nhánh, phòng giao dịch và công ty trực thuộc, tất cả tài sản bao gồm nhà và thiết bị làm việc (hệ thống máy tính, các thiết bị văn phòng, …) đều được mua bảo hiểm chống rủi ro cháy nổ. Ngoài ra, do đặc trưng của hoạt động Ngân hàng, tiền và các tài sản giữ hộ của khách hàng trong kho và tiền vận chuyển trên đường đi đều được mua bảo hiểm đầy đủ.
2.2.3 Hoạt động kiểm soát
Tại Hội sở Ngân hàng thương mại cổ phần Xuất Nhập khẩu Thành phố Hồ Chí Minh, các thủ tục kiểm soát do Ban Quản trị xây dựng dựa trên ba nguyên tắc cơ bản, đó là: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng và chế độ ủy quyền.
Ví dụ: Quy trình cấp tín dụng của Hội sở Ngân hàng TMCP Xuất Nhập khẩu Thành phố Hồ Chí Minh được thực hiện bởi những cá nhân sau:
Bảng 8: Tìm hiểu sơ lược về quy trình cấp tín dụng tại Hội sở Eximbank TP. HCM
Nghiệp vụ Được thực hiện bởi Xác nhận lại
Tiếp nhận khách hàng và tiếp nhận hồ sơ tín dụng
Nhân viên tín dụng
Thẩm định tín dụng Nhân viên của công ty quản lú nợ và khai thác tài sản (AMC) trực thuộc Eximbank
Đưa ra quyết định cấp tín dụng Đưa ra quyết định cấp tín dụng - =< 300 triệu - =< 500 triệu - =< 1,5 tỷ - =< 6 tỷ - =< 10 tỷ - Giám đốc chi nhánh, PGD
- Giám đốc chi nhánh/Giám đốc vùng
- Giám đốc Hội sở khu vực TP.HCM
- Giám đốc khối phát triển tín dụng
- Phó Tổng Giám đốc tập đoàn tài chính Eximbank. Eximbank. - Ký hợp đồng tín dụng - Ký hợp đồng bảo đảm tín dụng và đăng ký giao dịch tài sản bảo đảm
Ký bởi Khách hàng, Nhân viên tín dụng và Giám đốc
Chi nhánh/PGD
Giám sát và theo dõi sử dụng vốn tín dụng
Nhân viên tín dụng
Thu nợ và lãi Hệ thống thẻ tự động của Ngân hàng
Giải chấp TSĐB/Chuyển nợ Nhân viên công ty AMC
Nhân viên tín dụng
2.2.3.1 Trình tự xét duyệt chi tiêu 1. Chi tiền 1. Chi tiền
- Tiền mặt: Kế toán thanh toán chuẩn bị và gửi yêu cầu thanh toán kèm các chứng từ tới Kế toán trưởng và Giám đốc để phê duyệt. Trên cơ sở đó, Kế toán thanh toán ghi vào phần mềm kế toán Oracle. Sau đó, thủ quỹ in phiếu chi và ghi vào Oracle để làm rõ tài khoản đối ứng. Phiếu chi được phê duyệt bởi Kế toán trưởng và một người trong Ban Giám đốc, rồi được gửi tới Thủ quỹ.
- Tiền gửi ngân hàng: Eximbank duy trì hai loại tài khoản: Tài khoản hoạt động và tài khoản chuyên dụng. Tài khoản hoạt động được sử dụng cho các giao dịch hàng ngày, còn tài khoản chuyên dụng được sử dụng cho các hợp đồng đặc biệt. Khách hàng khi đến ngân hàng gửi tiền tiết kiệm/tiền gửi thanh toán thì sẽ được chuyển tiền (theo hợp đồng) vào tài khoản chuyên dụng này.
2. Thu tiền
- Tiền mặt: Dựa trên tờ khai được chuẩn bị bởi Thủ quỹ, Kế toán phải thu in Phiếu thu và các chứng từ đi kèm để kế toán trưởng phê duyệt, rồi ghi vào phần mềm Oracle.
- Tiền gửi ngân hàng: Hằng ngày, Kế toán tiền gửi ngân hàng nhận sổ phụ ngân hàng và ghi chép tất cả các giao dịch liên quan vào phần mềm.
3. Đối chiếu với ngân hàng
- Eximbank dựa trên sổ phụ tiền gửi ngân hàng tại các Ngân hàng có giao dịch liên quan để ghi chép các giao dịch và đối chiếu giữa số liệu ghi chép với sổ phụ ngân hàng vào cuối tháng. Tại thời điểm
31/12/2012, Eximbank xác định được số dư cuối kỳ để lập khoản mục “tiền gửi ngân hàng” trên báo cáo tài chính.
4. Kiểm kê tiền mặt tại quỹ
- Kiểm kê tiền mặt tại quỹ thường được thực hiện vào cuối năm, trong năm 2012 thì việc kiểm kê được thực hiện vào 28/12/2012 và dưới sự quan sát, báo cáo độc lập của công ty TNHH Kiểm toán Ernst & Young Việt Nam.
- Ngoài ra, việc kiểm kê đôi khi được thực hiện bất ngờ trong một số trường hợp nhất định.
2.2.3.2 Quản lý và kiểm soát đối với tài sản có định 1. Mua tài sản cố định 1. Mua tài sản cố định
- Dựa trên nhu cầu mua tài sản cố định, mỗi phòng chuẩn bị Giấy đề nghị mua tài sản cố định. Tùy thuộc vào giá trị mua, trưởng phòng đề nghị Giám đốc/Phó Giám đốc xem xét và phê duyệt. Sau đó, Giấy đề nghị mua được chuyển tới phòng kế toán. Giấy đề nghị thanh toán được phê duyệt bởi Kế toán trưởng và Phó Giám đốc trước khi thanh toán. Sau khi nhận đề nghị (đã duyệt), Kế toán tài sản cố định thu thập báo giá của các nhà cung cấp khác nhau. Nhà cung cấp tốt nhất (dựa trên điều kiện chất lượng, giá và thương hiệu) sẽ được chọn. Khi đó lập Giấy đề nghị mua hoặc Hợp đồng mua với nhà cung cấp.
2. Bàn giao và quản lý tài sản cố định
- Dựa trên việc nhận tài sản cố định, trưởng phòng kiểm tra tài sản cố định và chữ ký trên biên bản bàn giao tài sản cố định. Sau đó, biên bản bàn giao tài sản cố định được chuyển tới Phòng Kế toán để ghi nhận vào phần mềm kế toán tài sản cố định.
- Theo sự tư vấn về việc kiểm soát tài sản cố định trong ngân hàng Eximbank của Ernst and Young, phần mềm Oracle về kế toán tài sản cố định được trình bày dưới hai file: “Tổng hợp Tài sản cố định” và “Kiểm kê Tài sản cố định”. Việc kiểm kê tài sản cố định được thực
hiện 1 lần/năm vào cuối năm và biên bản kiểm kê tài sản cố định phải có chữ ký của 3 người kiểm kê và người quan sát.
Bảng 9: Tổng hợp Tài sản cố định hữu hình Giá trị Nhà cửa 2111 Máy móc 2112 Phương tiện vận tải 2113 Thiết bị văn phòng 2114 TSHH khác 2118 Tổng NGUYÊN GIÁ SD đầu kỳ - Tăng trong kỳ - Thanh lý - Giảm trong kỳ SD cuối kỳ