- Quy trình luân chuyển chứng từ nhân công trực tiếp
2.6.5. Nội dung kế toán bán hàng
Phòng kinh doanh sau khi thỏa thuận với khách hàng sẽ tiến hành lập đơn đặt hàng. Tùy theo mức độ tin cậy và khối lượng đặt hàng, khách hàng sẽ phải đặt cọc tiền hàng theo các mức khác nhau (từ 10% đến 100% giá trị đơn hàng, tùy theo hợp đồng ký kết hay thỏa thuận lúc đặt hàng). Trong phân hệ nghiệp vụ “KT tiền mặt, tiền ngân hàng”, nếu khách hàng đặt cọc bằng tiền mặt, thủ quỹ sẽ nhận tiền và lập phiếu thu; nếu khách hàng chuyển tiền vào TK, thủ quỹ sẽ kiểm tra xem tiền đã “nổi” trên TK ngân hàng của công ty chưa để hạch toán.
Sau khi đơn đặt hàng được kí duyệt, nhân viên kinh doanh xem xét hàng hóa trong kho, nếu thiếu thì liên hệ với nhà cung cấp, đặt mua khối lượng hàng hóa thích hợp. Sau khi hàng hóa được nhập kho, nhân viên kinh doanh lấy số liệu thực tế, thông báo cho khách hàng .
Căn cứ vào đơn đặt hàng và số lượng hàng sẽ chuyển đã xác nhận với bên mua, nhân viên kinh doanh viết phiếu đề nghị viết HĐ GTGT gửi lên phòng kế toán. Phòng kế toán căn cứ vào đó tiến hành viết HĐ GTGT gồm 3 liên như sau:
- Liên 1 (liên gốc): Lưu tại quyển HĐ gốc do phòng KT giữ để theo dõi. - Liên 2: Giao cho khách hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ KT tại đơn vị mua.
- Liên 3: Luân chuyển nội bộ để ghi sổ KT.
Đồng thời, KT căn cứ vào HĐ, nhập dữ liệu vào phần mềm KT (phân hệ KT bán hàng), in phiếu xuất kho thành 3 liên:
- Liên 1: Giao cho kế toán kho (kế toán nội bộ) giữ. - Liên 2: Giao cho khách hàng hoặc người vận chuyển. - Liên 3: Luân chuyển nội bộ để ghi sổ KT.
Sau khi KT kí vào HĐ GTGT và phiếu xuất kho, nhân viên kinh doanh chuyển chứng từ trên xuống kho. Kế toán kho kiểm tra chứng từ kí nhận và làm thủ tục xuất kho. Sau đó, phòng KT và phòng kinh doanh tổ chức dùng xe to hoặc nhỏ để chuyển hàng từ kho đến cho khách hàng hoặc thông báo cho khách hàng đến kho để nhận hàng. Sau khi nhận hàng, khách hàng kí nhận vào HĐ bán hàng và nhận liên 2 của HĐ.
- Đối với các khoản chiết khấu thương mại: công ty có chính sách giá bán linh hoạt, khi ký hợp đồng công ty đã thỏa thuận giảm giá luôn cho khách hàng nên công ty không sử dụng TK5211- Chiết khấu thương mại.
- Đối với các khoản giảm giá hàng bán: Trong trường hợp hàng đã xác định tiêu thụ, nhưng do hàng không đảm bảo chất lượng bên mua có yêu cầu giảm giá và được công ty chấp nhận thì căn cứ vào biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản của các bên, Kế toán lập hóa đơn điều chỉnh để điều chỉnh mức giá.
- Đối với các khoản hàng bán bị trả lại: Khi khách hàng khiếu nại về chất lượng sản phẩm kém và trả lại số hàng hóa, khách hàng phải lập hóa đơn trả lại hàng. Căn cứ vào H óa đơn trả lại hàng, Kế toán nhập kho lại hàng hóa và hạch toán vào phần mềm Kế toán.
Giá vốn hàng bán
Để xác định giá vốn của hàng hoá xuất bán trong kỳ, kế toán tiến hành tính giá vốn cho từng loại hàng hoá. Công ty áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Việc tính giá vốn hàng bán được thực hiện mỗi khi xuất hàng bán. Sau khi xác định được giá vốn bình quân hàng bán, các sổ liên quan đến việc xuất hàng bán sẽ tính được trị giá vốn hàng xuất và hoàn thiện đầy đủ số liệu còn trống.
Kế toán sử dụng TK 632 – Giá vốn hàng bán Sổ kế toán sử dụng là sổ cái TK 632.
Với mỗi hóa đơn GTGT được nhập, khi Kế toán phản ánh Doanh thu xong phản ánh hàng hóa được xuất bán.
Chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng của công ty bao gồm các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá. Chi phí bán hàng của công ty được tập hợp theo khoản mục chi phí. Trong đó chi phí chủ yếu của công ty bao gồm: chi phí nhân viên bán hàng, chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho bộ phận bán hàng, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác….
Mỗi loại chi phí có chứng từ, hóa đơn như sau:
- Đối với chi phí nhân viên bán hàng, căn cứ vào Bảng phân bổ tiền lương. Bảng kế trích trước tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn…
- Đối với chi phí vật liệu, dụng cụ đồ dùng cần có phiếu xuất kho…
- Đối với chi phí khấu hao TSCĐ cần có bảng phân bổ khấu hao TSCĐ.
- Đối với chi phí quảng cáo, tiếp thị, dịch vụ mua ngoài, chi phí bảo hành, chi phí bằng tiền khác thì cần hóa đơn thanh hóa các dịch vụ mua ngoài, chứng từ vận chuyển, phiếu chi, giấy báo Nợ…
Tài khoản sử dụng là TK 6421 – Chi phí bán hàng
Chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty bao gồm tất cả các chi phí phục vụ cho công tác quản lý chung và các hoạt động chung toàn công ty như: Chi phí nhân viên quản lý, chi phí điện nước, tiếp khách, thuế môn bài…
- Chi phí nhân viên quản lý: Bảng phân bổ tiền lương; Bảng kê trích trước tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, chi phí công đoàn, phiếu chi
- Chi phí vật liệu quản lý, đồ dùng văn phòng: Phiếu xuất kho…
- Chi phí khấu hao TSCĐ: Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác: Hóa đơn mua hàng, phiếu chi…
TK kế toán sử dụng là TK 6422– Chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí tài chính, Doanh thu tài chính, thu nhập khác, Chi phí khác
Doanh thu tài chính là tổng giá trị các lợi ích kinh tế DN thu được từ hoạt động tài chính hoặc kinh doanh về vốn trong kỳ kế toán. Doanh thu hoạt động tài chính phát sinh từ các khoản tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận được chia của DN chỉ được ghi nhận khi thỏa mãn đồng thời cả 2 điều kiện sau:
a Có khả năng thu được lợi ích từ giao dịch đó
b DT được xác định tương đối chắc chắn
c Chi phí tài chính là những CP liên quan đến các hoạt động về vốn, các hoạt động đầu tư tài chính và các nghiệp vụ mang tính chất tài chính của DN. Để phản ánh CP này, công ty sử dụng TK 635- Chi phí tài chính
d Thu nhập khác, CP khác là thu nhập, CP liên quan tới các hoạt động khác ngoài hoạt động SXKD của DN như thanh lý nhượng bán tài sản, nộp phạt hợp đồng...
e TK sử dụng: TK 711- Thu nhập khác
f TK 811- CP khác
g Chứng từ sử dụng: Phiếu thu, Phiếu chi...
Kế toán CP thuế TNDN
Chi phí thuế TNDN thường được xác định sau khi xác định được tổng lợi nhuận kế toán trước thuế từ toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty Cổ Phần tập đoàn AIC là công ty chủ yếu hoạt động kinh doanh mua bán hàng hóa do đó lợi nhuận từ hoạt động bán hàng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ lợi nhuận của doanh nghiệp.
Việc tính thuế TNDN của Công ty Cổ phần Dược Phẩm Vĩnh Phúc được thực hiện trên phần mềm hỗ trợ kê khai thuế của tổng cục thuế.
Căn cứ vào số liệu, sổ sách và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong năm 2020 kế toán sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai thuế của tổng cục thuế để lập tờ khai thuế TNDN.
Kế toán xác định kết quả kinh doanh
Cuối kỳ, kế toán cần xác định kết quả hoạt động kinh doanh. Hoạt động bán hàng là hoạt động quan trọng nhất trong doanh nghiệp thương mại do đó kế toán cần xác định kết quả hoạt động bán hàng riêng, từ đó cung cấp các thông tin cần thiết cho việc quản trị công ty, xác định lãi lỗ từng mặt hàng tiêu thụ.
TK sử dụng là TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Và các TK liên quan: TK 511, TK 632, TK 6421, TK6422… Sổ sử dụng là Sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 911