Hồ sơ kiểm toán chung là: hồ sơ kiểm toán chứa đựng những thông tin chung về khách hàng liên quan đến hai hay nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều năm tàichính của khách hàng. Hồ sơ này nhằm lưu giữ những dữ kiện có tính chất lịch sử hoặc tính liên tục thích hợp với quá trình kiểm toán được quan tâm thường xuyên qua nhiều kỳ.
Hồ sơ kiểm toán chung thường gồm:
- Tên và số hiệu hồ sơ; ngày tháng lập và ngày tháng lưu trữ; - Các thông tin chung về khách hàng:
+ Các ghi chép hoặc bản sao các tài liệu pháp lý thỏa thuận và biên bản quan trọng: Quyết định thành lập; Điều lệ công ty; Giấy phép thành lập; Đăng ký kinh doanh; Bố cáo thành lập; Biên bản họp Hội đồng quản trị; Biên bản họp Ban giám đốc;…(tên, địa chỉ, chức năng và phạm vi hoạt động, cơ cấu tổ chức,…)
+ Các thông tin liên quan đến môi trường kinh doanh, môi trường pháp luật có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của khách hàng; quá trình phát triển của khách hàng.
- Các tài liệu về thuế: Các văn bản chế độ thuế riêng trong lĩnh vực hoạt động của khách hàng được cơ quan thuế cho phép, các tài liệu về thực hiện nghĩa vụ thuế hàng năm.
- Các tài liệu về nhân sự: Các thỏa ước lao động, hợp đồng lao động, các quy định riêng của khách hàng về nhân sự; quy định về quản lý và sử dụng quỹ lương;…
- Các tài liệu về kế toán:
+ Văn bản chấp thuận chế độ kế toán được áp dụng
+ Các nguyên tắc kế toán áp dụng: Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho,phương pháp tính dự phòng,…
- Các hợp đồng hoặc thỏa thuận với bên thứ ba có hiệu lực trong thời gian dài (ít nhất là hai năm tài chính): Hợp đồng kiểm toán, hợp đồng cho thuê, hợp đồng bảo hiểm, thỏa thuận vay,…
- Các tài liệu khác: Hồ sơ kiểm toán chung được cập nhật hàng năm khi có sự thay đổi liên quan đến các tài liệu đề cập trên đây.