2.5.1. Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn giá trị gia tăng. - Phiếu xuất kho
- Phiếu nhập kho - Phiếu thu - Phiếu Chi - Giấy báo có - Các chứng từ liên quan khác… 2.5.2. Sổ kế toán áp dụng
- Sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa - Sổ Tài sản cố định
- Sổ quỹ, sổ theo dõi TGNH - Sổ chi tiết bán hàng.
Trường hợp bán hàng lẻ: Khi bán hàng cho người mua, kế toán căn cứ vào các bảng kê bán lẻ để lập hóa đơn GTGT làm căn cứ ghi sổ.
Trường hợp bán buôn hàng: Trước khi mua hàng hóa khách hàng phải tiến hành giao dịch với phòng kinh doanh sau đó phòng kinh doanh phải xác nhận yêu cầu và lập hóa đơn GTGT (liên 2) cho khách hàng, sau khi nhận hóa đơn khách hàng mang hóa đơn đến kho để nhận hàng và thủ kho lập thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ liên quan.
- Nếu khách hàng trả tiền ngay thì căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán tiền mặt sẽ lập phiếu thu gồm 3 liên, liên 1 lưu tại kế toán, liên 2 khách hàng giữ, liên 3 thủ quỹ giữ để làm căn cứ nhập quỹ rồi tiến hành ghi sổ quỹ và lập báo cáo.
Định kỳ, khi công việc lập báo cáo tài chính tiến hành, kế toán viên phần hành lập các báo cáo tổng hợp chi tiết của phần hành và bảng cân đối phát sinh các tài khoản do mình phụ trách rồi giao lại cho kế toán tổng hợp, thông qua việc xem xét, đối chiếu với sổ tổng hợp các loại kế toán tổng hợp lên báo cáo tài chính. Các nghiệp vụ phát sinh sau ngày lập báo cáo tài chính được nộp lên cấp trên và tính vào kỳ sau đối với báo cáo tài chính tại thời điểm cuối kỳ. Công việc lập báo cáo tài chính do kế toán tổng hợp đảm nhiệm với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán.
Thông qua việc xem xét quy trình lập báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán chúng ta có thể thấy rõ hơn mối quan hệ của các phần hành kế toán trong việc lập các báo cáo.