Bước 1: Khởi động Report design view Từ Report New Design view OK
-Chọn Design view thực hiện thiết kế trên Report Design view
(1) Cửa sổ thiết kế report –nơi để thiết kế nội dung cần in ấn. Nội dung được thiết kế trên phần này được lấy từ các đối tượng trên Toolbox (2)
(2) Thanh công cụ Toolbox –nơi chứa những đối tượng giúp đưa các thông thi cần thiết lên report. Các đối tượng trên toolbox gần giống như trên thanh toolbox cảu Form design view
(3) Cửa sổ Properties – nơi thiết lập các thuộc tính phù hợp cho các đối tượng trên màn hình thiết kế report.
Bước 2: Report sẽ in những thông tin gì ta chọn bảng hoặc truy vấn tại Record source
Bước 3: đưa thông tin lên cửa sổ thiết kế
(1) Có nhiều loại thông tin phải đưa lên report. Mỗi khi có ý định đưa một thông tin lên, bạn hãy trả lời:
Đó là thông tin gì? là tiêu đề “Danh sách học sinh”
Sẽ đặt thông tin đó lên phần nào của report? Đặt lên phần Page header
1
2
(2) Theo ngầm định, cửa sổ thiết kế report chỉ xuất hiện 3 phần Page header, page Footer và Detail. Nếu report đang thiết kế yêu cầu có cả report header, footer, hãy hiển thị chúng bằng cách: nhấn chuột phải lên cửa sổ thiết kế và chọn:
Page Header/ Footer: Bật/ tắt phần Page Header/ Footer
Report Page Header/ Footer: Bật/ tắt phần Report Page Header/ Footer
Những phần nào không dùng đến khi thiết kế có thể tắt đi hoặc dùng chuột thu lại diện tích ở phần đó.
(3) Sử dụng công cụ Label: Dùng chuột nhấn vào trên Toolbox thả lên vị trí đã định trên report gõ vào tiêu đề cần in ra report.
(4) Sử dụng công cụ Text box: Text box là ô dùng hiển thị dữ liệu của một trường dữ liệu nào đó, hiển thị dữ liệu của một biểu thức (ví dụ tổng tính tiền). Cách sử dụng text box như sau: -Dùng chuột nhấn vào nút Textbox trên thanh Toolbox thả lên vị trí đã định trên report; -Gõ vào nguồn dữ liệu sẽ hiển thị lên textbox ở thuộc tính Control Source.
Ví dụ:
hình 1 Hình 2: Kết quả hiện thị công thức
(5) Sử dụng cửa sổ Field List: Danh sách các trường dữ liệu có thể in ra được report thể hiện ở cửa số Field list. Nếu chưa thấy vào View Field list. Muốn in giá trị trường nào thì ta kéo trường đó thả vào cửa sổ report.
(6) Sử dụng công cụ Image: Công cụ Image giúp đưa ảnh từ các tệp tin ảnh in ra report. (7) Sử dụng công cụ Line: Công cụ Image dùng để vẽ các đường thẳng lên report. Rất hữu hiệu trong công việc kẽ bảng biểu. Sau khi chọn nút Line trên thanh công cụ, hãy thực hiện vẽ bằng cách giữ và di chuyển chuột.
+ Text box được đánh các mũi tên chỉ dẫn
-Manv, ten, namsinh, chucvu, phongban được tạo bằng kéo từ cửa sổ Field list lên phần detail;
-Textbox đếm tổng số cán bộ được thiết lập thuộc tính Control source=Count([ten]), để ở phần report footer;
-Text box để tự động đánh số TT phải thiết lập thuộc tính Control source =1; thuộc tính RunningSum=Over Group;
+ Các hộp chữ còn lại dùng Label +Dùng Line kẽ các đường.
Bài tập
Yêu cầu 1: Mở tập tin QLNS để thiết kế báo cáo (report) dùng Design view
Dùng Q2a để thực hiện. Gồm các trường sau: TT, hoten, TenCV, TenPB, HSL, PCCV, Luongchinh, TienPCCV, Baohiem, Thuclinh dùng
Yêu cầu 2: Mở tập tin QLThi để thiết kế báo cáo (report) dùng Design view
Dùng Q3 để thực hiện: Gồm các trường sau: Mahs, Hoten, Ngaysinh, TentruongTHCS, Toan, Van, Ngoaingu, Diemxet, DiemCXT, Ketqua, Tentruongthi
Yêu cầu 3: Tương tự Anh (Chị) tự thiết kế các báo cáo (report) còn lại.