DC miền Trung & miền Bắc: có 2 ở Đà Nẵng, Hải Phòng và 1 S ở Hà N ội.
25Việc tìm kiếm khách hàng nư ớc ngoài của Tập đoàn K hải Toàn chủ yếu chỉ
thông qua các kênh truyền thông như hội chợ, triển lãm, Thư ơng vụ Việt Nam t ại Th ái lan, qua bên thứ ba hay các m ối quan hệ quen biết... T uy nhiên vào thời điểm hiện nay, các phương thứ c tìm kiếm khách hàng như vậy khá tốn kém, không còn thuận lợi và phù hợp với tình hình cạnh tranh mới luôn gay gắt. Bên cạnh đó, sự tác động của cuộc khủng hoảng t ài chính đã kh iến các doanh nghiệp thu hẹp quy mô, tiết kiệm chi phí và tìm tới nhữn g kênh tiếp cận khách hàng mới phù hợp hơn nên Tập đoàn K hải Toàn đang triển khai áp dụng thư ơng mại điện tử và tham gia các sàn giao dịch B2B như A libaba.com để mở rộng các kênh tìm kiếm khách hàng .
Một số thông tin mà đội ngũ s ales cần quan tâm khi chọn lựa đối t ác gồm:
- Thông tin về lịch s ử công ty, mứ c độ ảnh hưởng, uy tín, tình hình tài chính. - Số lượng cần mu a, y êu cầu về chất lượng, chủng loại s ản phẩm, thời gian bảo hành, hoàn trả.
- Mức giá đáp ứng được, điều kiện vận chuyển, phư ơng thức t hanh toán.
Bước 2: Đàm ph án ký kết hợ p đồng
Sau khi chọn đư ợc đối tác có nhu cầu mua hàng thực sự hoặc nh ận được thư hỏi hàng của khách hàng, nhân viên sales sẽ liên hệ với khách hàng để gửi thư chào hàng, báo giá v à đề nghị hợp tác cụ thể thông qua hình thứ c email. Đ ồng thời gửi kèm cho khách hàng Cat alog, biểu giá, các thông tin về thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán, điều kiện giảm giá. Nếu đối tác có nhu cầu hợp t ác, nhân viên s ales s ẽ tiếp tục trao đổi thông tin và đàm phán với đối tác qua mail hoặc các mạng chat trự c tuyến.
Khi đối tác chấp nhận giá và các điều kiện của Tập đoàn Khải toàn đư a ra, đối tác s ẽ lập đơn đặt hàng gửi đi, thông tin bao gồm: tên hàng, chất lượng, số lượng, giá cả, bao bì, th ời hạn giao hàng, phương thức thanh t oán, điều kiện vận chuy ển…
Căn cứ vào đơn đặt hàng của đối tác, hai bên sẽ thống nhất lần nữa về điều kiện giao dịch và tạo lập hợp đồng để tiến hành ký kết, Tập đoàn Khải Toàn sẽ lập hợp đồng làm 4 bản tiếng anh có giá trị như nhau gử i đối tác ký trư ớc. Sau khi Khải toàn nhận đư ợc hợp đồng s ẽ tiến hành ký tiếp và gử i lại 2 bản qua đư ờng chứng từ khi giao hàng để đối tác lưu trữ, làm tham chiếu thự c hiện hợp đồng.
26
Bước 3: Phương th ức thanh toán
Thông thư ờng, đối t ác s ẽ m ở thủ tục thanh toán quốc tế t heo như thoả thuận đã ký trong hợp đồng bằng hình thức L/C, D/P, ngân hàng sẽ báo có sau khi đ ối t ác mở thanh toán quốc tế từ 3-7 ngày. Bộ phận chuyên trách s ẽ kiểm tra các chứ ng từ có giá xem nội dung có đúng như trong thoả thu ận và thông báo với đối tác để chỉnh sửa ngay nếu các điều kiện thoanh toán không đúng.
Tuy nhiên đối tác của K hải toàn chủ yếu sử dụng phư ơng thức t hanh toán T/T, khách hàng sẽ giao tiền ngay khi ký hợp đồng hoặc chuyển khoản khi hàng đến cảng.
Bước 4: Tiến hành sản xuất
Chuyển đơn hàng xuống nhà m áy và bắt đầu đi vào s ản xuất khi xác nhận được thanh toán quốc tế, bộ phận s ản xuất s ẽ chú ý đến chất lượng sản phẩm và thời gian giao hàng, ngoài ra thư ờng xuyên thông báo tiến độ s ản xuất cho đối t ác. Sau khi công việc sản xuất hoàn tất, đối tác s ẽ chỉ định công ty kiểm hàng hoặc tự kiểm hàng. Hàng sản xuất xong s ẽ được chuyển về D C Đồng nai để đóng gói theo yêu cầu của khách hàng.Tất cả phải đư ợc hoàn t ất trước thời hạn hợp đồng và thời hạn thanh toán quốc tế.
Bước 5: Xuất khẩu hàng san g Thái Lan
Điều kiện thanh toán:
- CNF tại cảng Ban gkok hoặc cảng chỉ định khác, K hải toàn s ẽ chịu trách nhiệm thuê tàu, làm thủ tục hải quan và chuyên chở hàng t ới cảng đến, chịu chi phí bốc dỡ hàng tại cảng bốc. Do khoảng cách địa lý gần và rủi ro chuyên chở ít khi xảy ra và hàng hóa không dễ hư hỏng trên đư ờng vận chuyển nên đối tác thư ờng chọn phương thứ c CNF thay vì CIF, ngoài ra giá CNF cũng thấp hơn s o với giá CIF. Trường hợp đối tác mới giao dịch lần đầu, đối tác thư ờng chọn mua th eo giá CIF hoặc tự mua bảo hiểm cho hàng hóa bán theo giá CN F.
Phư ơng tiện vận chuyển hàng tới cảng bốc:
- Chọn hình thức v ận chuyển bằng container 20’ (phụ kiện) hoặc 40H (ống đèn) của đối tác thuê ngoài cho hàng nguyên cont, số lượng lớn vì đây là loại hàng nhẹ nhưng khá cồng kềnh và chiếm diện tích.