Những lới ích then chốt khi áp dụng nguyên tắc này là:
Xây dựng và đưa ra các chủ trương chính sách quản trị chất lượng có hiệu quả
Xử lý nhanh, chính xác các tình huống, cân nhắc đưa ra các giải pháp tối ưu để nâng cao chất lượng sản phẩm
Mọi người sẽ hiểu được những mục tiêu của tổ chức và có động cơ đạt được mục tiêu đó.
Các hoạt động khác nhau được đánh giá, bố trí, sắp xếp và thực hiện một cách đồng bộ.
Việc giao tiếp kém hiệu quả giữa các cấp trong tổ chức sẽ được giảm thiểu. Để áp dụng thành công nguyên tắc này cần phải:
Tiên phong và lãnh đạo bằng tấm gương
Xem xét nhu cầu, quyền lợi của tất cả mọi người liên quan. Thiết lập một tầm nhìn rõ ràng về tương lai của tổ chức. Thiết lập các mục tiêu và nhiệm vụ trong tương lai.
Tạo và duy trì những giá trị chung, tính công bằng, hành vi, đạo đức của mọi người trong tổ chức.
Xây dựng niềm tin và loại bỏ hoài nghi.
Cung cấp cho nhân viên các nguồn lực cấn thiết, đào tạo,và cho phép họ được tự do hành động trong khuôn khổ trách nhiệm nhất định
Cổ vũ, khuyến khích, động viên và thừa nhận sự đóng góp của mọi người. Khuyến khích sự cởi mở và giao tiếp chân thật.
Giáo dục, đào tạo và huấn luyên nhân viên. Thiết lập các mục tiêu có tính thách thức
Triển khai và thưc hiện một chiến lược để đạt được những mục tiêu này.
1.4.3. Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người
Nội dung:
Mọi người trong tổ chức phải tham gia đầy đủ, nhiệt tình và có trách nhiệm trong công việc và phát huy hết mọi khả năng của họ để mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.
Phân tích:
Trong bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào, mỗi bộ phận, mỗi người đều có một vị trí, vai trò nhất định, liên quan đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ được tạo ra. Quy trình công nghệ càng phức tạp thì sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các bộ phận, giữa các công đoạn và
các cá nhân càng đòi hỏi chặt chẽ hơn. Chất lượng hoạt động của mỗi khâu trong quá trình phụ thuộc vào chất lượng hoạt động của các khâu trước đó.
Vì vậy, để toàn bộ hệ thống quản lý vận hành một cách hiệu quả, cần phải có sự tham gia của mọi người ở tất cả các cấp, các bộ phận. Việc phân công trách nhiệm cụ thể và những thủ tục hoạt động rõ ràng, tất cả mọi thành viên trong doanh nghiệp đều có thể tham gia vào việc quản lý, nhờ đó doanh nghiệp cũng có thể khai thác được những tiềm năng của họ vì lợi ích chung của doanh nghiệp.
Trong các mô hình quản lý tiên tiến, việc theo dõi, kiểm soát các hoạt động, các quá trình phải được thực hiện bởi chính các nhân viên trực tiếp làm việc trong các quá trình đó. Không có khái niệm người kiểm tra và người bị kiểm tra. Thông qua việc tự kiểm soát công việc của mình, bản thân người nhân viên sẽ nhận dạng được các vấn đề cần phải giải quyết khi các mục tiêu và chỉ tiêu đề ra không đạt yêu cầu. Họ có thể điều chỉnh phương pháp làm việc, nhằm đạt được hiệu năng cao nhất. Họ sẽ có trách nhiệm hơn đối với công việc của mình.
Vì vậy, để quản lý chất lượng một cách hiệu quả, phải có những biện pháp nhằm lôi kéo được mọi nhân viên tham gia cùng quản lý. Đây cũng chính là một phương pháp quản lý tiên tiến, trong thời đại “ Kinh tế tri thức” hiện nay.
Để thấy rõ sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các công đoạn trong quá trình sản xuất, nhiều DN coi điểm tiếp giáp giữa các công đoạn trong quá trình sản xuất như là mối quan hệ giữa người cung ứng và khách hàng (khách hàng nội bộ). Mỗi thành viên trong quy trình phải hiểu và đáp ứng được “Vai trò kép” của mình trong toàn bộ quá trình tạo sản phẩm
Khi nhận thức này được quán triệt và áp dụng vào mỗi bước trong quy trình công nghệ và các bộ phận hỗ trợ thì toàn bộ hoạt động của tổ chức sẽ trở nên thống nhất và mang lại hiệu quả cao. Một vị trí của một cá nhân có ba vai trò rõ rệt
1: Vai trò là khách hàng – KH – người tiếp nhận 2: Vai trò người sản xuất, chế biến (SX)
3: Vai trò là người cung ứng cho quá trình sau (CƯ)
Không thể thoả mãn khách hàng bên ngoài, nếu khách hàng bên trong tổ chức không được thoả mãn. Do vậy, để đảm bảo việc thoả mãn khách hàng nội bộ, một trong những
yếu tố quan trọng là phải tạo ra một môi trường làm việc – một tinh thần “ văn hoá công ty” tốt. Điều đó được thể hiện ngay trong chính sách và cơ chế quản lý của doanh nghiệp.
Một môi trường tốt, thuận lợi, mang tính nhân văn sâu sắc sẽ có tác dụng rất tốt đến năng suất, chất lượng và hiệu quả công việc của mỗi thành viên trong tổ chức và kết quả cuối cùng là chất lượng sản phẩm, dịch vụ sẽ luôn được cải thiện.
Những lợi ích then chốt khi áp dụng nguyên tắc này là:
Tạo ra sự đồng tâm hiệp lực của mọi người, của tổ chức trong việc nâng cao chất lượng
Tạo sự tân tâm, lôi kéo mọi người tham gia các hoạt động của tổ chức Đổi mới, sáng tạo để đạt được các mục tiêu của tổ chức
Mọi người phải chịu trách nhiệm đối với công việc của mình đảm trách Mọi người cùng tham gia, đóng góp, đề suất vào việc cải tiến liên tục. Để áp dụng được nguyên tắc này vào thực tế cần phải:
Mọi người cần hiểu rõ tầm quan trọng về những đóng góp và vai trò của mình trong tổ chức
Phân quyền quản lý và chịu trách nhiệm để giải quyết vấn đề
Mọi người tích cực tìm kiếm cơ hội để nâng cao năng lực, trình độ, kiến thức và trau dồi kinh nghiệm
Mọi người phải thừa nhân những hạn chế tồn tại trong quá trình giải quyết công việc và trách nhiệm liên đới của mình
Mọi người được tự do chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm của mình trong nhóm cởi mở thảo luận các vấn đề liên quan đến công việc
Mọi người tự đánh giá công việc của mình dựa vào kết quả đạt được so với mục tiêu đã đề ra cho họ
Tập trung vào việc tạo ra giá trị cho khách hàng
Người cung ứng hay khách hàng
Đầu vào
Các yêu cầu của khách hàng Khách hàng và bên quan tâm
Đầu ra
Các sản phẩm, dịch vụ phù hợp với nhu cầu KH Quá trình tạo sản phẩm và cung ứng dịch vụ
Giúp cho mọi người yêu thích, hài lòng với công việc của mình Mọi người tận tình chu đáo và tự hào là một phần của tổ chức
1.4.4. Nguyên tắc 4: Quản lý theo quá trình
Nội dung:
Kết quả mong muôn sẽ đạt được một cách có hiệu quả hơn khi các hoạt động và các nguồn tài nguyên có liên quan được quản lý như một quá trình
Phân tích:
Quá trình là tập hợp các hoạt động có liên quan với nhau được tiến hành theo một trình tự hợp lí để tạo ra các kết quả/sản phẩm có giá trị cho tổ chức. Nói một cách khác, quá trình là dây chuyền sản xuất ra những sản phẩm hữu ích dành cho khách hàng bên ngoài hay khách hàng nội bộ. Để hoạt động hiệu quả, tổ chức phải xác định và quản lí nhiều quá trình có liên quan và tương tác lẫn nhau. Thông thường, đầu ra của một quá trình sẽ tạo thành đầu vào của quá trình tiếp theo. Việc xác định một cách có hệ thống và quản lí các quá trình được triển khai trong tổ chức và đặc biệt quản lí sự tương tác giữa các quá trình đó được gọi là cách "tiếp cận theo quá trình".
Quản lý chất lượng phải được xem xét như một quá trình, kết quả của quản lý sẽ đạt được tốt khi các hoạt động có liên quan được quản lý như một quá trình. Quá trình là một dãy các sự kiện nhờ đó biến đổi đầu vào thành đầu ra. Để quá trình đạt được hiệu quả thì giá trị của đầu ra phải lớn hơn đầu vào, có nghĩa là quá trình gia tăng giá trị.