càng cần thiết cho công tác quản lý. Nắm bắt dư luận, định hướng dư luận để phục vụ chính sách là công việc có ý nghĩa quan trọng đối với nhà quản lý. Qua dư luận xã hội, nhà quản lý phát huy được quyền làm chủ của nhân dân lao động, củng cố quyền lực của giai cấp cầm quyền, hoàn thiện công tác quản lý trên cơ sở khoa học.
5. Tập quán, phong tục .
-Tập quán là những cách thức hoạt động trong một tình huống nhất định, được tập đoàn xã hội chấp nhận. Nó là những thói quen trong hành động nhưng không có tính bắt buộc cao. Tập quán tồn tại nhiều trong sản xuất, ma chay, cưới hỏi, giao tiếp.
- Phong tục : là những tập quán được xác lập có giá trị đạo đức
nhất định trong xã hội, nếu thành viên nào vi phạm sẽ bị trừng phạt. Phong tục cũng là thói quen hành động nhưng có tính bắt buộc cao. Khi sống trong những nhóm, cộng đồng xã hội nhất định, con người luôn có xu hướng hành động theo những cách thức chung của cộng đồng đó tức theo tập quán, phong tục. Vì vậy, trong một tổ chức hay cộng đồng xã hội có nhiều tập quán, phong tục tốt, lành mạnh (thuần phong mỹ tục) thì đó là những yếu tố thuận lợi cho việc điều tiết hành động các cá nhân và nhóm của nhà quản lý.
II. TỔ CHỨC- MỘT CÔNG CỤ ĐẶC BIỆT QUAN TRỌNG CỦA QUẢN LÝ. QUẢN LÝ.
1.Khái niệm tổ chức.
Có nhiều định nghĩa khác nhau về tổ chức. Ở đây chúng ta quan niệm tổ chức là tập thể một số người có sự phân công công việc do một
Cổng thơng tin điện tử Đồn – Hội Học viện Hành chính cơ sở HCM 49 số cá nhân thành lập, nhằm đạt đến một số mục tiêu nhất định, được tạo số cá nhân thành lập, nhằm đạt đến một số mục tiêu nhất định, được tạo dựng một cách có kế hoạch, liên kết với nhau mang tính hỗn hợp, tương đối lâu dài. Tập thể này có tối thiểu một trung tâm ra quyết định và kiểm tra điều hành việc hợp tác lẫn nhau, và có thể được coi là tập hợp của những hoạt động hoặc ít nhất là của những kết quả những hoạt động đó.
Tổ chức bao giờ cũng chứa đựng 3 đặc trưng cơ bản: - Có những mục tiêu đặc trưng
- Có cấu trúc phân công lao động hướng theo mục tiêu
- Chúng được hình thành với một ban quản lý đại diện cho khối thống nhất của hệ thống cả đối nội và đối ngoại.
2. Tổ chức-một hình thức phối hợp các vị thế vai trò trong một tổ chức xã hội nhất định. chức xã hội nhất định.
Người ta thường nói rằng những người tài giỏi có thể làm cho bất kỳ mô hình tổ chức nào cũng phải hoạt động. Một số khác còn khẳng định tình trạng mập mờ trong tổ chức chính là một động lực tốt bắt ép người ta phải chung sức với nhau, vì người ta biết rằng họ phải hợp tác với nhau để làm được một điều gì đó. Tuy nhiên, điều mà không thể tranh cãi là những người tài giỏi và những người muốn hợp tác sẽ cộng tác với nhau một cách có hiệu quả nhất nếu họ biết được phần công sức họ đóng góp trong bất cứ hoạt động tập thể nào và biết được vai trò của họ có quan hệ như thế nào với người khác. Việc xây dựng và duy trì những hệ thống các vai trò nhiệm vụ như vậy gọi là công tác tổ chức trong quản lý.
Việc xây dựng tổ chức gồm có(1) xác định những hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu;(2) nhóm gộp các hoạt động này thành các phòng ban, hoặc các bộ phận;(3) giao nhóm hoạt động này cho một người
Cổng thơng tin điện tử Đồn – Hội Học viện Hành chính cơ sở HCM 50 quản lý;(4) giao phó quyền hạn để thực hiện các hoạt động;(5) chuẩn bị quản lý;(4) giao phó quyền hạn để thực hiện các hoạt động;(5) chuẩn bị đầy đủ cho sự phối hợp các hoạt động, phối hợp quyền hạn và thông tin, theo chiều ngang và chiều dọc bên trong cơ cấu tổ chức.
Mục đích của một cơ cấu tổ chức là nhằm để giúp tạo ra một môi trường cho việc thực hiện nhiệm vụ của con người. Do đó, tổ chức là một công cụ của quản lý chứ không phải là một mục đích trong quản lý hoặc của bản thân việc quản lý.
Như vậy thuật ngữ tổ chức dùng ở đây là hàm ý chỉ một cơ cấu chủ định về vai trò, nhiệm vụ hay chức vụ được hợp thức hóa.
Cơ cấu chủ định về các vai trò nhiệm vụ nghĩa là những người cùng làm việc với nhau phải thực hiện những vai trò nhất định; những vai trò mà mỗi người cần phải thực hiện phải được xây dựng một cách có chủ đích để bảo đảm rằng những hoạt động cần thiết sẽ được thực hiện. Và cũng để bảo đảm rằng các hoạt động này sẽ phù hợp với nhau, sao cho con người có thể làm việc một cách trôi chảy, có hiệu quả trong các nhóm.
Mặc dù có một cơ cấu phân công lao động, tổ chức khi được xây dựng, nó luôn được trang bị bằng một ban lãnh đạo nhằm bảo đảm sự điều phối các nhiệm vụ của từng thành viên thuộc tổ chức và hướng các hoạt động vào mục đích của tổ chức. Với ban lãnh đạo này, tổ chức trở thành công cụ nắm quyền đối với những người giữ các vị trí lãnh đạo và những người có ảnh hưởng đến việc ra quyết định của ban lãnh đạo. Trong nhiều tổ chức, việc thành lập một ban lãnh đạo làm thay đổi về chức năng của sự hợp tác giữa những người có cùng cấp bậc, cùng quan trọng trong một hệ thống lãnh đạo được hình thành theo kiểu phân cấp, phân chia quyền hạn, qui định trách nhiệm và hình thành các mối quan
Cổng thơng tin điện tử Đồn – Hội Học viện Hành chính cơ sở HCM 51 hệ trên, ngang và dưới quyền. Trong trường hợp hợp tác mà khác nhau hệ trên, ngang và dưới quyền. Trong trường hợp hợp tác mà khác nhau về chức năng nhưng có cùng vị trí ngang nhau về cấp bậc thì sự hợp tác sẽ được phân định khác nhau theo cấp bậc và chức năng phụ thuộc sự khác biệt nội dung và mức độ của uy tín được giao và nguồn lực của các vai trò lãnh đạo.
Hệ thống tổ chức được hình thành cũng có nghĩa là một bộ máy quản lý được xây dựng.
Bộ máy quản lý, đó là hình thức tổ chức thể hiện sự hoạt động của các quan hệ quản lý, bao hàm tất cả các tổ chức thực hiện quản lý trong các lĩnh vực hoạt động khác nhau của con người.
3. Các cấp tổ chức và tầm quản lý.
Lý do của việc tổ chức là để làm cho sự phối hợp hành động của con người có hiệu quả. Còn lý do của sự tồn tại các cấp tổ chức là để giới hạn tầm quản lý. Trong thực tế, thường một người quản lý chỉ có thể giám sát được một cách hiệu quả với một số người hạn chế cho nên cần phải có các cấp trong tổ chức. Tầm quản lý rộng ứng với số cấp quản lý ít và tầm quản lý hẹp dẫn đến chỗ có nhiều cấp.
Việc chia ra các bộ phận và phân cấp tổ chức nếu quá nhỏ, quá nhiều sẽ mang lại những hạn chế của nó đó là sự tốn kém về kinh phí vì tăng
người quản lý, nhân viên giúp đỡ họ và cần có sự phối hợp các hoạt động của các bộ phận cộng với chi phí về phương tiện cho các đội ngũ đó; các cấp bộ phận làm phức tạp cho việc thông tin( thông tin về các mục tiêu,
các kế hoạch và các chính sách xuống cấp dưới qua cơ cấu tổ chức); các bộ phận, các cấp làm phức tạp cho việc lập kế hoạch và kiểm tra một kế hoạch.
Cổng thơng tin điện tử Đồn – Hội Học viện Hành chính cơ sở HCM 52 Tầm hạn quản lý có hiệu quả, hay nói cách khác một người quản lý Tầm hạn quản lý có hiệu quả, hay nói cách khác một người quản lý có thể quản lý có hiệu quả bao nhiêu thuộc cấp là tùy thuộc vào những yếu tố sau đây:
- Việc đào tạo thuộc cấp. Thuộc cấp càng được đào tạo tốt thì càng cần ít những quan hệ tác động giữa cấp trên và cấp dưới, giảm bớt thời gian và sự tiếp xúc của nhà quản lý đối với họ.
- Sự rõ ràng trong việc phân bổ quyền hạn. Nghĩa làø các nhiệm vụ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
của từng người phải được xác định một cách rõ ràng và có thể thực hiện được. Nếu không, nhà quản lý phải tiêu tốn nhiều thời gian để giám sát và hướng dẫn thuộc cấp thực hiện.
- Sự rõ ràng của các kế hoạch. Kế hoạch này vạch ra phù hợp hoạt động với mục tiêu bộ phận và được thuộc cấp hiểu dễ dàng.
- Sử dụng các tiêu chuẩn mục tiêu để phát hiện thuộc cấp có thực
hiện đúng kế hoạch hay không.
- Tốc độ thay đổi. Nếu tốc độ thay đổi càng chậm( có tính ổn định cao) của tổ chức thì cho phép tầm quản lý càng rộng và ít cấp quản lý. Chẳng hạn Cơ đốc giáo chỉ có 3 cấp( giáo hoàng, giám mục, linh mục) trong tổ chức rộng khắp thế giới.
- Các kỹ thuật thông tin. Tính hiệu quả của các kỹ thuật thông tin
được sử dụng có ảnh hưởng đến tầm quản lý( các nguồn thông tin được tập hợp đầy đủ súc tích nhanh gọn kịp thời, khả năng thông báo các chỉ thị, kế hoạch một cách rõ ràng ngắn gọn dễ hiểu… đều có thể làm tăng tầm quản lý).
- Số lần tiếp xúc cá nhân cần thiết. Có nhiều trường hợp mà các báo cáo bằng văn bản không đủ cho phép giải quyết được vấn đề mà cần thiết phải có gặp gỡ cá nhân. Tùy thuộc vào số lần tiếp xúc cá nhân được
Cổng thơng tin điện tử Đồn – Hội Học viện Hành chính cơ sở HCM 53 hay không, nhiều hay ít mà nó ảnh hưởng khác nhau đến tầm kiểm soát hay không, nhiều hay ít mà nó ảnh hưởng khác nhau đến tầm kiểm soát của nhà quản lý.
Tóm lại, cùng với sự phân công trong tổ chức, sự thiết lập hệ thống tổ chức là đi đôi với sự phân chia quyền lực một cách không đều. Vì vậy, có ý kiến cho rằng: Tổ chức là mẹ đẻ của sự thống trị của những người được chọn đối với người chọn, của những người được ủy nhiệm đối với người giao nhiệm vụ là đại diện cho các đại diện. Tổ chức là một công cụ tất yếu của quản lý. Nó cần thiết cho sự phân phối sử dụng quyền lực – một