ty như sau:
Quỏ trỡnh triển khai được chia làm 3 giai đoạn:
- Giai đoạn chuẩn bị;
- Giai đoạn ỏp dụng thứ nhất;
- Giai đoạn ỏp dụng thứ hai.
Với nội dung cụ thể cho từng giai đoạn như sau:
3.3.1. Giai đoạn chuẩn bị
Dự kiến giai đoạn này kộo dài 6 tuần (từ 01/3/2012 đến 15/4/2012). Giai đoạn này gồm cú cỏc bước:
Lập ban chỉ đạo dự ỏn ỏp dụng ISO 9001:2008 (từ ngày 01/3/2012 đến 8/3/2012)
Giỏm đốc trực tiếp ra quyết định chớnh thức thành lập dự ỏn xõy dựng và ỏp dụng hệ thống quản lớ chất lượng theo tiờu chuẩn ISO 9001:2008. Ban chỉ đạo cú nhiệm vụ: xem xột hệ thống chất lượng hiện cú, lập kế hoạch chi tiết cho dự ỏn, trực tiếp hoặc phõn cụng viết cỏc thủ tục, chỉ dẫn cụng việc, sổ tay chất lượng, đào tạo
nhõn viờn về ISO, theo dừi việc thực hiện, bỏo cỏo ban lónh đạo, tổ chức đỏnh giỏ nội bộ, làm việc với cỏc chuyờn gia tư vấn trong việc xõy dựng hệ thống quản lớ chất lượng. Cụ thể thành phần ban dự ỏn như sau:
Trưởng ban chỉ đạo dự ỏn - ụng Nguyễn Anh Tuấn (Giỏm đốc cụng ty): Cú trỏch nhiệm cam kết và cung cấp cỏc nguồn lực cần thiết ( nhõn lực, thời gian, kinh phớ…) cho việc triển khai dự ỏn, xem xột và phờ duyệt theo thẩm quyền hoặc trỡnh duyệt việc cung cấp kịp thời cỏc nguồn lực này. Cú thể chọn Giỏm đốc hoặc cỏc Trưởng phũng đảm nhiệm chức vụ này.
Đại diện lónh đạo về chất lượng bao gồm ụng Tạ Thành Luõn và ụng Tụ Trung Kiờn: đại diện lónh đạo về chất lượng thay mặt Giỏm đốc để xử lớ tất cả cỏc vấn đề cú liờn quan đến hệ thống chất lượng. Đại diện lónh đạo là người am hiểu về ISO 9001:2008, am hiểu cỏc hoạt động của đơn vị, cú đầy đủ uy tớn, quyền lực để huy động, cổ vũ mọi người tham gia vào việc xõy dựng, duy trỡ hệ thống chất lượng, là người nắm rừ và sõu sỏt đến từng quy trỡnh, hướng dẫn cụng việc để đảm bảo được tớnh liờn kết giữa cỏc quỏ trỡnh. Đại diện lónh đạo về chất lượng cú cỏc nhiệm vụ sau:
− Đảm bảo cỏc quy trỡnh cần thiết được thiết lập, thực hiện và duy trỡ.
− Bỏo cỏo thủ trưởng đơn vị về kết quả hoạt động của hệ thống quản lớ chất lượng và cỏc đề xuất để cải tiến hệ thống.
− Đảm bảo thỳc đẩy mọi thành viờn trong đơn vị nhận thức được tầm quan trọng của việc thoả món yờu cầu khỏch hàng.
− Liờn hệ với cỏc cơ quan, tổ chức bờn ngoài về cỏc vấn đề liờn quan tới hệ thống quản lớ chất lượng.
Đào tạo nhận thức về ISO (từ ngày 9/3/2012 đến 30/6/2012)
Được chia làm 3 mức:
- Mức 1: Nhận thức chung về quản lý chất lượng trong Cụng ty và nhận thức cơ bản về tiờu chuẩn ISO 9001:2008. Đối tượng tham gia là toàn thể CBNV của bộ phận Thiết bị đào tạo
- Mức 2: Đào tạo và huấn luyện chuyờn sõu về cỏc yờu cầu của TC ISO 9001:2008 và kỹ thuật soạn thảo hệ thống tài liệu. Đối tượng tham gia là ban lónh đạo, Trưởng cỏc phũng ban, Trưởng bộ phận.
- Mức 3: Đào tạo chuyờn gia đỏnh giỏ nội bộ, đối tượng tham gia là cỏc thành viờn trong ban chỉ đạo dự ỏn. Ban chỉ đạo dự ỏn sẽ được Cụng ty cử đi học
một khúa học “ĐÁNH GIÁ VIấN NỘI BỘ HỆ THỐNG QUẢN Lí CHẤT LƯỢNG THEO TIấU CHUẨN ISO 9001:2008” do Cụng ty TNHH Thương mại – Dịch vụ tư vấn quốc tế tổ chức.
3.3.2. Giai đoạn ỏp dụng thứ nhất
Giai đoạn này dự kiến sẽ kộo dài từ 01/7/2012 đến cuối năm 2012. Giai đoạn này bao gồm cỏc bước:
- Đỏnh giỏ hiện trạng;
- Viết tài liệu;
- Ban hành và ỏp dụng.
Đỏnh giỏ hiện trạng: tức là đỏnh giỏ mức độ phự hợp của hệ thống quản lý chất lượng trong Cụng ty đối với những yờu cầu của tiờu chuẩn ISO 9001:2008. Nú bao gồm:
- Thực trạng cỏc hoạt động SXKD của Cụng ty;
- Cỏc điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, nguy cơ của Cụng ty trong quản lý chất lượng;
- Tỡnh trạng của hệ thống chất lượng hiện tại;
- Cỏc kết quả hoạt động quản lý chất lượng;
- Việc kiểm soỏt cỏc quỏ trỡnh trong Cụng ty.
- Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của cỏc phũng ban.
- Định hướng hoạt động và cỏc biện phỏp cụ thể để đạt mục tiờu.
- Cỏch thức triển khai cụng việc quản lớ, mối quan hệ giữa cỏc bộ phận bờn trong và bờn ngoài doanh nghiệp.
- Phương thức ra mệnh lệnh.
- Cỏch thức kiểm soỏt tài liệu hồ sơ.
- Cỏch thức kiểm soỏt cụng văn đi đến.
- Quản lớ nhõn lực, phỏt triển nguồn nhõn lực.
- Kiểm soỏt quỏ trỡnh thực hiện cụng việc, kiểm soỏt cụng việc.
- Cỏc quy trỡnh giải quyết cụng việc.
Viết tài liệu
− Bước đầu tiờn là xỏc định cỏc tài liệu dự kiến xõy dựng của Cụng ty như sau: + Sổ tay chất lượng
+ Sổ tay thủ tục quy trỡnh + Hướng dẫn cụng việc
+ Biểu mẫu và hồ sơ
− Bước thứ hai là xỏc định trỏch nhiệm của cỏc phũng ban, cỏ nhõn cú liờn quan đến việc viết tài liệu
Sổ tay chất lượng
Về nội dung: sổ tay chõt lượng sẽ cú kết cấu bao gồm 8 chương, trong đú cỏc chương sẽ phải trỡnh bày cỏc nội dung cụ thể sau:
− Chương I: chương này đề cập tới nội dung lịch sử hỡnh thành và phỏt triển của cụng ty Cổ phần Cụng nghệ Bỏch khoa Hà Nội bao gồm cỏc thụng tin cơ bản của cụng ty như tờn giao dịch, địa chỉ, số điện thoại, website, email, fax; lịch sử hỡnh thành và phỏt triển; ngành nghề kinh doanh; cỏc sản phẩm và dịch vụ cung cấp; và sơ đồ tổ chức của cụng ty.
− Chương II: phạm vi ỏp dụng-chương này quy định rừ phạm vi ỏp dụng của sổ tay chất lượng là cỏc hoạt động trong mảng tư vấn và cung cấp thiết bị giỏo dục. − Chương III: cỏc loại trừ
− Chương IV: chương này nờu lờn cỏc yờu cầu của hệ thống QTCL gồm cú yờu cầu yờu cầu chung và cỏc yờu cầu về hệ thống văn bản.
− Chương V: quy định trỏch nhiệm của ban lónh đạo − Chương VI: quy định về quản lý nguồn nhõn lực − Chuong VII: thực hiện sản phẩm
− Chương VIII: đo lường, phõn tớch và cải tiến gồm cú cỏc nội dung: giỏm sỏt và đo lường; kiểm soỏt sản phẩm khụng phự hợp; phõn tớch dữ liệu và cải tiến.
Về trỏch nhiệm viết sổ tay chất lượng do ban chỉ đạo dự ỏn ỏp dụng ISO 9001:2008 đảm nhiệm.
Sổ tay thủ tục quy trỡnh
Dự kiến cỏc quy trỡnh thực hiện trong cụng ty gồm 15 quy trỡnh chớnh và 3 quy trỡnh hỗ trợ:
1 Quy trỡnh kiểm soỏt tài liệu 2 Quy trỡnh kiểm soỏt hồ sơ 3 Quy trỡnh xem xột của lónh đạo 4 Quy trỡnh đào tạo
5 Quy trỡnh mua hàng, dịch vụ 6 Quy trỡnh dự thầu và kớ hợp đồng 7 Quy trỡnh kiểm tra chất lượng
8 Quy trỡnh kiểm soỏt sản phẩm khụng phự hợp 9 Quy trỡnh an toàn lao động
10 Quy trỡnh hành động khắc phục, phũng ngừa, cải tiến 11 Quy trỡnh kiểm soỏt mỏy múc thiết bị
12 Quy trỡnh đỏnh giỏ chất lượng nội bộ
13 Quy trỡnh đỏnh giỏ sự thoả món của khỏch hàng 14 Quy trỡnh bảo hành sản phẩm
15 Quy trỡnh thụng tin nụi bộ
16 Quy trỡnh tuyển dụng và quản lớ cỏn bộ nhõn viờn 17 Quy trỡnh lưu kho và bảo quản vật liệu
18 Quy trỡnh kiểm soỏt thiết bị đo lường thử nghiệm Về nội dung của mỗi thủ tục quy trỡnh phải tuõn theo mẫu sau:
THỦ TỤC………
Số tài liệu:………… Lần soỏt xột:……….. Trang:………..
1. Mục đớch: nờu được lớ do cần cú quy trỡnh
2. Phạm vi ỏp dụng: nờu cỏc hoạt động và cỏc lĩnh vực cú liờn quan
3. Tài liệu viện dẫn: nờu cỏc tài liệu cần sử dụng
4. Định nghĩa: giải thớch cỏc từ chuyờn mụn, viết tắt hoặc khú hiểu
5. Nội dung chớnh của quy trỡnh được mụ tả bằng lời việc thực hiện từng bước cụng việc: trỡnh tự cỏc bước như thế nào, ai làm, làm như thế nào, làm bằng phương tiện gỡ, làm khi nào, trong thời gian bao lõu, làm ở đõu, ai kiểm tra hoặc xột duyệt kết quả,…kết hợp với việc trỡnh bày bằng sơ đồ lưu trỡnh.
6. Hồ sơ: liệt kờ tất cả hồ sơ cần lưu trong quy trỡnh
7. Phụ lục: đề cập tới cỏc biểu mẫu được
Người viết Người duyệt
Sổ tay thủ tục quy trỡnh sẽ do ban chỉ đạo dự ỏn ỏp dụng ISO chỉ đạo và hướng dẫn cỏc cỏ nhõn, bộ phận cú liờn quan viết. Sau đú tổng hợp lại trỡnh Giỏm đốc ký.
Hướng dẫn cụng việc
Hướng dẫn cụng việc là văn bản chỉ dẫn cụ thể cho từng cụng việc, hoạt động một cỏch cụ thể. Việc xõy dựng cỏc hướng dẫn cụng việc giỳp cho việc thực hiện cụng việc được thực hiện một cỏch cụ thể và nhất quỏn. Ngoài cỏc cụng việc được hướng dẫn trong sổ tay thủ tục quy trỡnh Cụng ty dự kiến xõy dựng bổ sung cỏc hướng dẫn cỏc cụng việc sau:
HD 01 : Hướng dẫn làm hố sơ dự thầu HD02 : Hướng dẫn lập dự toỏn
HD 03 : Hướng dẫn lập bỏo giỏ, catalogue
HD 04 : Hướng dẫn kiểm tra chất lượng nguyờn vật liệu, vật tư HD 05 : Hướng dẫn bảo dưỡng mỏy múc mức độ 1 và 2
HD 06 : Hướng dẫn gia cụng bo mạch, mạch nạp HD 07 : Hướng dẫn lập trỡnh PLC
HD 08 : Hướng dẫn test bo mạch, mạch nạp HD 09 : Hướng dẫn kiểm tra chất lượng sản phẩm HD 10 : Hướng dẫn lập hồ sơ hoàn cụng
Biểu mẫu và hồ sơ
Hồ sơ chất lượng là bản ghi lại cỏc cụng việc đó thực hiện. Đõy là bằng chứng để chứng minh rằng tổ chức đó thực hiện cỏc cỏc yờu cầu của bộ tiờu chuẩn. Hồ sơ chất lượng được tổ chức lập và lưu giữ, kiểm soỏt bằng cỏch lập danh mục kiểm soỏt hồ sơ như sau:
TT Tờn hồ sơ Ký hiệu Nơi lưu Thời gian lưu Hỡnh thức lưu ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Ban hành và ỏp dụng: dự kiến vào 01/9/2012 sẽ ban hành ỏp dụng chớnh thức tài liệu hệ thống quản lớ chất lượng. Thường xuyờn tổ chức kiểm soỏt, đỏnh giỏ hiệu quả, hiệu lực ỏp dụng của hệ thống tài liệu.
3.3.3. Giai đoạn ỏp dụng thứ hai
- Thuờ tư vấn;
- Đỏnh giỏ nội bộ hệ thống QTCL;
- Điều chỉnh và cải tiến;
- Xin chứng nhận và được chứng nhận;
- Duy trỡ và triển khai hệ thống QTCL theo tiờu chuẩn ISO trong toàn Cụng ty
Thuờ tư vấn: dự tớnh kết thỳc giai đoạn ỏp dụng thứ nhất Cụng ty đó cú một mụ hỡnh hệ thống QTCL theo tiờu chuẩn ISO 9001:2008. Bước vào quý I năm 2013 ban lónh đạo Cụng ty sẽ đỏnh giỏ, xem xột tỡnh hỡnh thực tế thực hiện xõy dựng hệ thống QTCL trong giai đoạn ỏp dụng thứ nhất đó như ý muốn hay chưa và sẽ ra quyết định thuờ hay khụng thuờ tư vấn. Trong trường hợp phải thuờ nhà tư vấn thỡ việc lựa chọn nhà tư vấn phải dựa trờn cỏc tiờu chớ chi phớ; kinh nghiệm; kiến thức và kỹ năng cụ thể như sau:
− Xem xột hồ sơ chào giỏ của đơn vị tư vấn gửi: Yờu cầu hồ sơ phải rừ ràng (khụng mự mờ) cú lộ trỡnh thực hiện cú nờu rừ cỏc hạng mục thực hiện một cỏch rừ ràng thời gian thực hiện, số ngày cụng thực hiện...
− Kinh nghiệm / tớnh chuyờn nghiệp của đơn vị tư vấn: Cần xem danh sỏch khỏch hàng mà họ đó tư vấn, đối tượng khỏch hàng lớn hay nhỏ tập trung là khỏch hàng nước ngoài hay trong nước...
− Ban chỉ đạo dự ỏn ỏp dụng ISO 9001:2008 sẽ đỏnh giỏ trực tiếp chuyờn gia tư vấn thụng qua buổi gặp mặt / thuyết trỡnh của chuyờn gia tư vấn
− Giỏ cả cũng là một vấn đề cần xem xột nhưng giỏ thấp quỏ sẽ khụng chọn được chuyờn gia cú nhiều kinh nghiệm được
− Hỡnh thức thanh toỏn
− Cỏc yờu cầu khỏc sau khi đạt chứng nhận như hỗ trợ đỏnh giỏ nội bộ định kỳ hàng năm để nõng cao hệ thống
Đỏnh giỏ nội bộ hệ thống QTCL (thực hiện trong thỏng 1 năm 2013):lần đỏnh giỏ này cũng bao gồm cỏc nội dung như lần đỏnh giỏ nội bộ trong giai đoạn ỏp dụng lần thứ nhất nhằm đỏnh giỏ mức độ phự hợp của hệ thống quản lý chất lượng trong Cụng ty đối với những yờu cầu của tiờu chuẩn ISO 9001:2008. Từ đú tỡm ra cỏc hoạt động mà tại đú mức độ đỏp ứng cao hơn cỏc chuẩn mực đỏnh giỏ để tăng cường và cỏc hoạt động mà tại đú mức độ đỏp ứng thấp hơn cỏc chuẩn mực đỏnh giỏ (cỏc điểm khụng phự hợp) để khắc phục và cải tiến.
điều chỉnh, cải tiến cỏc điểm khụng phự hợp được phỏt hiện trong quỏ trỡnh đỏnh giỏ nội bộ.
Xin chứng nhận và được chứng nhận (từ 01/4/2013 đến 31/7/2013): bước này gồm cú cỏc cụng việc sau
− Lựa chọn tổ chức chứng nhận − Nộp đơn được đỏnh giỏ chứng nhận
− Tổ chức chứng nhận xuống xem xột trước khi chứng nhận, nếu cú điểm chưa phự hợp cho một khoảng thời gian để điều chỉnh
− Tiến hành điều chỉnh và cải tiến cỏc điểm khụng phự hợp mà tổ chức chứng nhận đưa ra trong thời gian theo yờu cầu của tổ chức chỳng nhận
− Đoàn chuyờn gia đỏnh giỏ thực hiện đỏnh giỏ chớnh thức và cấp chứng chỉ
Duy trỡ và triển khai hệ thống QTCL theo tiờu chuẩn ISO trong toàn Cụng ty
cụng việc này dự tớnh sẽ triển khai trong thời gian từ 01/8/2013 đến 31/12/2013.
3.4. Một số giải phỏp nõng cao hiệu quả ỏp dụng
3.4.1. Cú sự cam kết, quyết tõm hơn nữa của ban lónh đạo
Việc ỏp dụng ISO cú thành cụng hay khụng đũi hỏi phải cú sự quyết tõm rất lớn từ ban lónh đạo. Từ việc nhận thức được cỏc nguyờn tắc, tư tưởng cơ bản của ISO là làm đỳng ngay từ đầu, phục vụ, đỏp ứng, thỏa món nhu cầu của khỏch hàng để cú những quyết định chất lượng đỳng đắn hợp lớ. Về cơ bản ban lónh đạo cụng ty BKHANOTEC đó cú sự cam kết cũng như quyết tõm thực hiện dự ỏn, tuy nhiờn theo kế hoạch thực hiện thỡ thời gian thực hiện dự ỏn kộo khỏ dài từ 01/3/2012 đến tận 31/7/2013 sẽ đỏnh mất cơ hội và gõy lóng phớ về thời gian, tiền bạc của Cụng ty. Vỡ vậy tụi đề nghị ban lónh đạo cần cú những giải phỏp quyết tõm hơn để cú thể rỳt ngắn thời gian ỏp dụng như: thuờ tư vấn ngay trong giai đoạn ỏp dụng thứ nhất; đưa ra phương ỏn rỳt ngắn cụng đoạn ỏp dụng…
3.4.2. Nõng cao trỡnh độ, nhận thức của cỏn bộ quản lớ về cỏc tiờu chuẩn của hệ thống
Một trong những khú khăn lớn nhất của việc triển khai, ỏp dụng hệ thống quản lớ chất lượng ISO 9001 là nhận thức, trỡnh độ quản lớ của cỏn bộ quản lớ về vấn đề này cũn nhiều hạn chế. Cũn nhiều người vẫn nghĩ đơn giản những tiờu chuẩn của bộ
tiờu chuẩn này cũng giống như tiờu chuẩn sản phẩm, thuần tỳy chỉ là kĩ thuật, khụng nhận thấy sự cần thiết và lợi ớch của việc ỏp dụng cỏc tiờu chuẩn này, trỡnh độ quản lớ chưa tương xứng nờn khụng biết cỏch triển khai ỏp dụng hệ thống hoặc coi việc ỏp dụng cỏc hệ thống mang tớnh hỡnh thức. Vỡ vậy cần nõng cao trỡnh độ nhận thức của cỏn bộ quản lớ và của cả cụng nhõn viờn trong cụng ty. Việc ỏp dụng thành cụng hệ thống quản lớ đũi hỏi sự nhận thức và ý thức quyết tõm thực hiện của tất cả cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty, tuy nhiờn vai trũ của người quản lớ thỡ đặc biệt quan trọng vỡ đưa ra phương hướng cũng như chớnh sỏch chất lượng của cụng ty. Vỡ vậy cần nõng cao trỡnh độ nhận thức của cỏn bộ quản lớ bằng cỏc khúa học ngắn