Khi nhận được hoá đơn GTGT của người bán, phiếu nhập kho, kế toán tính ra số tiền phải trả cho người cung cấp (bao gồm giá ghi trên hoá đơn, chi phí vận chuyển bốc dỡ, thuế GTGT, thuế nhập khẩu) và hạch toán:
Nợ TK 152: Nợ TK 133:
Có TK 111, 112: tổng giá thanh toán
Ví dụ: Đến ngày 15/12 Công ty tiến hành thanh toán cho HĐ 001058
bằng chuyển khoản. Căn cứ vào ủy nhiệm chi ngày 15/12/2009 để trả nợ cho Công ty cổ phần HC Nhựa, HĐ 001058, phiếu nhập kho số 01/12 ngày 03/12/2009 máy sẽ tự động kết chuyển vào sổ chi tiết phải trả người bán (biểu số 2.9) và Sổ tổng hợp phải trả người bán (biểu số 2.10).
Nợ TK 152: 170.500.000đ Nợ TK 133: 17.050.000đ Có TK 112: 187.550.00đ
Biểu số 2.9:
Công ty TNHH Giang Hà Anh
Km 12 quốc lộ 1A thôn Quỳnh Đô, xã Vĩnh Quỳnh, Huyện Thanh Trì
Mẫu số: S12-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
Tháng 12 năm 2009 TK 331: Phải trả người bán
Tên đơn vị: Công ty Cổ phần HC Nhựa
Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ 24.397.800 PNK01/ 12 03/12 Mua vật tư NK 152.1 133 170.500.000 17.050.000 211.497.800 PNK08/ 12 8/12 Mua vật tư NK 152.1 133 84.772.727 8.477.273 304.747.800 PC97 15/12 TT HĐ 001058 112 187.550.000 Tổng 187.550.000 280.800.000 Số dư cuối tháng 117.197.800 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Biểu số 2.10:
Công ty TNHH Giang Hà Anh
Km 12 quốc lộ 1A thôn Quỳnh Đô, xã Vĩnh Quỳnh, Huyện Thanh Trì
Mẫu số: S31-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ TỔNG HỢP THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
Tháng 12 năm 2009 Tài khoản 331: Phải trả người bán
Ngày
tháng
Diễn giải Dư đầu kỳ Số phát sinh Dư cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có 15/12 Công ty CP HC Nhựa 24.397.800 187.550.000 280.800.000 117.197.800 20/12 Công ty TNHH Linh Anh 101.743.000 326.743.000 225.000.000 … … … … … … … … 23/12 Công ty TNHH Huy Hiếu 584.375.000 584.375000 Tổng cộng 1.247.829.490 2.383.805.465 2.393.884.90 0 1.237.750.055 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên)
Đối tượng được tạm ứng đi mua vật liệu là các nhân viên của phòng kế hoạch kinh doanh. Trên cơ sở kế hoạch sản xuất mà Công ty đưa ra, nhân viên thu mua viết giấy đề nghị tạm ứng, số tiền tạm ứng đó thường dùng cho nhiều lần mua hàng. Thủ tục quá trình này như sau: cán bộ thu mua vật tư viết Giấy đề nghị tạm ứng. Trưởng phòng kế hoạch kinh doanh sản xuất xem xét và ký duyệt, sau đó chuyển lên cho Thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng ký duyệt và chuyển cho kế toán tạm ứng viết phiếu chi.
Nợ TK 152: Phần chưa có thuế Có TK 141
Sau đó, đồng thời kế toán hạch toán phần chi thanh toán: Nợ TK 141: Phần giá chưa có thuế
Nợ TK 133: Thuế GTGT
Có TK 111: Tổng giá thanh toán
Cuối tháng căn cứ vào các phiếu chi như trên kế toán tạm ứng sẽ vào sổ chi tiết phần phát sinh Nợ TK 141 cho từng đối tượng được tạm ứng. Sau khi NVL về nhập kho, kế toán tổng hợp căn cứ vào hoá đơn, giấy đề nghị tạm ứng, phiếu nhập kho để trừ dần vào số tiền được tạm ứng của nhân viên thu mua, trường hợp số tiền trên hoá đơn vượt quá số tiền tạm ứng thì kế toán sẽ viết phiếu chi. Căn cứ vào hoá đơn, giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi (trong trường hợp số tiền được tạm ứng nhỏ hơn số tiền ghi trên hoá đơn).
Ví dụ: Ngày 5/12/2009, mua 12kg túi PE với trị giá 900.000đ, thuế
GTGT 10% 90.000đ đã trả bằng tiền tạm ứng.
Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho số 02/12, biên bản kiểm nghiệm vật tư, kế toán ghi:
Nợ TK 152: 900.000 Có TK 141: 900.000
Căn cứ vào phiếu chi tiền mua hàng, phiếu đề nghị thanh toán tiền tạm ứng kế toán ghi:
Nợ TK 141: 900.000 Nợ TK 133: 90.000 Có TK 111: 990.000
* Trường hợp 3: NVL mua ngoài nhập kho thanh toán ngay cho người bán: Khi mua NVL thanh toán ngay, công ty cũng hạch toán thông qua tài khoản 331- phải trả người bán.
Nợ TK 331 : Tổng giá thanh toán với người bán Có TK 111, 112 : Tổng giá thanh toán
Ví dụ: ngày 10/12/2009, nhân viên phòng kinh doanh đi mua nhựa hạt
trắng 3002A, khi vật tư về nhập kho, sau khi giao vật tư, công ty căn cứ vào hóa đơn GTGT thanh toán ngày cho công ty TNHH Linh Anh bằng tiền mặt. Giá mua ghi tên hóa đơn là 30.000.000 đồng, thuế GTGT là : 3.000.000 đồng, tổng giáo thanh toán là: 33.000.000 đồng. Công ty thanh toán tiền hàng theo phiếu chi số 85 ngày 10/12.
Khi nhập kho NVL kế toán căn cứ vào Phiếu nhập kho và hóa đơn GTGT kế toán ghi:
Nợ TK 152.1: 30.000.000 Có TK 331: 30.000.000 Đồng thời căn cứ vào phiếu chi, kế toán ghi: Nợ TK 331: 30.000.000 Nợ TK 133: 3.000.000 Có TK 111: 33.000.000
* Trường hợp 5: Nhập kho phế liệu
Sau khi sản xuất xong sản phẩm phế liệu nhập kho chủ yếu là nhựa cục bẩn và các phế phẩm khác. Phế phẩm được làm thủ tục nhập và hạch toán vào tài khoản 152.6.
Nợ TK 152.6 Có TKk 154
Ví dụ: Phiếu nhập kho số 10/12 ngày 15/12/2009 nhập kho phế phẩm
chipbox 10ml hỏng, đơn giá nhập là 1.500đồng/kg, số lượng 50kg. Kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 152.6: 75.000 Có TK 621: 75.000
Các chi phí mua NVL và các chi phí khác được kế toán ghi sổ chi tiết và phản ánh vào TK 152
Kế toán tổng hợp NVL nhập kho được khái quát như sau:
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tổng hợp NVL nhập kho.
TK 111, 112, 141 TK 331
TK 133
TK 154 Giá chưa có thuế
Thuế GTGT
Giá chưa có thuế Mua ngoài nhập kho
Phế liệu NK
TK 152
PNK, hóa đơn GTGT
Nhập dữ liệu vào máy
Sổ chi tiết các TK: 152, 331 Sổ tổng hợp nhập xuất tồn Sổ nhật ký chung Sổ cái các TK: 152,331