập sai quy định