- Khai thác chứng từ:
Đây là một khâu vô cùng quan trọng đối với người giao nhận, nó quyết định đến thành công hay thất bại trong quá trình nhận hàng.
Trong trường hợp TRA-SAS với tư cách một Xí Nghiệp làm dịch vụ giao nhận , làm người được ủy thác nên thông thường các chứng từ trong giao nhận đều do nhà xuất khẩu gởi qua cho chủ thực sự của lô hàng (công ty TNHH thương mại dịch vụ Việt Dinh) rồi sau đó Công ty này mới gởi lại cho TRA-SAS.
Nhưng trong thực tế để công việc diễn ra nhanh chóng , thuận tiện hoặc đối với lô hàng được đóng nguyên trong hai container, chỉ có một mặt hàng “Sợi 100% Polyster textured yarn Grade C, D” sợi dún , chưa se được đóng nguyên trong hai Container 40’ . Cho nên, Doanh Nghiệp này đã ủy thác toàn bộ việc nhận hàng cho TRA-SAS ( thông qua hợp đồng ủy thác nhập khẩu được ký ngày 20 tháng 11 năm 2002 tại TP. Hồ Chí Minh giữa công ty TNHH thương mại dịch vụ Việt Dinh và Xí Nghiệp Vận Tải Biển Và Dịch Vụ Hàng Hải TRA-SAS) từ việc ký hợp đồng với nhà xuất khẩu cho đến các công việc khác liên quan đến công tác tiếp nhận lô hàng nhập khẩu đóng nguyên trong container đường biển, cũng như các chi chí khác có liên quan tới lô hàng. Khi đó, những giấy tờ có liên quan đến lô hàng đều do TRA-SAS đứng tên và nhà xuất khẩu chỉ có trách nhiệm thực hiện đúng những yêu cầu theo hợp đồng đã ký với TRA-SAS ( CONTRACT No .03/ (TRA-SAS)- TAUR 20/11/2002 tại TP. Hồ Chí Minh ngày 20 tháng 11 năm 2002 cùng ngày ký hợp đồng ủy thác ). Công việc đi nhận lô hàng trên sẽ do các nhân viên trong bộ phận giao nhận của TRA-SAS đảm trách ( chỉ cần một nhân viên trong phòng giao nhận đi nhận hàng là được ).
Tại điều 3 của hợp đồng thương mại có ghi cho phép giao hàng từng phần nên nhà xuất khẩu đã thuê người vận chuyển chở một container 40’ hàng “sợi” giao cho nhà nhập khẩu trước . Vì thế , dưới đây là việc Tra-sas nhận hàng “sợi” đóng nguyên trong một container .
Để việc nhận hàng được nhanh chóng thì hãng tàu chở lô hàng “ Sợi” do người bán thuê chuyên chở khi sắp đến nước người mua ( thường thì khoảng 2-3 ngày trước ngày đến cảng VICT) thì họ sẽ gởi cho TRA-SAS giấy “Thông báo hàng đến” (Arrival Notice) để TRA-SAS tiện theo dõi chuyến hàng . Nội dung của “ Thông báo hàng đến “ bao gồm những thông tin chủ yếu sau:
4 Tên cảng mà tàu sẽ đến : VICT
4 Tên người và địa chỉ của người nhận thông báo: Shipping And Agent Services Enterprise (TRA-SAS) 34 Nguyễn Thị Nghĩa_Quận 1_ TPHCM 4 Tên hàng : Sợi 100% Polyster textured yarn Grade C, D (sợi sún)
4 Được xếp lên tàu : TAUR YNG ENTERPRISE CO LTD
4 Tên và địa chỉ người nhận : Shipping And Agent Services Enterprise (TRASAS). 34 Nguyễn Thị Nghĩa._Quận 1_TP. Hồ Chí Minh. 4 Dự kiến ngày tàu đến cảng dỡ : 04/12/2002
4 Số container : 1 Container 4 Cảng xếp hàng : KEELUNG
4 Cảng dỡ hàng : HO CHI MINH CITY
4 Địa điểm nhận hàng : TAO YUAN, TAIWAN CY. 4 Địa điểm giao hàng : HO CHI MINH CITY PORT CY. 4 Số vận đơn : CGKELHCM2B003
4 Vận đơn gốc :THREE(3)
4 Cước phí vận chuyển : “ FREIGHT PREPAID ” 4 Tên tàu vận chuyển : RIO RUBIO V - 201S
Khi nhận được giấy “ Thông báo hàng đến “ trên thì trưởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu của TRA-SAS sẽ phân công một nhân viên trong bộ phận giao nhận chuẩn bị các chứng từ và chi phí để đi tiếp nhận hàng.
TRA-SAS yêu cầu nhà xuất khẩu gởi cho mình bộ hồ sơ bao gồm những chứng từ sau đây:
– Hóa đơn thương mại (Invoice): 3 bản.
– Vận đơn ( Bill of Lading): 1 bản (thường là bản sao). – Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): 3 bản.
– Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance) : 1 bản (vì lô hàng được bán theo giá CIF nên người bán tự mua bảo hiểm và gởi cho TRA-SAS).
Nhận được toàn bộ các chứng từ trên, nhân viên giao nhận này sẽ ra đại lý hãng tàu lấy lệnh giao hàng (D/O).Và để có thể nhận được “Lệnh giao hàng” (Delivery Order-D/O) của hãng tàu thì nhân viên giao nhận của TRA-SAS phải đem tất cả những chứng từ trên để lấy cho được vận đơn gốc do hãng tàu cấp . Nhưng thông thường , để công việc giao hàng một cách nhanh chóng , đỡ tốn nhiều thời gian thì TRA-SAS cũng có thể lấy được “Lệnh giao hàng”(D/O) khi xuất trình những chứng từ những chứng từ sau :
- Bản sao vận đơn gốc (Bill Of Lading Copy Non-Negotiable) - Giấy giới thiệu của công ty .
- Giấy chứng minh nhân dân của người đến nhận chứng từ. - Giấy thông báo hàng đến.
- Lệ phí để thanh toán các chi phí làm thủ tục có liên quan đến lô hàng. Khi có đủ chứng từ: Invoice, Packing list, Bill of Lading, Delivery Order thì nhân viên ở bộ phận giao nhận của TRA-SAS tiến hành lập thủ tục để khai báo Hải quan.Việc khai báo Hải quan đòi hỏi nhân viên bộ phận giao nhận khai báo nội dung, số liệu của lô hàng vào tờ khai Hải quan ( gồm hai tờ chung số seri) trên cơ sở dựa vào : Hợp đồng ngoại thương ( CONTRACT No. 03/(TRA-SAS) – TAUR20/11/2002), Phiếu đóng gói hàng hóa (PACKING LIST No. S/O 5563), Vận đơn (BILL OF LADING No. CGKELHCM2B003), Lệnh giao hàng (DELIVERY ORDER).
* Bộ hồ sơ khai báo Hải quan gồm : - Phiếu lấy sổ.
- Giấy giới thiệu nhân viên đi làm thủ tục. - Hai phiếu tiếp nhận hồ sơ.
- Bộ tờ khai Hải quan ( được Giám đốc doanh nghiệp ký tên, đóng dấu hoàn chỉnh).
- Hợp đồng ngoại thương (Contract): 01 sao y bản chính. - Hóa đơn (Invoice): 01 bản chính+ 01 sao y bản chính.
- Vận đơn (Bill of Lading): 01 sao y bản chính - Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): 01 bản chính. - Lệnh giao hàng (D/O): 01 bản chính.
- Hợp đồng ủy thác nhập khẩu: 01 bản chính.
( Số: VD- TRA 03/02. Trong đó thể hiện rất rõ những điều khoản , điều kiện ràng buột hai bên : Công ty TNHH thương mại dịch vụ Việt Dinh và Xí Nghiệp Vận Tải Biển Và Dịch Vụ Hàng Hải (TRA-SAS). Điển hình như :
+Tên hàng : Sợi 100% Polyster textured yarn Grade C,D , sợi dún . +Số lượng : 20.000,00 kg (+/- 10%).
+Đơn giá : 0.5 USD / kg CIF Cảng TP Hồ Chí Minh. +Tổng cộng : 10.000,00 USD (+/- 10%)
+Xuất xứ : Đài Loan.
+Phí ủy thác : 0.8% Tổng trị giá CIF của lô hàng.
+Phí giao nhận về đến kho người ủy thác : 3.000.000,00 đồng ( bao gồm cả thuế GTGT).
+ Phương thức thanh toán : toàn bộ các chi phí ủy thác, giao nhận và phí ngân hàng sẽ được bên ủy thác thanh toán chuyển khoản bằng đồng tiền Việt Nam sau khi đã nhận được hàng và hóa đơn do Bộ Tài Chính phát hành từ bên được ủy thác. Bên ủy thác chịu trách nhiệm chuyển tiền theo toàn bộ trị giá hợp đồng mua bán với bên nước ngoài vào tài khoản nêu trên của bên được ủy thác . Bên được ủy thác (TRA-SAS) sẽ chịu trách nhiệm thanh toán trực tiếp cho bên bán ở nước ngoài, các chi phí liên quan sẽ do bên ủy thác trả.
+Trách nhiệm của các bên : Bên ủy thác và bên được ủy thác (TRA- SAS).
* Bên ủy thác :
_Chịu trách nhiệm đàm phán với bên cung cấp về các điều khoản của hợp đồng mua bán .
_Chịu trách nhiệm về số lượng, chất lượng, tiêu chuẩn hàng hóa nhập khẩu .
_Thanh toán tiền thuế nhập khẩu theo đúng thông báo thuế của Hải quan và các khoản chi phí khác có liên quan để nhận lô hàng.
_Bốc xếp hàng tại kho của mình và giải phóng xe trong ngày. _Thanh toán đầy đủ các chi phí cho TRA-SAS.
* Bên được ủy thác(TRA-SAS) :
_Ký hợp đồng mua bán với bên nước ngoài theo chỉ thị của bên ủy thác.
_Trong trường hợp có tranh chấp hợp đồng mua bán thì TRA- SAS phải có trách nhiệm làm các thủ tục cần thiết theo yêu cầu của bên ủy thác để tiến hành việc tranh chấp, bên ủy thác sẽ chịu mọi chi phí phát sinh.
_Cử nhân viên làm thủ tục nhập khẩu, giải quyết các vướng mắc phát sinh từ việc nhận hàng và giao hàng đến tận kho người ủy thác.
+Những điều khoản chung:
_Hai bên cam kết tuân thủ các điều khoản và điều kiện của hợp đồng ủy thác này.
_Trong quá trình thực hiện hợp đồng ủy thác này, nếu có tranh chấp hai bên sẽ thông báo cho nhau bằng văn bản và thảo luận để giải quyết trên cơ sở hai bên cùng có lợi. Nếu tranh chấp không giải quyết bằng đàm phán thì sẽ đưa ra tòa án Kinh Tế TP. Hồ Chí Minh xét xử. Tòa án Kinh Tế sẽ là chung cuộc và có hiệu lực đối với cả hai bên.
_Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký, có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ hai bản để thi hành.)
- Giấy đăng ký mã số Công ty TNHH thương mại dịch vụ Việt Dinh :01 bộ sao y bản chính ( chỉ nộp lần đầu khi đăng ký).
Nộp hồ sơ khai báo tại bộ phận tiếp nhận tờ khai tại Hải quan phải được sắp xếp theo thứ tự sau :
Phiếu lấy sổ - Hai phiếu tiếp nhận – Giấy giới thiệu – Tờ khai thứ nhất( đóng dấu lưu) – Invoice (chính) – Packing List( chính )– Giấy chứng nhận xuất xứ(C/O) – Bill of Lading( sao y bản chính) – Lệnh giao hàng(D/O) – Tờ khai thứ hai( đóng dấu chủ hàng) – Invoice( sao y bản chính) – Packing List (sao y bản chính) .
thủ tục nhập hàng tại cửa khẩu , còn nếu không trong tình trạng nợ thuế thì cán bộ tiếp tục xem xét nếu đủ các chứng từ thì chuyển qua đội phó đội đăng ký tờ khai để phân công vào bàn đăng ký (ở cảng VICT nhân viên giao nhận tự chọn bàn đăng ký ngay từ đầu khi nộp hồ sơ khai báo).
Hiện nay có tình trạng bị cưỡng chế nhầm do khả năng lưu trữ nội bộ của Hải quan còn lạc hậu , chưa cập nhật thông tin kịp thời giữa các cửa khẩu với nhau , đơn vị đã đóng thuế ở cửa khẩu này nhưng khi đến làm hàng ở cửa khẩu khác bị cưỡng chế do cơ quan Hải quan ở đây chưa có danh sách giải tỏa . Vì vậy khi đi làm hàng nên mang theo biên lai thuế đã đóng ( tuy nhiên đôi khi không biết sẽ bị cưỡng chế nội dung gì , tờ khai nào , ở đâu … để chuẩn bị )
Sau khi được gọi phân công vào bàn đăng ký thì nhân viên giao nhận sẽ nhận lại “Phiếu lấy sổ” và vào bộ phận lưu sổ tại Hải quan để lấy sổ của công ty mình theo đúng hợp đồng, khi đó sổ Hải quan sẽ được chuyển đúng qua bàn đăng ký.
Nhân viên giao nhận của TRA-SAS vào đúng bàn đăng ký để phối hợp cùng cán bộ đăng ký kiểm tra nội dung khai báo trong tờ khai. Nếu tờ khai đã được kiểm tra đúng thì cán bộ đăng ký sẽ ký tên và xác nhận vào tờ khai, lưu nội dung khai báo vào máy vi tính, ghi số tờ khai vào hai phiếu tiếp nhận và ghi vào sổ lưu. Sau đó trả cho nhân viên giao nhận một phiếu tiếp nhận và kèm theo biên lai thông báo đóng lệ phí Hải quan cho lô hàng trên. Nhân viên giao nhận đóng lệ phí Hải quan tại bộ phận thu thuế và giữ lại biên lai.
Tờ khai sau khi đăng ký sẽ chuyển cho đội trưởng ký tên xác nhận và chuyển qua bộ phận đóng dấu, luân chuyển tờ khai để cho ban lãnh đạo của Hải quan duyệt rồi tờ khai Hải quan này mới được chuyển xuống bộ phận kiểm tra hàng.
Đối với lô hàng Sợi 100% Polyster textured yarn Grade C , D thì TRA-SAS không cần phải mua bảo hiểm , trách nhiệm này sẽ thuộc về nhà xuất khẩu vì theo Incoterms 2000 khi bất kỳ hàng nào được mua giá CIF thì người bán sẽ lo toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển cũng như những thiệt hại, hư hỏng, mất mát cho đến khi hàng qua khỏi lan can tàu .
ngay khi hợp đồng được ký kết. Đồng thời, trong điều kiện bảo hiểm phải ghi rõ: INSTITUTE CARGO CLAUSE ( ALL RISKS) và những yêu cầu khác trong hợp đồng bảo hiểm như : Số tiền được bảo hiểm ( Amount Insured : USD 5,533.55) ; khai báo tên hàng được bảo hiểm ; qui cách đóng gói, bao bì , ký mã hiệu; số lượng , trọng lượng, thể tích của hàng…
( MARKS & NOS AS PER INVOICE NO : S/O 5563 CONTRACT NO. 03 / ( TRA-SAS) TAUR 20/11/2002 100% POLYSTER TEXTURED YARN
Q’ TY : 10,061 KGS
PACKED IN 55 PALLETS /40 ‘ CY X1. Per : S.S ‘ RIO RUBIO ‘ V.201S
At and from : KEELUNG, TAIWAN TO HOCHIMINH CITY PORT, VIETNAM…
Lập phương án nhận hàng:
+ Đến ngày nhận hàng thì nhân viên giao nhận của TRA-SAS đến đội kiểm tra trình phiếu tiếp nhận xin rút tờ khai và đăng ký thời gian kiểm tra hàng.
+ Việc đi nhận lô hàng Sợi 100% Polyster textured yarn Grade C, D sợi sún, hàng mới 100% sẽ do một nhân viên phòng giao nhận của TRA-SAS đảm nhận và người này sẽ lo toàn bộ mọi thủ tục để nhận lô hàng đó.
+ Đối với lô hàng trên chỉ chứa trong một container, nên thủ tục xin rút tờ khai Hải quan khá đơn giản nhân viên giao nhận của TRA-SAS chỉ cần trình phiếu tiếp nhận để cán bộ Hải quan- bộ phận rút tờ khai- tách tờ khai Hải quan bản có đóng dấu chủ hàng để tiến hành ra cảng nhận hàng.
Chuẩn bị kho bãi, phương tiện, công nhân bốc xếp để nhận hàng:
Công việc này cũng sẽ do một nhân viên trong phòng giao nhận của TRA- SAS đảm trách vì theo hợp đồng ủy thác , TRA-SAS sẽ lo toàn bộ các thủ tục có liên quan đến lô Sợi 100% Polyster textured yarn Grade C, D sợi sún, hàng mới 100% được đóng trong một container 40’ cho đến tận kho người ủy thác là Công ty TNHH thương mại dịch vụ Việt Dinh. Cho nên mọi chi phí từ khâu làm các chứng từ khai báo Hải quan đến việc chuẩn bị kho bãi, phương tiện , công nhân bốc xếp , các chi
TRA-SAS chỉ cần thuê phương tiện vận chuyển chở lô hàng trên đến tận kho cho chủ lô hàng thực sự của nó ( Công ty TNHH thương mại dịch vụ Việt Dinh ). Còn tiền cước phí chuyên chở sẽ do Công ty TNHH thương mại dịch vụ Việt Dinh trả cho chủ phương tiện vận chuyển và những rủi ro phát sinh trên đoạn đường chuyên chở đến kho Doanh nghiệp thì TRA-SAS sẽ không chịu trách nhiệm.