6.1. Vai trò của mua hàng
Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng quy cách, chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu của khách hàng và kế hoạch bán ra của doanh nghiệp.
Với Thế Giới Di Động thì mua hàng rất quan trọng
- Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng: Thế Giới Di Động muốn bán hàng ra thị trường thì phải có tiền đề vật chất tức là phải có yếu tố đầu vào. Mua hàng sẽ giúp cho TGDĐ có hàng hoá trong tay từ đó bán ra thị trường. Với chức năng mua đi bán lại TGDĐ luôn mong muốn phấn đấu để mua được hàng hoá với chi phí thấp nhất, có thể thoả mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng, đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng để thu hút khách hàng về phía mình. Mục đích kinh doanh là tìm kiếm lợi nhuận tối đa do đó phải tính đến mua hàng với số lượng và giá cả hợp lý tránh tình trạng hàng thừa hay thiếu đều không tốt cho hoạt động kinh doanh. Mua hàng góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường.
- Mua hàng đảm bảo cho TGDĐ có đủ lượng hàng bán ra cho khách hàng theo đúng yêu cầu của họ. Đối với doanh nghiệp khi mua hàng nếu mua phải hàng kém chất lượng, kém phẩm chất, mẫu mã, chủng loại, kích cỡ không phù hợp, lỗi mốt thì khách hàng sẽ không chấp nhận những sản phẩm đó. Mà khách hàng đã không chấp nhận những sản phẩm đó thì hoạt động kinh doanh không đạt hiệu quả. Vì mục đích của doanh nghiệp là phải làm sao để khách hàng cảm thấy hài lòng về sản phẩm của mình để thu hút khách hàng.
6.2. Quy trình mua hàng của Thế Giới Di Động
Bước 1: Xác định nhu cầu
Dựa trên kết quả nghiên cứu thị trường, Thế Giới Di Động xác định khách hàng tiềm năng của mình cần gì. Từ đó xác định được nhu cầu của khách hàng để cung cấp lượng sản phẩm phù hợp.
Thế Giới Di Động với trên 2000 cửa hàng thì việc xác định tổng cung hàng cho từng cửa hàng, từng khu vực là rất quan trọng, giúp xác định dễ dàng kế hoạch mua hàng tốt hơn. Từ kế hoạch mua hàng đó sẽ giúp Thế Giới Di Động xác định lượng hàng cho từng cửa hàng, từng khu vực, xác định nhanh chóng từng chủng loại hàng phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Thông qua đó, Thế Giới Di Động sẽ có các đề xuất mua hàng hiệu quả nhất.
Xác định lượng đặt hàng: Lượng sản phẩm cần đặt cho kì tiếp theo được xác định dựa trên công thức
M+Ddk=B+Dck+Dhh
Dựa trên công thức và số liệu từ báo cáo nội bộ, phòng cung ứng sẽ phân tích và xác định lượng hàng cần đặt và phương thức mua hàng.
- Việc xác định phương thức mua hàng dựa trên việc xác định yêu cầu về chất lượng với hàng hóa cần mua như chú y đến cơ cấu, chủng loại, mẫu mã,... của các sản phẩm điện thoại, máy tính, đồ điện tử thông minh.
Bước 2: Tìm và lựa chọn nhà cung cấp
- Việc lựa chọn nhà cung cấp dựa vào các tiêu chí sau:
+ Sự uy tín của nhà cung ứng: thông tin công ty đầy đủ và có tính minh bạch về mặt quy mô, khả năng,...giúp Thế Giới Di Động có đầy đủ thông tin về nhà cung cấp. Thế Giới Di Động chỉ quan hệ với những nhà cung cấp có đầy đủ thông tin về công ty, giấy phép kinh doanh, uy tín, các mối quan hệ với các đối tác khác cũng như thông tin giới thiệu của các đơn vị trung gian.
+ Chi phí, giá dịch vụ và nguyên vật liệu: so sánh chi phí giá cả giữa các nhà cung cấp sao cho phù hợp với ngân sách, tiết kiệm tối đa được chi phí từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh của Thế Giới Di Động.
+ Chất lượng: Thế Giới Di Động sẽ xem xét các nhà cung cấp mà phù hợp với chiến lược kinh doanh, phân khúc thị trường, sản phẩm của mình.
+ Giao hàng và khả năng sẵn sàng cung cấp: Yêu cầu về việc nhà cung cấp cần có khả năng cung ứng sản phẩm đúng thời gian, địa điểm, chất lượng cũng như số lượng hàng hóa, sản phẩm, phương tiện vận chuyển,....việc cung ứng đúng thời gian và đáng tin cậy.
- Thế Giới Di Động áp dụng nguyên tắc nhiều nhà cung cấp. Với sản phẩm kinh doanh như điện thoại, máy tính, Ipad,… việc lựa chọn nhiều nhà cung cấp sẽ giúp Thế Giới Di Động tránh được rủi ro thiếu hàng, giảm sức ép về giá, cung cấp đa dạng các thương hiệu sản phẩm.
Bước 3: Thương lượng và đặt hàng
- Sau khi đưa ra lựa chọn về nhà cung cấp, bộ phận mua hàng của Thế Giới Di Động sẽ tiến hành thương lượng, đàm phán giá, các điều khoản hợp đồng có liên quan trong quá trình thực hiện hợp đồng với người chịu trách nhiệm bên phía nhà cung cấp, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cũng như đạt được lợi ích cao nhất cho cả công ty và đối tác.
- Việc đàm phán phụ thuộc vào các yếu tố sau: + Căn cứ vào tình hình cung cầu trên thị trường
+ Sự biến động tỷ giá
+ Phí hàng tồn kho phát sinh và các phí vận chuyển có liên quan như phí rủi ro, hư hỏng...
+ Trong trường hợp hư hỏng, mất mát hàng hóa=> thiệt hại, thời gian giao hàng kéo dài thì bên nào sẽ chịu trách nhiệm.
+ Thời gian và địa điểm giao hàng + Xác định phương thức thanh toán.
Sau khi đạt được mức giá hợp lý và các yếu tố trên đáp ứng đầy đủ, bộ phân mua hàng của Thế Giới Di Động sẽ kí hợp đồng và lập đơn đặt hàng
Bước 4: Theo dõi và kiểm tra giao hàng
Sau khi đã kí hợp đồng mua nhà, bộ phận mua hàng của Thế Giới Di Động sẽ theo dõi tình trạng của đơn hàng. Bao gồm theo dõi thời gian, địa điểm giao hàng, dự kiến thời gian hàng đến, kiểm tra hàng và nhập kho. Khi hàng tới, kiểm tra nghiệm thu hàng hóa, để tránh thất thoát, không đạt yêu cầu khi nhập kho. Đồng thời, sẽ kiểm tra số lượng, chất lượng của hàng hóa có phù hợp với các yêu cầu trên hợp đồng không.
Bước 5: Đánh giá kết quả mua hàng
Khi sản phẩm đã đạt yêu cầu thì sẽ tiến hàng lưu kho và đánh giá kết quả mua hàng. Nếu hàng hóa thỏa mãn với nhu cầu trên hợp đồng thì việc mua hàng của Thế Giới Di Động có hiệu quả. Ngược lại, khi không thõa mãn đúng nhu cầu trên hợp đồng thì việc thu mua đã không chính xác, Thế Giới Di Động sẽ liên hệ lại với nhà cung cấp đẻ tìm hướng giải quyết tốt hơn.
6.3. Quan hệ với nhà cung cấp
Trong những năm qua, Thế giới di động luôn là nhà bán lẻ thiết bị điện tử, điện thoại thị phần số 1 ở Việt Nam với chuỗi cửa hàng có mặt ở 63 tỉnh thành trên cả nước. Hệ thống không chỉ vượt trội về mặt số lượng, mà còn trở thành nơi mua hàng uy tín, đáng tin cậy của nhiều tín đồ công nghệ nói riêng và người dùng thiết bị điện tử nói chung. Đồng thời, Thế giới di động cũng chứng tỏ mình là nhà phân phối xuất sắc khi phân phối độc quyền sản phẩm của nhiều nhà cung cấp lớn, trong đó có Samsung, mang theo tham vọng chiếm lĩnh thị trường Việt Nam và nỗ lực thúc đẩy sản phẩm thiết bị điện tử tốt nhất có mặt trên thị trường.
Việc hợp tác giữa Samsung và Thế giới di động không chỉ là minh chứng về sự bắt tay của Samsung với nhà bán lẻ hàng đầu Việt Nam để mang đến sản phẩm chất lượng và nơi mua hàng uy tín chuyên nghiệp mà còn vì nỗ lực chăm sóc sức khỏe cho người tiêu dùng. Cả
hai doanh nghiệp được kì vọng tạo cảm hứng cho thế hệ trẻ, mang lại giá trị bền vững và lâu dài cho sức khỏe người dân Việt Nam.
6.4. Nguyên tắc đối xử với nhà cung cấp của Thế Giới Di Động
- Bảo mật thông tin, giữ liệu liên quan đến nhà cung cấp
- Xây dựng mục tiêu phát triển lâu dài, bền vững với các nhà cung cấp - San sẻ lợi ích, rủi ro
- Tuân thủ quy tắc ứng xử, thực hành tuân thủ theo pháp lí và quy định chống độc quyền, tẩy chây, tham nhũng...
- Chân thành, thật thà liêm chính trong kinh doanh