Về việc phân phối các sản phẩm phần mềm, một loại hàng hóa vô hình, tại thị trường Nhật Bản, FPT Software lựa chọn kênh phân phối trực tiếp thông qua chi nhánh tại Tokyo của mình Công ty FSOFT Japan từ tháng 11/2005 và cung cấp đầy đủ các thông tin liên quan đến sản phẩm, dịch vụ thông qua website chính thức: www.fpt-software.jp. Việc lựa chọn kênh phân phối trực tiếp này giúp công ty kiểm soát được các hoạt động tốt hơn và phối hợp thực thi hiệu quả các kế hoạch marketing. Dưới đây là hình ảnh website của FPT Software Japan:
Nguồn: fpt-software.jp
Hình 3.1. Website FPT Software Japan
FPT Software phân phối sản phẩm phần mềm của mình đến khách hàng bằng cách thành lập các Trung tâm Phát triển tại Nhật Bản với một đội offshore, chuyên cung cấp những dịch vụ phát triển phần mềm cho công ty khách hàng (Offshore Development Center - ODC).
Quá trình phân phối tại Nhật Bản của FPT Software luôn đảm bảo đáp ứng đúng và đủ 4 yêu cầu quan trọng của khách hàng: Đúng sản phẩm (Right Product), Đúng nơi chốn/địa điểm (Right Place), Đúng lúc/thời gian/thời hạn (Right Time) và Đúng chi phí (Right Cost). Để có được điều này, FPT Software đã áp dụng các quy trình, công cụ sau đây một cách nghiêm ngặt:
• Quy trình phần mềm tiêu chuẩn thế giới
Dựa trên kiến thức chuyên môn có được từ nhiều năm kinh nghiệm trên thế giới, FPT Software đã thực hiện chính xác công tác kiểm soát chất lượng, ưu tiên hàng đầu đối với doanh nghiệp, đồng thời xây dựng một hệ thống và quy trình làm việc vững chắc. FPT Software là công ty phần mềm đầu tiên ở Đông Nam Á đạt CMM Cấp độ 5 (cấp độ phát triển phần mềm cao nhất). Ngoài ra, công ty đã tiếp thu các tiêu chuẩn và mô hình quốc tế như ISO 9001, ISO 27001, ISO / IEC 20000-1: 2011, ISO / TS 16949, v.v. FPT Software cũng tận dụng chính sản phẩmFPT Software Management Suite để tăng cường tính minh bạch của thông tin dự án cho tất cả những người có liên quan. Những công cụ này không chỉ là công cụ quản lý dự án mà còn là nền tảng giao tiếp chung để các bên liên quan của dự án sử dụng, cho dù tại chỗ hay ở nước ngoài. Qua đó, khách hàng có thể truy cập hệ thống qua Internet và kiểm tra tình trạng của dự án theo thời gian thực.
• Quy trình bảo mật thông tin
FPT Software triển khai tiêu chuẩn ISO 27001 cho tất cả nhân viên, bao gồm cả các nhà quản lý cao nhất, ở tất cả các cấp để truyền tải tính chuyên nghiệp cho nhân viên và đảm bảo an toàn cho dữ liệu của khách hàng. Dữ liệu của khách hàng được bảo vệ theo chính sách bảo mật tiêu chuẩn của FPT Software và được bảo vệ khỏi tất cả các mối đe dọa từ bên trong và bên ngoài. Nhân viên FPT Software và nhà cung cấp dịch vụ phải tuân thủ 11 tiêu chuẩn miền dưới đây: Chính sách Bảo mật Phần mềm FPT, Hệ thống bảo mật thông tin; Quản lý tài sản; An ninh nguồn nhân lực; An ninh vật chất và môi trường; Truyền thông và quản lý vận hành; Kiểm soát truy cập; Mua lại, phát triển và bảo trì hệ thống thông tin; Quản lý tai nạn an toàn thông tin; Quản lý kinh doanh liên tục; Tuân thủ.
Nguồn: antoanthongtin.gov
Hình 3.2. 11 khu vực tiêu chuẩn ISMS
• Sử dụng các công cụ tiên tiến
Công việc quản lý dự án của FPT Software được hỗ trợ bởi một bộ công cụ mạnh mẽ:
◦ Bảng chấm công: Dùng để nhập các yêu cầu, lịch trình, vấn đề, v.v. của dự án và kiểm soát công việc của bạn. Dữ liệu được nhập bởi các thành viên dự án và được xác nhận bởi các thành viên lập kế hoạch.
◦ Trang tổng quan: Được sử dụng cho các đánh giá của quản lý hàng đầu. Các chỉ số quan trọng như trạng thái dự án, tình trạng giờ làm việc/lịch trình, yêu cầu hoàn thành, tỷ lệ sai sót, … được đánh dấu.
◦ DMS (Hệ thống quản lý khiếm khuyết): Được nhân viên và lãnh đạo dự án sử dụng để tổng hợp và quản lý các khiếm khuyết được tìm thấy trong các sản phẩm được phân phối.
◦ Fsoft Insight: Chủ yếu được sử dụng bởi các nhà quản lý dự án để tham gia và giám sát các dự án. Dữ liệu về giờ công và lỗi được ghi lại trong Timesheet và DMS được tự động liên kết với công cụ này để quản lý định lượng.
Tính dễ sử dụng, minh bạch của gói phần mềm và công cụ quản lý dựa trên web được phát triển nội bộ vốn là một nền tảng để quản lý dự án, đã được khách hàng đánh giá cao.