Tổ chức công tác kế toán là việc thiết lập mối quan hệ giữa các phần việc nghiệp vụ kế toán nhằm thực hiện đầy đủ và có hiệu quả các phương pháp kế toán trong việc xử lý các nghiệp vụ kinh tế. Vì vậy để hệ thống tổ chức tốt công tác kế toán trong đó kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm cần phải có những điều kiện để hoàn thiện hơn.
Những người quản lý doanh nghiệp là những người có trách nhiệm ra quyết định trong hoạt động quản lý thì luôn luôn phải có những quyết định đúng đắn và có hiệu lực. Muốn đạt được yêu cầu này theo em ban lãnh đạo
công ty cần quan tâm đến:
- Cần phải có sự chỉ đạo chặt chẽ hơn nữa của ban lãnh đạo công ty từ các phòng ban đến từng bộ phận, phân xưởng sản xuất để đánh giá được hiệu quả công việc đảm bảo sử dụng hợp lý nhân lực để thực hiện hoạt động sản xuất với chất lượng và hiệu suất cao.
- Áp dụng các thành tựu tiên tiến vào việc thực hiện công tác kế toán ở công ty, thường xuyên bồi dưỡng và nâng cao trình độ nghề nghiệp, kiến thức khoa học tiên tiến cho nhân viên. Tổ chức cho nhân viên nâng cao kiến thức và sự hiểu biết tin học để đảm bảo việc tổ chức ứng dụng máy vi tính, các phần mềm kế toán đạt hiệu quả cao hơn so với kế toán thủ công.
- Hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm bằng cách tăng cường ghi chép ban đầu các chi phí tổ chức, Kế toán giá thành cần thực hiện ghi chép đầy đủ các chi phí vào các sổ chi tiết, Sổ tổng hợp và các tài liệu có liên quan để phù hợp với hình thức ghi sổ công ty đã sử dụng.
- Nâng cao chất lượng của tài liệu kế toán thì kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm cần tách riêng về tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại phục vụ cho sản xuất, phục vụ cho quản lý.. để tạo điều kiện cho kế toán tính giá thành một cách chính xác, kịp thời và đầy đủ.
- Phải có sự giám sát kiểm tra kịp thời việc thực hiện các chỉ tiêu tiết kiệm vật tư, lao động ở từng đội thi công để có động viên khen thưởng hoặc kỷ luật góp phần nâng cao năng suất lao động trong công ty.
- Có thể nói sự thành công của một doanh nghiệp phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Trong cơ chế thị trường hiện nay để tồn tại thì một trong những yếu tố quan trọng đó là việc công ty có đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của nhà đầu tư cũng như những khách hàng ngày càng khó tính khi lựa chọn nhà cung cấp. Nhà đầu tư hay khách hàng là người quyết định mua hàng nên
muốn giữ được họ cho mình thì công ty phải cung cấp sản phẩm theo giá và chất lượng mà người tiêu dùng có thể chấp nhận được cũng như việc cung cấp, tư vấn, thông tin cho khách hàng sao cho chủ đầu tư, khách hàng luôn yên tâm khi chọn công ty là nhà cung cấp cho mình. Việc tìm mọi biện pháp để tiết kiệm chi phí hạ thấp giá thành và nâng cao chất lượng sản phẩm là điều kiện để công ty tồn tại và phát triển không ngừng. Vì nếu như sản phẩm của công ty sản xuất ra đảm bảo được chất lượng sẽ dẫn đến việc tiêu thụ nhanh, giá cả hợp lý thì doanh nghiệp thu được lợi nhuận, thanh toán được các khoản nợ đối với khách hàng, với cán bộ công nhân viên và thực hiện nghĩa vụ với nhà nước... Điều quan trọng hơn cả là doanh nghiệp sẽ có vốn nhiều hơn nữa để mở rộng quy mô sản xuất, có ưu thế trên thị trường trong và ngoài nước.
3.2. Giải pháp hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp Công ty CP Tư vấn và xây dựng Vĩnh Hưng
Qua tìm hiểu và nghiên cứu tình hình thực tế công tác tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty CP Tư vấn và xây dựng Vĩnh Hưng, em nhận thấy về cơ bản công tác kế toán đã đảm bảo tuân thủ theo đúng chế độ hiện hành, phù hợp với điều kiện cụ thể của Công ty cũng như đáp ứng được yêu cầu của công tác cung cấp thông tin quản lý nói chung. Tuy nhiên trong quá trình hạch toán chi phí sản xuất còn tồn tại những vướng mắc mà theo em nếu khắc phục được sẽ giúp cho công tác hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả hơn.
Với mong muốn góp phần hoàn thiện công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty CP Tư vấn và xây dựng Vĩnh Hưng, em xin đề xuất một số giải pháp hoàn thiện sau:
• Về mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Hiện nay, bộ máy kế toán của công ty chỉ gồm 05 người kiêm nhiệm nhiều phần hành khác nhau, một người có thể kiêm nhiệm đến 3 phần hành, điều này vừa sai nguyên tắc, vừa dẫn đến gian lận và sai sót trong cộng sổ. Để công việc kế toán của công ty được tiến hành tốt hơn, ở văn phòng công ty nên tuyển thêm kế toán phù hợp với các phần hành khác nhau, phân chia công việc nhằm đảm bảo tính đúng đắn theo quy đinh, đồng thời quá trình vào sổ, tổng cộng số liệu lên các báo cáo kế toán được tiến hành nhanh gọn hơn, đảm bảo tính kịp thời.
Song song với việc tuyển thêm nhân viên kế toán văn phòng, dưới công trình công ty cũng nên bố trí thêm nhân viên kế toán nam công trình để theo dõi đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh, định kỳ, tập hợp chứng từ chuyển về phóng kế toán, việc làm này vừa có tác dụng kiểm tra được tính nghiêm túc của nhân viên thống kê các đội, vừa ảnh hưởng tích cực đến quá trình luân chuyển chứng từ.
• Về chứng từ luân chuyển chứng từ
Như đã trình bày ở trên, việc luân chuyển chứng từ về phòng kế toán để hạch toán là rất chậm, không chỉ do nguyên nhân khách quan là địa điểm thi công các công trình xây dựng thường ở xa, nằm rải rác ở nhiều địa bàn mà còn do nguyên nhân chủ quan từ phía nhân viên thống kê của các đội không thực hiện đúng trách nhiệm luân chuyển chứng từ của mình. Để khắc phục tình trạng này Công ty cần quy định về thời gian nộp chứng từ để kế toán có số liệu, xử lý dữ liệu và phản ánh kịp thời. Thời gian Công ty nên quy định theo kiểu mở tức thời gian nộp chứng từ nên căn cứ vào phạm vi địa bàn của công trình thi công, đồng thời có những biện pháp khen thưởng – kỷ luật rõ ràng. Có như vậy, việc luân chuyển chứng từ mới được đảm bảo và công tác kế toán cũng được kịp thời.
• Về tài khoản và phương pháp kế toán + Về tài khoản
Trước mắt công ty chưa có kế hoạch mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh, nhưng sang năm tới và những năm sau đó công ty có thể sẽ mở rộng sản xuất kinh doanh thi công thêm nhiều công trình, hạng mục công trình. Do vậy, những tài khoản sử dụng hiện nay cần phải chi tiết hơn nữa, thậm chí có thể sử dụng một tài khoản ở nhiều cấp.
+ Về phương pháp kế toán
Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, điều này rất thuận lợi trong việc áp dụng kế toán máy. Công ty đã tiến hành trang bị hệ thống máy tính cho phòng kế toán và phần mềm kế toán misa 7.9, tuy nhiên trong phần mềm kế toán misa 7.9 còn một số hạn chế chưa được khắc phục ví dụ như nếu kế toán đánh sai mã số thuế của 1 đơn vị nào đó nó sẽ không báo lỗi, không hỗ trợ được doanh nghiệp tạo mẫu, phát hành, in quản lý và sử dụng hóa đơn theo nghị định 51/2010/NĐ – CP.
Từ thực tế trên cho thấy sự cần thiết của việc nâng cấp phần mềm kế toán lên phiên bản cao hơn là điều rất cần thiết với khối lượng công việc ngày càng nhiều như hiện nay.
Để nâng cấp phần mềm kế toán đòi hỏi Công ty cần bổ sung chi phí để nâng cấp sang phiên bản mới và có nhiều tính năng ưu việt hơn.
+ Về sổ kế toán chi tiết
Công ty nên lập bảng tổng hợp chi tiết sổ chi tiết để phục vụ việc tổng hợp chi phí sản xuất tránh việc phải nhặt số liệu từ nhiều sổ chi tiết khác nhau khi tính giá thành và cũng để phục vụ cho việc đối chiếu kiểm tra với các số cái TK được chính xác.
+ Về sổ kế toán tổng hợp
Việc công ty sử dụng Sổ tổng hợp như hiện nay thì có Sổ cái hiện nay là chưa đầy đủ, từ đó chưa cung cấp được một cách đầy đủ các thông tin chi tiết cho yêu cầu quản trị nội bộ của Công ty. Cụ thể trên sổ cái của Công ty thiếu cột ghi chú.
Trên sổ sách, mỗi cột đảm nhiệm một chức năng riêng, mặc dù cột ngày tháng ghi sổ chỉ phản ánh về mặt thời gian nhưng cũng rất quan trọng bởi nó là căn cứ để kiểm tra, đối chiếu các số liệu ghi trên Sổ Cái từ các sổ và thẻ kế toán chi tiết. Nếu thiếu cột này việc tìm kiếm và kiểm tra các số liệu sẽ rất khó khăn và tốn nhiều thời gian, công sức. Ngoài ra trên sổ không có cột ghi chú nên sau này khi có phát sinh liên quan đến nghiệp vụ cần chú thích thêm để thuận tiện cho việc quản lý sẽ không có chỗ ghi. Do vậy, để theo dõi một cách chi tiết, chính xác hơn. Để phục vụ tốt cho công việc quản trị nội bộ, Sổ Cái tài khoản nên thêm vào cột ghi chú.
•Về phương pháp kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành + Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí NVLTT là một khoản mục chi phí có tỷ trọng lớn nhất trong giá thành sản phẩm xây lắp, do đó đòi hỏi phải được quản lý một cách chặt chẽ nhằm mục tiêu tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Để đảm bảo công tác quản lý tốt, Công ty nên quy định các khoản chi phí mua NVL có giá trị lớn, phát sinh thường xuyên thì lựa chọn và ký hết hợp đồng cung ứng vật tư trực tiếp với nhà cung cấp uy tín – tin tưởng để đảm bảo được chất lượng cũng như số lượng NVL, từ đó làm cho chất lượng công trình ngày càng được nâng cao.
Mặt khác, chi phí thu mua vật tư cũng góp phần đáng kể để làm tăng chi phí sản xuất trong doanh nghiệp xây lắp nên để tránh tình trạng nhân viên thu mua khai khống chi phí thu mua nhằm hưởng lời thì công ty nên lập dự toán
rõ ràng. Hơn nữa để quản lý chặt chẽ hơn việc hao hụt vật tư trong quá trình vận chuyển thì Công ty nên trích khoản dự phòng hao hụt vật tư trong định mức và quy định mức hao hụt vật tư một cách rõ ràng.
+ Chi phí nhân công trực tiếp
Theo như cách hạch toán của Công ty, toàn bộ các khoản tiền lương chính, lương phụ, phụ cấp trả cho người lao động (không phân biệt lao động thuộc công ty hay lao động thuê ngoài) đều được hạch toán trên TK 334. Như vậy việc hạch toán chung trên TK 334 sẽ không thấy được tỷ trọng tiền lương, phụ cấp trả cho lao động thuộc biên chế của công ty và tiền công phải trả cho lao động thuê ngoài trong tổng chi phí nhân công trực tiếp.
Vì lý do trên, kế toán Công ty cần phải hạch toán chi tiết TK 334, có như vậy mới nhận định rõ khoản phải trả cho lao động thuê ngoài. Từ đó, cung cấp thông tin cho Ban quản lý để nắm bắt tình hình chặt chẽ hơn và có chính sách quản lý phù hợp hơn.
Mặt khác, đối với việc trích trước tiền lương nghỉ phép của cán bộ nhân viên nói chung và công nhân trực tiếp sản xuất nói riêng chưa thấy được thực hiện tại Công ty. Đây cũng là khoản ảnh hưởng tới việc tính giá thành sản phẩm của Công ty, do vậy kế toán cần phải thực hiện khâu trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất vì Công ty không thể bố trí cho lao động trực tiếp nghỉ phép đều đặn giữa các kỳ hạch toán hoặc tính thời vụ nên kế toán phải dự toán được tiền lương nghỉ phép để tiến hành trích trước tính vào chi phí của các kỳ hạch toán theo số dự toán với cách tính như sau: Mức trích trước tiền lương CN nghỉ phép theo kế hoạch = Tổng lương thực tế trong kỳ trả công nhân
trực tiếp sản xuất
Trong đó: Tỷ lệ trích
trước =
Tổng tiền lương nghỉ phép theo kế hoạch năm của CNTT sản xuất
x 100
Tổng tiền lương kế hoạch năm của công nhân trực tiếp sản xuất
Công ty áp dụng phương pháp trả công cho công nhân sản xuất theo thời gian lao động là đúng chế độ nhưng theo em là chưa hiệu quả. Bởi trong xu thế hiện nay, các ngành xây dựng nói riêng và các ngành sản xuất nói chung thì việc trả lương cho công nhân trực tiếp theo thời gian lao động sẽ không làm cho công tác sản xuất đạt hiệu quả, không đẩy mạnh được tiến độ thi công, không tăng năng suất của người lao đông, từ đó có thể kéo dài thời gian sản xuất sản phẩm, hay nói cách khác thời gian cho một sản phẩm hoàn thành sẽ lâu hơn. Do đó, theo em thì đối với công nhân trực tiếp sản xuất thì nên áp dụng trả lương theo phương pháp khoán sản phẩm. Việc khoán sản phẩm sẽ giúp cho việc tăng hiệu quả lao động nhờ kích thích người lao động có trách nhiệm trong công việc, hăng sau lao động đồng thời gắn lợi ích của người lao động với chất lượng tiến độ thi công các công trình. Mặc dù cách tính theo phương pháp này sẽ phức tạp hơn cách tính lương theo thời gian lao động của công nhân trực tiếp sản xuất.
+ Chi phí sử dụng máy thi công
Hiện nay Công ty không có một máy thi công nào mà tất cả đều thuê, cả bộ phận điều khiển máy cũng thuê trọn gói. Việc thuê toàn bộ chi phí máy thi công như vậy cũng có mặt trái của nó, chi phí thuê máy sẽ rất tốn kém, ảnh hưởng đến tổng chi phí của toàn bộ công trình. Vì vậy, để tiết kiệm chi phí sử dụng máy, ở mỗi đội nên tiến hành mua, lắp đặt một số máy thi công thường xuyên sử dụng, đồng thời tiến hành tuyển thêm nhân công trực tiếp điều khiển các loại máy đó, việc giảm chi phí được bao nhiêu sẽ có tác dụng tốt bấy nhiêu, đây là vấn đề thiết thực của toàn công ty.
+ Chi phí sản xuất chung
Công ty đưa cả những chi phí dành cho máy thi công cho vào chi phí sản xuất chung, do đó làm cho chi phí sản xuất chung tăng lên. Vậy công ty nên tách riêng những chi phí dành cho máy thi công và tập hợp riêng, kế toán nên lập bảng chi phí SXC để tập hợp những chi phí SXC phát sinh trong kỳ. Khi đó việc theo dõi sẽ trở nên thuận tiện hơn.
Các khoản trích theo lương của CNTT sản xuất Công ty nên hạch toán chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình để đảm bảo tính hợp lý của chi phí phát sinh tại công trình.
• Về báo cáo chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm
Báo cáo kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm là giá trị của các hao phí lao động sống lao động vật hóa, và chi phí cần thiết khác kết tinh trong sản phẩm hoàn thành. Giá thành sản phẩm là chỉ tiêu tổng hợp phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh thể hiện hiệu quả của các bộ phận, tổ