KSV Thủ trưởng đơn vị 5 Ngân quỹ 1b GDV 6 KH nộp tiền 1a 2
Bước 1a: KH đến quầy giao dịch, đưa ra yêu cầu gửi tiền. GDV tiến hành tư vấn loại sản phẩm tiền gửi thích hợp với nhu cầu KH và in phiếu thu.
Bước 1b: KH đến quầy ngân quỹ nộp tiền theo phiếu thu. Chứng từ phát sinh: bảng kê tiền .
Bước 2: Thủ quỹ chuyển chứng từ cho GDV. GDV dựa vào phiếu thu và bảng kê tiền đã nộp tiến hành: in sổ Tiết kiệm, và ghi vào phiếu lưu tiết kiệm nếu KH mở tiết kiệm, thẻ tài khoản nếu là tiền gửi khác…
Bước 3: GVD sau đó chuyển lên cho KSV. Nếu chứng từ có sai sót, KSV sẽ trả chứng từ lại cho GVD tiến hành chỉnh sửa. Nếu chứng từ hợp lệ, KSV sẽ kí duyệt chứng từ.
Bước 4: KSV chuyển chứng từ lên cho thủ trưởng đơn vị tiến hành kí duyệt. Bước 5: Thủ trưởng đơn vị chuyển trả chứng từ cho GDV
Bước 6: GDV chuyển trả những chứng từ cần thiết cho KH như: sổ tiết kiệm hay thẻ tài khoản, CMND/ hộ chiếu…Chuyển chứng từ còn lại cho bộ phận lưu chứng từ.
2.2.3.2 Quy trình rút tiền tổng quát:
KH nộp chứng từ GDV KSV Ngân quỹ 1 2 3 4 5 Thủ trưởng đơn vị
Bước 1: KH đến quầy giao dịch đưa ra yêu cầu muốn rút tiền. KH trình các giấy tờ: CMND/ hộ chiếu, sổ tiết kiệm, giấy ủy quyền…
Bước 2: GDV tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, nếu chứng từ không có sai sót sẽ tiến hành quy trình rút tiền cho KH. GDV hoạch toán và cho in phiếu chi, bảng kê trả lãi (nếu có), hoặc phiếu chuyển khoản….sau đó chuyển qua cho KSV. Nếu chứng từ có sai sót, KSV sẽ trả chứng từ lại cho GVD tiến hành chỉnh sửa. Nếu chứng từ hợp lệ, KSV sẽ kí duyệt chứng từ.
Bước 3: KSV chuyển chứng từ lên cho thủ trưởng đơn vị tiến hành kí duyệt
Bước 4: Thủ trưởng đơn vị tiến hành kiểm soát 1 lần nữa. Nếu không có gì sai sót sẽ kí duyệt. Sau đó trả chứng từ cho thủ quỹ để tiến hành rút tiền cho khách. Bước 5: Thủ quỹ trả lại tiền cho KH theo số tiền trên phiếu chi, và hướng dẫn KH kí
tên trên bảng kê. Sau đó trả lại cho KH CMND/ hộ chiếu, và các giấy tờ còn lại sẽ chuyển cho bộ phận lưu chứng từ.
2.2.4 Một số quy trình cụ thể trong kế toán giao dịch :
2.2.4.1 Đăng ký mở thẻ TK và nộp tiền lần đầu vào tài khoản tiết kiệm (TKh TK) :
Tiếp nhận và hướng dẫn
KH nộp tiền vào Tkh TK
Ký duyệt chứng từ và thẻ TK Lập thẻ TK và thẻ lưu TK
Giao thẻ TK cho KH và lưu thẻ lưu TK
• Diễn giải : Đăng ký mở thẻ TK và nộp tiền lần đầu vào tài khoản tiết kiệm
Bước 1: Tiếp nhận và hướng dẫn khách hàng. GDV /KTGD tiếp nhận nhu cầu gửi tiền và kiểm tra giấy tờ KH xuất trình. Hướng dẫn tư vấn KH những quy định, quy chế cụ thể liên quan đến tiền gửi TK.
Chứng từ được dùng đến trong bước này là: CNMD, các giấy tờ liên quan đến việc ủy quyền, đại diện giám hộ, đồng sở hữu ….
Bước 2:KH nộp tiền vào Tkh TK: Lập phiếu thu tiền, nhập nộp tiền vào TKh TK. GDV/KTGD thực hiện mở thẻ tiết kiệm trên chương trình Gold River lập và in phiếu thu, chuyển phiếu thu sang TQ và hướng dẫn nộp tiền vào TKh. TQ hướng dẫn KH lập, ký và ghi họ tên trên bảng kê các loại tiền thu vào (TQ có thể lập thay KH và hướng dẫn KH ký và ghi họ tên vào bảng kê tiền) và thu tiền. Thu tiền xong, TQ ký tên phiếu thu và bảng kê tiền, hướng dẫn KH ký và ghi họ tên vào phiếu thu. Chuyển trả phiếu thu tiền (kẹp chung bảng kê tiền) cho GDV/KTGD để in thẻ TK và lập thẻ lưu TK.
Chứng từ: Phiếu thu tiền, bảng kê tiền.
Định khoản:
• Đối với tài khoản tiết kiệm không kỳ hạn: tài khoản tiết kiệm có kỳ hạn _lãi nhiều kỳ; tài khoản tiết kiệm có kỳ hạn _lãi cuối kỳ: GDV/KTGD lập phiếu, hạch toán :
Nợ TK tiền mặt (TK 101, 103 )
Có TK tiền gửi tiết kiệm (TK 423, 424 )
Số tiền: số tiền mặt thực tế khách hàng nộp vào ngân hàng.
VD: Ngày 16/5/2011 KH Lê Thụy Mầu lập sổ tiết kiệm không kỳ hạn 100 triệu, ta sẽ định khoản như sau:
Nợ TK 1011.10.00.SO.00001 100.000.000 Có TK 4231.00.00.SO.00123 100.000.000 ( Chi nhánh Sài Gòn kí hiệu là SO)
VD: Ngày 16/05/2011 KH Myolie Luong lập sổ tiết kiệm 500 USD, kì hạn 3 tháng, lãi cuối kì, ta hoạch toán như sau:
Nợ TK 1031.10.37.SO.00001 500 Có TK 4242.03.37.SO.00130 500
• Đối với tài khoản tiết kiêm có kỳ hạn _ lãi trả truớc :
Nợ TK tiền mặt (TK 101,103 ) – số tiền mặt thực tế khách hàng nộp vào ngân hàng.
Nợ TK chi phí chờ phân bổ (TK 3880 ) –số tiền lãi khách hàng được hưởng . Có TK tiền gửi tiết kiệm (TK 423,424 )-số tiền KH thực gửi (ghi trên thẻ
tiết kiệm).
VD: Ngày 17/5/2011 KH Trương Đức Minh lập sổ tiết kiệm kỳ hạn 3 tháng với 100 triệu, lãi trả trước; thì tiền lãi sẽ được tính như sau:
100.000.000 x 3x 13.96%/12= 3.490.000 Ta sẽ định khoản như sau:
Nợ TK 1011.10.00.SO00001 96.510.000 Nợ TK 3880.30.00.SO.00001 3.490.000
Có TK 4232.03.00.SO.00065 100.000.000
Bước 3: Lập thẻ lưu TK và in thẻ TK: Căn cứ vào phiếu thu tiền (TQ đã ký) GDV/KTGD tiến hành: In thẻ TK, ký tên vào mục GDV, lập và ký tên vào thẻ lưu TK, hướng dẫn KH đăng ký chữ ký mẫu (ký 2 chữ ký mẫu). Chuyển toàn bộ chứng từ (phiếu thu tiền, bảng kê tiền, thẻ tiết kiệm) sang KSV kiểm tra.
Chứng từ: Phiếu thu tiền, bảng kê tiền, thẻ lưu TK, thẻ TK Bước 4: Ký duyệt chứng từ và thẻ TK. KSV kiểm tra chứng từ :
Nếu chưa hợp lệ chuyển trả GDV/KTGD để chỉnh sửa hoặc lập lại mới.
Nếu chứng từ hợp lệ, KSV kí duyệt, sau đó chuyển cho thủ trưởng đơn vị hay người được ủy quyền ký tên trên thẻ TK và phiếu thu tiền, chuyển trả toàn bộ chứng từ cho GDV/KTGD.
Chứng từ: Phiếu thu tiền kèm theo bảng kê, thẻ TK, chứng từ khác
Bước 5: Giao thẻ TK cho KH và lưu thẻ lưu TK. GDV/KTGD tiến hành: Giao thẻ TK và 2 liên phiếu thu tiền (nếu KH yêu cầu) cho KH. Lưu thẻ lưu TK. Chuyển phiếu thu kẹp chung bảng kê tiền sang bộ phận hậu kiểm chứng từ .
Tiếp nhận và hướng dẫn Kiểm tra tiền chuyển đến khách hàng
Lập thẻ tiết kiệm, phiếu chuyển khoản gửi tiết kiệm và thẻ lưu tiết kiệm
Ký duyệt chứng từ và thẻ tiết kiệm
Giao thẻ tiết kiệm cho khách hàng và lưu thẻ lưu tiết kiệm
2.2.4.2 Quy trình gửi chuyển khoản lần đầu vào tài khoản tiết kiệm:
• Diễn giải: Quy trình gửi chuyển khoản lần đầu vào tài khoản tiết kiệm.
Bước 1: Tiếp nhận và hướng dẫn KH. GDV/KTGD tiếp nhận nhu cầu gửi tiền và kiểm tra giấy tờ KH xuất trình. Hướng dẫn tư vấn KH những quy định, quy chế cụ thể liên quan đến tiền gửi TK.
Chứng từ: CNMD, các giấy tờ liên quan đến việc ủy quyền, đại diện giám hộ, đồng sở hữu ….
Bước 2: Kiểm tra tiền chuyển đến TKh tiền gửi của KH: Đối với tiền chuyển từ đơn vị thuôc NHKL, từ các NH khác: GDV/ KTGD kiểm tra điện báo có chuyển tiền của KH. Trường hợp KH trích TGTT: GDV/KTGD hướng dẫn KH lập UNC để trích TGTT vào TKh TK, kiểm tra TKh TGTT của KH.
Ghi chú: Người thụ hưởng chuyển tiền phải là người sở hữu TKh TK. Nội dung điện báo Có phải ghi rõ chuyển đến … (tên đơn vị) để gửi TKh (ghi rõ kỳ hạn gửi, kỳ lĩnh lãi). Đối với ủy nhiệm chi phải ghi rõ trích tiền chuyển sang gửi TK (ghi rõ kỳ hạn gửi, kỳ lĩnh lãi)
Chứng từ sử dụng: Điện báo có chuyển tiền hoặc Ủy nhiệm chi.
Bước 3: Lập thẻ TK, Phiếu chuyển khoản gửi TK và thẻ lưu TK. Sau khi thực hiện kiểm tra xác nhận tiền chuyển đến đầy đủ, hay KH lập UNC xong, GDV/KTGD thực hiện mở thẻ TK trên chương trình GR: In phiếu chuyển khoản, in thẻ TK, ký tên vào mục GDV .
Ghi chú: Sau khi thực hiện xong việc mở thẻ TK, không in phiếu thu tiền mặt, thực hiện thao tác: chỉnh sửa lại tài khoản ghi Nợ cho phù hợp, in phiếu chuyển khoản rồi cập nhật chứng từ. Lập và ký tên vào thẻ lưu TK, hướng dẫn KH đăng ký chữ ký mẫu (2 chữ ký mẫu). Chuyển toàn bộ chứng từ (phiếu chuyển khoản, điện báo Có/ UNC, thẻ TK) sang KSV kiểm tra .
Định khoản:
• Đối với tài khoản tiết kiệm không kỳ hạn; tài khoản tiết kiệm có kỳ hạn _lãi nhiều kỳ; tài khoản tiết kiệm có kỳ hạn _lãi cuối kỳ: GDV/KTGD lập phiếu chuyển khoản, hạch toán :
Nợ TK thích hợp (TGTT , thanh toán nội bộ ….) Có TK tiền gửi tiết kiệm (TK 423, 424 ) Số tiền KH thực gửi (ghi trên thẻ TK).
VD: Ngày 21/04/2011 KH Lê Nhữ Hà chuyển 10.000.000 từ TKh TGTT số 456 qua TKh TK không kỳ hạn số 276:
Nợ TK 4211.11.00.SO.000456 10.000.000 Có TK 4231.00.00.SO.000276 10.000.000 • Đối với tài khoản tiết kiệm có kỳ hạn _ lãi trả truớc :
Nợ TK thích hợp (TGTT, thanh toán nội bộ …)-số tiền trên báo có UNC Nợ TK chi phí chờ phân bổ (TK 3880) –số tiền lãi KH được hưởng .
Có TK tiền gửi tiết kiệm (TK 423, 424)-số tiền KH thực gửi (ghi trên thẻTK)
VD: Ngày 03/05/2011 KH Diệp Minh Tâm chuyển 50.000.000 từ phòng giao dịch Tân Bình của ngân hàng Kiên Long vào Chi nhánh Sài Gòn để gửi tiết kiệm 3 tháng, thì số lãi được lãnh là:
50.000.000 x 3x 13.96%/12= 1.745.000 Ta định khoản như sau:
Nợ 5199.19.00.SO.00001 50.000.000 Nợ TK 3880.10.00.SO.00001 1.745.000
Có TK 4232.03.00.SO.000142 51.745.000
Chứng từ sử dụng: Phiếu chuyển khoản điện báo có chuyển tiền hoặc ủy nhiệm chi, thẻ lưu tiết kiệm, thẻ tiết kiệm
Bước 4: Ký duyệt chứng từ và thẻ lưu TK .KSV kiểm tra chứng từ : Nếu chưa hợp lệ chuyển trả GDV/KTGD để chỉnh sửa hoặc lập lại mới.
Nếu chứng từ hợp lệ, KSV kí duyệt, sau đó chuyển cho thủ trưởng đơn vị hay người được ủy quyền ký tên trên thẻ TK và phiếu chuyển khoản, điện báo có/UNC chuyển trả toàn bộ chứng từ cho GDV/KTGD.
Tiếp nhận và hướng dẫn
Lập phiếu thu, khách hàng nộp tiền vào tài khoản tiết kiệm
Giao thẻ TK cho Khách hàng và lưu thẻ lưu TK Cập nhật thẻ TK, thẻ lưu TK
Ký duyệt chứng từ và thẻ TK
Chứng từ: Phiếu chuyển khoản, điện báo có chuyển tiền hoặc ủy nhiệm chi, thẻ tiết kiệm
Bước 5: Giao thẻ TK cho KH và lưu thẻ lưu TK. GDV/KTGD: Giao thẻ TK và 1 liên UNC (hay giấy báo Nợ TGTT ). Chuyển phiếu chuyển khoản kẹp chung điện báo Có /UNC sang bộ phận hậu kiểm chứng từ .
2.2.4.3 Quy trình nộp thêm tiền mặt vào tài khoản tiết kiệm không kỳ hạn :
• Diễn giải: Quy trình nộp thêm tiền mặt vào tài khoản tiết kiệm không kỳ hạn Bước 1:Tiếp nhận và hướng dẫn KH. GDV/KTGD tiếp nhận nhu cầu gửi tiền, trao đổi thống nhất với KH số tiền cần gửi thêm vào TKh TK (không kỳ hạn).
Chứng từ: Thẻ TK
Bước 2 :Lập phiếu thu, KH nộp tiền vào TKh TK. GDV/KTGD thực hiện việc gửi thêm vào TKh TK (không kỳ hạn) trên GR lập và in phiếu thu (2 liên), ký tên và chuyển sang TQ để KH nộp tiền .TQ hướng dẫn KH lập, ký và ghi họ tên trên bảng kê các loại tiền thu vào (TQ có thể lập thay KH và hướng dẫn KH ký và ghi họ tên vào phiếu thu) và thu tiền.Thu tiền xong TQ ký tên vào bảng kê tiền, hướng dẫn KH ký và ghi họ tên vào phiếu thu .Chuyển trả phiếu thu tiền (kẹp chung bảng kê tiền )cho GDV/KTGD để in (cập nhật thẻ TK và thẻ lưu TK)
Chứng từ: Phiếu thu tiền, bảng kê tiền
Tiếp nhận và hướng dẫn
Kiểm tra tiền chuyển đến hoặc TK TGTT của KH Lập phiếu chuyển khoản, cập nhật thẻ lưu TK, thẻ TK
Ký duyệt chứng từ và thẻ TK
Nợ TK tiền mặt (TK 101, 103 )
Có TK Tkh TK (không kỳ hạn) (TK 4231, 4241) Số tiền: số tiền mặt thực tế khách hàng nộp vào ngân hàng
VD: Ngày 04/05/2011 khách hàng nộp thêm 1 tỷ tiền mặt vào tài khoản không kỳ hạn số 589, ta sẽ định khoản như sau:
Nợ TK 1011.10.00.SO.00001 1.000.000.000 Có TK 4231.00.00.SO.000589 1.000.000.000
Bước 3:Cập nhật thẻ TK,thẻ lưu TK. Căn cứ vào phiếu thu tiền (TQ đã ký thu tiền),GDV/KTGD cập nhật số tiền gửi thêm vào thẻ TK và thẻ lưu TK, ký tên vào thẻ lưu TK. Chuyển toàn bộ chứng từ (phiếu thu tiền và bảng kê nộp tiền, thẻ TK ) sang KSV kiểm tra.
Chứng từ: Phiếu thu tiền, bảng kê tiền, thẻ lưu TK, thẻ TK
Ghi chú:Để tránh trướng hợp thẻ TK bị kẹt khi in (do KH bảo quản thẻ không tốt, thẻ TK bị nhàu nát),GDV/KTGD viết tay vào thẻ TK mà không in thẻ .
Bước 4: Ký duyệt chứng từ và thẻ TGTK. KSV kiểm tra chứng từ :
Nếu chưa hợp lệ chuyển trả GDV/KTGD để chỉnh sửa hoặc lập lại mới. Nếu chứng từ hợp lệ, KSV kí duyệt, sau đó chuyển cho thủ trưởng đơn vị hay người được ủy quyền ký tên trênphiếu thu. Chuyển trả toàn bộ chứng từ cho GDV/KTGD.
Chứng từ: Phiếu thu tiền bấm kèm bảng kê, thẻ TK
Bước 5:Giao thẻ TK cho KH và lưu thẻ lưu TK. GDV/KTGD tiến hành: Giao thẻ TK và liên 2 phiếu thu tiền (nếu KH yên cầu)cho KH, và chuyển phiếu thu kẹp chung bảng kê nộp tiền sang bộ phận hậu kiểm chứng từ .
2.2.4.4 Quy trình chuyển khoản thêm vào tài khoản tiết kiệm không kỳ hạn:
• Diễn giải : Quy trình chuyển khoản thêm vào tài khoản tiết kiệm không kỳ hạn: Bước 1 : Tiếp nhận và hướng dẫn KH .GDV/KTGD tiếp nhận nhu cầu gửi tiền, trao đổi thống nhất với KH số tiền cần gửi thêm vào Tkh TK (không kỳ hạn).
Ghi chú: Trường hợp KH không giao dịch trực tiếp với NH thì bỏ qua bước này.
Chứng từ:Thẻ TK.
Bước 2: Kiểm tra chứng từ chuyển đến hoặc Tài khoản tiền gửi của KH. Đối với tiền chuyển từ đơn vị thuộc NHKL, từ các NH khác: GDV/KTGD kiểm tra điện báo có chuyển tiền của KH. Trường hợp KH trích TK TGTT: GDV/KTGD hướng dẫn KH lập UNC, kiểm tra TK TGTT của KH.
Ghi chú: Người thụ hưởng chuyển tiền phải là người sở hữu Tkh TK. Nội dung điện báo có phải ghi rõ chuyển đến …. (tên đơn vị ) để gửi TK (ghi số thẻ TK đã mở lần trước). Đối với UNC phải ghi rõ trích tiền chuyển sang gửi TK( ghi rõ số thẻ TK đã mở trước đây).
Chứng từ:Điện báo có chuyển tiền hoặc ủy nhiệm chi.
Bước 3: Lập phiếu chuyển khoản, Cập nhật thẻ lưu TK và thẻ TK. Sau khi thực hiện kiểm tra xác nhận tiền đã chuyển đến đầy đủ, hoặc KH lập UNC, GDV/KTGD thực hiện thủ tục gửi thêm vào thẻ TK trên chứng từ GR: In phiếu chuyển khoản, cập nhật thẻ lưu TK, thẻ TK (nếu KH giao dịch trực tiếp với NH) Chuyển toàn bộ chứng từ (phiếu chuyển khoản, điện báo có/UNC, thẻ TK ) sang KSV kiểm tra .
Chứng từ:Phí chuyển khoản, điện báo có chuyển tiền hoặc ủy nhiệm chi, thẻ lưu TK, thẻ TK
Định khoản:
• Đối với tài khoản tiết kiệm không kỳ hạn; tài khoản tiết kiệm có kỳ hạn _lãi nhiều kỳ; tài khoản tiết kiệm có kỳ hạn _lãi cuối kỳ: GDV/KTGD lập phiếu chuyển khoản, hạch toán :
Nợ TK thích hợp (TGTT , thanh toán nội bộ ….) Có TK tiền gửi tiết kiệm (TK 4231, 4241 ) Số tiền KH thực gửi (ghi trên thẻ TK).
VD: Ngày 08/05/2011 KH chuyển 1.200.000.000 từ Phòng giao dịch Bình Tây của ngân hàng Kiên Long vào Chi nhánh Sài Gònđể thêm tiền vào TKh TK không kì hạn: Ta định khoản như sau:
Nợ TK 5199.11.00.SO.000001 1.200.000.000 Có TK 4231.00.00.SO.000278 1.200.000.000
Tiếp nhận và hướng dẫn Kiểm tra Tkh TK của KH
Lập chứng từ
Ký duyệt chứng từ và thẻ TK KH lĩnh tiền
Trả giấy tờ cho KH và lưu chứng từ
Bước 4 :Ký duyệt chứng từ và thẻ TK. KSV kiểm tra :
Nếu chưa hợp lệ chuyển trả Giao dịch viên /Kế toán giao dịch để chỉnh sửa hoặc lập lại mới.
Nếu chứng từ hợp lệ, KSV kí duyệt, sau đó chuyển cho thủ trưởng đơn vị hay người được ủy quyền ký tên trên phiếu chuyển khoản, điện báo có/UNC, và kiểm tra cập nhật thẻ TK (nếu KH giao dịch trực tiếp với NH), và chuyển trả toàn bộ chứng từ cho GDV/KTGD.
Chứng từ: Phiếu chuyển khoản, điện báo có chuyển tiền hoặc ủy nhiệm chi, thẻ tiết kiệm.
Bước 5: Giao thẻ TK cho KH và lưu thẻ lưu TK. GDV/KTGD tiến hành: Giao thẻ TK và 1 liên UNC/ giấy báo nợ (nếu KH giao dịch trực tiếp với NH. Chuyển phiếu chuyển khoản kẹp chung điện báo có /UNC sang bộ phận hậu kiểm chứng từ .
Trường hợp này: KH không giao dịch trực tiếp với NH thì trong lần giao dịch kế tiếp gần nhất, GDV/KTGD phải cập nhật các giao dịch phát sinh lần trước vào thẻ TK.
2.2.4.5 Quy trình tất toán tài khoản tiền gửi tiết kiệm :